Virtuelle Kreditkarten für B2B-Zahlungen: Besserer Cashflow, mehr Effizienz und weniger Betrug

In unsicheren Zeiten überlegen viele CFOs, was sie tun können, um Kosten zu senken und Risiken zu minimieren. Ein Bereich, der sich positiv auf die Bilanzsumme und Risiken auswirken kann, sind Verbindlichkeiten. Aber ineffiziente Abläufe, lückenhafte Berichterstattung, fehlende Transaktionstransparenz und die zunehmende Betrugsgefahr können zu verpassten Zahlungen und einem schlechten Cashflow führen.

Bei Coupa Pay stellen wir fest: Viele CFOs kehren traditionellen Kreditkartenzahlungen aufgrund der damit verbundenen Risiken den Rücken. Eine Einschätzung, die ein großes Finanzinstitut kürzlich bestätigt hat. Stattdessen verlagern viele diese Ausgaben auf „kontrollierte Rechnungen“ – immer in der Hoffnung, so die Risiken zu senken und die Ausgaben besser im Griff zu haben. Virtuelle Kreditkarten (oder VCCs) kombinieren die Vorteile von physischen Karten oder Purchasing Cards (P-Cards), die Funktionalität von Schecks und die Effizienz von ACH-Zahlungen oder SEPA-Überweisungen, um den Cashflow zu verbessern, Effizienzen zu nutzen und Betrug zu reduzieren. Und sie bieten eine kontrollierte Rechnungsabwicklung, da Unternehmen genau überwachen können, wie viel ausgegeben und wer bezahlt wird.

Richtig und strategisch eingesetzt, bieten virtuelle Kreditkarten viele Vorteile:

• Unternehmen können die täglichen Zahlungen vereinfachen, den Cashflow stärker kontrollieren und so die Zahlungsabläufe für Käufer und Lieferanten verbessern.
• Unternehmen können die Sicherheit erhöhen und Missbrauch einschränken und sind so besser vor Betrug geschützt.
• Unternehmen können die Kreditorenlaufzeit bei Einkäufen verlängern, stärker von Rabatten profitieren und gleichzeitig die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung durch den automatischen Zahlungsabgleich erhöhen.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was virtuelle Kreditkarten sind und warum sie so beliebt sind
• Welche Nachteile die bestehenden Lösungen haben
• Warum virtuelle Karten in eine BSM-Lösung integriert werden sollten
• Welche sechs Vorteile virtuelle Kreditkarten für Ihre Zahlungsabläufe bieten
• Wie Sie virtuelle Karten am besten in Ihre Zahlungssysteme und -abläufe integrieren
• Wie Sie mit einer modernen P2P-Plattform virtuelle Kreditkarten optimal nutzen können

Was sind virtuelle Kreditkarten und warum sind sie so beliebt?

Eine virtuelle Kreditkarte ist eine digitale Darstellung einer Kreditkarte. Sie wird in der Regel für eine bestimmte Nutzung generiert, zum Beispiel um eine Lieferantenrechnung oder Bestellung zu bezahlen. Virtuelle Karten können sofort generiert werden, sind vorab genehmigt und dem Betrag der Zahlung oder Bestellung zugewiesen, mit der sie verknüpft sind. Jede virtuelle Kreditkarte hat eine eindeutige Nummer und ist damit sicher und risikoarm. Beschäftigte können so in mehr Situationen mit Karte zahlen und gleichzeitig die vorab genehmigten Ausgabenregelungen des Arbeitgebers einhalten. 

Virtuelle Kreditkarten werden automatisch mit einer eindeutigen 15- oder 16-stelligen Kartennummer generiert und können ausschließlich für die Zahlung an den angegebenen Lieferanten und über den genannten Betrag verwendet werden. Diese Informationen werden zusammen mit den Überweisungsdetails sicher per E-Mail an den Lieferanten gesendet. Dieser übermittelt dann die Transaktion. Sind die virtuellen Kreditkarten in eine moderne BSM-Plattform integriert, wird die Transaktion automatisch mit der zugehörigen Bestellung abgeglichen, sobald die Zahlung verarbeitet wird.

