Das größte Problem bei B2B-Zahlungen sind Daten

Lange Zahlungsfristen sind ein großes Problem in der Weltwirtschaft. Seit 2008 haben sich die Zahlungsziele weltweit um 10 % auf durchschnittlich 66 Tage erhöht. Während in erster Linie einzelne Unternehmen darunter leiden, haben Zahlungsverzögerungen aber auch weitreichende negative Folgen für die Wirtschaft insgesamt. Doch warum läuft der Zahlungsverkehr im Geschäftsleben weiterhin so langsam, wenn es doch so viele und schnellere Zahlungsoptionen gibt?

Ein Grund dafür ist der Trend hin zu längeren Zahlungszielen in Großunternehmen, die so ihr Working Capital maximieren wollen (28,2 % in den USA; 30 % in Großbritannien). Auf der ganzen Welt und vor allem in Großbritannien wird nun versucht, diese Praxis, die kleinere Lieferanten unter Druck setzt und zum Teil in den Ruin treibt, durch staatliche Maßnahmen einzudämmen.

Eine weitaus häufigere, aber weniger bekannte Ursache dürften jedoch ineffiziente interne Prozesse sein. Wenn es darum geht, Zahlungen zu beschleunigen, liegt der Fokus heute vor allem darauf, von Schecks wegzukommen und den elektronischen Zahlungsverkehr zu nutzen. Betrachtet man Zahlungen jedoch als Teil eines ganzheitlichen Geschäftsprozesses, wird deutlich, dass die Umstellung auf schnellere Zahlsysteme allein nicht ausreichen kann.

Denn Zahlungen können nur dann pünktlich geleistet werden, wenn alle Daten dafür erfasst sind. Durch Softwareplattformen, die den ganzen Ausgabenprozess abdecken, eröffnet sich nun die Möglichkeit, bereits gespeicherte Daten zu nutzen, um den Prozess als Ganzes zu beschleunigen. Dadurch kann ein erheblicher wirtschaftlicher Mehrwert freigesetzt werden.

Wirtschaftliche Einbußen 
Wie Untersuchungen der alternativen Kreditplattform Fundbox gezeigt haben, muss ein Viertel der KMU nach eigenen Aussagen Einstellungsstopps verhängen, da es ihnen an Liquidität fehlt. Ein Fünftel musste seine Marketingprogramme aussetzen.

Einer Studie von Crossflow Payments zufolge würden von den über 1.000 befragten britischen KMU zwei Drittel bis zu fünf Personen einstellen und somit insgesamt 3,4 Millionen neue Arbeitsplätze schaffen, wenn sich ihr Working Capital verbessern würde. Und Fundbox schätzt, dass KMU in den USA 2,1 Millionen Beschäftigte zusätzlich einstellen und somit die Arbeitslosigkeit um 27 % reduzieren könnten, wenn sie fristgerecht bezahlt würden.

Ein verbesserter Cashflow selbst in einem kleinen Segment von Lieferanten könnte also weltweit viel Positives bewirken.

Alle Elemente des Prozesses berücksichtigen 
Aber wie könnten solche Verbesserungen aussehen? Die Zahlung ist das letzte Glied in einer Kette, die mit einer Anforderung beginnt, auf die dann die Bestellung, eventuell eine Versandbenachrichtigung und am Ende die Rechnung folgt. All diese Unterlagen enthalten Daten, die vor der Zahlung bestätigt, abgestimmt und genehmigt werden müssen.

Des Weiteren benötigen Sie Daten zu jedem Lieferanten: Zahlungs- und Überweisungsdaten, aber auch eine Bankverbindung, wenn die Zahlung per ACH oder Überweisung erfolgen soll. Insgesamt müssen Sie also sieben oder acht Informationen erfassen.

Das Problem dabei: Die Daten befinden sich meist in unterschiedlichen Systemen, weil dieser Geschäftsprozess noch bis vor wenigen Jahren nur stückweise automatisiert wurde.

Ein Flickenteppich 
Anfang der 1990er Jahre begannen ERP-Anbieter, Zusatzmodule für Bestellungen und Beschaffung bereitzustellen, die in vielen Firmen auch heute noch im Einsatz sind.

Ariba brachte dann Anfang der 2000er Jahre eine Lösung für die effiziente Digitalisierung des gesamten Beschaffungsprozesses auf den Markt. Dieser erste Dominostein in der B2B-Effizienzkette brachte die Sache ins Rollen. In vielen Unternehmen ist dieses System auch heute noch Standard.

