Sicherheit im Zahlungsverkehr mit einem multibankfähigen TMS
Die Sicherheit im Zahlungsverkehr im Treasury mit einem TMS stärken
Treasurer leisten in vielen Bereichen harte Arbeit: Risiken steuern, Cash kontrollieren, Zahlungen abwickeln, an verschiedene Adressaten berichten und noch vieles mehr. Das würde doch eigentlich schon reichen. Doch seit mehreren Jahren kommen immer häufiger noch Attacken aus dem Internet und Betrug im Zahlungsverkehr hinzu, vor denen sich Unternehmen schützen müssen. Und schon wieder sind Sie gefragt, diese Gefahren für Ihr Unternehmen abzuwenden! Sicher gibt es Augenblicke, da würden auch Sie am liebsten vor der Vielzahl und Komplexität der Aufgaben als Treasurer kapitulieren. Vielleicht haben Sie sich schon einmal überlegt, sich von einem System unterstützen zu lassen. Jetzt müssen Sie daran gehen, über die Sicherheit im Zahlunsgverkehr im Treasury Ihres Unterenhemens nachzudenken.
Mein Tipp aus mehr als acht Jahren Erfahrung in der Beratung von internationalen Unternehmen: Wenn Sie Unterstützung suchen, denken Sie am besten gleich an ein TMS, das als multibankfähige Lösung auch Ihren Zahlungsverkehr abwickeln kann. Denn damit haben Sie nicht nur alle fürs Treasury relevanten Daten und alle Zahlungen im Griff. Sie schaffen Transparenz über alle laufenden Geldströme und etablieren sichere Prozesse im eigenen Unternehmen sowie zu Ihren Zahlungsempfängern hin. Kurz: Sie schaffen Sicherheit an allen Fronten.
Im Folgenden möchte ich Sie einladen, die Büros von Treasury-Abteilungen ganz typischer Unternehmen zu besuchen und die Situationen zu vergleichen. Sie werden sehen: Ein System vereinfacht die Aufgaben und lenkt all Ihre Prozesse in sichere Bahnen. Ein multibankfähiges TMS schützt außerdem zuverlässig Ihr Geld im Zahlungsverkehr.
Das Beispiel: Das typische international tätige Unternehmen besitzt mehrere Tochtergesellschaften, deren Treasury-Abteilungen von nur wenigen Personen administriert werden. Dieses Unternehmen steht vor der großen Herausforderung, die komplexe Datenlage zu erfassen und gleichzeitig umfangreiche Sicherheitsanforderungen im Zahlungsverkehr zu erfüllen.
Chaos vs. Transparenz
Blick in Unternehmen ohne Systemunterstützung
- Das Treasury erhält wichtige Informationen meist umständlich, verspätet und aus verschiedenen Quellen.
- Die Tochtergesellschaften liefern häufig erst nach mehrmaligem Nachhaken ausstehende Berichte über den vergangenen Zeitraum und komplexe Tabellen mit Planzahlen für die Zukunft. Kontoauszüge der Tochtergesellschaften müssen mühsam eingesammelt werden.
- Es fehlen der Überblick über die Finanzströme der gesamten Gruppe und eine Zusammenfassung über die aktuelle finanzielle Situation in Form eines konzernweiten Finanzstatus.
Blick in Unternehmen mit einem multibankfähigen TMS
- Die Daten werden durch eine einzige Lösung erfasst und sind für alle Einheiten verfügbar. Ein webbasiertes, multibankfähiges TMS fördert die gruppenweite Kollaboration: Die Daten können von überall auf der Welt eingegeben werden, sind überall auf der Welt verfügbar, in Echtzeit und in höchster Datenqualität.
- Kontoauszüge werden automatisch gesammelt und importiert. Alle Vorgänge sind transparent und steuerbar – ob es sich um die Plandaten der einzelnen Tochtergesellschaften oder um kumulierte Zahlungsvorgänge der Zentrale handelt.
- Das Treasury sieht, an welcher Stelle im Unternehmen Geld benötigt wird und kontrolliert, wohin Zahlungen gehen.
Gefahren für die Sicherheit im Zahlungsverkehr durch Vielzahl vs. Sicherheit mit einer zentralen Lösung
Blick in Unternehmen ohne Systemunterstützung
- Jede Tochtergesellschaft besitzt eine eigene historisch gewachsene Struktur und diverse Zahlungsverkehrslösungen.
- Es existieren viele Bankverbindungen, und viele Personen sind am Zahlungsverkehr beteiligt. Somit sind unzählige Angriffspunkte für Betrug und Manipulation geschaffen.
- Zu der Vielzahl an Angriffspunkten kommen die verschiedensten Banking-Tools. Die komplizierte Handhabung der unterschiedlichen Tools ist fehleranfällig und verleitet dazu, Sicherheitsanweisungen zu ignorieren.
- Zu der Vielzahl an Banking-Lösungen und -Tools kommt noch die Vielzahl an Systemen für die Stammdatenverwaltung. Die Manipulation der Daten beispielsweise von Rechnungsempfängern ist dann sehr einfach. Die Stammdatenverwaltung über veile Systeme hinweg ist nicht nur aufwändig, sondern sehr gefährlich. Immerhin zählt die Betrugsmasche mit gefälschten Stammdaten zu den häufigsten Attacken im Zahlungsverkehr.
