Quelles alternatives pour la gestion des dépenses SOW ?

Maria DeJong
Maria DeJong
Director, Coupa Contingent Workforce (CCW), Coupa Software

Maria DeJong is a Coupa Contingent Workforce (CCW) Director, responsible for highlighting the differentiation and capabilities of CCW. Maria has enjoyed over 10 years in the contingent workforce management space and resides in Denver, CO.

Temps de lecture : 8 mins
Solution de gestion des fournisseurs - Bonnes pratiques

Quel est le deuxième poste de dépenses le plus important au sein de votre entreprise ? Si vous êtes dans la même situation que la plupart de vos homologues, la réponse est la suivante : les contrats SOW (pour Statement of Work), également connus sous le nom de contrats d’externalisation. Et les dépenses en la matière sont aujourd’hui en plein essor.

Au sein du monde actuel où l’incertitude règne, les employeurs se tournent souvent vers des options qui leur offrent une certaine flexibilité en matière de main-d’œuvre. Tandis que le recours à une main-d’œuvre temporaire est la solution idéale, il est courant que la main-d’œuvre non permanente soit souvent recrutée via des contrats SOW. Les responsables du recrutement ayant du budget pour un projet spécifique (ne couvrant pas la main-d’œuvre temporaire) emploient souvent des travailleurs temporaires dans le cadre d’un contrat SOW et exposent ainsi leur entreprise à des risques.

Fort heureusement, les solutions de gestion des fournisseurs de nouvelle génération permettent aux services Achats et Finance de bénéficier d’une visibilité sur le budget associé aux dépenses SOW, tout en ayant les moyens de gérer les différentes étapes de manière plus rigoureuse grâce à un processus d’achat guidé et à une sélection optimisée des fournisseurs. Maîtrisez vos dépenses SOW pour protéger votre entreprise, votre marque et vos performances financières.

> Visionnez notre webinar disponible en anglais Community Insights: Solving for SOW

Pourquoi une simple gestion de la main-d’œuvre temporaire ne suffit plus
Tandis que vous avez déjà investi ou que vous prévoyez d’investir dans la transformation digitale de votre processus procure-to-pay pour améliorer la visibilité et le contrôle sur vos dépenses, si vous ne tenez pas compte de la gestion des contrats SOW, vous ne parviendrez pas à atteindre vos objectifs.

Aujourd’hui, nombre d’entreprises disposent d’un système de gestion des fournisseurs pour gérer leur main-d’œuvre temporaire. Ces solutions, à l’instar de Coupa Contingent Workforce (CCW), donnent les moyens aux entreprises de superviser leur personnel temporaire, de leur intégration à la gestion de leurs performances pour cesser d’y faire appel lorsque leurs besoins sont satisfaits.

Lorsque vous embauchez du personnel via une solution de gestion des fournisseurs, ce dernier est en général recruté pour un poste précis et pour un salaire défini, et les feuilles de temps sont le principal moyen pour suivre ses activités. Grâce à cette corrélation, la gestion des budgets s’en trouve facilitée. Au sein de la plupart des grandes et moyennes entreprises, les dépenses SOW sont toutefois plus élevées que les dépenses consacrées à la main-d’œuvre temporaire. En découle une opportunité intéressante, celle de mieux gérer ces dépenses et d’atténuer les risques associés aux contrats MSA obsolètes, aux clauses contractuelles liées à la propriété intellectuelle, à la sécurité des données et à l’accès du personnel au système.

