10 wichtige KPIs für die Automatisierung der Buchhaltung

Veröffentlicht am 26. Mai 2015, aktualisiert am 24. August 2022.

In diesen turbulenten Zeiten steht bei vielen Mittelständlern ein Thema ganz oben auf der Agenda, nämlich die Liquidität: Wie bleibt man zahlungsfähig und hat seine Finanzen im Griff? Häufig sind in unsicheren Zeiten Personalabbau und drastische Kürzungen das schnelle Allheilmittel. Doch heute gehen Unternehmen oft differenzierter an die Sache heran. Darum haben Finanzverantwortliche immer häufiger Lösungen für die B2B-Automatisierung im Blick, denn sie können helfen, Kosten zu senken, effizienter zu werden und mehr Kontrolle zu erlangen. Bei fast 70 % der mittelständischen Unternehmen steht 2022 die Digitalisierung der Buchhaltung weit oben auf der Agenda. Die Ziele dabei: automatische Abläufe erreichen und so Reporting und Datenanalysen verbessern.

Was bringen Kennzahlen bei der Automatisierung der Buchhaltung?

Sie haben sich für die Einführung einer Software entschieden, die Ihre Buchhaltung automatisiert? Herzlichen Glückwunsch! Damit haben Sie schon den ersten Schritt getan, um diese Abteilung zu einem wichtigen Leistungsträger zu machen. Auf dem weiteren Weg können Ihnen Benchmarks für die Automatisierung helfen.

„Wenn Sie nicht messen, was in Ihrer Buchhaltung passiert, dann wissen Sie auch nicht, was gut läuft, wo es hakt und wie Top-Leistung aussieht. Und wenn Sie nichts messen, können Sie auch nichts verbessern.“ — Bob Cohen, Vice President of Research bei Ardent Partners

Kennzahlen geben Aufschluss über:

• taktische Hürden, die ein strategisches Agieren der Buchhaltung verhindert
• die Meilensteine, die in vorgegebenen Zeitfenstern erreicht werden können
• Bereiche mit Verbesserungspotenzial

Eines der größten Probleme für viele Firmen sind Rechnungen mit Ausnahmen. 51 % der befragten Unternehmen gaben im Bericht „AP Pulse on the Mid-Market in 2022“ von Ardent Partners an, dass sie damit zu kämpfen haben. Viele Rechnungen mit Ausnahmen bedeuten hohe Bearbeitungskosten und längere Genehmigungszeiten. Und sie sind auch ein Indiz dafür, dass zu viel Handarbeit im Spiel ist und zu wenig Self-Service-Tools für die Lieferanten eingesetzt werden. Kennzahlen können dabei helfen, die Behandlung von Ausnahmen (oder die Ursachen von zu langen Genehmigungszeiten und hohen Kosten) aufzuschlüsseln und so das Problem schneller aus dem Weg zu räumen.

10 nützliche Kennzahlen und KPIs für die Automatisierung der Buchhaltung

Der Bericht Accounts Payables Metrics that Matter in 2022 von Ardent Partners (auf Englisch) ist eine gute Orientierungshilfe. Er listet wichtige und besonders häufig verwendete Benchmarks für die Buchhaltung auf. Dazu gehören:

• Elektronische Rechnungen gemessen an der Gesamtzahl der Rechnungen. Elektronische Rechnungen lassen sich schneller und kostengünstiger bearbeiten. Messen Sie, welcher Prozentsatz der Rechnungen auf elektronischem Weg bei Ihnen eingeht, und den prozentualen Anteil der Lieferanten, die solche elektronische Rechnungen senden.
• Durchschnittliche Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung. 9,25 Dollar. So hoch sind die Extrakosten für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen. Könnten Sie dieses Geld nicht sinnvoller einsetzen? Finden Sie heraus, welche Faktoren diese hohen Kosten beeinflussen (z. B. Arbeitszeit, Mehraufwand und Technologie), und gehen Sie gezielt dagegen vor.
• Durchschnittlicher Zeitaufwand für die Bearbeitung einer Rechnung. Wie lange dauert es vom Eingang einer Rechnung, bis sie bezahlt werden kann? Messen Sie, wie lange es dauert, bis eine Rechnung genehmigt ist. Zerlegen Sie den Prozess in die einzelnen Schritte, also Dateneingabe, Weiterleitung, Genehmigung und Prüfung von Ausnahmen. So erkennen Sie, wo Abläufe beschleunigt werden können.
• Anteil der automatischen Verarbeitung in Prozent. Wie viele Rechnungen können das System bis zur Zahlungsfreigabe durchlaufen, ohne dass die Buchhaltung eingreifen muss? Kein anderer Genehmigungsprozess für Rechnungen ist so schnell und günstig wie die automatische Bearbeitung. Sie bietet also ein enormes betriebliches und finanzielles Einsparpotenzial.
• Quote der Rechnungen mit Ausnahmen. Wie viele Rechnungen weisen Ausnahmen auf, die separat geprüft werden müssen? Gibt es Rechnungsarten oder Anbieter, bei denen Ausnahmen häufiger auftreten? Finden Sie gemeinsame Merkmale und versuchen Sie, die Anzahl der Ausnahmen stetig zu verringern.

• Durchschnittliche Kosten für die Abwicklung einer Zahlung. Orientieren Sie sich nicht nur an offensichtlichen Faktoren wie dem Personalstand in der Buchhaltung oder Druck- und Versandkosten, sondern berücksichtigen Sie auch Aspekte wie den betriebswirtschaftlichen Aufwand, den IT-Support und die Arbeit, die nötig ist, um Zahlungen zu stoppen oder zurückzufordern. Mit einer digitalisierten, papierlosen Buchhaltung ließe sich diese Zahl drastisch reduzieren. 
• Zeit für die Bearbeitung von Anfragen. Finden Sie heraus, welche Anfragen Lieferanten an Ihre Buchhaltung stellen und inwieweit Self-Service-Angebote und ein Programm für das Lieferantenmanagement als erste Kontaktmöglichkeit genutzt werden können. Denn weniger Anfragen an die Buchhaltung heißt letztendlich mehr Zeit für strategische Aufgaben.
• Einführung von Technologien für ePayables. Inwieweit sind bei Ihnen im Team Rechnungs-, P2P- und B1B-Abläufe automatisiert? Auf den ersten Blick scheinen Insellösungen für bestimmte Bereiche oft die beste Wahl zu sein. Bei näherem Hinsehen zeigt sich aber, dass sie an anderer Stelle zu Engpässen führen und die Automatisierung insgesamt eher einschränken.
• Messung zentraler Buchhaltungskennzahlen. Wie legt Ihr Team die Ziele für die Buchhaltung fest, wie werden sie verfolgt und erreicht? Und was wird für kontinuierliche Verbesserungen getan? Sie müssen zunächst einmal relevante und nützliche Kennzahlen, und seien es noch so einfache Indikatoren, bestimmen und messen. 
• Ein strategischer mehrjähriger Plan. Haben Sie einen konkreten Plan, wie aus der Buchhaltung ein strategischer interner Leistungsträger wird? Präzisieren Sie, wie die Buchhaltung mit wichtigen Stakeholdern zusammenarbeiten und im breiteren P2P-Rahmen aktiv werden soll.

Neben diesen Kennzahlen beleuchtet der Bericht von Ardent Partners auch die Erwartungen von Führungskräften aus der Buchhaltung an die Zukunft: Wo sehen sie ihre Rolle in zwei Jahren? Und welche Fähigkeiten und Kompetenzen werden in der Buchhaltungsabteilung von morgen gefragt sein? Der Bericht verrät es Ihnen.

Die richtigen Kennzahlen können die Implementierung wesentlich erleichtern. Denn damit haken Sie nicht einfach nur Punkte ab, sondern machen daraus eine Initiative, die die gesamte Finanzabteilung unterstützt und mit dazu beiträgt, dass Budgets eingehalten, Bücher schneller abgeschlossen und so letztendlich Finanzziele eingehalten werden.