3 wichtige globale Trends im Bereich Invoicing

Abigail Myers-Antiaye
Abigail Myers-Antiaye
Senior Product Compliance Manager, Coupa

Abigail Myers-Antiaye is Coupa’s Senior Product Compliance Manager. After receiving her Law LLB (Hons) Degree from University of Nottingham, she studied the Legal Practice Course (LPC) at BPP University London in Holborn. For over five years, she has worked in Product Compliance with a specific focus on Invoicing and Global Indirect Tax Compliance, and has significant experience with helping companies understand and implement invoicing solutions in line with indirect tax rules.

Lesedauer: 6 mins
3 wichtige globale Trends im Bereich Invoicing

Globale Unternehmen können nur wettbewerbsfähig bleiben und Compliance-Probleme vermeiden, wenn sie mit globalen Invoicing-Trends Schritt halten können. Zu diesen gehören heute die sich schnell ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen, neue Richtlinien zur Pandemiebekämpfung und überarbeitete Anforderungen an das Reporting. Diesem komplexen und dynamischen wirtschaftlichen Ökosystem und seinen Richtlinien und Rechtsvorschriften sind aber selbst die cleversten AP-Führungskräfte nicht immer gewachsen.

Wir stellen Ihnen in unserer Trend-Übersicht die wichtigsten Änderungen bei den Vorschriften zur Rechnungsstellung und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen vor.

1. Änderungen der Umsatzsteuer

Der erste Punkt auf unserer Liste der weltweiten Invoicing-Trends? Die laufenden Änderungen der Umsatzsteuersätze weltweit! Beispielsweise in der Europäischen Union (EU): Nachdem die Umsatzsteuer in den vergangenen Jahren weitgehend stabil geblieben ist, haben die erheblichen wirtschaftlichen Auswirkungen der COVID-19-Einschränkungen die Regierungen EU-weit zum Handeln gezwungen.

Irland senkte seinen Regelsteuersatz von Oktober 2020 bis zum 28. Februar 2021 von 23 % auf 21 %. Norwegen verringerte die Umsatzsteuer bis im Dezember 2020 für Gastgewerbe, Tourismus und öffentliche Verkehrsmittel von 12 % auf 6 %. Deutschland reduzierte den normalen Steuersatz bis Dezember 2020 von 19 % auf 16 %.

Die Senkung der Umsatzsteuer ist Teil umfassenderer Konjunkturpakete, die für die gesamte EU gelten. Die Ermäßigungen können aber auch schnell wieder geändert werden. Norwegen beispielsweise hat seinen ermäßigten Steuersatz mehrmals verlängert, während in den EU-Mitgliedstaaten für die verschiedenen Branchen unterschiedliche Regelsteuersätze gelten. Die Überwachung und Verwaltung der Umsatzsteuer ist daher ein wichtiger Bestandteil des Business Spend Management (BSM). Die Steuersätze können zudem kurzfristig erhöht oder gesenkt werden, wenn in den Ländern gesetzlich die Aussetzung oder Verlängerung einer Steuersenkung oder auch die Einführung neuer Umsatzsteuersätze für bestimmte Branchen beschlossen wird.

2. E-Invoice-Mandate

Ein weiterer Trend, der weltweit an Fahrt gewinnt, sind elektronische Rechnungsmandate. China befindet sich derzeit in einer Frühphase der Diversifizierung seiner E-Invoice-Landschaft. Seit dem 21. Januar 2021 wurden hierzu in über 30 Provinzen Pilotprojekte durchführt. Ebenfalls im Januar veröffentlichte die oberste chinesische Steuerverwaltungsbehörde Verordnungen zur Optimierung des Geschäftsumfelds. Seitdem haben spezielle E-Rechnungen für Umsatzsteuer-Zwecke dieselbe rechtliche Wirkung wie Papierrechnungen, und es wurden mehrere Änderungen zur Rechnungsstellung eingeführt.

In Europa implementierte Italien als erstes Land ab dem 1. Januar 2019 eine obligatorische elektronische B2B-Rechnungsstellung im Inland. Frankreich, Polen und das Königreich Saudi-Arabien haben sich für ähnliche Mandate ausgesprochen. Erst im vergangenen Monat hat die FDP den Deutschen Bundestag aufgefordert, ein bundesweites E-Invoicing-System nach dem Vorbild des italienischen SdI (Sistema di Interscambio) einzuführen. Ziel dieses Antrags ist es, den groß angelegten Umsatzsteuerbetrug im Land konsequent zu verhindern und die Rechnungsprozesse insgesamt zu vereinfachen.

Unternehmen benötigen für die elektronische Rechnungsstellung Tools, mit denen die allgemeinen Anforderungen an das E-Invoicing in großem Umfang erfüllt und spezifische Dateneingaben im Hinblick auf die gesetzlichen Vorgaben bewertet werden können.

