Bestellungen machen das Bezahlen leichter

Im privaten Bereich ist es heute kinderleicht, Einkäufe zu bezahlen. Sie wählen den gewünschten Artikel aus, geben dem Verkäufer das Geld, erhalten eine Quittung (oder vielleicht auch nicht) und das war's auch schon.

Im Geschäftsleben steht die Zahlung jedoch am Ende eines langen Workflows, der beginnt, wenn Beschäftigte eine Anforderung einreichen. Darauf folgt der Genehmigungsprozess, und erst wenn alle Genehmigenden die Ausgabe abgesegnet haben, geht die Anforderung als Bestellung an den Lieferanten. Handelt es sich dabei um einen neuen Lieferanten, müssen Sie dessen Informationen erst noch in Ihre Lieferantendatenbank aufnehmen.

Nach Lieferung der angeforderten Waren oder Dienstleistungen stellt der Lieferant seine Rechnung aus. Diese muss von der Kreditorenbuchhaltung des Einkäufers bearbeitet und mit der Bestellung abgeglichen werden. Wenn alles bestätigt wurde, wird die Rechnung erneut in das ERP-System und in den Zahlungsprozess integriert, um mit der vom Lieferanten gewünschten Zahlungsmethode beglichen zu werden.

Die vielen Reibungspunkte können den Prozess ins Stocken bringen und den Austausch von Waren, Dienstleistungen und Geld verlangsamen. Aber dieser Prozess ist erforderlich, um Ausgaben zu kontrollieren, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und die Aufgabenbereiche zur Betrugsbekämpfung klar zu trennen.

Oder geht es vielleicht doch auch anders?

Ein nutzerfreundliches Kauferlebnis
Genau diese Frage haben wir uns selbst gestellt, als wir für einige Kunden das Problem mit pünktlichen (oder weniger pünktlichen) Zahlungen analysierten. Dabei hat sich gezeigt: Manchmal ist es sinnvoll, den Zahlungsprozess zu verschlanken und nutzerfreundlicher zu gestalten. Deshalb möchten wir Ihnen heute unsere virtuelle P-Card vorstellen, mit der Einkäufer direkt bei der Bestellung bezahlen können.

Wenn in Ihrem Unternehmen alle notwendigen Ausgabengenehmigungen erteilt wurden, warum sollten Sie dann auf die Rechnung warten und ein weiteres Genehmigungsverfahren durchlaufen? Kann nicht die Bestellung stattdessen als bezahlbares Objekt dienen? Es gibt mehrere Einsatzbereiche, in denen das funktioniert.

Zum Beispiel bei Transaktionen mit geringem Wert und hohem Volumen, die in der Regel ein geringes Risiko aufweisen. Beispiele dafür sind Bürobedarf, Computerperipherie oder verschiedene Verbrauchsartikel. Diese ziehen viele Rechnungen nach sich, während ihre Abrechnung gemessen an den Kontrollmöglichkeiten und am Risikomanagement wenig Mehrwert generiert. Stattdessen kann der Abrechnungsprozess die Kosten der Ware deutlich erhöhen, die in einigen Fällen über die Ausgabe selbst hinausgehen.

Ein weiteres Beispiel sind Einmalgeschäfte mit Lieferanten. Die Aufnahme eines neuen Lieferanten in Ihre Datenbank scheint auf den ersten Blick banal. Aber gerade in großen Unternehmen kommt das ständig vor. Die erforderliche sorgfältige Prüfung für nur eine oder zwei Transaktionen ist mit hohem Arbeitsaufwand verbunden. Und irgendwann müssen Sie wieder Ordnung in Ihr Verzeichnis mit den vielen Lieferanten bringen. Bei Zahlungen per Kreditkarte führt der Kartenanbieter die Prüfungen KYC (Know Your Customer) und OFAC (Office of Foreign Asset Control) durch. Warum sollten Sie also Ihren Beschäftigen nicht ermöglichen, bei einer einmaligen Transaktion unter Angabe des Lieferanten und des Bedarfs zu bestellen und einen Teil der Compliance-Aufgaben an die Bank weiterzureichen?