Virtuelle Kreditkarten im Aufwind

Auch wenn Verbraucher inzwischen immer öfter digital bezahlen, verlassen sich viele Unternehmen in den USA auch heute noch auf Schecks und das ACH-Netzwerk (Automated Clearing House), um Geschäftspartner zu bezahlen und von diesen bezahlt zu werden. In Europa erfolgen B2B-Zahlungen fast ausschließlich über SEPA-Überweisungen (Single Euro Payments Area). Aber es deutet sich eine Trendwende an.

• Laut einer 2022 von der Citizens Bank durchgeführten Umfrage erwarten 83 % der Entscheidungsträger in kleinen und mittleren Unternehmen von ihrer Firmenbank, dass diese die neuesten Tools und Technologien bereitstellt – und Funktionen für Echtzeitzahlungen stehen dabei ganz oben auf der Wunschliste.
• Juniper Research zufolge werden Transaktionen mit virtuellen Kreditkarten bis 2026 einen Umfang von 6,6 Billionen US-Dollar erreicht haben. 2021 waren es nur 1,9 Billionen US-Dollar. Mit 71 % werden auch 2026 B2B-Zahlungen weiterhin den Großteil der Transaktionen mit virtuellen Kreditkarten ausmachen.
• Der weltweite Markt für Echtzeitzahlungen wird bis 2030 ein Volumen von 193,07 Milliarden US-Dollar erreicht haben, so eine aktuelle Prognose von Grand View Research, Inc.

Ob große Konzerne oder Mittelständler – in Unternehmen, die offen für technologische Innovationen, neue Werte und Agilität sind, ist die Akzeptanz virtueller Kreditkarten am größten. Größere Unternehmen investieren ganz allgemein in Zahlungsinnovationen und viele von ihnen automatisieren schon jetzt ihre Kreditorenbuchhaltung oder planen dies zumindest. KMUs wiederum nutzen die Chance, um sich durch die Automatisierung der Buchhaltung einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und stärker zu wachsen.

Die Nachteile bestehender Lösungen

In den USA gehören Schecks auch heute noch zu den gängigsten Zahlungsmethoden im B2B-Bereich. Doch Schecks sind teuer (geschätzt bis zu 8,64 Dollar pro Zahlung für mittelständische Firmen), wenig transparent und müssen oft mühsam manuell bearbeitet werden. Darum schränken immer mehr Unternehmen die Nutzung von Schecks ein. Wie das Branchenportal PYMNTS 2021 berichtete, wurden im letzten Jahr fast 40 % aller B2B-Zahlungen über Schecks abgewickelt. 2018 waren es noch 50 %. Mit dem Rückgang von Schecks sind elektronische Zahlungsmethoden wie virtuelle Kreditkarten immer stärker auf dem Vormarsch.

Zahlungen über das ACH-Netzwerk sind zwar ideal für große Beträge und häufig bezahlte Lieferanten. Aber es kann zwei bis drei Tage dauern, bis die Zahlung verbucht wird – und das ist ungünstig für Schnellzahlungen oder bei vorgezogenen Zahlungsprogrammen. Oftmals ist es schwierig, Bankdaten von den Lieferanten zu erhalten, was der Buchhaltung viel Arbeit und Nachfragen beschert.

Herkömmliche Kreditkarten werden in der Regel von mehreren Beschäftigten genutzt und sind nicht vorab genehmigt. Sie müssen von der Buchhaltung manuell codiert und abgeglichen werden. Die Kontrollmechanismen der Unternehmen verlangen meist eine Genehmigung für jede Ausgabentransaktion, aber nicht immer ist klar, wer für diese Genehmigung verantwortlich ist. Ohne Bestellungen, die angeben, wie etwas verbucht werden soll, ist es für die Buchhaltung schwierig, Einkäufe auf das jeweilige Hauptbuch anzurechnen. So fehlt die Transparenz und die Ausgabenkontrolle leidet. Ein weiterer Nachteil: Physische Karten binden Kapital und werden immer wieder in betrügerischer Absicht missbraucht. (Wenn Sie wissen wollen, warum gerade in Europa Kartenzahlungen besser als herkömmliche Banküberweisungen sein könnten, lesen Sie diesen Blogbeitrag.)