3. Renaissance des QR-Codes

Als letzten globalen Haupttrend beim Invoicing möchten wir auf die Renaissance des QR-Codes hinweisen. In den späten 2000er Jahren waren QR-Codes als Teil von Marketingkampagnen und Aktivitäten in sozialen Medien allgegenwärtig. Durch die rasche Verbreitung von Smartphones gewannen diese kleinen, zweidimensionalen Barcodes schnell an Bedeutung. Sie gerieten jedoch weitgehend in Vergessenheit, als bessere Optionen für den Kundenkontakt bereitstanden. Zum Teil infolge der COVID-19-Pandemie feiert der QR-Code jedoch sein Comeback. In vielen Restaurants werden nun zur Verringerung der Infektionsgefahr digitale QR-Codes für Speisekarten verwendet. Man trifft den QR-Code aber auch immer häufiger auf Rechnungen im Papierformat an, da er die Datenerfassung und -verarbeitung verbessert.

Ein Paradebeispiel für die innovative Verwendung von QR-Codes ist Indien: Seit dem 31. März 2021 müssen indische Unternehmen mit einem Umsatz ab 5 Mrd. Rupien (ca. 70 Mio. USD) nun einen QR-Code auf der Vorderseite von allen rechtsgültigen Rechnungen angeben.

Doch Indien ist nicht das einzige Land, das QR-Pflichtcodes einführt. Auch Portugal und Schweden implementierten im Jahr 2019 ähnliche Ansätze, um Zahlungsprozesse und Datenerfassung zu rationalisieren. Für viele Unternehmen stellt dies aber eine Herausforderung dar, vor allem wenn sie ältere Invoicing-Tools und Technologien verwenden, die nicht für die Erstellung und Erfassung von QR-Daten geeignet sind. Die Implementierung von Spend Management-Lösungen, die den aktuellen Anforderungen gerecht werden und sich an neue Invoicing-Anforderungen anpassen lassen, ist daher ein Muss.

Compliance

Die genannten Trends – Umsatzsteueränderungen, E-Invoicing und QR-Implementierung – weisen auf eine wichtige Herausforderung hin: Compliance

Die Einhaltung der Rechtsvorschriften ist entscheidend, um die Genauigkeit von Daten und Reporting zu gewährleisten. Die Nichtanpassung dieser Prozesse an die regulatorischen Vorgaben kann zu Umsatzeinbußen führen: Unternehmen müssen Zeit und Mühe in die Aktualisierung ihres Reportings investieren und riskieren erhebliche Geldstrafen, wenn ihr Rechnungswesen nicht den Compliance-Vorgaben entspricht. Die Compliance kann aber nicht an Drittanbieter ausgelagert werden. Unternehmen sollten zwar die Tools und Technologien der nächsten Generation nutzen, um ihren globalen Invoicing-Pflichten besser nachzukommen. Die letztendliche Verantwortung für die Compliance kann jedoch nicht auf Technologiepartner übertragen werden.

Unternehmen müssen potenzielle Anbieter daher sorgfältig prüfen, bevor sie deren Tools für das Rechnungsmanagement implementieren. Diese Tools sollten unbedingt eine Straffung der Abläufe ermöglichen, denn nur so können Beschäftigte die Einhaltung der Compliance-Pflichten sicherstellen. Umsatzsteuer: Da sich die Steuersätze schnell ändern und weitere Änderungen infolge des Pandemiedrucks jederzeit möglich sind, lohnt sich der Einsatz von Best-of-Breed-Lösungen zur Verfolgung von USt.-Schwankungen und zur automatischen Übernahme der aktuellen Steuersätze. Finanz- und Buchhaltungsteams haben mehr Zeit und Raum, um die Compliance sicherzustellen und sie anhand der erforderlichen Dokumente gegenüber den Behörden zu belegen.

Aktiv werden mit Business Spend Management

Multinationale Player können die „neue Normalität“ nur durch einen taktischen sowie einen technologischen Ansatz für die neuen Trends meistern. Wichtig dabei ist, die Trends weltweit zu beobachten, ihre Auswirkungen auf wichtige Geschäftsprozesse zu verstehen und Lösungen wie Business Spend Management-Plattformen zu implementieren, um den enormen Herausforderungen beim Invoicing gewachsen zu sein.

Angesichts der globalen Trends rund um die Rechnungsstellung und ihrer potenziellen Folgen müssen Unternehmen jetzt handeln. Die Herausforderung? Die rasche Verbreitung digitaler Initiativen und die sich ständig ändernden gesetzlichen Compliance-Regeln drängen Unternehmen häufig an den Abgrund – und zwar noch bevor sie überhaupt Zeit hatten, sich damit zu befassen.

Agile und anpassungsfähige BSM-Plattformen können dabei helfen, die Kluft zwischen globalen Rechnungstrends und geospezifischen Vorgaben zu überbrücken. Eine leistungsstarke BSM-Lösung aktualisiert automatisch die Steuersätze und vorgeschriebenen Rechnungsangaben. Die Unternehmen können sich somit auf das Wesentliche konzentrieren – nachhaltiges Geschäftswachstum – und gleichzeitig mit den globalen Trends bei der Rechnungsstellung Schritt halten.

In dem Webinar „Managing Global Compliance in a World of Change“ erfahren Sie mehr über das Potenzial von BSM-Plattformen zur Umgestaltung von Invoicing und Compliance.