Enchères inversées : la réussite en 9 étapes

Andy Chiang
Andy Chiang
Director, Product Management, Coupa Software

Andy is the product manager for Coupa Invoicing and Coupa Sourcing. Prior to Coupa, Andy worked in strategic sourcing and supply chain at Gap Inc. When not at work, he enjoys sourcing honey from his home apiary.

Temps de lecture : 11 mins
Enchères inversées : la réussite en 9 étapes

Dans mes derniers articles, j’ai évoqué le parcours de deux entreprises qui ont obtenu des résultats incroyables grâce aux enchères inversées du programme Sourcing Quick Start de Coupa. Contrairement à l’enchère standard, qui consiste pour un vendeur à proposer un produit ou service à plusieurs acheteurs qui soumettent des offres allant croissant, l’enchère inversée est un procédé par lequel plusieurs vendeurs soumettent des offres allant décroissant à un acheteur unique. Les enchères inversées permettent aux acheteurs de gagner du temps et de l’argent en impliquant simultanément tous les fournisseurs potentiels dans une mise en concurrence rapide et hautement structurée. Ce système devrait être l’élément central de tout programme de sourcing. Voici quelques pistes pour adopter l’une des bonnes pratiques de sourcing stratégique en grâce à des enchères inversées efficaces.

1. Étudiez le marché

La première étape consiste à déterminer si l’enchère inversée est la bonne approche à adopter dans le cadre de votre projet de sourcing. Vous devez pour cela tenir compte de deux facteurs : le marché et votre positionnement sur ce dernier.

Sondez le marché de l’article ou du service que vous cherchez à acheter. Est-ce qu’il s’agit d’un marché favorable aux acheteurs ou plutôt aux vendeurs ? Imaginons par exemple que vous êtes un retailer cherchant à acheter des jouets. Vous serez probablement amené à collaborer principalement avec des fabricants étrangers. Sur un marché de vendeurs, bon nombre de ces fabricants seront déjà occupés, peut-être parce qu’on est en juin et qu’ils sont accaparés par les commandes en vue des vacances. Si votre commande est inférieure aux volumes qu’ils traitent habituellement, vous avez par exemple besoin de 500 jouets alors qu’ils les fabriquent par milliers, elle ne sera potentiellement pas très intéressante pour eux. Dans ce cas, une enchère inversée n’attirerait pas suffisamment de concurrents pour être productive, ou les concurrents ne seraient pas nécessairement disposés à vous proposer un tarif intéressant.

Autre hypothèse, il s’agit d’un marché d’acheteurs : le marché compte peut-être tout simplement un nombre considérable de fournisseurs dans cette catégorie, ce qui rend ce marché extrêmement compétitif. La conjoncture peut également entrer en ligne de compte. Par exemple, si un retailer majeur annule une commande importante, il se peut que les fournisseurs cherchent coûte que coûte à la remplacer. Sur un marché d’acheteurs, les fournisseurs répondront à votre demande avec empressement, même s’il s’agit d’une petite commande. Dans ce contexte, les conditions sont propices à des enchères inversées. Anticipez vos recherches. Ainsi, lorsque vous serez prêt, les tendances du marché joueront en votre faveur.

2. Soyez précis

Deuxième chose à mettre en place : définir avec précision ce que vous recherchez. Si vous déclarez à dix fournisseurs différents que vous avez besoin de 1 000 tapis de souris, vous obtiendrez probablement dix propositions différentes correspondant aux types de tapis de souris qui, selon ces fournisseurs, vous satisferont le plus. Cela peut être une bonne idée si vous n’êtes pas certain de ce que vous cherchez, mais dans le cadre d’enchères inversées, il est dans votre intérêt que tous les fournisseurs soient au même niveau pour pouvoir les comparer sur la base de paramètres identiques. Vous devez donc leur indiquer que vous voulez exactement 1 000 tapis de souris en néoprène de 20 cm x 20 cm, avec repose-poignet constitué de gel et logo de l’entreprise sérigraphié en haut, en couleur PMS # 298c.

3. Déterminez les attentes des fournisseurs

Celles-ci varient en fonction des catégories d’achat, mais dans la plupart des cas, vous serez aussi bien confronté à des fournisseurs expérimentés qui savent à quoi s’attendre qu’à des novices en matière d’enchère inversée. Parmi ces derniers, certains auront peut-être très peu d’informations sur le sujet et auront simplement retenu que ce procédé n’est pas intéressant pour eux, car il tire leurs prix vers le bas, ce qui est en partie vrai. Néanmoins, l’enchère inversée présente aussi des avantages pour les fournisseurs.