- Überwiegend manuelle Prozesse führen zu Fehlern bei der Erfassung und stellen eine Sicherheitslücke dar, die internem Betrug Tür und Tor öffnet.
- Ob Fehler oder Betrug – beide Fälle können erst spät erkannt werden, wodurch sich der Schaden noch erhöht.
Blick in Unternehmen mit einem multibankfähigen TMS
- Alle Einheiten des Unternehmens nutzen eine Zahlungsverkehrslösung als einziges Banking-Tool für den gruppenweiten Zahlungsverkehr. Dies sorgt auf Anwenderseite für Sicherheit, da es nur eine einzige Oberfläche für jede Zahlung gibt – für jede Bank.
- Die Verwaltung der Stammdaten findet in nur einem einzigen System statt. Nur wenige definierte Administratoren besitzen Zugangsrecht, Neuanlagen oder Änderungen unterliegen dem Mehr-Augen-Prinzip.
- Den einzigen Zugangspunkt zum sensiblen Bereich Zahlungsverkehr kann ein Unternehmen effizient schützen. Mit Coupa Treasury kann dieser Zugang über die 2-Faktor-Authentifizierung mittels einer App State-of-the-Art gesichert werden: anwenderfreundlich, mobil und nach modernstem Verschlüsselungsstandard.
- Zahlreiche Zahlungsverkehrsprozesse sind automatisiert, wodurch Fehler und betrügerische Eingriffe ausgeschlossen sind.
- Das Treasury hat jederzeit alle Prozesse im Blick und kann rechtzeitig agieren.
Gefahren für die Sicherheit im Zahlungsverkehr durch Betrug und Cyberkriminalität vs. Sicherheit durch integriertes Rechtekonzept und Automatisierung
Blick in Unternehmen ohne Systemunterstützung
- Zu den betrugsanfälligsten Zahlungen zählt die Einzelzahlung, weil diese Art der Zahlung einmalig und manuell eingestellt wird.
- Unternehmen ohne TMS fehlen geschützte Prozessabläufe, wodurch einzelne Mitarbeiter gewollt oder ungewollt gefälschte Einzelzahlungen auslösen können.
- Der Anruf des vermeintlichen CEO mit der Anweisung um eilige Überweisung eines Millionenbetrags kann auch die loyalsten Mitarbeiter dazu veranlassen, zum Handlanger von Betrügern zu werden.
- Allein die Gelegenheit zum Betrug macht Diebe: Die fehlende Praktikabilität von Sicherheitsvorkehrungen, wie die Einhaltung der Trennung der Aufgabenbereiche oder das Vier-Augen-Prinzip, haben schon bei namhaften Unternehmen zu Unterschlagung geführt.
Blick in Unternehmen mit einem multibankfähigen TMS
- Mit einem multibankfähigen TMS sind Zahlungsverkehrsprozesse eindeutig festgelegt und im System abgebildet: Von der Anlage der Stammdaten über die Einstellung einer Zahlung bis hin zur Autorisierung und Abwicklung sind die Rollen und Rechte jedes einzelnen Nutzers geregelt. Grundlegende Sicherheitsmaximen wie das Mehr-Augen-Prinzip und die Trennung der Aufgabenbereiche sind im System integriert.
- Für Einzelzahlungen können zudem Limits eingezogen werden und diese an bestimmte Organisationsebenen gekoppelt werden.
- Eine Fake-President-Attacke läuft durch das im System integrierte Rechte- und Rollenkonzept ins Leere.
- Das multibankfähige TMS ermöglicht Automatisierungen und das Arbeiten mit definierten Vorlagen, beispielsweise für interne Zahlungen sowie für Zahlungen bei Fremdwährungsgeschäften. Solche geschlossenen Kreisläufe verhindern Manipulation, schaffen Sicherheit und erhöhen die Effizienz im Zahlungsverkehr.
Dieser kleine Ausflug in die Büros der Treasurer macht klar: Zwischen den Treasury-Abteilungen von Unternehmen ohne Systemunterstützung und von Unternehmen mit einem multibankfähigen TMS liegen Welten! Wo würden Sie am liebsten arbeiten und wie arbeiten Sie heute? Sie wollen Ihr Treasury weiterbringen und Ihren Zahlungsverkehr effizient schützen? Entdecken Sie die Möglichkeit gemeinsam mit Coupa Treasury.
Sicherheit im Zahlungsverkehr im Treasury auf einen Blick:
Blick in Unternehmen ohne Systemunterstützung
- Viele verschiedene Strukturen der Treasury-Abteilungen in den Tochtergesellschaften
- Viele verschiedene Zahlungsverkehrslösungen
- Stammdatenverwaltung in vielen verschiedenen Systemen
- Viele Banken und Konten
- Viele verschiedene Banking-Tools und Sicherheitssysteme
- Fehler- und betrugsanfällige, manuelle Erfassung
- Späte Identifikation von Fehlern und Betrug
Blick in Unternehmen mit einem multibankfähigen TMS
- Einheitliche Treasury-Struktur gruppenweit
- Eine einzige Lösung für alle Zahlungen
- Ein einheitliches Banking-Tool
- Ein einziges System für die Stammdatenverwaltung
- Sicheres und Compliance-gerechtes Rechtekonzept über integrierte, zentral verwaltete Benutzer und Rollen
- Sichere und effiziente Vorlagen für interne Zahlungen und Zahlungen bei Fremdwährungsgeschäften
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