Sicherer Zahlungsverkehr mit einer Payment Factory

Florian Kolb
Florian Kolb

As a Senior Treasury Consultant and Payments Specialist, Florian Kolb is in charge of a number of implementation and process consulting projects focusing on worldwide bank connectivity. He has great experience with SWIFT/H2H connections and complex global payments projects. Before joining BELLIN in June 2016, Florian worked as a consultant in accounting for an IT systems solutions provider. He studied at Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie (Administration and Business Academy) in Freiburg, Germany, and is a Certified SWIFT Specialist.

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Beim Thema Zahlungsverkehr sind Unternehmen doppelt gefordert: Auf der einen Seite sollen sie Zahlungen möglichst effizient und kostengrünstig abwickeln. Auf der anderen Seite drohen Verluste durch Betrug und Cyber-Kriminalität, und es gilt, hohe Sicherheitsvorkehrungen zu trefffen. Wie Unternehmen mit einer Payment Factory beide Herausforderungen hervorragend meistern können, werden wir im Folgenden erläutern. Die Erfolgsformel lautet: zentralisierte und automatisierte Prozesse. Sie werden sehen: Mit dem Aufbau einer Payment Factory erzielen Unternehmen weitere Synergie-Effekte, die zur Zukunftssicherung beitragen.

Sicherheit durch Zentralisierung

Mit einer Payment Factory bündelt ein Unternehmen seinen gesamten Zahlungsverkehr in der Zentrale oder in einem Service Center. Damit erhält das Treasury nicht nur absolute Transparenz über alle Geldströme. Es hat auch jeden mit dem Zahlungsverkehr zusammenhängenden Prozess im Griff.

payment factory

Allein der Gewinn an Transparenz sorgt dafür, dass Fehler oder Betrugsversuche im Zahlungsverkehr schnell entdeckt und behoben werden können. Zusätzlich lassen sich alle Workflows in der Payment Factory mit einer im Treasury Management System (TMS) integrierten Zahlungsverkehrslösung manipulationssicher abbilden.

Hier ist im System definiert:

  • Wer die Stammdaten eingeben und pflegen darf
  • Wer eine Zahlung einstellen kann
  • Wer diese Zahlung anschließend autorisiert
  • Auch das Einziehen von Limits, gegebenenfalls gekoppelt an bestimmte Ebenen in der Organisation, kann im System erfolgen und die Sicherheit im Zahlungsverkehr stärken

Die zentrale Datenbank schafft Transparenz und ermöglicht dem Treasury, jeden Geldfluss zu überwachen. Dies ist insbesondere dann eine wichtige Funktion, wenn wesentliche Bereiche des Zahlungsverkehrs automatisiert werden.

Sicherheit durch Automatisierung

Mit der Payment Factory können Zahlläufe automatisiert und damit die Effizienz gesteigert werden. Durch die Automatisierung der Prozesse werden nicht nur Eingabe- und Übertragungsfehler vermieden, die bei der manuellen Erfassung auftreten. Gleichzeitig wird die Möglichkeit von Manipulation und Betrug ausgeschlossen, weil automatisierte Abläufe geschlossene Prozessketten sind, in die von außen nicht eingegriffen werden kann.

STP Bild

Besitzen Sie ein TMS mit integrierter Zahlungsverkehrslösung, können Sie den Zahlungsverkehr direkt darin abwickeln und im Anschluss Kontoauszüge automatisch importieren. Mit einer integrierten Handelsplattform lassen sich hier auch Geschäfte digital abwickeln, matchen, melden und in System verwalten. Dies ist ein effizienter und vor allem ein vor Manipulation und Betrug geschützter Prozess.