Warum virtuelle Karten in eine BSM-Lösung integriert werden sollten

Mit einer umfassenden Business Spend Management-Strategie und einer BSM-Plattform, die alle Ausgabenprozesse an einem Ort konsolidiert, können Unternehmen virtuelle Kreditkarten einsetzen und von den Vorteilen profitieren. BSM bindet sämtliche Ausgabenaspekte und den Cashflow auf Käuferseite ein – von der Beschaffung über Zahlungen bis hin zur Optimierung des Working Capital. Damit steht ein ganzheitlicher Ansatz für die Beschaffung, den Einkauf und die Bezahlung aller Waren und Dienstleistungen zur Verfügung, die ein Unternehmen für seine Geschäftstätigkeit braucht.

Moderne BSM-Plattformen lassen sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme und Systeme von Lieferanten und Finanzpartnern integrieren, was den Wechsel zu virtuellen Kreditkarten erleichtert. Da all diese Gruppen in einem System zusammenarbeiten, können Sie Bargeld freigeben und gleichzeitig wichtige Lieferanten unterstützen und so Ihr Unternehmen am Laufen halten.

6 Vorteile virtueller Kreditkarten für Ihre Zahlungsprozesse

1. Besserer Cashflow und optimierte Kreditorenlaufzeit

Mit virtuellen Kreditkarten lassen sich Lieferanten schneller als mit Schecks, ACH- oder SEPA-Überweisungen bezahlen. Wenn diese Karten Teil des P2P-Prozesses sind und damit Bestellungen bezahlt werden, können Firmen angesichts der Zeit zwischen Einkauf und Zahlung der Bankbilanz die Kreditorenlaufzeit verlängern und so ihren Cashflow verbessern.

Auch Lieferanten erhöhen dadurch ihren Cashflow, da die Außenstandsdauer ihrer Forderungen deutlich kürzer ist. Eine Win-win-Situation also für Käufer und Lieferanten. Genau dieser Kapitalfluss ist eines der schlagenden Argumente für den Wechsel zu einer virtuellen Kreditkarte. Und auch die Lieferantenbeziehungen profitieren von den Karten, denn Lieferanten erhalten damit verlässliche Daten, mit denen sie ihre Forderungssysteme abgleichen können.

2. Mehr Einsparungen und Effizienz

Virtuelle Kreditkarten sorgen für Einsparungen und effizientere Prozesse. Damit fallen weniger Zeit, Ressourcen und Kosten an, um Schecks zu prüfen, Zahlungen abzugleichen, Lieferanten einzubinden und Ausnahmen zu verfolgen. Virtuelle Kreditkarten automatisieren Aufgaben wie den Abgleich von Zahlungsinformationen und senken so die Verarbeitungskosten auf Käufer- und Lieferantenseite.

Auch bei internationalen Zahlungen können virtuelle Kreditkarten überzeugen: Mit solchen Online-Kreditkarten lassen sich Überweisungen oder grenzüberschreitende Kartenzahlungen vermeiden. Und das heißt weniger Kosten, schnellerer Mitteltransfer und keine unnötigen Gebühren. Virtuelle Kreditkarten sind ein idealer Ersatz für Scheckzahlungen und besonders dann nützlich, wenn ACH-Zahlungen und ausgehandelte Rabatte nicht mehr tragbar sind.

3. Mehr Rabatte und mehr Umsatz 

Mit virtuellen Kreditkarten können Sie auch stärker von Kartenrabatten aus bestehenden Bonusprogrammen und Ausgabenstufen bei Ihrer Bank profitieren. Damit ist Ihre Abteilung keine bloße Kostenstelle mehr, sondern generiert Umsatz.