Besser als Plastik
Natürlich ist es in beiden Beispielen sinnvoll, unnötige doppelte Arbeit zu vermeiden. Nach der Genehmigung der Bestellung und Bereitstellung der Buchhaltungscodes wird vom Einkäufer dynamisch eine virtuelle P-Card erstellt und an den Lieferanten gesendet. Die einmalige Kreditkartennummer ist nur für den jeweiligen Lieferanten in der festgelegten Höhe bestimmt.

Sie bietet mehr Sicherheit und Kontrolle als klassische Zahlungskarten, die in vielen Unternehmen für solche Ausgaben verwendet werden. In der Regel wird für Abteilungsleiter oder Admins eine Zahlungskarte ausgestellt, die die Beschäftigten der Abteilung dann für anfallende Ausgaben nutzen können. Manchmal findet sich die Kartennummer sogar in den Datenbanken der Lieferanten wieder.

Sicherheit und Ausgabenkontrolle? Fehlanzeige! Denn erst mit Eingang des Kontoauszugs sehen Sie, was tatsächlich ausgegeben wurde. Danach müssen Sie den Kontoauszug manuell abgleichen. Dafür schicken Sie die Daten an eine Vielzahl von Personen, die Belege einreichen müssen, und geben die Transaktionen dann in das ERP-System ein.

Aufgrund der damit verbundenen Nachteile lehnen einige Firmen Zahlungskarten grundsätzlich ab und unterwerfen sich stattdessen dem gängigen Anforderungs- und Bestellverfahren. Keine der beiden Optionen ist empfehlenswert. Es sind also andere Optionen vonnöten.

Ein einzigartiges Kauferlebnis
Bei Coupa wird die virtuelle P-Card direkt in den Bestellprozess integriert. So können die Kundinnen und Kunden alle Prozesse bequem an einem Ort durchführen – neben der Zahlung selbst erfolgt auch der Zahlungsabgleich kontaktlos mit allen bereits in Coupa gespeicherten Buchhaltungsinformationen. Anstatt Zahlungsberichte und -belege manuell abgleichen zu müssen, werden Ihre virtuellen Kartentransaktionen mit einer Bestellung verknüpft, und zwar automatisch.

Natürlich müssen Sie weiter Rechnungen erstellen, um beispielsweise die Umsatzsteuer zurückzufordern. Doch mit der virtuellen P-Card erhält der Lieferant sein Geld früher. Eventuell benötigte Rechnungen werden dann bei Eingang gesondert in Coupa abgelegt, damit sie nicht doppelt bezahlt werden.

Und wann eignet sich diese Methode nicht? Zum Beispiel bei jedem Dreifachabgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung. In diesem Fall muss der gesamte Prozess durchlaufen werden. Auch bei Investitionsausgaben und größeren Anschaffungen, bei denen die Gebühren für die Kartenabwicklung den Betrag übersteigen, den der Lieferant zu zahlen bereit ist, ist diese Methode nicht zu empfehlen.

Nicht jeder Lieferant wird die virtuelle P-Card für kleinere Einkäufe akzeptieren. Aber die schnellere Bezahlung und weniger Papierkram dürften allgemein gut aufgenommen werden. Die Karte bietet eine schnelle und einfache Alternative zu Skontoregelungen und anderen Programmen zur Optimierung des Working Capital. Der Lieferant wird früher bezahlt, und der Einkäufer kann bis zur Kartenbezahlung über das Geld verfügen und außerdem Kartenrabatt erhalten.

Manchmal muss eine Zahlung schnell erfolgen. Das hieß bisher immer, Abstriche bei der Transparenz, Kontrolle und Rückverfolgbarkeit zu machen. Wenn aber bereits gespeicherte Bestelldaten genutzt und mit der Sicherheit und Konformität einer virtuellen Karte kombiniert werden, müssen Einkäufer deutlich weniger Rechnungen und Lieferanteninformationen verwalten, Lieferanten werden schneller bezahlt – und einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung steht nichts mehr im Weg!