Die Zeit ist reif für ein modernes Backoffice

Das Backoffice: Hier laufen die Verwaltungs- und Logistikaufgaben zusammen, die die Beschäftigten im Kundendienst für ihre Arbeit brauchen. Viele Unternehmen wissen seit Jahren, dass die veralteten Abläufe und Systeme im Backoffice den gestellten Anforderungen längst nicht mehr genügen. Insbesondere die isolierten internen Prozesse sind ein großes Problem.

Starre und unflexible interne Verwaltung und exzellenter Kundenservice? Das passt nicht zusammen!

Jahrelang wurden Technologielösungen nur für Bereiche mit direktem Kundenkontakt angeschafft. Aber jetzt ist es an der Zeit, das Backoffice in den Fokus zu nehmen. Denn ein effizientes Backoffice rentiert sich: durch zufriedene Beschäftigte, Geschäftseinblicke in Echtzeit, Innovationen und Kapazitäten für langfristige strategische Initiativen.

Die richtige Antwort auf die gesamtwirtschaftlichen Herausforderungen

Ausgabenmanagement – oder kurz BSM – liefert Einblick in die laufenden Kosten. BSM kann der IT helfen, das Management zu überzeugen und das Unternehmen in die richtige Richtung zu lenken. Und das Gute daran: Die Entscheidungen basieren nicht auf bloßen Vermutungen, sondern auf Daten. Mit der richtigen technischen Ausstattung können IT-Verantwortliche das Unternehmen und die Marke voranbringen und so einen enormen Mehrwert liefern. Zudem lässt sich die IT-Landschaft so vereinfachen und Risiken werden gesenkt.

BSM liefert die Daten und Antworten, die die IT für den konstruktiven Austausch mit CFOs brauchen. Dazu gehören auch Zahlen und Fakten, die CFOs bei ihren Entscheidungen für oder gegen neue Technologien helfen. Mit dem richtigen Maß an Finanzkompetenz und Einblicken kann die IT selbstbewusst auftreten und den CFO überzeugen.

Ohne Kooperation läuft bei IT-Verantwortlichen nichts

Was braucht es, damit der IT das gelingt? Das Zauberwort ist effektive Zusammenarbeit, die sich auf Teams und Führungskräfte im ganzen Unternehmen erstreckt. Ganz besonders natürlich mit CFO und CPO. Denken Sie einmal über folgende Fragen nach:

• Wann haben Sie zum letzten Mal einen Kaffee mit Ihrem CFO getrunken? 
• Arbeiten Sie mit den Tools, die Antworten auf die Fragen Ihres CFO liefern? 
• Wie stellen Sie sicher, dass die verwendete Technologie nicht an den geschäftlichen Anforderungen vorbeiläuft?
• Wäre es nicht sinnvoll, eine Plattform zu haben, die alle Tools für die Ausgabenanalyse und auch die Schatten-IT vereint?
• Wie verwalten Sie derzeit Kosten und IT-Ausgaben?

Die richtige Technologie macht nachhaltig Eindruck

Wenn es darum geht, die Abläufe im Backoffice zu verbessern, sind Daten enorm nützlich. ERP- und CRM-Systeme haben in ihren jeweiligen Bereichen Daten revolutioniert. Und Business Spend Management macht genau das mit den Ausgabendaten eines Unternehmens, und zwar über Silos hinweg.

BSM ist ein Konzept (und eine Softwarekategorie). Damit lassen sich sämtliche Ausgaben von Unternehmen und deren Beschäftigten verwalten. BSM deckt alle Bereiche – Beschaffung, Rechnungswesen, Spesen und Zahlungen – sowie die damit in Verbindung stehenden Kontrollprozesse ab. BSM ist eine Möglichkeit, um alle ausgabenbezogenen Abläufe für alle Geschäftseinheiten zu vereinheitlichen. BSM hilft dabei, ESG-Initiativen einzuhalten, die Resilienz zu erhöhen und letztlich auch die eine Frage zu beantworten, die sich Unternehmen oft stellen: „Zahlen wir zu viel für diesen Artikel?“

Die Welt setzt heute immer stärker auf die Cloud. Kann sie auch beim Ausgabenmanagement funktionieren? Eine Cloud-Plattform für Business Spend Management kann die Silos aufbrechen und so dafür sorgen, dass das ganze Unternehmen seine Ausgaben effektiv verwalten, verfolgen und analysieren kann. Was Salesforce bei den CRM-Systemen oder Workday im HCM-Sektor ist, das ist Coupa, wenn es um Business Spend Management geht.