4. Mehr Transparenz und Kontrolle und dadurch weniger Betrug und Risiken 

Virtuelle Kreditkarten bedeuten mehr Ausgabenkontrolle. Sie können für jeden Einkauf individuelle Parameter festlegen, etwa Beitragshöchstgrenzen, Zahlungstermine und Art des Händlers. Ohne eine solche ganzheitliche Zahlungsform haben Unternehmen bei Kreditkarten nur begrenzten Einblick und ebenso wenig Kontrolle über die Ausgaben. Und das macht die Steuerung möglicher Risiken schwierig, wenn man bedenkt, wie viele Transaktionen Unternehmen Tag für Tag abwickeln.  

„Durch den Wechsel zur Rechnungszahlung per Kreditkarte mit Coupa konnten wir zusätzliche Kosten für die Lieferanten beseitigen. Mit Coupa können wir verfolgen, was wir dadurch einsparen – und das ist ganz schön viel.“ — Elizabeth Mozeley, Director of Global Category Management, Sonoco

Mit speziellen Funktionen für Sicherheit, Betrugsbekämpfung und Zahlungsabgleich sagen virtuelle Kreditkarten Betrug auf einfache Weise den Kampf an. Da die Karten transaktionsbezogen sind, können Sie beim Einkauf strenge Kontrollen verlangen und im Backend einen automatischen Abgleich erlauben. Die Kontrollen können pro Transaktion für den Kontorahmen und den Händlertyp festgelegt werden. Eine virtuelle Kreditkarte hat keine harten Daten, die in betrügerischer Absicht verwendet werden können. Und da der Betrag vorab festgelegt ist, kann auch nicht mehr ausgegeben werden.

5. Schutz vor Rückforderungen durch Bonusvereinbarungen

Viele Unternehmen haben mit ihren Banken Ausgabenziele für ihre herkömmlichen Geschäftskarten vereinbart. Wenn diese Ziele aber nicht erreicht werden, können die Banken unter Umständen geleistete Vorauszahlungsrabatte zurückfordern. Darauf reagieren viele Unternehmen mit der Einführung virtueller Kreditkarten, um so mehr Ausgaben über Karten abzuwickeln, den Ausgabenverpflichtungen nachzukommen und von den Rabatten zu profitieren.

6. Ungenutztes Guthaben ausschöpfen 

Ein Haken herkömmlicher Kreditkarten: Ab dem Moment, an dem Sie die Karten für Ihre Beschäftigten ausstellen (in der Regel mit einem Verfügungsrahmen von 3.000 bis 5.000 Dollar pro Karte), ist das Geld gebunden, wird aber möglicherweise erst in ein paar Monaten tatsächlich ausgegeben. Genau hier liegt einer der wichtigsten Vorteile von virtuellen Kreditkarten: Im Gegensatz zu physischen Karten ist das Guthaben bei virtuellen Kreditkarten dynamisch. Jede virtuelle Karte hat ihr eigenes Guthaben, das auf einer bestimmten Bestellung oder Rechnung basiert. 

Wie Sie virtuelle Karten am besten in Ihre Zahlungssysteme und -abläufe integrieren

Für die Einführung virtueller Kreditkarten sollten Sie zunächst Ihre bestehenden Zahlungsprozesse ganzheitlich unter die Lupe nehmen – und zwar für alle anderen eingesetzten Zahlungsarten (etwa über das ACH-Netzwerk, mit Schecks oder über SEPA-Überweisungen). Sie können die Lieferanten nur dann von dieser neuen Zahlungsart überzeugen, wenn Sie ihnen damit einen Mehrwert bieten. Wenn Sie die Vorteile virtueller Kreditkarten nutzen und wirklich davon profitieren wollen, kommen Sie um Entscheidungen und Veränderungen bei Ihren internen Prozessen, Systemen und Workflows nicht herum. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei.