Ungefähr zur gleichen Zeit versuchten erste Anbieter, ähnliche Prozesslösungen auch für die Kreditorenbuchhaltung zu entwickeln, die jedoch unvollständig blieben. Stattdessen bearbeiten viele Anbieter heute isolierte Teile des Prozesses. Einige scannen und digitalisieren die Rechnung. Andere automatisieren den Rechnungslauf.

Die unterschiedlichen Prozesse laufen in verschiedenen Systemen ab und in erstaunlich vielen Unternehmen wird ein Großteil auch heute noch per Hand bearbeitet. Bei der Bearbeitung von Tausenden von Transaktionen kann sich der Datenabgleich jedoch als sehr zeitaufwendig erweisen. Und Ihnen gehen aufgrund fehlender Echtzeit-Transparenz viele Optimierungsoptionen durch die Lappen.

Eine altbekannte Story 
Zahlungstechnologien wurden gesondert in isolierten Umgebungen entwickelt. Die ACH-Systeme wurden von einem einzigen Netzwerk, NACHA, konzipiert und werden auch heute noch von diesem betrieben. Kreditkartensysteme sind Teil der Kreditkartennetzwerke. Diese isolierten Produkte werden von verschiedenen Abteilungen der Bank vertrieben, und Ihre Kreditorenbuchhaltung muss die ganzen separaten Prozesse steuern – und nebenbei noch Schecks ausstellen.

In den letzten zehn Jahren sind IT-Unternehmen in den B2B-Zahlungsbereich vorgedrungen. Ihre Lösungen machen es Unternehmen leichter, Zahlungen in jedem System über eine Einzeldatei oder eine einzige Oberfläche zu übermitteln. Ganz klar ein Schritt in die richtige Richtung, der aber das Datenproblem nicht beseitigen konnte.

Vielmehr macht der Flickenteppich aus Systemen, Produkten und Prozessen den Informationsaustausch zwischen Einkäufer und Lieferant häufig sehr ineffizient.

Vereinheitlichung von Prozessen und Daten 
Der Markt für Business Spend Management hat nun eine gewisse Reife erreicht. Es stehen Systeme wie Coupa bereit, die den gesamten Workflow für Einkauf und Buchhaltung integrieren und so ein einheitliches Datenmodell schaffen. Durch die Verbindung mit Zahlungssystemen erhalten Einkäufer, Lieferanten, Banken und Zahlungsanbieter zeitnahen Dateneinblick und haben so viele Möglichkeiten, um den gesamten Zahlungs-Workflow in einer zentralen Schnittstelle zu optimieren.

Sie können Lieferanten per Kreditkarte bezahlen und Rabatte nutzen. Sie können Skontostrategien für bestimmte Lieferanten oder auch für Warengruppen entwickeln, die Sie von demselben Lieferanten beziehen. Sie können Finanzabteilungen, die traditionell mit separaten Systemen arbeiten, in den Workflow einbinden. Oder Sie können für einige Waren und Dienstleistungen auch die direkte Bezahlung bei Bestellung einrichten.

Das Kernstück der Beziehung 
Zahlungen stehen im Mittelpunkt der Beziehungen zwischen Einkäufer und Lieferant und viele Unternehmen würden ihre Lieferanten nur zu gerne pünktlich bezahlen. Sie sind jedoch nicht in der Lage, die Daten schnell genug zu erfassen und diese allen Parteien transparent bereitzustellen, um geeignete Fristen, Finanzierung und Zahlungsmethoden vereinbaren zu können. Dabei sind viele der dadurch entstehenden Ineffizienzen und Kosten heute vermeidbar. Wenn Kommunikation und Aufwand verringert werden, können Einkäufer und Lieferanten Zahlungsprozesse schneller durchlaufen und ihre Geschäftsbeziehung in anderen Teilen produktiver gestalten.

Um den gesamten wirtschaftlichen Wert freizusetzen, der durch verspätete Zahlungen verloren geht, müssen einige Einkäufer weiterhin staatlich gemaßregelt werden. Es fehlt aber auch an mehr und besseren Optionen für Unternehmen, die bereits verstanden haben, dass auch sie vom optimierten Cashflow ihrer Lieferanten profitieren.

Business Spend Management-Plattformen können solche Optionen bieten, da über diese Plattform bereits die vorgelagerten Transaktionen abgewickelt werden können. Es ist also im Interesse aller, den Kreis zu schließen und Zahlungen effizient zu verwalten.

Ravi Thakur ist Senior Vice President, Business Acceleration bei Coupa.