Schnellere Genehmigung von Spesenabrechnungen dank Automatisierung

Werden Spesen in Ihrem Unternehmen zeitnah erstattet oder müssen Ihre Beschäftigten wochenlang auf ihr Geld warten? Falls Ihre Antwort „wochenlang“ lautet, könnte die Automatisierung von Spesenrechnungen viele Vorteile für Sie bereithalten.

Eine schnelle Abrechnung von Spesen lohnt sich für alle Seiten. Die Beschäftigten sind zufriedener, die Finanzabteilung hat die Reisekosten besser im Blick und Rechnungen mit der Firmenkreditkarte werden rechtzeitig bezahlt, so dass keine Verzugszinsen anfallen. Ein Gewinn für alle. Deshalb ist die „Genehmigungszeit für Spesenabrechnungen“ auch einer der Benchmarks, die wir im Coupa Benchmark-Report nachverfolgen. Aus den Daten unserer Plattform geht hervor, dass Spesenabrechnungen bei Coupa-Kunden im Top-Quartil für diesen KPI im Schnitt innerhalb von 27,9 Stunden genehmigt werden.

Wenn Sie Spesenabrechnungen in Ihrem Unternehmen schneller genehmigen möchten, sollten Sie sich auf drei wichtige Aspekte konzentrieren: die Qualität der eingereichten Abrechnungen, die Straffung des Genehmigungs- und Prüfverfahrens und die Sicherstellung, dass die Genehmigenden ihre Aufgabe rechtzeitig erfüllen. Hier erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen sollten:

1. Qualität der Spesenabrechnungen

Sie können Ihre Beschäftigten dabei unterstützen, vollständige und regelkonforme Spesenabrechnungen zu erstellen, die direkt genehmigt werden können. So kann die Buchhaltung schneller agieren und muss nicht erst lange nach fehlenden Angaben suchen oder Abrechnungen nachverfolgen, die den Richtlinien widersprechen.

Gehen Sie dabei zweigleisig vor: Setzen Sie auf Automatisierung, um den Beschäftigten beim Ausfüllen der Abrechnungen zu helfen, und verhindern Sie, dass unvollständige oder fehlerhafte Abrechnungen eingereicht werden können.

Reisebuchungstools oder Firmenkreditkarten sollten in den Prozess integriert sein, so dass Ausgabenposten vorausgefüllt und kategorisiert werden können. Das erleichtert die Erstellung von Spesenabrechnungen und reduziert Fehler.

Stellen Sie Richtlinien bereit, an denen sich Beschäftigte beim Ausfüllen ihrer Abrechnungen orientieren können. Viele Firmen verwenden viel Mühe darauf, Reise- und Spesenrichtlinien zu erstellen, die aber irgendwo abgelegt werden oder im Intranet des Unternehmens untergehen. Die Qualität von Spesenabrechnungen verbessert sich, wenn automatisch Informationen zum Ausfüllen und an den richtigen Stellen geeignetes Feedback bereitgestellt werden. Dieser kontextbezogene Input trägt langfristig dazu bei, die Erstellung der Abrechnungen zu vereinfachen.

Stellen Sie Richtlinien für alle Aspekte bereit, die relevant sind, damit Abrechnungen erfolgreich eingereicht werden können, zum Beispiel Anforderungen an Belege, Kilometerpauschalen, Regeln für Tagessätze, Einschränkungen für bestimmte Warengruppen usw.

Mit automatischen Blockern können Beschäftigte beim Einreichen auf Fehler oder Auslassungen hingewiesen werden, die vorab behoben werden müssen. Diese Blocker funktionieren wie die Warnmeldungen, mit denen Sie beim Ausfüllen eines Webformulars auf leere Felder hingewiesen werden.

Tipp: Sie sollten die Richtlinien und Anforderungen nach Funktion oder Ausgabenkategorie konfigurieren. So vermeiden Sie, dass Beschäftigten Informationen angezeigt werden, die für sie nicht relevant sind, oder dass sie jedes Feld ausfüllen müssen. Begrenzen Sie Ihre Anforderungen auf Pflichtangaben, die in einer regelkonformen Spesenrechnung nicht fehlen dürfen. Lassen Sie Aspekte außen vor, die nur eine kleine Anzahl Ihrer Anwender betreffen.

Wir haben beispielsweise einen Kunden, der im Hypothekengeschäft tätig ist, und dessen Beschäftigte die Bereiche allgemeine Verwaltung, IT, Compliance und Kredite abdecken. Kreditsachbearbeiter, die Abrechnungen für eine bestimmte Kategorie einreichen, müssen diesen eine gültige Maklervereinbarung beifügen. Diese Anforderung muss mit der betreffenden Kategorie verknüpft werden, damit nicht für alle Abrechnungen eine Übermittlungssperre ausgelöst wird.

2. Straffung von Genehmigungen und Audits

Wenn die eingereichten Spesenabrechnungen zwar korrekt sind, aber im Genehmigungsprozess stecken bleiben, sollte dieser Punkt als nächstes angegangen werden.

Der Genehmigungsprozess besteht aus zwei Komponenten: Die eingereichten Abrechnungen müssen zum einen durch die Genehmigenden freigegeben werden und zum anderen durch die Finanzabteilung geprüft werden – das ist in der Regel der letzte Schritt im Prozess. Diese Verfahren können optimiert werden, indem Ressourcen für die Genehmigung und Prüfung nur sparsam eingesetzt und die Abläufe stattdessen stärker automatisiert werden.

