Política de privacidad

Según su uso en la presente Política de privacidad,

• Las “Leyes de privacidad de datos aplicables” pueden incluir (i) el Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679de la UE (“RGPD”), (ii) otras leyes de protección de datos aplicables en los estados miembros del EEE, (iii) la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018, (iv) cualquier ley de Estados Unidos en materia de privacidad, seguridad, notificación de infracciones u otras leyes de protección de datos aplicables a la Información personal, incluidas, entre otras, la Ley de Privacidad del Consumidor de California, Código Civil de California 1798,100 y posteriores (“CCPA”).
• “Coupa”, “nosotros”, “nuestro”y “a nosotros” se refiere a Coupa Software Inc. y sus filiales.
• “Plataforma de Coupa” significa cualquier software y hardware que permita a Coupa proporcionar a nuestros clientes y sus socios comerciales acceso y uso de los servicios de Coupa, incluido el Portal de proveedores de Coupa.
• El “Responsable del tratamiento” o “Encargado del tratamiento” (según proceda) a efectos del RGPD, otras legislaciones sobre protección de datos aplicables en los Estados miembro de la Unión Europea y otras disposiciones relativas a la protección de datos, es Coupa Software Inc., 950 Tower Lane, 20th Floor, Foster City, CA 94404, EE. UU.
• “Información personal” por lo general tiene el mismo significado que datos personales o información personal identificable (“PII”, por sus siglas en inglés). La información personal se define en las leyes sobre privacidad de datos aplicables en su país. Incluye cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable. Esto significa cualquier persona que se pueda identificar directa o indirectamente con referencia a un identificador como el nombre, el número de identificación, datos de ubicación, identificadores en línea (por ejemplo, direcciones IP siempre que se puedan usar para identificarle) o con referencia a uno o más factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social de esa persona física. Dicho de una manera más sencilla, incluye datos que, por sí mismos o junto con otros datos en nuestro poder o a nuestra disposición, se puedan usar para identificarle.

Rol de Coupa

Coupa actúa en calidad de Responsable del tratamiento al recoger y tratar datos personales en nombre propio y para sus propios fines. Esto supone situaciones en las que Coupa determina las finalidades y los medios de tales tratamientos a su propia discreción.

Para determinados servicios, Coupa ha sido contratado por nuestros clientes para tratar datos personales en calidad de Encargado del tratamiento. En estos casos, Coupa tratará sus datos personales en nombre de y con base en las instrucciones específicas definidas por nuestro cliente como el Encargado del tratamiento. El objeto y la duración del tratamiento de los datos personales, la naturaleza y las finalidades del tratamiento, el tipo de datos personales y las categorías de interesados, junto con los derechos y las obligaciones de las partes en relación con tal tratamiento, quedarán recogidos en un acuerdo de tratamiento de datos (o términos equivalentes) celebrado entre Coupa y nuestro cliente.

Cuando un cliente de Coupa carga datos personales (normalmente información de contacto) de sus socios comerciales (proveedores, posibles proveedores u otros) en la plataforma de Coupa, el cliente de Coupa es el Responsable del tratamiento de dichos datos personales. Si un socio comercial crea una cuenta de proveedor en el Portal de proveedores de Coupa, Coupa es el Responsable del tratamiento de todos los datos personales proporcionados.

Coupa se compromete a cumplir con los siguientes principios clave:

Principio 1. Limitamos cómo y con quién compartimos su Información personal.

Coupa únicamente compartirá su Información personal con terceros con las siguientes finalidades:

• a petición de usted;
• para procesar o suministrar una transacción o un producto autorizado o solicitado por usted, lo que puede incluir compartir la información dentro del grupo de empresas de Coupa;
• cuando la ley requiera que se comunique tal información a las autoridades pertinentes;
• con empresas que nos ayuden en la comercialización, la disposición y el suministro de nuestros productos y servicios, por ejemplo, como apoyo a nuestra tecnología de información o para gestionar envíos por correo en nuestro nombre;
• con nuestros patrocinadores y socios de eventos en relación con los registros para eventos y los eventos de marketing, lo que puede incluir compartir Información personal con nuestros patrocinadores y socios para sus propios fines comerciales, siempre que la ley aplicable lo permita sin su consentimiento (véase la sección “Información de marketing” en este mismo documento);
• con empresas que nos ayuden en nuestras tareas de contratación o evaluación de solicitudes de empleo; y
• con nuestros asesores profesionales.

