Was CFOs über Business Spend Management wissen sollten

Vanessa Cisz
Vanessa Cisz
Content Development Manager, Coupa

Vanessa Cisz is a B2B storytelling professional with more than 15 years of experience in helping organizations convey the real value of their technology solutions. She holds degrees in creative writing as well as English and German literature.

Lesedauer: 4 mins
Was CFOs über Business Spend Management wissen sollten

„In stürmischen Zeiten habe ich bei den Zielvorgaben oft nicht daran gedacht, dass hinter jeder Zahl auch eine Geschichte steht“, erzählt Jeremy Hamon, Head of Group Finance at Primetals Technologies und CFO der Finanzunternehmen innerhalb des Konzerns. Ich habe Zahlen analysiert und einen Zeitrahmen für die Anpassung von Zahlungszielen vorgegeben. Die habe ich dann regelmäßig aktualisiert. Was ich nicht auf dem Schirm hatte: Mein Team hatte diese Zahlen schon lange vor mir im Blick. Sie wünschten mir Glück, wenn ich in ihrem Namen verhandelte, weil sie es selbst schon oft zuvor versucht hatten.“

Ausgabenmanagement heute: Schluss mit Zahlenspielen, her mit finanzieller Resilienz

Trotz ihres negativen Image sind Krisen nicht nur schlecht. Denn jede Krise ist gleichzeitig auch eine Chance, Probleme zu meistern und gestärkt daraus hervorzugehen. Wie es Ihrem Unternehmen in einer Krise ergehen wird? Unsere Erfahrung sagt: Das hängt davon ab, inwieweit CFOs in stabilen Zeiten Vorkehrungen für solche Situationen getroffen haben.

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Primetals Technologies hatte schon vor der Pandemie eine Cloud-Technologie eingeführt, die die Ausgabenprozesse vereinheitlichte und die Finanzabteilung damit bei der Sicherung von Cashflow und Liquidität und beim Risikomanagement unterstützte, wie Jeremy Hamon berichtet:

„Mit der Plattform habe ich immer den Überblick über all unsere Vermögenswerte und den aktuellen Finanzstatus. Wie bei vielen anderen Unternehmen kamen auch bei uns während des ersten Lockdowns drei Monate lang keine Einnahmen rein. Und wir wussten nicht immer, inwieweit es in den einzelnen Ländern Hilfsmaßnahmen von den Regierungen gab. Aber unsere Prognosen zeigten uns, wann und wo wir Bargeld brauchen würden. Und wir haben die Plattform sozusagen als interne Bank genutzt. Durch die schnelle Zentralisierung des Finanzbereichs konnten wir in anderen Ländern Tochtergesellschaften unterstützen, die in Schieflage geraten waren. Zudem haben unser Treasury und das Supply-Chain-Team zusammengearbeitet, um die Implementierung der Supply-Chain-Finanzierung auszuweiten. Mit diesem schon vorhandenen Tool konnten wir die Pandemie als Impulsgeber für Veränderungen nutzen.“

Das Fahrwasser wird auch weiterhin unruhig bleiben. Vielleicht ist es jetzt also schon viel zu spät, um die richtigen Vorkehrungen für Ihr Unternehmen zu treffen? Keineswegs! Denn Tatsache ist: Es gab nie einen besseren Zeitpunkt, um loszulegen.

Wo sollten CFOs anfangen?

Den ersten Schritt haben Sie schon gemacht, denn Sie haben diesen Artikel schon bis hierher gelesen. Ein guter Anfang! Sie sind also offen dafür, Ihre bisherige Auffassung von Ausgabenmanagement auf den Prüfstand zu stellen. Meist ist das Ausgabenmanagement in der Beschaffung angesiedelt. Erst am Ende, wenn es um die Rechnungen geht, kommt die Finanzabteilung zum Zug. Doch sie hat keinen Einblick in Cash, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.

Sie merken schon: Ausgabenmanagement ist weitaus mehr als Beschaffung. Und auch mehr als Sourcing, Rechnungs- und Zahlungsabwicklung, Vertrags- und Lieferantenmanagement oder jeder andere Geschäftsprozess für sich allein genommen. Ausgabenmanagement – oder Business Spend Management (BSM), wie wir es nennen – ist eine umfassende Strategie, die auf Technologie setzt und CFOs dabei unterstützt, die Bilanzen zu stärken und das Unternehmen gut aufzustellen.

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Was ist Business Spend Management – und was bringt die Methode CFOs?

Moderne Technologie ist das Ass in Ihrem Ärmel: Sie bietet genau die Möglichkeiten und die Transparenz, die Sie als CFO brauchen, um das Ausgabenverhalten im Unternehmen besser zu verstehen. Nur mit diesem Wissen können Sie den Rotstift genau da ansetzen, wo es angebracht ist, anstatt pauschal hier und da zu kürzen. Und so können Sie letztendlich in Wachstum investieren und Ihr Working Capital optimieren. Aus der Technologie hat sich Business Spend Management, kurz BSM, als eigenständige Kategorie entwickelt. BSM zeigt auf, wie Mittel im Unternehmen verwendet werden und wie Finanzverantwortliche diese Verwendung stärker beeinflussen können. Mit diesem Einblick in alle Arten von Ausgaben, vom Wareneinsatz bis hin zu den Betriebsausgaben können Finanzverantwortliche fundierte Entscheidungen treffen, mit denen Unternehmen weiterhin wettbewerbsfähig bleiben.

Wie und wo können CFOs mehr zum Thema BSM erfahren?

Unser neues E-Book Business Spend Management: ein Wegweiser für CFOs erklärt, was BSM-Technologie für Sie tun kann – zum Beispiel Probleme durch veraltete Ausgabenprozesse und -systeme ausräumen, Cashflow decken und Liquidität verbessern, Risiken senken und nachhaltiges Wachstum gewährleisten.

Inhalt: 

  • Überblick über die Gefahren isolierter Ausgabensysteme und -methoden
  • Einblicke, warum BSM für das strategische Finanzmanagement so wichtig ist und welche Kontrollmöglichkeiten die Technologie bietet
  • Praxisbeispiele von Mirati Therapeutics und VF Corporation, die die BSM-Software von Coupa bereits erfolgreich einsetzen
  • Eine Checkliste, die verdeutlicht, welchen Mehrwert Sie in Ihrer Finanzabteilung aktuell erschaffen
Was Sie für Ihr Unternehmen mit einem effektiven Ausgabenmanagement erreichen könnten? Finden Sie es heraus: mit unserem neuen BSM-Wegweiser für CFOs.

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