Coupa Reise- und Spesenmanagement
In diesem kurzen Video (15:16) mit deutschen Untertiteln erfahren Sie, wie Sie mit Coupa Ihre Reise- und Spesenabrechnungsprozesse vereinheitlichen können, um Kosten zu sparen und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Compliance-Richtlinien einhalten.
In diesem kurzen On-Demand-Video erfahren Sie, wie Sie:
- geltende Richtlinien leichter einhalten, indem Sie Ihren Mitarbeitern ein benutzerfreundliches Reisebuchungstool zur Verfügung stellen
- Kontrolle und Einblick in die Reisekosten gewinnen
- eine kontinuierliche Ausgabenüberwachung implementieren, um optimale Reiseausgaben zu gewährleisten
- Ihren Mitarbeitern ein transparentes und benutzerfreundliches Buchungserlebnis bieten
- und noch viel mehr!
Hat Ihr Unternehmen Schwierigkeiten, die Mitarbeiter dazu zu bewegen, sich an den festgelegten Prozess für die Buchung von Reisen zu halten? Dann sind Sie damit nicht allein
Der erste Schritt besteht darin, Ihren Mitarbeitern eine Buchungsplattform zur Verfügung zu stellen, die einfach zu bedienen ist und eine schnelle Rückerstattung ermöglicht. Die Coupa-Plattform erfüllt genau diese Anforderung.
Sie erhöht nicht nur die Einhaltung der Vorschriften durch Ihre Mitarbeiter, sondern ermöglicht auch eine durchgängige Kontrolle und Transparenz von Reiseausgaben und Spesenabrechnungen, einer der größten kontrollierbaren Kostenkategorien für Unternehmen.
In dieser On-Demand-Demo erfahren Sie, wie die einheitliche Plattform für Reise- und Spesenmanagement von Coupa durch die Optimierung Ihrer Prozesse einen sofortigen Mehrwert bietet.
FAQ
Die Vorteile von Coupa Travel & Expense bei der Buchung von Geschäftsreisen und für die Verwaltung von Reisekosten
Coupa Travel & Expense umfasst einen intuitiven Buchungsprozess, ein umfassendes Reisekostenmanagement, einen Helpdesk für Reisende und eine integrierte mobile App.
Wenn Sie Coupa für die Buchung von Reisen und die Verwaltung von Reisekosten nutzen, haben Sie über die Business Spend Management (BSM)-Funktionen von Coupa nahtlos Zugriff auf alle Unternehmensausgaben. Unternehmen haben so eine viel größere Transparenz und Kontrolle über ihre T&E-Ausgaben und alle anderen Geschäftsausgaben.
Coupa macht es den Mitarbeitern leicht, sowohl über das Internet als auch über ihre mobilen Geräte großartige Reiseoptionen zu buchen, und vereinfacht gleichzeitig das Geschäftsreisemanagement für die Verwaltungsteams.
Unser oberstes Ziel: eine Plattform zu schaffen, auf der das Buchen einer Reise zum Vergnügen wird. Schließlich können Sie nicht den vollen Überblick über Ihr Reiseprogramm gewinnen, wenn Ihre Mitarbeiter nicht das Tool nutzen, mit dem Sie ihre Reisen einfach nachverfolgen können.
Mit den intelligenten Reiseempfehlungen von Coupa können Benutzer Reisen in weniger als fünf Minuten buchen. Die leistungsstarke Coupa Travel Mobile App bietet Ihnen Live-Support durch ein Reisebüro, während Sie unterwegs sind. Und Ihre Mitarbeiter werden schnell feststellen, wie einfach es ist, eine Reisekostenabrechnung einzureichen und schnell eine Erstattung zu erhalten.
Darüber hinaus bietet Coupa Travel & Expense im Hintergrund eine Kosteneinsparungsfunktion, die Ihre Reisenden automatisch zu niedrigeren Tarifen umbucht, sobald diese verfügbar sind. Coupa T&E-Kunden sparen so automatisch durchschnittlich 1-3 Prozent ihrer Flug- und Hotelausgaben.
