So vermeiden Sie als Unternehmen Verluste durch Doppelzahlungen

Sie möchten sich als Unternehmen über Ihr ERP-Zahlungssystem oder Ihre IT-Abteilung umfassend vor Doppelzahlungen und Cyberbetrug schützen? Das ist leider ein ziemlich ambitioniertes Anliegen. Es mag verlockend klingen, sich mit administrativen Kontrollen zu schützen. Die Fakten sprechen aber eine andere Sprache. Das größte Zahlungsvolumen pro Jahr fällt in Unternehmen meist durch Rechnungen aus Lieferbeziehungen an. Daher bergen diese auch das größte Risiko.

Eine Analyse von Acculytic zum Thema Doppelzahlungen kommt zu folgendem Schluss: „Umfragen in der Branche zeigen, dass Doppelzahlungen bis zu 3% ausmachen können. Tatsächlich gaben 20% der erfolgreichsten Unternehmen in der ePayables-Umfrage 2013 von Ardent Partners an, dass der durchschnittliche Anteil an Doppelzahlungen bei über 1% lag.“

Acculytic schreibt außerdem: „Das Institute of Finance & Management (IOFM) kommt zu dem Schluss, dass ein Viertel der Umfrageteilnehmer Doppelzahlungsraten zwischen 0,1% und 0,5% melden. Wendet man diese Zahl auf unterschiedliche Einkaufsvolumen an, kann man annehmen, dass die folgenden Prozentsätze für Doppelzahlungen allgemein auf Unternehmen zutreffen.“

Warum Kontrollen Doppelzahlungen und Betrug nicht verhindern

Spätestens, wenn Unternehmen Doppelzahlungen verbuchen wollen, fällt das Missgeschick auf. Daher erscheint es sinnvoll, Kontrollen einzuführen. Aber selbst die ausgefeiltesten Kontrollmechanismen bleiben anfällig. Auf diese 5 Arten scheitern administrative Kontrollen bei Doppelzahlungen und Betrugsversuchen:

1) Auch das sicherste System ist nicht vor menschlichen Irrtümern gefeit.
Ihr ERP-System und Ihre IT-Infrastruktur können auf dem neuesten Stand sein, und dennoch unterlaufen Menschen Fehler. Systeme erkennen Doppelzahlungen für gewöhnlich im Rahmen von Abgleichen. Ein solcher Abgleich kann aber unmöglich erkennen, ob einem Mitarbeiter bereits bei der Erfassung ein Fehler unterlaufen ist.

2) Mehrere System sorgen für Ineffizienz
Multinationale Unternehmen setzen oft verschiedene Systeme ein. Das macht es komplizierter, Zahlungen sicher abzuwickeln. Die Systeme müssen ohne Medienbrüche kommunizieren, damit Doppelzahlungen überhaupt erkannt werden können.

3) Risiko im Zahlungsverkehr durch Migrationsprojekte
Wenn Unternehmen von einem System zu einem anderen wechseln, gibt es oft eine Übergangsphase: Mitarbeiter nutzen bereits das neue System, obwohl die alte noch nicht entfernt wurde. In dieser Zeit ist das Risiko, dass es zu Doppelzahlungen kommt, besonders hoch.

4) Administrative Kontrolle: die größte Stärke als mögliche Schwäche
Automatisierung hat Vor- und Nachteile und ist besonders bei Routine-Aufgaben effektiv. Allerdings können integrierte Kontrollsysteme auch zur Folge haben, dass Prozesse sich verlangsamen und die Produktivität gebremst wird. Systeme erkennen Doppelzahlungen anhand von Parametern. Wenn es zu viele dieser Parameter gibt, werden auch zu viele Zahlungen herausgefiltert. Gibt es zu wenige Parameter, werden Doppelzahlungen nicht erkannt.

5) Lieferverbindlichkeiten sind anfällig für interne Manipulationen
Das automatische Erkennen von Doppelzahlungen ist ein wichtiger Schutzmechanismus, kann aber nichts gegen Mitarbeiter ausmachen, die sich sehr gut mit den Parametern des Systems auskennen und diese umgehen können. Oft werden Rechnungen unter einem bestimmten Betrag nicht im Vier-Augen-Prinzip freigegeben. So werden Rechnungen einfach abgewickelt.

Auf diese 3 Arten verhindert eine zentrale Systeme Doppelzahlungen

1. Nahtlose Datenextrahierung für Routine-Analysen, die den Betrieb nicht verlangsamen.

2. Abgleich und Analyse von Daten aus allen Tochtergesellschaften an sämtlichen Standorten.

3. Einfach zu verarbeitende und gebündelte Daten, betrugsrelevante Systembenachrichtigungen sowie bei Abwicklungsproblemen im Zahlungsverkehr.

Zusatzfunktion: Analyse historischer Zahlungsverkehrsdaten, Überprüfung auf Doppelzahlungen, Steuer- oder Währungsthemen, Compliance-Fragen etc. 

Keine Doppelzahlungen mehr dank einer zentralen Plattform

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