Sicherheit durch interne Datenqualität

Damit automatisierte Datenkreisläufe störungsfrei ablaufen, müssen die Datensätze perfekt kommunizieren: Zwischen den verschiedenen Anwendungen innerhalb des Unternehmens sowie mit den Systemen der Banken. Auf Unternehmensseite lohnt es sich deshalb, auf ein modular erweiterbares System zu setzen, mit dem auf Basis einer gruppenweiten vollständig integrierten Datenbank schrittweise die verschiedenen Aufgabenbereiche abgearbeitet und einzelne Tochtergesellschaften angebunden werden können – ohne verschiedene Medien überbrücken oder die Daten synchronisieren zu müssen.

 Blog: Wie Sie Ihre Treasury-Daten optimieren – Bessere Datenqualität für bessere Entscheidungen

Sicherheit durch externe Datenqualität

Für den sicheren Zahlungsverkehr müssen Sie neben Ihren eigenen Systemen auch die außerhalb Ihrer Organisation im Blick behalten: die Systeme der Banken.

„Große Vorsicht geboten ist insbesondere außerhalb der standardisierten Zahlungsverkehrslandschaft ISO 20022.“

Um eine reibungslose Kommunikation der Systeme zu den Banken hin zu gewährleisten, ist es sinnvoll, vor dem Aufbau der Payment Factory mit Ihren Bankpartnern in Verbindung treten. Denn die entscheidende Frage beim Aufbau einer Payment Factory lautet: Welche Datenqualität benötigt der Bankpartner und welche Qualität kann er selbst liefern? Eine Analyse, die Sie am besten direkt mit dem Anbieter Ihres Systems durchführen, sofern dieser über entsprechende Expertise verfügt und diese Beratungsleistung aus einer Hand anbieten kann.

Sicherheit und Intercompany-Transparenz durch automatisierten Abgleich

Bauen Sie Ihre Payment Factory auf einem multibankfähigen TMS, können Sie nicht nur die Abwicklung des Zahlungsverkehrs automatisieren. Mit der Rückspiegelung durch automatisch eingelesene Kontoauszüge kontrollieren Sie auch die richtige Ausführung. Jeder passende Kontoauszug wird automatisch ausgeführt. Das schafft die Gewissheit, dass der Auftrag richtig abegwickelt wurde. Jede nicht automatisch zugeordnete Transaktion fällt auf, erfordert weitere Bearbeitung und gewährleistet somit Transparenz.

Die in der Transaktion kommunizierten Zahlungsreferenzen können zudem im zurückgespielten Auszugsformat identifiziert werden. Somit kann die Zahlung automatisch den Tochtergesellschaften zugeordnet werden, womit die Zentrale einen klaren Überblick über die aktuellen Intercompany-Verhältnisse erhält.

Sicherheit durch Bankenstrategie

Mit dem Aufbau einer Payment Factory geht meist ein sinnvoller Konsolidierungsprozess einher, was Konten und Bankpartner angeht. Sinnvoll deshalb, weil ein Weniger an Zahlungsadressaten sowie geprüfte, funktionierende technische Anforderungen an exakte Zahlungsdateiformate ein deutliches Mehr an Sicherheit bedeuten.

Wenn Sie nun aufgrund von technischen Anforderungen Ihre Bankpartner überprüfen, ist es empfehlenswert, deren Auswahl strategisch anzugehen. Klopfen Sie die Ihre Bankpartner auf die zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens hin ab. Werden Sie beispielsweise mit dem potenziellen Partner auch in den Regionen und Ländern effizient zusammenarbeiten können, in denen Ihr Unternehmen expandieren will? Somit erzielen Sie mit Ihrem Payment-Factory-Projekt zur Sicherung Ihres Zahlungsverkehrs sogar Synergie-Effekte zur Zukunftssicherung Ihres gesamten Unternehmens.

Fazit:

Eine Payment Factory schafft zahlreiche sicherheitsrelevante Prozessoptimierungen im Treasury. Darüber hinaus erhöht sie durch Automatisierung, Transparenz und Kontrolle die Sicherheit im Zahlungsverkehr signifikant. Unser Tipp: Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Bankpartner auf deren lieferbare Datenqualität. Damit gewährleisten Sie eine reibungslose Kommunikation der Systeme in Ihrem Haus und mit externen Datenquellen.


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