De la demande à la commande : réduire la chaîne d’approbation pour gagner du temps

Avec le développement des achats en ligne, votre processus interne de commande subit une forte concurrence. Lorsqu’un collaborateur doit réaliser un achat pour mener sa mission à bien, il a généralement besoin de le faire le plus rapidement possible. Il est ainsi plus enclin à contourner le processus établi.

Dans un tel contexte, les entreprises doivent trouver un équilibre entre besoin de rapidité et volonté de contrôle, en s’assurant que les achats sont nécessaires, que les collaborateurs bénéficient du meilleur prix, auprès d’un fournisseur approuvé, et que les données associées parviennent aux responsables de la finance ou du budget en temps voulus.

Il est donc indispensable de pouvoir transformer rapidement les demandes d’achat en bons de commande pour garantir la satisfaction des collaborateurs, l’agilité opérationnelle et le contrôle financier. C’est pourquoi la « durée de la demande d’achat à la commande » est l’un des KPI figurant dans le Coupa Benchmark Report. Nos conclusions démontrent que le quartile le plus performant des clients de Coupa peut convertir une demande d’achat en bon de commande en 11,6 heures.

Comment convertir les demandes d’achat aussi rapidement ? L’une des principales stratégies consiste à réduire votre chaîne d’approbation au strict minimum. Pour cela, vous pouvez mettre à profit la technologie, tout en faisant davantage confiance à vos collaborateurs.

L’illusion du contrôle
Cela nécessite en principe un certain niveau de gestion du changement. Les longues chaînes d’approbation sont souvent héritées de processus manuels qui impliquaient de faire circuler des demandes papier pour les faire approuver. De façon assez ironique, des chaînes d’approbation rigoureuses ont bel et bien été mises en place afin de s’assurer qu’aucune dépense non justifiée ne soit réalisée. Toutefois, du fait de la lenteur des processus et du manque de visibilité en temps réel, il était plus souvent question de guérir que de prévenir.

Les technologies ont changé la donne, mais c’est l’illusion du contrôle qui peut désormais être difficile à abandonner. Lorsque, soudain, vos collaborateurs se mettent à soumettre des demandes et à effectuer des achats en utilisant des bons de commandes électroniques, cela peut donner l’impression d’une perte d’autorité et de contrôle. En outre, la modification du système de « signatures » basé sur les rôles peut parfois prendre une véritable dimension tactique. Ainsi, alors même que les entreprises dématérialisent de plus en plus leurs processus, bon nombre d’entre elles tentent uniquement de transposer leur ancienne chaîne d’approbation ainsi que les règles associées au sein de leur nouvelle solution.

Cette méthode entrave non seulement votre capacité à bénéficier de la visibilité, de la flexibilité et des fonctionnalités en temps réel qu’offre la technologie, mais on constate également qu’elle n’est pas efficace, notamment dans les organisations qui n’utilisaient auparavant pas de bons de commande électroniques. Ces processus ne sont tout simplement pas transposables. La technologie vous permet d’éliminer vos processus d’approbation obsolètes, mais il vous faut également changer d’état d’esprit.

Un contrôle affirmé
Dans ce contexte, gardez en tête que les approbations représentent du temps et de l’argent, et certainement plus que vous ne le pensez.

Bien qu’il soit à présent possible, grâce à la technologie, d’approuver des demandes d’achat sur mobile plutôt que de procéder à leur traitement par lot depuis un bureau, il reste indispensable que l’un des membres de votre équipe consacre le temps et l’attention nécessaires à la vérification approfondie du processus.

Chaque fois qu’un approbateur intervient, le délai de création du bon de commande et son envoi au fournisseur prennent un jour de plus, et encore davantage en période de week-end, vacances ou congés. Le temps que les approbateurs y consacrent représente également un coût. Et, en général, les approbateurs n’apportent pas tous de valeur ajoutée à la chaîne d’approbation. Habituellement, seules une ou deux personnes sont directement responsables des dépenses. Les autres intervenants ont souvent un rôle limité à une validation rapide des décisions prises en amont.

Dans certaines situations, les demandes sont renvoyées au demandeur pour plus d’informations. Le processus repart alors de zéro.

Si les retards poussent les personnes à contourner le processus, les achats réalisés sans passer par un fournisseur agréé viennent encore gonfler la facture, en plus d’ajouter une charge de travail supplémentaire pour le traitement des dépenses. Il s’agit là des coûts les plus évidents qu’induit une chaîne d’approbation trop longue. Il est plus difficile d’évaluer le coût d’un retard spécifique, car cela dépend de l’objet de la demande d’achat.