Mit Coupa können Unternehmen den Überblick über ihre Reiseausgaben und die Kontrolle über diese Ausgaben erheblich verbessern. Die Coupa-Plattform bietet einen einzigen, durchgängigen Ort, an dem Mitarbeiter Reisen buchen und Reiseunterstützung in Anspruch nehmen können, und an dem Travel Manager die Ausgaben kontrollieren und Reiseanbieter finden können.
Die Vereinheitlichung von T&E mit der Coupa BSM-Plattform schafft einzigartige Möglichkeiten zur Ausgabenoptimierung, wie z.B. die einfache Identifizierung von Ausgaben, die auf Verträge übertragen werden können, um zukünftige Einsparungen zu erzielen. Oder Sie können von Coupas kontinuierlicher KI-basierter Erkennung von Ausgabenbetrug profitieren. Darüber hinaus ermöglicht Coupa Pay den Mitarbeitern eine schnelle Erstattung von Auslagen.
Als Teil der Coupa BSM-Plattform können Sie mit Coupa Travel & Expense Verträge mit Fluggesellschaften und Hotels eigene Tarife aushandeln und diese Ihren Mitarbeitern sofort zur Verfügung stellen, während Sie deren Nutzung im Laufe der Zeit überprüfen – alles von derselben Plattform aus. Mit der Zeit kann Coupa Ihre Reisebuchungsdaten analysieren und Ihnen automatisch empfehlen, welche Verträge Sie aushandeln sollten.
Mit Coupa Community.ai haben Kunden die Möglichkeit, ihre Leistung mit KPIs zu vergleichen, z. B. was die Akzeptanz der Plattform angeht, der Zeit für die Genehmigung von Ausgaben und der Akzeptanz von Unternehmenskarten. Coupa kann Ihnen dann Anleitungen zur Verbesserung Ihres T&E-Programms zur Verfügung stellen.
Die Coupa Advantage-Reisetarife, die für alle Reiseausgaben von Coupa-Kunden ausgehandelt werden, bieten Ihnen außerdem Zugang zu Tausenden von vorverhandelten privaten Tarifen mit Hotels, Fluggesellschaften und Mietwagenfirmen auf der ganzen Welt.
Wenn Sie Coupa für die Buchung von Reisen und die Verwaltung von Reisekosten nutzen, haben Sie über die Business Spend Management (BSM)-Funktionen von Coupa nahtlos Zugriff auf alle Unternehmensausgaben. Unternehmen haben so eine viel größere Transparenz und Kontrolle über ihre T&E-Ausgaben und alle anderen Geschäftsausgaben.
Coupa macht es den Mitarbeitern leicht, sowohl über das Internet als auch über ihre mobilen Geräte großartige Reiseoptionen zu buchen, und vereinfacht gleichzeitig das Geschäftsreisemanagement für die Verwaltungsteams.
Unser oberstes Ziel: eine Plattform zu schaffen, auf der das Buchen einer Reise zum Vergnügen wird. Schließlich können Sie nicht den vollen Überblick über Ihr Reiseprogramm gewinnen, wenn Ihre Mitarbeiter nicht das Tool nutzen, mit dem Sie ihre Reisen einfach nachverfolgen können.
Mit den intelligenten Reiseempfehlungen von Coupa können Benutzer Reisen in weniger als fünf Minuten buchen. Die leistungsstarke Coupa Travel Mobile App bietet Ihnen Live-Support durch ein Reisebüro, während Sie unterwegs sind. Und Ihre Mitarbeiter werden schnell feststellen, wie einfach es ist, eine Reisekostenabrechnung einzureichen und schnell eine Erstattung zu erhalten.
Darüber hinaus bietet Coupa Travel & Expense im Hintergrund eine Kosteneinsparungsfunktion, die Ihre Reisenden automatisch zu niedrigeren Tarifen umbucht, sobald diese verfügbar sind. Coupa T&E-Kunden sparen so automatisch durchschnittlich 1-3 Prozent ihrer Flug- und Hotelausgaben.