No vendemos Información personal por dinero, pero algunas cookies de terceros en nuestro sitio web o algunas de nuestras relaciones con patrocinadores y socios del evento pueden considerarse una “venta” o “intercambio”, según se define en la ley CCPA.

Si desea facilitarnos Información personal sobre otra persona, lo que incluye compañeros de trabajo o personas en cuyo nombre esté actuando, deberá cerciorarse de tener su consentimiento previo para hacerlo. También deberá compartir con ellos una copia de la presente Política de privacidad, así como cualquier otra declaración de privacidad relevante (véase más arriba), antes de solicitarles que otorguen tal consentimiento.

Recogemos Información personal con los fines descritos anteriormente cuando usted visita www.coupa.com y otros sitios web de Coupa y de fuentes públicas, como portales empresariales y de empleo, como  www.linkedin.com, http://www.zoominfo.com/, https://clearbit.com/ y http://www.echobot.de/. Podemos recopilar Información personal de registros y autoridades públicas (por ejemplo, Companies House del Reino Unido, las autoridades fiscales, la Comisión de Bolsa y Valores) para verificar la información proporcionada y aumentar su calidad para nuestros productos y servicios.

Principio 3. Establecemos garantías para preservar la seguridad y la confidencialidad de su información.

Coupa limita el acceso a su información a nuestros empleados que la necesitan para hacer su trabajo. Los empleados con acceso a su información deben mantener estrictamente la confidencialidad de tal información.

Coupa aplica garantías físicas, electrónicas y procesales que cumplen con los estándares de la industria para proteger la información de su empresa. Comprobamos y ponemos a prueba nuestros sistemas de información y sitios web de forma rutinaria para asegurarnos de que no se produzca un acceso no autorizado.

Principio 4. Conservamos su Información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines para los que se recopiló como se describió anteriormente.

Los criterios que utilizamos para determinar los periodos de retención de datos para la Información personal incluyen los siguientes: (i)Retención en caso de consultas: la conservaremos durante un periodo razonable después de que la relación entre nosotros haya cesado en caso de consultas de su parte; (ii) Retención en caso de reclamaciones: la conservaremos durante el periodo en el que pueda presentar reclamaciones legalmente contra nosotros; (iii) Retención de acuerdo con los requisitos legales y reglamentarios: consideraremos si debemos retenerla después del periodo descrito en (ii) debido a un requisito legal o regulatorio, por ejemplo, para cumplir con impuestos o impuestos fiscales; (iv) Retención en caso de solicitudes de empleo: si solicitó una oferta de empleo con Coupa y no ha tenido éxito, los datos de su solicitud se conservarán en nuestro grupo de talentos durante un periodo limitado, tal como se define en el Principio 2.

Denos su opinión

Nuestro objetivo es proteger su privacidad. Para cualquier comentario o para ayudarnos a mejorar, póngase en contacto con nosotros por correo electrónico (encontrará el contacto más abajo) o por teléfono (+1.650.931.3200). También se puede poner en contacto con nosotros enviándonos una carta a la dirección de Coupa que encontrará más abajo. Es posible que le solicitemos una copia de su documento de identidad para comprobar su identidad.

Si considera que estamos incumpliendo nuestras obligaciones en virtud de la legislación sobre protección de datos, puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente, que puede ser la autoridad de control en su país de residencia o lugar de trabajo, sobre una supuesta violación de la legislación en materia de protección de datos.

Modificaciones de esta Política de privacidad

La presente Política de privacidad podrá modificarse según proceda para cumplir con la legislación aplicable o para ajustarse a las prácticas de negocios actuales. Publicaremos cualquier modificación en nuestro sitio web y, si así lo requiere la ley aplicable, trataremos de notificárselo a través de su correo electrónico de contacto. Le animamos a consultar de vez en cuando la Política de privacidad publicada en nuestro sitio web para revisar si se han producido actualizaciones.

INFORMACIÓN ADICIONAL QUE DESEAMOS QUE CONOZCA:

Transferencias fuera de la UE/EEE. También transferimos la Información personal que procesamos a países fuera del Espacio Económico Europeo (“EEE”) (p. ej., cuando uno de nuestros proveedores de servicios o equipos tiene su sede fuera del EEE, como para alojar su Información personal). Hemos adoptado medidas adecuadas en relación con la protección de su privacidad, sus derechos fundamentales y libertades, así como el ejercicio de sus derechos. Por ejemplo, establecemos un nivel adecuado de protección de datos, normalmente mediante cláusulas contractuales tipo de la UE basadas en las cláusulas tipo de la Comisión Europea.