Namhafte Unternehmen setzen beim Ausgabenmanagement auf Coupa

Smarte Technologie für ein smartes Backoffice

Budgets sind derzeit ständigen Schwankungen unterworfen. Und auch die Betriebsabläufe befinden sich im Schwebezustand. Gestern lange geplante Investitionen lassen sich heute nicht mehr umsetzen. Stattdessen gilt es, Ausgaben und Risiken zu senken. Das Problem für die IT? Es ist enorm schwierig herauszufinden, wofür das Unternehmen in allen isolierten Geschäftseinheiten und Abteilungen wirklich Geld ausgibt.

Wie Rohstoffe, Betriebsmittel, die technische Ausstattung und Dienstleistungen beschafft werden, lässt sich nur schwer nachvollziehen. Und Gleiches gilt für das Risikoprofil des Unternehmens. Die wichtigsten Komponenten sind über viele Kernsysteme, Workflows und Lieferanten verteilt. Zu den verstreuten Datensystemen kommen unzählige unnötige Lizenzen und jede Menge Shelfware, die keiner braucht, und Partner mit zweifelhaften Sicherheitspraktiken, die eigentlich entsprechend gekennzeichnet werden müssten. In anderen Abteilungen und Teams sieht es ähnlich aus.

Die Zeit ist reif, diese separaten Systeme und Datensätze unter einen Hut zu bringen – und das ist Aufgabe der IT. Davon profitiert das ganze Unternehmen und das IT-Team selbst durch volle Transparenz und effektive Kontrolle über alle Ausgabenaktivitäten.

Die BSM-Plattform von Coupa: alle Tools, die Sie brauchen

Coupa deckt alles ab, was mit Unternehmensausgaben zusammenhängt – von der Buchhaltung über Supply Chain und Treasury bis hin zu Bereichen wie Vertragsmanagement, Spesen- und Reisekosten oder Zeitarbeitskräfte. Diese Transparenz, die Community-Intelligence von Coupa und angepasste Empfehlungen bieten alles, was Sie brauchen, um Verschwendung einzudämmen, Verluste zu verhindern und Risiken zu senken.

BSM spielt im Grunde in einer eigenen Liga, denn anders als punktuelle Lösungen teilt diese Technologie prozessübergreifende Daten und generiert so einen tatsächlichen Mehrwert. So wie ein CRM-System den Marketing-, Support- und Produktteams Kundendaten verfügbar macht, stellt BSM allen im Unternehmen aussagekräftige Ausgabendaten bereit. Alle Geschäftseinheiten und Anwender nutzen diese Daten. Und so sieht jeder im Unternehmen, wohin das Geld fließt, und kann im Falle des Falles aktiv werden und Geldströme unterbrechen.

Coupa steht für einfache Implementierung und Integration

Offen und in der Cloud – dadurch ist die Integration der Coupa-Plattform sehr einfach und der Wartungsaufwand ist minimal. Anders als bei CRM-Implementierungen lässt sich die Wartung und Optimierung der Coupa-Plattform in einigen Unternehmen mit nur einer Person bewerkstelligen.

Ein weiterer Pluspunkt von Coupa ist die hohe Akzeptanz bei den Endanwendern. Und die hat einen Grund: Die Benutzeroberfläche ist einfach und benutzerfreundlich und kann direkt vom ersten Tag an von allen Beschäftigten verwendet werden. Davon können Unternehmen, die ihre Ausgaben mit einem ERP-System verwalten wollen, nur träumen!

Kostenlose Einblicke aus der Coupa-Community

Die Coupa Community-Intelligence gewährt sozusagen einen Blick hinter die Kulissen und dokumentiert die Ausgabenmuster ähnlicher Unternehmen. Coupa erfasst seit über zehn Jahren sicher anonymisierte und normalisierte Daten über die Ausgaben von Unternehmen. Inzwischen werden Ausgaben in Höhe von fast 2,5 Milliarden US-Dollar über die Coupa-Plattform verwaltet. Daraus leitet Coupa Benchmarks ab und zeigt Ihnen, wie Sie verglichen mit anderen Unternehmen abschneiden und wo Sie noch besser werden können.

Diese Informationen gibt es nur bei Coupa. Die nützlichen Benchmarks und KI-basierten Empfehlungen helfen Coupa-Benutzern dabei, ihre Abläufe zu optimieren und Kosten effizienter zu verwalten, um so reale Einsparungen zu erzielen. Wenn die IT also 5.000 neue Firmenlaptops anschaffen muss, wird das fast kinderleicht, denn sie findet schnell und einfach zuverlässige Geräte zum besten Preis.

Die BSM-Plattform von Coupa: Die smarte Lösung für das Backoffice

BSM ist die Softwarekategorie, die Unternehmen in naher Zukunft nicht mehr missen möchten. Das trifft nur auf wenige Kategorien zu, etwa auf ERP-, CRM- und HCM-Systeme. Und BSM bringt mehr finanzielle Effizienz, die dann anderen strategischen Projekten zugutekommt.