Mit Coupa können Unternehmen den Überblick über ihre Reiseausgaben und die Kontrolle über diese Ausgaben erheblich verbessern. Die Coupa-Plattform bietet einen einzigen, durchgängigen Ort, an dem Mitarbeiter Reisen buchen und Reiseunterstützung in Anspruch nehmen können, und an dem Travel Manager die Ausgaben kontrollieren und Reiseanbieter finden können.
Die Vereinheitlichung von T&E mit der Coupa BSM-Plattform schafft einzigartige Möglichkeiten zur Ausgabenoptimierung, wie z.B. die einfache Identifizierung von Ausgaben, die auf Verträge übertragen werden können, um zukünftige Einsparungen zu erzielen. Oder Sie können von Coupas kontinuierlicher KI-basierter Erkennung von Ausgabenbetrug profitieren. Darüber hinaus ermöglicht Coupa Pay den Mitarbeitern eine schnelle Erstattung von Auslagen.
Als Teil der Coupa BSM-Plattform können Sie mit Coupa Travel & Expense Verträge mit Fluggesellschaften und Hotels eigene Tarife aushandeln und diese Ihren Mitarbeitern sofort zur Verfügung stellen, während Sie deren Nutzung im Laufe der Zeit überprüfen – alles von derselben Plattform aus. Mit der Zeit kann Coupa Ihre Reisebuchungsdaten analysieren und Ihnen automatisch empfehlen, welche Verträge Sie aushandeln sollten.
Mit Coupa Community.ai haben Kunden die Möglichkeit, ihre Leistung mit KPIs zu vergleichen, z. B. was die Akzeptanz der Plattform angeht, der Zeit für die Genehmigung von Ausgaben und der Akzeptanz von Unternehmenskarten. Coupa kann Ihnen dann Anleitungen zur Verbesserung Ihres T&E-Programms zur Verfügung stellen.
Die Coupa Advantage-Reisetarife, die für alle Reiseausgaben von Coupa-Kunden ausgehandelt werden, bieten Ihnen außerdem Zugang zu Tausenden von vorverhandelten privaten Tarifen mit Hotels, Fluggesellschaften und Mietwagenfirmen auf der ganzen Welt.
Die wichtigsten Bestandteile einer effektiven Reiserichtlinie
Mit einer klar definierte Richtlinie zu den Verfahren und Regeln für Reisen können Sie die Ausgaben für Geschäftsreisen besser steuern und reduzieren.
Wir empfehlen Ihnen, bei der Erstellung einer Richtlinie so vorzugehen:
1. Ermitteln Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf Geschäftsreisen. Gibt es wiederkehrenden Reiseziele? Welche Unterkünften bevorzugen sie? Was veranlasst ihre Reisen?
2. Bestimmen Sie die Ziele der Reiserichtlinien. Sie können sich dafür entscheiden, Ihren Mitarbeitern Vorteile wie erstklassige Hotels oder Flug-Upgrades zu bieten, um die besten Talente an sich zu binden, oder Geschäftsreisen auf die wichtigsten Aktivitäten zu beschränken und so die attraktivsten Preise anzustreben.
3. Bieten Sie Optionen an, die auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten sind und gleichzeitig Ihre Ziele einhalten. Mit einer Anwendung, in der Ihre Mitarbeiter aus verschiedenen Optionen auswählen können, stellen Sie sicher, dass sie die gesetzten Ziele einhalten.
4. Machen Sie die Reiserichtlinie zugänglich und verständlich. Die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens sollten ein dynamisches Dokument sein, auf das Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugreifen können, um sich über mögliche Änderungen auf dem Laufenden zu halten.
5. Beschrieben Sie Ihre Reiserichtlinie detailliert. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Fragen berücksichtigen, die sich Ihre Mitarbeiter auf Reisen stellen könnten. Welche Transportmittel empfehlen Sie z. B., um einen Flughafen zu verlassen/zu erreichen? Sollten sie einen Mietwagen oder eine Fahrt mit dem Taxi bevorzugen? Weitere Beispiele:
* Das Genehmigungsverfahren für Reisepläne.
