L’IT, levier de transformation (et d’économies)

Les équipes IT ont été mises à rude épreuve au cours des 12 derniers mois et leur importance est, à raison, plus reconnue que jamais. Peter Truman, Director of Global Technical Architecture chez Coupa, nous fait part de son point de vue sur les enseignements à retirer de cette année des plus difficiles et détaille comment, grâce à des outils adaptés, les équipes IT peuvent jouer un rôle majeur dans la réalisation des objectifs stratégiques d’optimisation des coûts de leur entreprise.

Mettre les bons services et applications à disposition des bonnes personnes est une mission de longue date pour les équipes IT. C’est leur raison d’être. Avec des pressions toujours plus intenses sur le budget et les ressources, pour l’IT et l’entreprise dans son ensemble, les responsables IT sont régulièrement confrontés à un dilemme, celui de trouver un compromis entre solution optimale et réalité.

Il semble que nous soyons aujourd’hui à un tournant. Dans mes récents échanges avec nos clients, j’observe ainsi que les pressions constantes visant à « se reconstruire au mieux » pour accélérer la reprise post-pandémie au sein d’un contexte incertain poussent de nombreuses entreprises à se tourner vers de nouveaux outils et approches, qui ne se limitent pas à la sphère IT. La valeur que confère la mise en place d’outils adaptés est à présent clairement reconnue au sein des entreprises, car ces dernières ont besoin que leurs collaborateurs soient aussi productifs que possible.

Gestion des dépenses et économies

Hormis les achats, aucun autre domaine n’est aussi nettement concerné. Les efforts consacrés à la réduction significative des coûts et à la continuité des activités (face aux perturbations qui touchent la supply chain) ont marqué les 12 derniers mois et continueront à le faire à l’avenir.

S’agissant de la mise en place d’outils adaptés, nous savons d’expérience que la tâche n’est pas aisée pour certains services, notamment ceux qui utilisent des systèmes ERP sous forme de modules complémentaires.

Ce qui ne veut pas dire que les systèmes ERP ne sont pas essentiels aux activités ou que les professionnels de la gestion des achats ne sont pas entièrement satisfaits de ces outils (nombreux sont ceux qui le sont en réalité). D’un point de vue IT, ces modules fonctionnent souvent de manière indépendante, l’hypothèse étant qu’il est plus facile de gérer une seule plateforme (mais c’est rarement le cas en réalité) que de multiples solutions.

Votre système ERP est-il à la hauteur ?

Les choses se compliquent lorsque ces modules n’incluent pas les fonctionnalités dont la fonction Achats a besoin. Ou qu’une feuille de route prévoyant l’ajout de nouvelles fonctionnalités est inexistante. Aucun doute : ces solutions doivent être suffisamment agiles pour s’adapter aux nouveaux fournisseurs, aux nouvelles règles et règlementations, aux collaborateurs, aux risques en matière de sécurité, aux évolutions technologiques, etc.

Plus important peut-être, la plupart des systèmes ERP déjà en place ont été conçus pour le back-office, avec des interfaces complexes et obscures que même les professionnels Achats les plus patients ont des difficultés à utiliser. Il est évident que ces systèmes ne sont pas conçus pour ceux qui ont besoin de gérer des achats et des dépenses de manière rapide, facile et sécurisée. Pas de surprise donc à constater que l’adoption (et le retour sur investissement) est faible. Avec l’intérêt aujourd’hui accordé aux économies, se retrouver dans l’incapacité d’identifier et de gérer des dépenses dans l’ensemble de l’entreprise est une problématique de taille.

Il ne vous reste que deux choix : conserver l’existant et continuer à utiliser une solution non optimisée ou s’engager sur la voie du changement, comme nombre d’entreprises le font aujourd’hui.

Plus de risque ou plus de facilité ?

Il est bien évidemment nécessaire de tenir compte d’un autre constat : les budgets et ressources IT sont déjà très sollicités. Pourquoi risquer alors d’introduire une nouvelle solution ?

C’est une question tout à fait légitime, qui appelle la réponse suivante : « pour faciliter notre tâche à tous ». Outre le potentiel de valeur ajoutée qu’une solution dédiée à la gestion des dépenses peut offrir à la fonction Achats et à l’ensemble de l’entreprise, les avantages pour les équipes IT peuvent se révéler significatifs.

Découvrez tous les détails des avantages pour les équipes IT dans notre tout dernier guide intitulé Procurement : votre ERP est-il assez performant ?. Mais il est également nécessaire de prendre en compte les points suivants :

• Un seul et unique éditeur n’équivaut pas toujours à une seule et unique solution unifiée. Les équipes IT sont souvent chargées de gérer l’intégration entre de multiples modules et applications du même éditeur, en se démenant avec des interfaces empreintes de fragilité et de dysfonctionnements. Le tout mobilisant à outrance des ressources.
• En général, la gestion et la mise à niveau de modules ERP au code personnalisé imposent le recours à des consultants très coûteux (et ce même pour des changements minimes). Plus le nombre de changements est élevé, plus les risques de dysfonctionnement augmentent.
• Si l’expérience des utilisateurs n’est pas optimisée, leur engagement sera négligeable, l’utilisation des licences inefficace et le retour sur investissement amoindri. Les taux d’adoption utilisateur pour les modules ERP de référence sur le marché s’établissent usuellement à 30-40 %.

Pourquoi opter pour Coupa ?

Coupa est au Business Spend Management (BSM) ce que Salesforce est au CRM ou Workday au HCM. Il s’agit d’une plateforme unifiée de dernière génération, simple à déployer et facile à utiliser, qui tire parti des insights collectifs et des opportunités d’économie d’une communauté de plus de 1 400 clients. Coupa a en outre été désigné comme leader de son secteur par les plus grands cabinets d’analyse, notamment Gartner, Forrester et IDC.

Intégration directe, déploiement accéléré et gestion aisée : elle offre un vaste éventail d’avantages pour les équipes IT. Elle affiche également les taux d’adoption les plus élevés du marché, pour vous permettre de bénéficier d’un retour sur investissement plus élevé et de faciliter votre transformation digitale.

Il ne s’agit pas ici d’éliminer des systèmes essentiels aux activités, mais plutôt d’utiliser les meilleurs outils disponibles et d’élargir les fonctionnalités de votre système ERP existant à des domaines encore inexploités.

La valeur des services IT s’intensifiant avec le temps, des outils dédiés tels que la plateforme Coupa peuvent permettre de prioriser les besoins des utilisateurs, de réduire les efforts de support technique et d’aider l’entreprise à diminuer radicalement ses coûts. Pour que chacun en ressorte gagnant.