Warum SOW-Management nicht funktioniert
Was ist der zweitgrößte Ausgabenposten in Ihrem Unternehmen? Vermutlich sind es, wie bei vielen anderen Firmen auch, Leistungsbeschreibungen oder SOWs bzw. ausgelagerte Dienstleistungsausgaben. Und die SOW-Ausgaben steigen ständig.
Angesichts der herrschenden Unsicherheit greifen Arbeitgeber häufig auf flexible Beschäftigungsmöglichkeiten zurück. Dafür bieten sich Beschäftigte mit Zeitvertrag an. Doch befristete Arbeitskräfte werden häufig über SOWs beauftragt. Personalverantwortliche, die zwar ein Budget für ein bestimmtes Projekt, nicht aber für Zeitarbeitskräfte haben, führen diese Beschäftigten oft versteckt in einem SOW-Budget. Und das birgt Risiken.
Hier können moderne Softwarelösungen für das Lieferantenmanagement helfen, denn sie bieten Budgettransparenz über SOW-Ausgaben und ein strafferes Milestone-Management durch geführte Kauferlebnisse und entsprechende Lieferantenauswahl. So haben Sie volle Kontrolle über Ihre SOW-Ausgaben und können Ihr Unternehmen, Ihre Marke und Ihr Geschäftsergebnis schützen.
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Zeitarbeitskräfte verwalten allein reicht nicht aus
Sie haben Ihre P2P-Prozesse schon digitalisiert oder haben es vor, um Ihre Ausgabentransparenz und -kontrolle zu verbessern? Dann sollten Sie auch das SOW-Management einbeziehen, denn nur so können Sie beide Ziele gleichzeitig erreichen.
Viele Unternehmen setzen heute ein Lieferantenmanagement-System ein, um ihre Beschäftigten mit Zeitvertrag zu verwalten. Solche Lösungen, z. B. Coupa Contingent Workforce (CCW) erleichtern den Verwaltungsaufwand für Zeitarbeitskräfte verwalten – vom Onboarding über das Leistungsmanagement bis hin zum sicheren Offboarding nach Projektende.
Die Einstellung von Beschäftigten mittels einer Lieferantenmanagement-Software läuft in der Regel über eine detaillierte Jobbeschreibung und einen Stundensatz. Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit wird dann mit Stundenzetteln erfasst. So lassen sich die Budgets für Beschäftigte mit Zeitvertrag besser verwalten. Die SOW-Ausgaben überschreiten jedoch in den meisten mittelständischen Unternehmen und Konzernen die Ausgaben für Beschäftigte mit Zeitvertrag. Hier bietet sich die Gelegenheit, solche Ausgaben besser zu steuern und gleichzeitig auch die Risiken zu reduzieren, die durch veraltete Rahmenverträge, eine überholte Vertragssprache im Bereich Urheberrecht und Systemzugänge für die Beschäftigten entstehen.
In der Regel werden SOW-Ausgaben vom Unternehmen und nicht von der Finanz- oder Personalabteilung verwaltet. Diesen Teams fehlt es häufig an Tools, um effizient Lieferanten zu beauftragen, wettbewerbsfähige Angebote einzuholen und dann Projekte und Meilensteine zu verwalten. Anwender im Unternehmen können meist nicht auf die Tools zugreifen, die für das Management von Beschäftigten mit Zeitvertrag genutzt werden. Stattdessen müssen sie deren Arbeitszeiten und Rechnungen mit E-Mails und Tabellen nachverfolgen. Was zahlreiche Probleme nach sich zieht:
- Überhöhte Preise für Arbeitsaufwand und Materialien können zu Budgetüberschreitungen führen.
- Bei ausgelagerten Dienstleistungen, vor allem für größere Projekte, weiß der Kunde nicht unbedingt, welche Personen konkret eingesetzt werden, um Meilensteine zu erreichen, die dann die Zahlungen auslösen. Durch die Vergütung vor Auftragsabschluss kann es vorkommen, dass das Projekt nicht vollständig zu Ende gebracht wird.
