Verantwortung übernehmen: Benchmarks als Wegweiser zu einer smarteren Beschaffung

Ich bin davon überzeugt, dass Beschaffungsexperten aus ihrem Schneckenhaus herauskommen müssen. Es ist an uns, den Status quo zu hinterfragen und neue Wege zu gehen. Unser Erfolg dabei kommt auch unseren Unternehmen zugute.

2020 hat eindrucksvoll gezeigt, wie wichtig eine stabile, agile Beschaffung ist, damit Unternehmen im Fall der Fälle schnell reagieren können. Und die meisten von uns haben ihre Sache im Krisenmodus gut gemacht. Wir haben gezeigt, dass wir eine sichere Versorgung gewährleisten, Risiken minimieren und für alle Beteiligten bis hin zum Management und Vorstand einen spürbaren Mehrwert bereitstellen.

Langsam, aber sicher steuern wir auf das Ende der Pandemiephase zu. Das heißt aber nicht, dass wir uns ausruhen können. Wir müssen am Ball bleiben, um das gewonnene Handlungskapital zu nutzen. Wir müssen auf den bisherigen Erfolgen aufbauen und einen konkreten, messbaren Nutzen und tatsächliche Innovationen für unsere Unternehmen liefern.

Ob die Beschaffung auch weiterhin erfolgreich ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Da ist zum einen der Einblick in die Ausgaben des Unternehmens. Nur mit einem umfassenden Einblick können Sie erweiterte Analysen durchführen, schnell vertragsgebundene Ausgaben und Budgeteinschränkungen bewerten und Anforderungen genehmigen. Ebenso wichtig sind starke Beziehungen zu Geschäftsinhabern und Lieferanten und die Bereitschaft, sich voll und ganz auf die Digitalisierung und deren Möglichkeiten einzulassen. Eine durchgehende Ausgabentransparenz ist unerlässlich, um Geschäftsausgaben effektiv zu managen und Ihre Leistung mit den Top-Werten der Branche zu vergleichen. Beschaffungsexperten müssen immer darauf hinarbeiten, einen Wettbewerbsvorteil zu bieten – gerade dafür ist das Potenzial von Community Intelligence ein entscheidender Faktor.

Smarte und sichere Ausgaben dank Benchmarks

Ich komme ja aus dem Finanzbereich und bin deshalb ein Verfechter von faktenbasierten Entscheidungen und Messwerten. Denn wie heißt es so schön: Nur was gemessen wird, wird auch gemacht. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Ihren Erfolg messen und sich neue Ziele setzen können, machen Sie vielleicht einen guten Job, können es aber nicht beweisen.

Bei Coupa sind Daten und Messwerte Teil der DNA des Unternehmens. Und das ist für mich einer der größten Pluspunkte bei meiner Arbeit als CPO bei einem Business Spend Management-Pionier wie Coupa. Ich glaube fest an eine Kultur, die auf Informationen und Verantwortlichkeit basiert und ich denke, diese Haltung sollte sich unser Berufsstand als Ganzes zu eigen machen. Denn letztendlich ist niemand so smart wie wir alle zusammen, wie wir bei Coupa sagen.

Vor Kurzem hat Coupa seinen Benchmark-Report 2021 zum Business Spend Management veröffentlicht. Dieser Bericht stellt 16 Benchmarks für das Ausgabenmanagement vor, die aus dem Transaktionsverhalten der Coupa-Community mit mehr als 2.000 Kunden und Ausgaben in Höhe von mehr als 2,3 Billionen US-Dollar auf der Coupa-Plattform abgeleitet wurden.

Ich würde mir wünschen, dass alle, die in der Beschaffung tätig sind, sich die Zeit nehmen, diesen Bericht zu lesen. Warum? Weil wir nur dann einen authentischen Nutzen liefern können, wenn wir wissen, wie erfolgreiches Verhalten aussieht.

Hier ein Beispiel für einen relevanten Benchmark aus dem diesjährigen Coupa-Report und warum dieser Wert wichtig ist:

BSM-Benchmark 2021 – VERTRAGSGEBUNDENE AUSGABEN
79,6 %

DEFINITION: Vertragsgebundene Ausgaben geben den Prozentsatz der Ausgaben an, die über Verträge abgewickelt werden, die mit dem Ziel von Preissenkungen und besseren Konditionen ausgehandelt und abgeschlossen wurden.

HAUPTVORTEIL: Optimiertes Ausgaben- und Cash-Management

BEDEUTUNG: 

• Ein höherer Anteil an vertragsgebundenen Ausgaben verringert das finanzielle Risiko und die damit verbundenen Geschäftskosten, die durch Verbindlichkeiten oder das Fehlverhalten von Lieferanten entstehen, da die Ausgaben an Lieferanten mit einem risikobezogenen Vertragsschutz einhergehen.
• Mehr vertragsgebundene Ausgaben helfen der Beschaffung auch, bei künftigen Neuverhandlungen bessere Verträge und niedrigere Preise auszuhandeln, da ein großer Teil der Ausgaben bereits durch bestehende Verträge geregelt ist.
• Das kommt auch der Liquidität zugute, da die Zahlungsbedingungen im Vertrag ausgehandelt werden. Ein höherer Anteil an vertragsgebundenen Ausgaben geht somit mit günstigen Zahlungsbedingungen einher.

Die große Chance

Wir haben in diesem Jahr die einmalige Gelegenheit, unsere Prozesse neu zu bewerten und wiederzubeleben und so unsere Unternehmen stärker, smarter und sicherer zu machen.

Verlässliche Benchmarks helfen uns dabei, uns unsere Führungsrolle zu bewahren und eine smartere Beschaffungsstrategie mit zielgerichteten, messbaren Zielen zu entwickeln. Wollen wir unseren Platz am Tisch behalten und Teil des Wettbewerbsvorteils unserer Unternehmen werden? Dann sollten wir uns darauf konzentrieren, auch weiterhin einen echten strategischen Nutzen für unsere Unternehmen bereitzustellen. Wir sollten uns selbst gegenüber ehrlich bleiben, damit wir unsere Erfolge auch wirklich messen und Best Practices in der Beschaffung und im strategischen Sourcing etablieren können. Nehmen wir die Herausforderung an und setzen gemeinsam neue Maßstäbe!