Wie Sie Ihre Treasury-Daten optimieren

Während der Schutz vor Betrug oder Cyber-Attacken inzwischen große Aufmerksamkeit erhält und Unternehmen zurecht in Abwehr-Strategien investieren, lauert ein nicht zu unterschätzender Feind ungestört im eigenen Haus: die schlechte Qualität der Daten. Mehr als die Hälfte aller CFOs beklagt die unzureichende Qualität ihrer Datenlage laut einer aktuellen Studie von Horvàth & Partners. Veraltete, inkompatible und falsche Daten stellen eine Bedrohung für jedes Unternehmen dar. Doch wie kann die Datenqualität in Unternehmen verbessert werden, damit Treasurer jederzeit bestens informiert sind?

Hürden für eine gute Datenqualität

Eine der größten Hürden für eine gute Datenqualität ist das fehlende Verständnis dafür, wie wertvoll Daten sind. Zwar verschaffen sich Treasury-Abteilungen allmählich den Respekt als wertschöpfende Einheit, dennoch leiden viele unter dem Makel der unproduktiven Kostenstelle. Die Investition in einen neuen Vertriebskanal lässt sich betriebswirtschaftlich wesentlich einfacher darstellen als ein Treasury Management System Business Case. Solange die Finanzabteilung irgendwie funktioniert, scheint alles gut. Letzten Endes aber sparen Unternehmen in der Treasury-Abteilung an der falschen Stelle: Fehlerhafte Daten führen zu irreführenden Kennzahlen, und dies kann Unternehmen eine Menge Geld kosten.

Gefahren für eine gute Datenqualität

• Manuelles Erfassen
  Bevor Daten von Systemen überhaupt verarbeitet werden können, müssen diese erfasst werden. Häufig beginnt schon hier das Dilemma, denn viele Daten werden von Hand eingegeben. Das ist fehleranfällig: Ein Zahlendreher oder ein falsch gesetztes Komma genügen für dramatische Fehleinschätzungen und fatale Folgen. So habe ich während meiner Zeit als Berater mehr als einmal erlebt, dass ein Vorzeichenfehler bei einem HR-Zahlungslauf zu einem überzogenen Konto in Höhe mehrerer Millionen Euro geführt hat.
• Vielzahl an Systemen
  In Unternehmen kommen viele Systeme zum Einsatz: ERP-Systeme, Order- und Bestellsysteme, Logistiksysteme, Buchhaltungssysteme, Zahlungssysteme, Banking-Lösungen etc., und jedes System spricht eine andere Sprache. Das Treasury benötigt die Daten aber aus vielen Abteilungen und muss diese zusammenführen. Dies kann über Schnittstellen gelöst werden, sofern die Systeme sich synchronisieren lassen. Oder die Datenübertragung muss erneut mühsam manuell erfolgen mit dem Risiko, dass sich Fehler ergeben.
• Unzureichende Datenpflege
  Eine neue Bankverbindung, eine geänderte Konzernstruktur, die Einführung von neuen Standards? Das ist tägliche Routine in Treasury-Abteilungen. Ändern sich die Daten, müssen diese in den Systemen korrigiert werden und zwar in allen. Hier hapert es häufig an der Konsequenz, die Korrektur in jedem System vorzunehmen. Manchmal fehlt schlicht der Überblick über alle konzernweit genutzten Software-Lösungen, die Einfluss auf gemeinsam genutzte Daten haben.

Lösungswege zu besserer Datenqualität

Wenn die gleichen Daten in vielen verschiedenen Abteilungen vorkommen und genutzt werden, scheint es naheliegend, einfach nur ein einziges System konzernweit einzusetzen. Doch abgesehen davon, dass sich die Einführung eines einzigen Systems je nach Größe des Unternehmens zu einem Mammutprojekt entwickeln würde, leistet diese Lösung der Datenqualität keinen guten Dienst. Wie ich in einem früheren Fachartikel ausführlich dargestellt habe, müssen Systeme heute auf jedem Fachgebiet Spitzenleistung erbringen. Ein einziges abteilungsübergreifendes System kann nicht die Datenqualität liefern, die das Treasury erfordert.

Der Königsweg für eine gute Datenqualität im Treasury führt über ein modular aufgebautes Treasury Management System mit integriertem Zahlungsverkehr. Dieses System integriert alle für das Treasury relevanten Daten mit einer Lösung und macht einmal erfasste Daten für jede Treasury-Aufgabe konzernweit in Echtzeit verfügbar und verarbeitbar – mit positiven Auswirkungen auf die Datenqualität im Treasury und darüber hinaus:

• Verwaltung der Stammdaten in nur einem System ggf. mit Synchronisation im Nachtlauf
• Dezentrale Erfassung durch die Gesellschaften weltweit
• Datenbasis in Echtzeitqualität
• Alle Treasury-Operationen auf der gleichen Datenbasis
• Importmöglichkeiten von Daten mit Prüflogik
• Straight-Through-Processing
• Abwicklung von Zahlungen in geschlossenen Kreisläufen
• Automatischer Import und Export von Kontoauszügen
• Digitale Abwicklung von Geschäften

Zusätzlich können in Treasury Management Systemen Filter eingesetzt werden, die durch den Abgleich der Daten mit einer Allow-List verhindern, dass fehlerhafte Daten überhaupt ins System gelangen.

Um manuelle fehleranfällige Tätigkeiten möglichst zu vermeiden, können in Treasury Management Systemen mit integriertem Zahlungsverkehr wiederkehrende Aktionen zeitgesteuert durch Automation ausgeführt werden, wie das Einlesen von Massenzahlungen oder den Import von Handelsgeschäften.

Optimieren Sie die Qualität Ihrer Treasury-Daten und treffen Sie bessere Entscheidungen

Indem Sie auf ein zentrales System von Coupa Treasury setzen, schaffen Sie Transparenz über alle Treasury-Prozesse in Ihrem Unternehmen. Sie überblicken, wo im Unternehmen Liquidität vorhanden ist und wo sie in welcher Währung benötigt wird. Sie können das Cash- und Liquiditätsmanagement für Ihr ganzes Unternehmen optimieren. Sie können Risiken besser einschätzen und somit Ihr Risiko- und Exposure-Management abbilden, steuern und bewerten. Der integrierte Zahlungsverkehr bietet Ihnen flexible Lösungen für den gesamten Zahlungsverkehr Ihres Unternehmens, mit denen Sie abteilungsübergreifende und grenzüberschreitende Arbeitsabläufe definieren können. Dies ermöglicht es, Fehler oder Betrugsfälle schneller zu erkennen bzw. zu vermeiden. Sie wickeln aus dem Treasury-System heraus, frei von Medienbrüchen, straight-through und sicher Ihren Zahlungsverkehr ab: zu jeder Bank und in jedes Land. Sie verfügen über valide Echtzeit-Daten, mit denen Sie verlässliche Planungen erstellen, solide KPIs berechnen und Ihren Erfolg messen können. Sie erstellen Analysen und Berichte, die verwertbare Aussagen enthalten und somit zukunftsweisend für Ihr Unternehmen sind.

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