Eine Bank oder eine BSM-Plattform mit integrierten virtuellen Kreditkarten

Es gibt viele Banken, die ihren Kunden direkt virtuelle Kreditkarten anbieten. Mit diesen „Karten auf Rechnung“ können Unternehmen ihre Lieferanten bei einer genehmigten Rechnung bezahlen. Es gibt sicher einige Lieferanten, die diese Zahlungsmethode akzeptieren. Sie nehmen damit aber einige Einschränkungen hinsichtlich des Geschäftsnutzens in Kauf, zum Beispiel Verrechnungsgebühren, wenig bis gar keine Verbesserung der Außenstandsdauer und Probleme beim Abgleich in ihrem Buchhaltungssystem. Zudem sind Banken nicht in die Beschaffungs- und Kontrollsysteme der Unternehmen eingebunden, was die kontinuierliche Lieferantenanbindung erschwert. Zwar übernimmt die Bank in der Regel das erste Onboarding, aber dies und die Lieferantenanbindung muss letztendlich eine kontinuierliche Aufgabe der Beschaffung und Buchhaltung in den Unternehmen sein.

Die IT ist natürlich immer froh, wenn sich zusätzliche Bankenintegrationen vermeiden lassen. Die meisten Unternehmen haben je nach Land, in dem die Geschäftseinheit tätig ist, unterschiedliche Kartenprogramme mit unterschiedlichen Banken. Sind jedoch mehrere Bankintegrationen nötig, um virtuelle Kreditkarten zu unterstützen, kann damit ein Großteil ihres Nutzens verloren gehen. Mittlere und größere Unternehmen, die ihre Kartenausgaben lieber auf mehrere Bankpartner verteilen wollen, und Unternehmen, die nicht nur einen Anbieter nutzen können, brauchen eine einheitliche Plattform, die mehrere Anbieter unterstützt. Denn nur so lässt sich der gewünschte Nutzen erzielen.

Bedenken von Lieferanten, Onboarding und Anbindung

Bei der Einführung virtueller Kreditkarten müssen Sie auf die Bedenken der Lieferanten eingehen und dafür sorgen, dass die Lieferantenseite diese Zahlungsmethode akzeptiert. Dazu gehören Nachrichten- und Onboarding-Programme, die den Lieferanten alle Vorteile von virtuellen Kreditkarten verdeutlichen und ihnen helfen, voll und ganz davon zu profitieren.

Es gibt ein paar Stolpersteine bei der Implementierung von virtuellen Kreditkarten, aber die Entscheidung lohnt sich auf jeden Fall. Wie bei jeder Änderung von Beschaffungs- und Zahlungsprozessen kann es schwierig sein, Beschäftigte und Lieferanten zu überzeugen. Sie können natürlich Werbung bis zum Gehtnichtmehr machen, um die Akzeptanz zu erhöhen. Aber wenn Ihr Kartenprogramm nicht in Ihre Ausgabenverwaltung eingebunden ist, werden die Karten wahrscheinlich nur wenig genutzt. Und damit die großen Vorteile der Karte zunichtegemacht.

Wie Sie mit einer modernen Plattform für P2P-Zahlungen virtuelle Karten optimal nutzen können

Interne Kontrollen und Genehmigungsworkflows sollten bei einer BSM-Lösung Standard sein. Das ist bei Coupa Pay der Fall. Mit diesen Kontrollen und Workflows stellt Coupa Pay die fehlende Verbindung her und bietet Zahlungsprozesse mit integrierten virtuellen Kreditkarten. Unternehmen können entweder eine virtuelle Kreditkarte für die einmalige Nutzung direkt zum Zeitpunkt des Kaufs oder für die Zahlung auf Rechnung ausstellen. Die relevanten Abrechnungs- und Budgetinformationen werden direkt im Rahmen einer Kaufanfrage erfasst und genehmigt. Eventuelle Risiken und Probleme beim Abgleich, wie man sie von Transaktionen mit physischen Karten kennt, gibt es so gar nicht erst.

