Die wichtigsten Kennzahlen der Kreditorenbuchhaltung

Coupa
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Die Kreditorenbuchhaltung ist einer der letzten Bereiche in Unternehmen, in denen papierbasierte Prozesse eher die Regel als die Ausnahme sind. Zwar tut sich auch hier langsam etwas, aber es gibt weiterhin viel Verbesserungspotenzial durch Automatisierung. Doch für fundierte strategische Maßnahmen braucht es eindeutige Kennzahlen, um den Istzustand ermitteln zu können.

Aus dem Bericht Invoice & Workflow Automation: Optimizing Invoice Movement and Management von PayStream Advisors geht hervor, dass Unternehmen beim elektronischen Rechnungseingang über E-Mail, EDI, Webportale und Netzwerke beachtliche Fortschritte erzielt haben.

Aber der elektronische Eingang von Rechnungen ist nur der erste Schritt hin zu einem Workflow für die Rechnungsverarbeitung. Es gibt weiterhin viele Firmen, in denen der P2P-Prozess nicht elektronisch weitergeführt wird. Dabei mangelt es bei der Arbeit mit Papier an Transparenz, was zu zahlreichen Problemen, unter anderem höheren Bearbeitungskosten, führt. Erstaunlich ist zudem, dass fast die Hälfte der Umfrageteilnehmer nicht messen, wie hoch ihre Bearbeitungskosten sind.

Das größte Hindernis für die Automatisierung scheint die Annahme zu sein, dass die aktuellen Prozesse gut funktionieren. Aber ist dem wirklich so? PayStream empfiehlt, folgende KPIs zu messen:

  1. Elektronische Rechnungen gemessen an der Gesamtanzahl der Rechnungen. Elektronische Rechnungen lassen sich deutlich schneller und kostengünstiger bearbeiten. Messen Sie, welcher Prozentsatz aller Rechnungen auf elektronischem Weg bei Ihnen eingeht, und den prozentualen Anteil der Lieferanten, die solche elektronische Rechnungen senden.
  2. Onboarding von Lieferanten für elektronische Rechnungen. Starten Sie eine Onboarding- und Informationskampagne, mit der Sie Ihre Lieferanten mit ins Boot holen. Prüfen Sie die Ergebnisse und ändern Sie die Taktik, wenn sie nicht den gewünschten Erfolg bringt.
  3. Anzahl der täglich durch einen Nutzer bearbeiteten Rechnungen. Wer sind Ihre besten Leute, von denen andere lernen können? Ist es sinnvoll, dass sich Ihre Beschäftigten auf bestimmte Rechnungsarten spezialisieren?
  4. Durchschnittskosten für die Bearbeitung einer Rechnungsart. Rechnung ist nicht gleich Rechnung. Für Rechnungen mit Ausnahmen oder ohne Bestellung können deutlich höhere Kosten als für standardisierte Rechnungen entstehen. Um die Kosten kontrollieren zu können, muss man sie kennen.
  5. Rechnungen mit Ausnahmen gemessen an der Gesamtanzahl der Rechnungen. Wie viele Rechnungen weisen Ausnahmen auf, die separat geprüft werden müssen? Gibt es Rechnungsarten oder Anbieter, bei denen Ausnahmen häufiger auftreten? Finden Sie gemeinsame Merkmale und versuchen Sie, die Anzahl der Ausnahmen stetig zu verringern.
  6. Durchschnittliche Zeit bis zur Genehmigung, vom Eingang bis zur Zahlung. Durch schleppende Zahlungen entgehen Ihnen möglicherweise Skonti und im schlimmsten Fall müssen Sie Verzugszinsen zahlen. Messen Sie, wie lange es insgesamt dauert, bis eine Rechnung genehmigt ist. Zerlegen Sie den Prozess in die einzelnen Schritte, also Dateneingabe, Weiterleitung, Genehmigung und Prüfung von Ausnahmen. So erkennen Sie, wo Abläufe beschleunigt werden können.
  7. Erfasste Skonti gemessen am Prozentsatz der angebotenen Skonti. Prüfen Sie, welche Beträge Ihnen durch verpasste Skonti entgangen sind. Ermitteln Sie mithilfe von Ursachencodes die Gründe dafür.
  8. Fehlerhafte Rechnungen gemessen an der Gesamtanzahl der Rechnungen. Doppelte Zahlungen und andere Zahlungsfehler kosten die Kreditorenbuchhaltung viel Zeit. Neben der Berechnung der Einbußen durch Fehler sollten Sie die Fehlercodes auch protokollieren, um Prozesslücken zu ermitteln, die eine ständige Fehlerquelle sein können.

Da die Kreditorenbuchhaltung immer strategischer wird, ist das Ermitteln der Bearbeitungskosten ein guter Ausgangspunkt. Natürlich ist die Situation in jedem Unternehmen anders. Ein Ausgangswert ist dennoch hilfreich, denn er macht Fortschritte messbar.

Durch solide Kennzahlen für die Effizienz von IT-Implementierungen lassen sich Prozesse optimieren und Arbeitsabläufe automatisieren. Das größte Ziel dabei ist letztlich, Routineabläufe möglichst reibungslos zu gestalten, so dass Sie sich auf die wertsteigernden Bereiche in Ihrem Unternehmen konzentrieren können.

Sie möchten mehr über die Automatisierung von Rechnungsläufen erfahren? Der vollständige Bericht ist hier verfügbar.