Comunicación de Información personal / Decisiones automatizadas. Tenga en cuenta que la Información personal que recogemos es necesaria para prestarle los servicios y suministrarle el sitio web. Si no nos facilita estos datos, es posible que no podamos prestarle nuestros servicios o que no podamos darle acceso a nuestro sitio web. No utilizamos decisiones automatizadas ni la elaboración de perfiles individuales.

Sus derechos. Es posible que tenga varios derechos en virtud de las leyes de privacidad de datos de su país o estado. Estos pueden incluir (si la ley lo establece): el derecho a solicitar acceso a la Información personal que guardamos sobre usted; el derecho a la rectificación, que incluye solicitarnos que corrijamos Información personal incorrecta; el derecho a solicitar la restricción del tratamiento sobre usted u oponerse al tratamiento de su Información personal; el derecho a solicitar que se borre su Información personal cuando ya no sea necesario que la retengamos; el derecho a la portabilidad de los datos, que incluye la obtención de la Información personal en un formato legible por máquinas de uso común en determinados casos, como cuando nuestro tratamiento de la información se basa en un consentimiento; el derecho a oponerse a las decisiones automatizadas, que incluye la elaboración de perfiles (si alguno existiese) con un efecto legal o significativo en usted como persona; y el derecho a revocar su consentimiento a cualquier tipo de tratamiento que previamente había consentido.

Información para marketing. Con su consentimiento (si la ley establece la obtención de tal consentimiento), conservaremos su nombre, dirección y datos de contacto (lo que incluye números de teléfono y direcciones electrónicas) en nuestra base de datos y, de vez en cuando, usaremos esa información para informarle sobre nuestros productos y servicios relacionados, así como actualizaciones sobre desarrollos en nuestro sector industrial que, por lo general, puedan ser de su interés. Podremos ponernos en contacto con usted por escrito, por teléfono o por correo electrónico a tal efecto. Si la ley aplicable lo permite, podremos compartir esa información con los patrocinadores de nuestros eventos y/o socios comerciales para sus propios fines comerciales sin su consentimiento. Si en cualquier momento decide que no desea que sus datos de contacto se utilicen ni se compartan con estos fines, según sea aplicable, podrá oponerse o revocar su consentimiento para recibir comunicaciones de marketing siguiendo las instrucciones incluidas en la comunicación de marketing pertinente (p. ej., haciendo clic en el botón “Darse de baja” o “Unsubscribe” en inglés), poniéndose en contacto con nosotros (véase la sección “Denos su opinión” más arriba) o, si procede, visitando el centro de preferencias en https://www.coupa.com/preference-center.

Declaración de seguridad. Tomamos precauciones razonables para proteger su información. En particular, implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas diseñadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluyendo, según corresponda: (a) seudonimización (donde los datos se separan de los identificadores directos de tal modo que no sea posible la vinculación a una identidad sin información adicional que se guarda por separado) y cifrado; (b) protección de la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios empleados para el tratamiento de su Información personal; (c) capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a la Información personal de forma rápida en caso de un incidente físico o técnico; y (d) un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas. Cuando nos envía información a través de nuestro sitio web, su información está protegida tanto en línea como fuera de línea. Todos los datos transferidos a/desde la red interna de Coupa, desde/a una entidad externa, están cifrados según los estándares de la industria (cifrado de 256 bits). Tenga en cuenta que los mensajes que nos envíe a través de correo web no son seguros. Contamos con garantías físicas, electrónicas y procesales adecuadas para garantizar la seguridad, integridad y privacidad de su Información personal dentro de nuestra empresa. Solo aquellos empleados que necesiten su información para llevar a cabo una tarea específica tendrán acceso a la información identificable de su organización. Asimismo, todos los empleados están al día sobre nuestras prácticas en materia de seguridad y privacidad.

Nuestro uso de cookies y herramientas analíticas. Coupa utiliza “cookies” y herramientas analíticas como se describe a mayor detalle en nuestra Política de cookies.

Sitios web de terceros. Nuestros sitios web y aplicaciones móviles pueden contener enlaces a sitios web de terceros. Si hace clic en esos enlaces, saldrá de nuestros sitios web o aplicaciones móviles. La presente Política de privacidad no es aplicable a sitios web de terceros. Coupa no podrá aceptar responsabilidad alguna por el uso de su Información personal por parte de estos terceros. El uso que usted haga de estos sitios web es por su propia cuenta y riesgo. Para obtener más información sobre cómo estos terceros tratan su Información personal, deberá consultar sus respectivas políticas de privacidad (si estuvieran disponibles).