Was ist Contract Lifecycle Management (CLM)?

Contract Lifecycle Management im Detail

Jedes Unternehmen geht Verträge ein. Sie sind die Grundlage eines jeden Unternehmens und beeinflussen Umsätze, Ausgaben, Arbeitsabläufe, die Beschaffung und alle anderen operativen Bereiche des Unternehmens. Und je größer das Unternehmen, desto mehr Verträge müssen verwaltet werden.

Unter Contract Lifecycle Management oder CLM versteht man Prozesse, die den Abschluss, die Kontrolle und die Verwaltung von Verträgen optimieren. Verträge sind dynamische Dokumente. Bei nicht fachgerechter Verwaltung stellen sie eine Risikoquelle dar, aus der Ihrem Unternehmen erhebliche Verluste entstehen können. Wenn Sie keinen Einblick in alle Ihre Verträge haben (und das können mehrere tausend sein), ist es praktisch unmöglich, jede Phase – von der Vertragserstellung über die Ausführung bis hin zur Prüfung der erbrachten Leistungen – effektiv zu verwalten.

CLM strafft diesen Prozess. CLM stellt in jeder Vertragsphase relevante Einblicke bereit, verhindert Engpässe, erhöht die Sicherheit und reduziert die Fehleranfälligkeit. Die Vertragserstellung zieht sich über Tage oder Wochen hin? Ihnen gehen Umsätze verloren, weil bestimmte Meilensteine nicht erreicht werden? Oder Fehler, mangelnde Compliance oder nicht erfüllte Bedingungen stellen ein Risiko für Ihr Unternehmen dar? Das muss nicht sein, denn mit CLM können Sie Ihre Workflows und Geschäftsergebnisse optimieren.

Verträge und Laufzeiten: Grundlagen

Effektives Contract Lifecycle Management setzt die richtigen Entscheidungen voraus – und diese können Sie nur treffen, wenn Sie die einzelnen Vertragsphasen kennen. Der Contract Lifecycle geht weit über das Erstellen, Verhandeln und Abschließen von Verträgen hinaus. Nur wenn Sie alle Phasen im Blick haben, können Sie mit Ihren Verträgen Wertschöpfung erzielen.

Um Wertsteigerungen realisieren zu können, muss jeder Ihrer Verträge unabhängig vom Umfang neun Aspekte berücksichtigen. Damit sichern Sie sich gegen risikoreiche Verträge ab, verhindern Vertragslücken in umfangreichen Verträgen und machen den Weg frei für eine optimale Vertragserfüllung und eine Steigerung des Gesamtwerts Ihres Portfolios.

Das sind die neun Schritte in einem Contract Lifecycle:

1. Anfordern. Einem Vertrag geht in der Regel eine Anforderung durch einen Mitarbeiter oder eine Abteilung voraus, in der der Bedarf beschrieben wird. Hier hilft ein einheitliches Konzept, um nicht genehmigte Geschäfte oder riskante Bedingungen zu vermeiden. Effektives CLM beginnt mit einem standardisierten Anforderungsverfahren, das Risiken ausschließt. Dabei werden Angaben des Anforderers erfasst, die den Entwurfsprozess beschleunigen.
2. Erstellen. Auch bei der Vertragserstellung lauern Risiken. Für umfangreiche Verträge ist häufig die Rechtsabteilung des Unternehmens zuständig. Doch dort kann sich die Bearbeitung mitunter über Tage oder sogar Wochen hinziehen und die Verhandlungen so zum Stillstand bringen. Auch Rechtsanwälte können Verträge erstellen, indem sie einfach Altdokumente als Vorlage verwenden oder den Vertrag mit Klauseln aus anderen Verträgen zusammenstückeln. Aber selbst wenn allen Parteien dieselbe, korrekte Version vorliegt, erhöht sich durch das Versenden von Entwürfen an mehrere Parteien die Fehlerwahrscheinlichkeit. Mit CLM steht dem Team ein vorlagenbasierter Assistent für die Vertragserstellung zur Verfügung, der sicherstellt, dass jeder Vertrag korrekt und möglichst zeitnah abgefasst wird.
3. Genehmigen. Der Vertragsentwurf muss genehmigt werden. Fehlt dafür ein zentralisierter Arbeitsablauf, verzögert sich nicht nur der Genehmigungsprozess. Dies kann auch dazu führen, dass Änderungen oder Genehmigungen ohne Audit Trail vorgenommen werden. Mit CLM wird automatisch eine Genehmigung für Verträge erteilt, die vorab genehmigte Kriterien erfüllen. Außerdem ist sichergestellt, dass Verträge nur nach Durchlaufen der richtigen Kanäle genehmigt werden und dass Genehmigungen und Änderungen sorgfältig aufgezeichnet werden.
4. Verhandeln. CLM strafft den Verhandlungsprozess durch sogenannte „Playbooks“. Diese enthalten optimale Bedingungen, Positionen, Klauselsammlungen und Listen mit Falllücken. Wird alles zentral gespeichert und verwaltet, können die Dokumente einfach eingesehen und verglichen werden. Durch die Anzeige von Redlines wissen Sie zudem, was genau verhandelt wurde.
5. Unterzeichnen. CLM vereinfacht die Unterzeichnung und Ausfertigung von Verträgen. Die Parteien, die ihre digitalen Signaturen auf elektronischen Dokumenten geleistet haben, erhalten automatisch Kopien als Beleg für den Vertragsabschluss.
6. Erfassen. Nach der Vertragsunterzeichnung kommt CLM aber erst richtig zum Tragen. Anstatt die Dokumente einfach nur abzulegen, werden die wichtigsten Vertragsinformationen in strukturierte Daten umgewandelt. Die Dokumente und Daten werden dann zentral gespeichert, um schnell und sicher darauf zugreifen zu können.
7. Compliance gewährleisten. Das Analysieren von Verträgen, um Risiken und Gelegenheiten zu erkennen, ist nur ein Aspekt. Ebenso wichtig ist, dass alle vertraglichen Verpflichtungen, Bedingungen und Vorschriften eingehalten werden. Bei unzähligen aktiven Verträgen kein leichtes Unterfangen. Doch ein CLM-System kann dabei helfen. Da alle Dokumente zentral gespeichert und universell strukturiert sind, können Sie mit CLM benutzerdefinierte, fein abgestimmte Warnmeldungen und Erinnerungen erstellen und Benachrichtigungen versenden, wenn bestimmte Kriterien wie Termine für anstehende Vertragsverlängerungen erfüllt sind.
8. Verwalten. Aufträge, Änderungen, Verlängerungen, Kündigungen und Leistungsziele nachzuverfolgen, ist komplex – und häufig kommt es genau dabei zu Einnahmeverlusten und Risiken. Doch auch hier gilt: Mit der Zentralisierung und Transparenz einer fortschrittlichen Vertragsplattform entfällt das Rätselraten beim Vertragsmanagement, denn geltende Bedingungen und wichtige Daten sind umgehend einsehbar.
9. Optimieren. Zum Contract Lifecyle gehört auch, Daten zu nutzen, um die Leistung und Effizienz von Verträgen zu optimieren. Sie benötigen eine Feedback-Schleife zwischen Vertragsportfolio und betrieblicher Performance, um den größtmöglichen Mehrwert aus Ihren Verträgen zu ziehen. CLM liefert dieses Feedback und hilft Ihnen so, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu finden.

Optimale Wertsteigerung durch Verträge

Je mehr Verträge Ihr Unternehmen abschließt, desto schwieriger ist es, die einzelnen Phasen im Lebenszyklus eines Vertrags erfolgreich zu handhaben. So kann die manuelle Prüfung von Verträgen auf problematische Bedingungen unzählige Arbeitsstunden in Anspruch nehmen und zu Fehlern führen. Mit einer Contract Lifecycle Management-Plattform lässt sich dieses Problem beseitigen. Eine solche Plattform unterstützt Sie in vier Bereichen:

• Zusammenarbeit und Kontrolle. Die teamübergreifende Zusammenarbeit ist ein wesentlicher Bestandteil des Vertragsabschlusses. Eine CLM-Plattform bietet volle Transparenz und vereinfacht den Prozess. Sie ermöglicht zudem uneingeschränkte Kontrolle mit Prüfpfaden, begrenztem Zugriff auf bestimmte Daten und Prozesse und Compliance-Unterstützung.
• Verwaltung. Wissen Sie, wo sich all Ihre aktiven Verträge befinden? Sind sie irgendwo in einer Vielzahl von Aktenschränken und auf unterschiedlichen Festplatten verteilt? Nutzen alle Beschäftigten dieselben Datenbanken? Mit CLM sind Ihre Verträge sicher an einem zentralen Ort gespeichert und alle wissen, wo sie genaue Informationen finden können.
• Analyse. CLM-Analysen dienen dazu, Vertragsbedingungen auf mögliche Risiken zu prüfen und diese ggf. zu minimieren, und die Prozesse zu analysieren, um die Vertragsentwicklung effektiver zu gestalten.
• Integration. Eine stabile CLM-Plattform lässt sich vollständig in bestehende ERP-, CRM-, SRM- und DPM-Systeme integrieren. So können Informationen gemeinsam genutzt und extrahiert werden, um einen genauen Einblick in betriebliche Zuständigkeiten, Beziehungen und Risiken zu erhalten.

Eine unternehmensweite CLM-Plattform trägt letztlich dazu bei, dass alle Schritte des Contract Lifecycle ausgeführt werden und alle Beteiligten sich nicht nur auf „ihren“ Teil des Prozesses konzentrieren. Das macht den Weg frei für Kostensenkungen, Umsatzsteigerungen und optimierte Compliance. Und Sie kennen so den gesamten Vertragsprozess und die Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein kann. Mehr dazu erfahren Sie im Leitfaden zum Contract Lifecycle Management.