Dès le départ, soyez franc et transparent avec vos fournisseurs, et leurs préoccupations s’envoleront. Appelez-les et prévenez-les que, dans le cadre de ce processus, les prix seront évalués au moyen d’une enchère inversée. Par ailleurs, le prix peut ne pas être le seul critère déterminant dans l’attribution de la commande. Si tel est le cas, précisez-le également, et détaillez l’ensemble de vos facteurs de décision.

4. Résistez à la tentation de vous passer d’une enchère

Souvent, le ou les fournisseurs avec lesquels vous avez déjà collaboré vous diront qu’il n’est pas nécessaire de passer par une enchère et vous proposeront une remise immédiate de 10 %. Bien que cette proposition puisse sembler alléchante de prime abord, il s’agit surtout d’un moyen pour les fournisseurs d’éviter l’enchère qui les forcerait à réduire encore davantage leur prix. Si vos dépenses sont élevées et que les économies réalisées grâce à quelques pourcentages de remise supplémentaires contribueraient réellement à améliorer vos résultats financiers, l’enchère ne serait probablement pas une perte de temps.

5. Mettez en avant les avantages

L’enchère inversée peut être réellement avantageuse pour les fournisseurs. N’hésitez donc pas à le souligner. D’une part, c’est un bon moyen pour eux de voir à quel point le marché est concurrentiel et de se faire une idée du prix minimal offert par d’autres fournisseurs.

Le format de l’enchère inversée place également tous les fournisseurs sur un pied d’égalité. Chacun d’entre eux a certainement déjà fait l’expérience d’investir beaucoup d’efforts dans une proposition qui injustement, du moins de leur point de vue, n’aboutit finalement pas. Dans le cas des enchères électroniques inversées (le seul type d’enchères que vous devriez utiliser), l’ensemble des fournisseurs potentiels travailleront sur la base des mêmes informations. Au lieu de répondre individuellement aux questions des fournisseurs en dehors de la procédure, chaque question sera posée et traitée publiquement. Ce système donne à chacun les mêmes chances d’accéder à toutes les informations disponibles et de les analyser.

6. Appuyez-vous sur une phase d’offre préalable

Une phase d’offre préalable est une bonne approche à adopter, aussi bien pour familiariser les fournisseurs avec le système d’enchères inversées que pour vérifier si vos spécifications doivent être clarifiées.

Plutôt que d’inviter simplement vos fournisseurs à des enchères en leur communiquant la date, précisez-leur qu’elles se dérouleront en deux étapes : une phase d’offre préalable puis les enchères elles-mêmes. C’est le même procédé que pour des enchères classiques, pour lesquelles les acheteurs potentiels sont invités à consulter à l’avance les biens à acquérir. Lors de la phase d’offre préalable, vous demandez aux fournisseurs de télécharger les informations, de poser leurs questions et de soumettre une proposition initiale. Pour eux, cette étape est l’occasion d’obtenir les réponses à toutes leurs questions et pour l’acheteur, d’examiner l’ensemble des offres et s’assurer que la comparaison est équitable.

La phase d’offre préalable révèle presque toujours un élément qui nécessite d’être modifié pour garantir le bon déroulement des enchères inversées, c’est donc une étape à ne pas négliger.

Par exemple, lors du IT hardware event que j’ai déjà abordé dans un article précédent, notre acheteur a demandé des propositions pour un contrat de service de 90 jours pour du matériel informatique spécifique. Pendant la phase d’offre préalable, nous avons reçu des propositions ridiculement basses, trop belles pour être vraies. Il se trouve que certains des fournisseurs avaient fait une offre pour un contrat de service de 30 jours, car c’est ce qui correspondait à leur politique standard. Si nous avions directement lancé des enchères, nous n’aurions pas pu identifier ce problème. Nous n’aurions pas pu aller au bout de la procédure et nous aurions dû tout laisser tomber. Grâce à la phase d’offre préalable, nous avons détecté à temps ce qui ne fonctionnait pas et nous avons trouvé des solutions.