Mettre à profit la technologie
Deuxième élément à prendre en compte dans votre transition vers un processus dématérialisé : étant donné le gain considérable de visibilité et de contrôle que vous obtenez grâce à l’utilisation d’un système électronique, vous n’avez plus besoin d’une chaîne d’approbation aussi longue. Voici comment tirer parti de la technologie pour réduire votre chaîne d’approbation et accélérer ainsi le processus de la demande à la commande, tout en conservant le niveau de contrôle nécessaire :

• Désigner des observateurs complémentaires, parmi les fonctions financières et comptables, plutôt que des approbateurs. De cette façon, le processus n’est pas ralenti et ces observateurs peuvent intervenir s’ils détectent un problème.
• Créer une chaîne d’approbation personnalisée pour les dépenses en capital, pour la distinguer de celle dédiée aux dépenses d’exploitation.
• Mettre en place une chaîne secondaire pour remplacer les approbateurs en cas d’absence ou d’indisponibilité sur une période spécifique.
• Initier des contrats avec des fournisseurs pour des articles spécifiques, de sorte qu’ils soient « pré-approuvés ». Charger ou approuver des catalogues et surveiller les articles disponibles à travers un système de punchout pour éviter les demandes libres.
• Établir des budgets et les rendre visibles afin que les collaborateurs aient accès à la situation budgétaire du service. Ils seront ainsi en mesure de prendre les décisions d’achat adéquates et partageront la responsabilité des dépenses.
• Utiliser vos compétences en matière de reporting pour analyser les dépenses dans la durée, plutôt que de vérifier chaque demande d’achat.
• Créer des approbations spécifiques aux catégories d’achats pour les articles essentiels qui sont déjà sous contrat afin d’accélérer au maximum le processus d’approbation.
• Attribuer par défaut à chaque tâche le plus bas niveau d’approbation possible, y compris pour les auto-approbations, de sorte que les collaborateurs puissent se concentrer sur leurs fonctions principales.

Auto-approbations
Il est important de nous attarder quelques minutes sur ce point qui représente parfois le changement le plus difficile à mettre en place. L’intérêt de fournir de nouveaux outils technologiques conviviaux est de déplacer la responsabilité des achats vers les personnes qui en sont les bénéficiaires.

Vous devez leur faire confiance et leur donner les moyens d’agir directement en leur attribuant une limite d’auto-approbation. Cette limite ne doit pas nécessairement être élevée. Quel pourrait être le montant maximum pour l’un des achats les plus couramment réalisés par vos collaborateurs, tels qu’un clavier et une souris ? Une limite d’auto-approbation appropriée se situerait entre 250 et 1 000 euros.

Si vous avez parmi vos collaborateurs des responsables ayant des responsabilités budgétaires, vous pouvez aligner leurs limites d’approbation sur cette base. Par exemple, si une personne est en charge de la gestion d’un budget de plusieurs millions, y a-t-il vraiment un intérêt à ce qu’elle fasse approuver individuellement chaque dépense de plus de 10 000 euros ?

Si le contournement du système par vos collaborateurs vous préoccupe, réglez les problèmes qui pourraient en être à l’origine. Prenons un exemple : si les délais d’approbations pour des montants élevés sont trop longs et ralentissent le processus de commande, les utilisateurs risquent de scinder leur demande d’achat en plusieurs demandes de montant inférieur de manière à atteindre leur objectif plus rapidement. Sachez reconnaître les bonnes intentions et déterminez si la modification de la chaîne d’approbation ou des seuils de dépense servent davantage vos intérêts que l’utilisation de technologies pour « appréhender » les responsables.

En définitive, la plupart de vos collaborateurs agiront de manière appropriée. Les longues chaînes d’approbation associées à l’époque du papier résultaient davantage d’une réaction face au manque de contrôle que d’une réelle volonté de contrôle.

Avec Coupa, vous facilitez et accélérez le processus de demande d’achat, chaque dépense faisant l’objet d’une demande d’autorisation préalable. Vous avez accès aux demandes en temps réel et pouvez les étudier avant qu’il ne soit trop tard. La solution Coupa vous permet également de gagner en visibilité, de faire appel à des observateurs et de générer des rapports en temps réel. De plus, vous avez la possibilité de créer des chaînes d’approbation personnalisées (mais gardez en tête que quelqu’un doit ensuite les gérer). Vous disposez de nombreux superpouvoirs pour accélérer votre processus de la demande à la commande. N’hésitez pas à les utiliser !