- Beschäftigte, die im Rahmen von SOWs tätig werden, werden vor ihrem Einsatz nicht eingehend überprüft oder am Ende nicht ordnungsgemäß entlassen. Die Folge? Das Risiko steigt.
Mehr Transparenz und weniger Risiken dank BSM als Mittel gegen nicht genehmigte SOW-Ausgaben
Unkontrollierte SOW-Ausgaben lassen sich in den Griff kriegen. Business Spend Management und die Technologie dahinter vereinfachen die Verwaltung dieser Kosten und aller damit verbundenen Aspekte – von der Beauftragung über die Rechnungsstellung bis zur Zahlung – für alle Waren und Dienstleistungen.
Mit BSM haben Manager und Führungskräfte mehr Überblick über Ausgaben, die Gesamtkosten und den Projektstatus und können Lieferantenrisiken so effektiv managen. Diese Informationen liefern Antworten auf Fragen wie: Was deckt der Lieferantenvertrag ab? Wie hoch sind die Gesamtkosten für ein neues Vertriebszentrum? Besteht ein Lieferantenrisiko?
Die BSM-Technologie erhöht die Kontrollen, verhindert unkontrollierte Ausgaben, verbessert die Lieferantenleistung und minimiert bestehende Risiken.
Ob mit Stundensätzen oder Festpreisverträgen – durch eine wettbewerbsfähige Beschaffung von Dienstleistungen können Sie erhebliche Einsparungen erzielen und gleichzeitig die Risiken senken. Ein gutes Risikomanagement, einschließlich Statuschecks bei Lieferanten, erleichtert Sicherheitsüberprüfungen und das Offboarding von Anbietern und Arbeitskräften. Unvorhergesehene Risiken wie diese können so vermieden werden:
- Geschäftsaufgabe oder Insolvenz wichtiger Lieferanten
- Veraltete vertragliche Vorgaben zur Datensicherheit
- Verstöße gegen Urheberrechte
- Zugriff auf interne IT-Systeme
Idealerweise ist in die BSM-Lösung ein geführter Einkauf integriert. Damit werden den Personalverantwortlichen die richtigen Optionen angezeigt und sie können zwischen Beschäftigten mit Zeitvertrag und SOW auswählen. Falls die Wahl auf SOW fällt, werden sie aufgefordert, genehmigte Lieferanten zu beauftragen und entsprechende Statusprüfungen durchzuführen.
Mehr Transparenz und Kontrolle über Ausgaben für ausgelagerte Dienstleistungen mit Coupa
Coupa Contingent Workforce (CCW) ist Teil der BSM-Plattform von Coupa und bietet allen, die mit SOWs zu tun haben, Zugriff auf die Tools, die sie im Zusammenhang mit Zeitbeschäftigten – von Beauftragung und Lieferantenmanagement über Arbeitszeit und Materialien bis hin zu Ergebnissen und Meilensteinen.
Die Coupa BSM-Plattform verwaltet alle Arten von Ausgaben, einschließlich SOW-Ausgaben, und führt die Benutzer leicht zu den richtigen Tools für das Ausgabenmanagement. Mit jeder SOW-Ausgabe lassen sich so Einsparungen zwischen 30 % und 70 % erzielen. Durch Festpreisverträge für SOW-Ausgaben können Unternehmen mit einer engmaschigen Nachverfolgung von Beratungsausgaben im gesamten Source-to-Pay-Prozess mehr Wertsteigerungspotenzial freisetzen. Community-gestützte Funktionen stellen zudem Einblicke für die Optimierung bereit.
Mehr dazu erfahren Sie im One-Vision-Webinar „Community Insights: Solving for SOW“. Diese Webinaraufzeichnung ist hier verfügbar.
Maria DeJong ist Coupa Contingent Workforce (CCW) Director bei Coupa und informiert über die Vorteile und Funktionen von CCW. Sie ist seit über zehn Jahren im Management von Arbeitskräften mit Zeitvertrag tätig und wohnt in Denver.