* Wie man Flug-, Zug-, Hotel- und Mietwagenreservierungen vornimmt.
* Wie man andere Transportmittel wie Fahrgemeinschaften oder Taxis nutzt.
* Die Regeln für Geschenke an Partner, Kunden und andere Dritte.
* Die Regeln für Ausgaben für Mahlzeiten, Unterhaltungsveranstaltungen und längere Reiseaufenthalte.
* Die Verfahren für die Erstattung von Reise- und Spesenkosten.
6. Stellen Sie sicher, dass alle Buchungen über die entsprechende Plattform abgewickelt werden. Idealerweise verfügen Sie über eine Online-Reisebuchungsplattform, die Ihren Mitarbeitern Zugang zu allen vorab ausgehandelten Tarifen bietet. So erhalten Sie in einem einzigen Tool den günstigsten Tarif und einen vollständigen Überblick über Ihre Reiseausgaben.
7. Klären Sie, was eine Geschäftsreise von einer Freizeitreise unterscheidet. Stellen Sie klar, welche Arten von Aktivitäten für eine Kostenerstattung in Frage kommen (Veranstaltungen, Konferenzen, Besprechungen, Schulungsworkshops usw.). Erläutern Sie, wie die Erstattung bei Reisen, die Arbeit und Freizeit miteinander verbinden, erfolgen wird.
8. Entscheiden Sie, wie Sie die Kosten für Mahlzeiten erstatten werden. Einige Unternehmen legen eine tägliche Obergrenze für die Mahlzeiten ihrer Mitarbeiter fest, andere lassen ihnen mehr Freiheit. Legen Sie fest, wann alkoholische Getränke erstattungsfähig sind (z. B. bei Mahlzeiten mit Kunden oder Partnern).
9. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus den Reisedaten. Einige wichtige Kennzahlen, die Sie messen sollten, sind der durchschnittliche Hotelpreis pro Nacht, die durchschnittlichen Kosten pro zurückgelegter Flugstrecke, die durchschnittlichen täglichen Ausgaben für Mahlzeiten, die Kosten für Transporte usw. Anhand der Daten Ihrer bisherigen Reiseausgaben können Sie auch die Tarife für die gängigsten Reiseziele oder Hotelketten neu aushandeln und genauere Prognosen für die Reisekosten erstellen.
10. Nutzen Sie eine einheitliche Plattform für das schnelle Einreichen und Erstatten von Reisekostenabrechnungen. Um die Komplexität des Prozesses zu reduzieren, sollten Sie eine Lösung zur Automatisierung von Reisekostenabrechnungen verwenden, welche die Erfassung und den Versand von Reisekostenabrechnungen sowie deren Erstattung vereinfacht.
Wir empfehlen Ihnen, bei der Erstellung einer Richtlinie so vorzugehen:
1. Ermitteln Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf Geschäftsreisen. Gibt es wiederkehrenden Reiseziele? Welche Unterkünften bevorzugen sie? Was veranlasst ihre Reisen?
2. Bestimmen Sie die Ziele der Reiserichtlinien. Sie können sich dafür entscheiden, Ihren Mitarbeitern Vorteile wie erstklassige Hotels oder Flug-Upgrades zu bieten, um die besten Talente an sich zu binden, oder Geschäftsreisen auf die wichtigsten Aktivitäten zu beschränken und so die attraktivsten Preise anzustreben.
3. Bieten Sie Optionen an, die auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten sind und gleichzeitig Ihre Ziele einhalten. Mit einer Anwendung, in der Ihre Mitarbeiter aus verschiedenen Optionen auswählen können, stellen Sie sicher, dass sie die gesetzten Ziele einhalten.