So können Unternehmen bestehende Beziehungen und Kreditrahmen mit mehreren Bankpartnern aufrechterhalten und diese strategisch auswählen, um Kartenrabatte und die geografische Abdeckung auszuschöpfen. Coupa Pay arbeitet mit führenden Bankpartnern wie American Express, Bank of America, Barclaycard, BNP Paribas, Brex, Citibank, J.P. Morgan, Silicon Valley Bank, U.S. Bank, Wells Fargo und Wex zusammen. Und die neue strategische Zusammenarbeit mit AirPlus und HSBC bietet auch europäischen Unternehmen erweiterten Zugang zu einer schnellen, nahtlosen und sicheren Zahlungsverwaltung. Barclaycard, der weltweite Einführungspartner von Coupa Pay, hat vor Kurzem seine Angebote in Großbritannien auf Coupa-Kunden in Deutschland, Schweden, Irland, Frankreich und der Schweiz erweitert.

Oliver Wagner, CEO von AirPlus International, freut sich auf die Zusammenarbeit: „Durch die Partnerschaft mit Coupa Pay können wir unser weltweites Zahlungsangebot erweitern. Unsere gemeinsamen Kunden können so unsere virtuellen Kreditkarten in mehreren Währungen auf der Coupa-Plattform nutzen und gleichzeitig die Beziehung zu ihren bestehenden Bankpartnern aufrechterhalten“, erklärt er. „Letztendlich tragen wir dazu bei, die Kaufprozesse von Unternehmen mit mehr Transparenz und Kontrolle zu verbessern, und bringen Business Spend Management mit integrierten virtuellen Kartenzahlungen auf ein neues Niveau.“

Coupa Pay arbeitet mit führenden Finanzinstituten zusammen – das macht es für Coupa-User einfach, die Vorteile virtueller Kreditkarten auch im Rahmen ihrer etablierten Bankbeziehungen zu nutzen. In Coupa Pay ist eine Auswahl verlässlicher Kartenanbieter bereits vorab integriert, sodass die Karten ganz ohne Implementierung genutzt werden können. Die APIs in Coupa Pay stellen sicher, dass Daten von der BSM-Plattform von Coupa an den Aussteller der Karte und dann zum Abgleich wieder zurück zum ERP-System des Unternehmens fließen.

Coupa Pay ist nahtlos in den Prozess zwischen Zahlungen und Einkauf eingebettet. Dadurch können virtuelle Kreditkarten mit Coupa Pay sehr viel effektiver als mit Banken eingesetzt werden. Unternehmen profitieren nicht nur von den Vorteilen der Karten von den Banken, sondern auch von den Kontrollmöglichkeiten und der Integration, die ihnen die führende BSM-Plattform bietet. Und auch für die Lieferanten lohnt sich diese Methode: Sie können schnell auf Bargeld zugreifen und haben durch die automatisierte Verarbeitung weniger Kosten – und zwar schon bevor sie eine Rechnung ausgestellt haben.  

Damit die steigende Zahl virtueller Kreditkarten keine unnötige Belastung für die Buchhaltung darstellt, arbeitet Coupa Pay mit den STP-Partnern Billtrust, Boost und Stripe zusammen. Diese Partnerunternehmen automatisieren die Buchhaltung für virtuelle Kreditkarten und sorgen dafür, dass die Kartenzahlungen verarbeitet und die Einzahlungen auf die Bankkonten der Lieferanten komplett automatisch abgewickelt werden. Und da die Zahlungsinformationen direkt in das ERP-System fließen, wird auch der Zahlungsabgleich für die Lieferanten einfacher.

Die Coupa-Community in Nordamerika konnte 96,7 % vorab genehmigte Ausgaben erzielen – ein Benchmark, zu dem auch virtuelle Kreditkarten beigetragen haben. Was könnte Ihr Unternehmen mit so viel Transparenz und Ausgabenkontrolle erreichen? 

Dieser Artikel wurde am 12. Oktober 2020 veröffentlicht und am 2. August 2022 aktualisiert.