7. Passez en revue la logistique

Une fois que les fournisseurs qui vous intéressent ont été sélectionnés et que la phase d’offre préalable a eu lieu, détaillez la logistique de l’événement afin qu’ils sachent à quoi s’attendre. À ma connaissance, la plupart des enchères inversées durent environ une demi-heure, mais c’est à la fin que tout se joue. Alors pourquoi ne pas organiser des enchères de 15 minutes ? Il est important de prévoir suffisamment de temps pour permettre à tout le monde de se connecter à Internet, de s’identifier et d’être opérationnel. Une méthode efficace pour que les enchérisseurs soient prêts le moment venu est d’organiser un webinar au cours duquel ils peuvent assister à une démonstration et poser des questions. Vous pouvez aussi pré-enregistrer un tutoriel pour leur présenter le principe, les guider tout au long du processus et leur envoyer les liens nécessaires. Il se peut que malgré tout, les participants oublient certaines étapes ou rencontrent des difficultés techniques le jour J. Il est donc recommandé d’anticiper et de prévoir du temps pour ces aléas.

En outre, conseillez aux fournisseurs d’avoir plusieurs ordinateurs à disposition pendant les enchères, afin d’être préparé et de disposer d’une solution si Windows fait défaut au beau milieu des hostilités. Il peut également être judicieux pour eux d’impliquer leur hiérarchie en amont, pour ne pas avoir à déterminer le meilleur prix à proposer à la dernière minute. Prévenez les participants que les enchères pourront éventuellement s’étendre au-delà des 30 minutes prévues.

8. Prévoyez des prolongations

Cela m’amène à une autre bonne pratique essentielle : prolonger les enchères. Si vous avez déjà fait des achats sur eBay, vous connaissez certainement la technique du sniping qui consiste à proposer son offre maximale à la dernière seconde, de sorte que personne n’ait le temps de surenchérir. C’est un moyen astucieux de remporter les enchères pour un acheteur, mais dans le cas des enchères inversées, l’arrêt brutal du processus ne se fait pas sans pertes. Pourquoi mettre fin aux enchères quelques secondes seulement après l’offre finale d’un fournisseur, alors que d’autres étaient peut-être prêts à faire une offre encore plus basse ?

Pour cette raison, je vous conseille de prolonger les enchères de manière automatique pour une durée prédéfinie après la dernière offre. Admettons qu’une offre soit faite durant les dernières minutes d’enchère d’une demi-heure. Grâce à l’utilisation d’un outil tel que Coupa Sourcing, vous pouvez prolonger automatiquement vos enchères de 5 minutes. Si une nouvelle offre intervient au cours de cette période, l’opération est à nouveau prolongée de 5 minutes. L’ensemble des fournisseurs peuvent ainsi voir que le chronomètre est réinitialisé et qu’ils ont encore 5 minutes pour soumettre une nouvelle offre s’ils le souhaitent. Les enchères ne se terminent que lorsque tous vos fournisseurs ont atteint leur seuil minimal et n’ont plus d’offre à soumettre.

9. Attribuez la commande à l’un des participants

Bien qu’organiser des enchères inversées ne vous oblige en rien à attribuer la commande à l’issue du processus, vous devriez y recourir dans ce seul et unique but. Les fournisseurs investissent beaucoup de leur temps pour se préparer et participer à ce type d’événement. Si, en fin de compte, personne ne remporte la commande, ils cesseront d’y prendre part. Si vous décidez de mener des enchères inversées, vous devez attribuer la commande à l’un des participants. Il ne doit pas nécessairement s’agir de celui qui arrive en première position, mais ce doit être l’un des fournisseurs y ayant pris part. Sélectionner un fournisseur extérieur reviendrait à conclure que tout ce processus n’a servi à rien. C’est donc fortement déconseillé. Si vous organisez des enchères en vue d’obtenir des informations uniquement, soyez honnête à ce propos de façon à ce que les fournisseurs qui y participent le fassent en connaissance de cause.

Bien menées, les enchères inversées sont source d’opportunités pour les fournisseurs incités à présenter leurs meilleures offres aux acheteurs qui, par cette procédure, renforcent leur valeur. Grâce à Coupa Sourcing, les entreprises que j’ai accompagnées ont été impressionnées par les économies allant de 15 à 30 % qu’elles ont pu obtenir avec les enchères inversées, quand elles n’obtenaient auparavant que quelques modestes remises ponctuelles de la part de leurs fournisseurs, 5 % une année, 2 % la suivante, et ainsi de suite. Pourquoi vous contenter de cela ? Lancez-vous, testez le marché. Si vous n’avez jamais organisé d’enchères inversées, vous verrez que c’est plutôt ludique et que le résultat peut-être impressionnant.