4. Machen Sie die Reiserichtlinie zugänglich und verständlich. Die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens sollten ein dynamisches Dokument sein, auf das Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugreifen können, um sich über mögliche Änderungen auf dem Laufenden zu halten.
5. Beschrieben Sie Ihre Reiserichtlinie detailliert. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Fragen berücksichtigen, die sich Ihre Mitarbeiter auf Reisen stellen könnten. Welche Transportmittel empfehlen Sie z. B., um einen Flughafen zu verlassen/zu erreichen? Sollten sie einen Mietwagen oder eine Fahrt mit dem Taxi bevorzugen? Weitere Beispiele:
* Das Genehmigungsverfahren für Reisepläne.
* Wie man Flug-, Zug-, Hotel- und Mietwagenreservierungen vornimmt.
* Wie man andere Transportmittel wie Fahrgemeinschaften oder Taxis nutzt.
* Die Regeln für Geschenke an Partner, Kunden und andere Dritte.
* Die Regeln für Ausgaben für Mahlzeiten, Unterhaltungsveranstaltungen und längere Reiseaufenthalte.
* Die Verfahren für die Erstattung von Reise- und Spesenkosten.
6. Stellen Sie sicher, dass alle Buchungen über die entsprechende Plattform abgewickelt werden. Idealerweise verfügen Sie über eine Online-Reisebuchungsplattform, die Ihren Mitarbeitern Zugang zu allen vorab ausgehandelten Tarifen bietet. So erhalten Sie in einem einzigen Tool den günstigsten Tarif und einen vollständigen Überblick über Ihre Reiseausgaben.
7. Klären Sie, was eine Geschäftsreise von einer Freizeitreise unterscheidet. Stellen Sie klar, welche Arten von Aktivitäten für eine Kostenerstattung in Frage kommen (Veranstaltungen, Konferenzen, Besprechungen, Schulungsworkshops usw.). Erläutern Sie, wie die Erstattung bei Reisen, die Arbeit und Freizeit miteinander verbinden, erfolgen wird.
8. Entscheiden Sie, wie Sie die Kosten für Mahlzeiten erstatten werden. Einige Unternehmen legen eine tägliche Obergrenze für die Mahlzeiten ihrer Mitarbeiter fest, andere lassen ihnen mehr Freiheit. Legen Sie fest, wann alkoholische Getränke erstattungsfähig sind (z. B. bei Mahlzeiten mit Kunden oder Partnern).
9. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus den Reisedaten. Einige wichtige Kennzahlen, die Sie messen sollten, sind der durchschnittliche Hotelpreis pro Nacht, die durchschnittlichen Kosten pro zurückgelegter Flugstrecke, die durchschnittlichen täglichen Ausgaben für Mahlzeiten, die Kosten für Transporte usw. Anhand der Daten Ihrer bisherigen Reiseausgaben können Sie auch die Tarife für die gängigsten Reiseziele oder Hotelketten neu aushandeln und genauere Prognosen für die Reisekosten erstellen.
10. Nutzen Sie eine einheitliche Plattform für das schnelle Einreichen und Erstatten von Reisekostenabrechnungen. Um die Komplexität des Prozesses zu reduzieren, sollten Sie eine Lösung zur Automatisierung von Reisekostenabrechnungen verwenden, welche die Erfassung und den Versand von Reisekostenabrechnungen sowie deren Erstattung vereinfacht.
Was die Analyse der Reise- und Spesenabrechnungen zur finanziellen Reife eines Unternehmens beiträgt
Für die meisten Unternehmen sind die Reiseausgaben nach den Gehältern der zweitgrößte kontrollierbare Ausgabenposten. Wenn also wirtschaftliche Schwierigkeiten auftreten oder sich Unsicherheiten abzeichnen, können Unternehmen ihre Ausgaben sofort beeinflussen, indem sie die Reisebudgets und Spesenabrechnungen straffen. Die Reisemanager prüfen dann ihre Richtlinien im Detail, um alle nicht unbedingt notwendige Ausgaben zu eliminieren.