Überdenken Sie Ihre Genehmigungsrichtlinien. Müssen wirklich fünf oder sechs Personen ihr OK zu einer Spesenabrechnung geben? Eigentlich ist die Antwort auf diese Frage klar. Aber dennoch wird es in vielen Firmen noch heute so gehandhabt.

Es gibt keine feste Regel, wie viele Genehmiger Sie einsetzen sollten. Wichtig ist, was für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und im Einklang mit der Mitarbeiterverantwortung steht.

Vielleicht gibt es bei Ihnen Manager, die zwar große finanzielle Entscheidungen treffen, jedoch Spesenrechnungen nur bis zu 1.000 Dollar genehmigen können. Alles, was darüber hinausgeht, muss vom Chef abgesegnet werden. Aber warum weitere nächsthöhere Führungskräfte einbeziehen, wenn der Manager kompetent fundierte Entscheidungen treffen kann?

Überlegen Sie auch, ob Selbstgenehmigungen sinnvoll sein könnten. Sie vertrauen bestimmten Beschäftigten bereits in anderen Bereichen, wenn es um Ausgaben bis zu einer bestimmten Höhe geht? Dann sollten diese Personen Spesenabrechnungen bis zu einem bestimmten Betrag auch ohne Genehmigung des Abteilungsleiters direkt an die Buchhaltung übermitteln können.

Die Prüfung ist der letzte Schritt im Genehmigungsprozess. Mit einem verlässlichen, skalierbaren Prüfverfahren als Absicherung kann die Genehmigungskette für alle Beteiligten vereinfacht werden.

Sofern Spesenabrechnungen nicht automatisch auf Risiken geprüft und entsprechend gekennzeichnet werden, wird in den meisten Unternehmen entweder gar nicht, nur stichprobenartig oder alles kontrolliert. Wenn alles kontrolliert wird, lässt sich Betrug natürlich optimal eindämmen und die Vorgaben können eingehalten werden. Aber dafür brauchen Sie enorm viel Personal.

Besser ist es, die gesetzlichen Vorgaben und Ihre Richtlinien in einem Tool zu konfigurieren. So können einfache, grundlegende Prüfungspunkte abgehakt werden und der Abrechnung wird dann eine Qualitätsbewertung zugewiesen. Dann muss die Finanzabteilung nur noch die Abrechnungen mit einer niedrigen Bewertung prüfen. Abrechnungen, die alle Pflichtangaben enthalten und von der obersten Managementebene genehmigt wurden, können ohne Weiteres bezahlt werden.

3. Automatisiertes Nudging

Entlasten Sie Ihr Abrechnungsteam durch regelkonforme Spesenabrechnungen, straffere Genehmigungsketten und Punktbewertungen zur Kennzeichnung prüfwürdiger Abrechnungen. So kann sich das Team auf Ausnahmen und unvollständig ausgefüllte Abrechnungen konzentrieren. Doch bei aller Verbesserung und Automatisierung geht es nicht ohne Menschen. Und die haben meist viel zu tun.

Deshalb sollten Manager ungefähr wissen, wann eine Spesenabrechnung kommt. Dank mobiler Benachrichtigungen und Genehmigungsfunktionen können Genehmigende jederzeit und überall aktiv werden. Doch solche Benachrichtigungen können schnell in der Warteschlange untergehen. Tipp: Mit Push-Erinnerungen können Sie Genehmigende auffordern, ihre Aufgabe abzuschließen. Sie können so konfiguriert werden, dass Genehmigende über fertige Abrechnungen benachrichtigt werden und in bestimmten Abständen wiederholt werden, bis die Genehmigung erteilt wurde.

Oder Sie nutzen die Möglichkeit der automatischen Eskalation: Dann wird die Abrechnung an die nächste Person in der Genehmigungskette weitergeleitet, wenn die erste Person in einem bestimmten Zeitraum nicht reagiert hat. Natürlich sollten Sie Genehmigende darüber in Kenntnis setzen.

Durch den Mix aus automatischer Erinnerung und automatischer Eskalation lässt sich der Aufwand für die Nachbearbeitung reduzieren und Sie können Ihrem Team freie Zeitfenster für produktivere Aufgaben eröffnen.

Fazit

Wie bei allen Prozessen können Spesenabrechnungen nur genehmigt werden, wenn durchdachte Richtlinien klar kommuniziert werden und Automatisierung genutzt wird. Selbst in solch einem scheinbar einfachen Verfahren müssen viele verschiedene Komponenten verbunden sein und reibungslos funktionieren.

Eine vollständige Prozessoptimierung ist daher nur möglich, wenn der Genehmigungsprozess für Spesenabrechnungen in seine Bestandteile zerlegt wird und Sie die Leistung in jedem Bereich bewerten. Ihre Spesenabrechnungen sind bereits regelkonform und Sie haben kurze Genehmigungsketten? Dann müssen Sie die Genehmigenden lediglich über automatische Erinnerungen auf Trab halten. Als Zwischenlösung könnte zunächst eine Audit-Bewertung eingerichtet werden. Danach können Sie dann die Genehmigungskette straffen und die Beschäftigten entsprechend einweisen. Suchen Sie sich aus, wo Sie anfangen wollen, und optimieren Sie dann die einzelnen Komponenten. Dann steht einer schnellen Erstattung von Spesen nichts mehr im Wege.