Wie unterscheiden sich RFI, RFQ und RFP?
Als Lieferant sind Ihnen sicher schon einmal Informationsanfragen, Angebotsanfragen oder Ausschreibungen untergekommen, wenn Sie versucht haben, Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen oder staatlichen Stellen aufzubauen. Alle drei haben Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich aber auch in einigen Aspekten. Und diese Unterschiede sollten Sie kennen, wenn Sie mit Ihrem Angebot in Sourcing-Events Erfolg haben wollen.
Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen läuft häufig über RFI-, RFP- und RFQ-Prozesse.
Hier erfahren Sie, was diese Abkürzungen bedeuten:
Einkaufsabteilungen geben eine Informationsanfrage (Request for Information, RFI) aus, wenn sie allgemeine Informationen über die Kapazitäten und Dienstleistungen/Waren potenzieller Lieferanten benötigen. Danach folgt entweder eine Angebotsanfrage (Request for Quotation, RFQ) oder eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP). RFQs dienen dazu, mehr über die Preise der Lieferanten für die angeforderten Dienstleistungen zu erfahren. RFPs ermöglichen es, sich umfassender über das Unternehmen des Anbieters zu informieren. Lieferanten müssen darin die angefragten Waren/Dienstleistungen detailliert beschreiben und oft auch einen speziellen Fragebogen ausfüllen.
Gerade kleine oder junge Unternehmen sollten folgende 8 Punkte berücksichtigen. Wenn diese Informationen gut ausgearbeitet und aktuell sind, lässt sich der Beschaffungsprozess beschleunigen, und Sie erhöhen Ihre Chancen, den Zuschlag zu erhalten:
1. Professionelles Deckblatt
Der erste Eindruck ist entscheidend! Ein professionelles, übersichtliches Deckblatt ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Es sollte Ihr Logo, die Bezeichnung der angeforderten Dienstleistung oder Ware und das Angebotsdatum enthalten.
2. Inhaltsverzeichnis
Verwenden Sie ein Inhaltsverzeichnis, das schnell zu den wichtigsten Abschnitten führt. Nummerieren Sie wenn möglich die Abschnitte entsprechend den Informationen, die vom Interessenten angefordert wurden.
3. Unternehmensgeschichte und Überblick
Ohne diese Informationen hat das Beschaffungsteam keine Vorstellung davon, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen macht. Ein Anschreiben und eine Zusammenfassung sind ebenfalls empfehlenswert.
4. Ausführliche Produktbeschreibungen
Fassen Sie sämtliche Merkmale der angefragten Ware oder Dienstleistung in einer Übersicht zusammen, um alle Fragen der potenziellen Käufer zu beantworten. Gehen Sie strukturiert vor und gliedern Sie Ihre Absätze in nachvollziehbare Abschnitte, jeweils mit fett oder kursiv gedruckten Überschriften.
5. Umsetzungsplan
Im Umsetzungsplan legen Sie Schritt für Schritt dar, in welchem Zeitrahmen Sie den Auftrag ausführen werden. Idealerweise mit einem Terminplan, so dass Ihr potenzieller Kunde die verschiedenen Phasen mit seinem Team einplanen kann.
6. Finanzübersicht
Sie sollten in der Lage sein, Ihre Finanzdaten der letzten 2 oder 3 Jahre vorlegen zu können. Am besten stellen Sie proaktiv sicher, dass der Finanzbericht Ihres Unternehmens für die betreffenden Jahre auf dem neuesten Stand ist.
7. Referenzen
Sie sollten für RFPs, RFQs oder RFIs drei bis vier Kundenempfehlungen oder Referenzen zur Hand haben. Dabei sollte es sich natürlich um Kunden handeln, die positive Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen gemacht haben.
8. Preisgestaltung
Bereiten Sie eine Standard-Preisliste mit all Ihren Waren und/oder Dienstleistungen für RFIs, RFQs und RFPs vor.