Deshalb ist das Sammeln und Analysieren von Daten – Reiseausgaben, Leistung der Lieferanten, Einhaltung der Reiserichtlinien durch die Mitarbeiter etc. – von grundlegender Bedeutung. Mit Coupa Travel & Expense haben Reisemanager Zugang zu erweiterten Analysen, um neue Möglichkeiten zur Senkung der Ausgaben, zur Optimierung der Verhandlungen mit Anbietern und zur Verbesserung der Leistung von Reiseprogrammen zu erkennen. Die Coupa-Lösung bietet einen vollständigen Einblick in die Preise während des gesamten Reiseverlaufs und verbessert so die Gesamteffizienz von Sourcing-Programmen für Geschäftsreisen.
Reisemanager können Coupa Travel & Expense nutzen, um Fragen zu beantworten wie z. B.:
* Ist es notwendig, mit bestimmten Anbietern neu zu verhandeln?
* Welche Buchungsklasse wird am häufigsten genutzt?
* Sind meine Verhandlungen auf die richtigen Buchungsklassen, Fluggesellschaften und Märkte ausgerichtet?
* Wie oft buchen meine Mitarbeiter entsprechend dem ausgehandelten Tarif?
Coupa Travel & Expense bietet ein enormes Potenzial zur Steigerung der finanziellen Leistungsfähigkeit, da die Lösung den Reisemanagern den Überblick verschafft, den sie zur Kontrolle der Kosten des gesamten Programms benötigen.
Die Leistungsfähigkeit von Coupa Travel & Expense wird zudem durch die kollektive Intelligenz der Coupa-Community ergänzt. Durch die anonyme Zusammenstellung der Preisinformationen von Tausenden von Reisen schafft Coupa Travel & Expense Datensätze, die zum Benchmarking der Leistung Ihres Programms verwendet werden können. Durch die Nutzung dieser Daten können die Reisemanager die Preise ihrer Anbieter im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen bewerten und so die Verhandlungen und damit die Ergebnisse des Programms verbessern.
Deshalb ist das Sammeln und Analysieren von Daten – Reiseausgaben, Leistung der Lieferanten, Einhaltung der Reiserichtlinien durch die Mitarbeiter etc. – von grundlegender Bedeutung. Mit Coupa Travel & Expense haben Reisemanager Zugang zu erweiterten Analysen, um neue Möglichkeiten zur Senkung der Ausgaben, zur Optimierung der Verhandlungen mit Anbietern und zur Verbesserung der Leistung von Reiseprogrammen zu erkennen. Die Coupa-Lösung bietet einen vollständigen Einblick in die Preise während des gesamten Reiseverlaufs und verbessert so die Gesamteffizienz von Sourcing-Programmen für Geschäftsreisen.
Reisemanager können Coupa Travel & Expense nutzen, um Fragen zu beantworten wie z. B.:
* Ist es notwendig, mit bestimmten Anbietern neu zu verhandeln?
* Welche Buchungsklasse wird am häufigsten genutzt?
* Sind meine Verhandlungen auf die richtigen Buchungsklassen, Fluggesellschaften und Märkte ausgerichtet?
* Wie oft buchen meine Mitarbeiter entsprechend dem ausgehandelten Tarif?
Coupa Travel & Expense bietet ein enormes Potenzial zur Steigerung der finanziellen Leistungsfähigkeit, da die Lösung den Reisemanagern den Überblick verschafft, den sie zur Kontrolle der Kosten des gesamten Programms benötigen.
Die Leistungsfähigkeit von Coupa Travel & Expense wird zudem durch die kollektive Intelligenz der Coupa-Community ergänzt. Durch die anonyme Zusammenstellung der Preisinformationen von Tausenden von Reisen schafft Coupa Travel & Expense Datensätze, die zum Benchmarking der Leistung Ihres Programms verwendet werden können. Durch die Nutzung dieser Daten können die Reisemanager die Preise ihrer Anbieter im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen bewerten und so die Verhandlungen und damit die Ergebnisse des Programms verbessern.