Les dépenses SOW sont généralement gérées par les fonctions métier, et non le service Finance ou RH. Bien intentionnés, les membres de ces fonctions métier ne disposent pas des outils adaptés pour entrer efficacement en contact avec des fournisseurs, réaliser un sourcing compétitif et gérer les tâches et les étapes les plus importantes. Ils n’ont en général pas accès aux outils dédiés à la gestion de la main-d’œuvre temporaire et doivent utiliser des e-mails et des feuilles de calcul pour gérer le temps et la rémunération du personnel SOW. En résultent de nombreux problèmes. En voici des exemples :

  • Les tarifs peuvent être supérieurs au temps réellement passé et la facturation du temps et des matériaux peut entraîner des dépassements de budget.
  • Dans le cadre de services externalisés, en particulier pour les projets de grande ampleur, les entreprises sont souvent recrutées sans que le client apporte suffisamment d’attention aux véritables personnes qui réaliseront le travail et aux étapes qui déclencheront leur rémunération. Les entreprises peuvent fréquemment être réglées avant la fin de la mission avec, dans certains cas, une mission qui ne sera jamais finalisée.
  • Une approbation du personnel SOW avant recrutement et/ou son offboarding peut ne pas être correctement réalisé(e). D’où une exposition accrue aux risques.


Comment mettre fin aux dépenses SOW non conformes : améliorer la visibilité et réduire le risque grâce au BSM
Il existe bien évidemment des solutions pour gérer les dépenses SOW non maîtrisées. La technologie Business Spend Management (BSM) offre aux responsables l’opportunité de bénéficier d’une expérience utilisateur simplifiée incluant tous les aspects de la gestion des dépenses, des contrats à la facturation en passant par les paiements, pour tous les biens et services qu’ils acquièrent.

Grâce au BSM, responsables et cadres exécutifs peuvent tirer parti d’une visibilité accrue sur les dépenses, y compris sur le coût total et le statut des projets, tout en implémentant de manière efficace un processus de gestion des risques liés aux fournisseurs. Ils sont ainsi en mesure de répondre à plusieurs questions. Par exemple, qu’est-ce que ma relation avec ce partenaire couvre réellement ? Quel est le coût total de la mise en place d’un nouveau centre de distribution ? Existe-t-il des risques côté fournisseur ?

La technologie BSM permet d’améliorer le contrôle, d’optimiser les dépenses, d’améliorer la gestion des performances des fournisseurs et d’atténuer les risques.

Qu’il s’agisse d’un appel d’offres relatif à un tarif horaire ou à des contrats forfaitaires, l’adoption d’une approche compétitive en matière de sourcing et de gestion des achats dédiés aux services peut donner les moyens aux entreprises de réaliser d’importantes économies tout en réduisant les risques. Une gestion optimisée des risques, qui incluent l’état de santé des fournisseurs, garantit une approbation et un offboarding à deux niveaux, celui du prestataire et celui du travailleur. Cela permet d’éviter les risques imprévus tels que :

  • La cessation d’activité de fournisseurs stratégiques
  • L’inadéquation des causes contractuelles concernant la sécurité des données
  • Le non-respect des droits relatifs à la propriété intellectuelle
  • L’accès aux systèmes informatiques internes


Si vous disposez d’un modèle d’achat guidé bien établi au sein de votre solution BSM, vos responsables du recrutement seront orientés vers les bonnes décisions, qu’il s’agisse de réaliser un arbitrage entre augmentation des effectifs et contrats SOW, ou dans le cas d’un contrat SOW, de choisir un fournisseur et de vérifier son état de santé.

Renforcement de la visibilité et du contrôle sur les dépenses consacrées aux services externalisés avec Coupa
Dans Coupa Contingent Workforce (CCW), qui fait partie intégrante de la plateforme de Business Spend Management (BSM) de Coupa, les responsables ont à leur disposition les outils dont ils ont besoin pour gérer les contrats, les fournisseurs, le temps et les matériaux, ainsi que les livrables et étapes stratégiques associés aux dépenses SOW. 

La plateforme BSM de Coupa gère tous les types de dépenses, SOW y compris, en guidant facilement les utilisateurs pour qu’ils se tournent vers les outils les plus adaptés. Pour chaque euro consacré à des dépenses SOW, les économies sont en général comprises entre 30 et 70 %. Grâce à l’intégration des dépenses SOW au sein d’un modèle forfaitaire, les entreprises sont en mesure de bénéficier de davantage de valeur en gérant étroitement leurs dépenses à travers l’intégralité du processus source-to-pay. L’intelligence collective de la communauté Coupa permet aux responsables de bénéficier de recommandations pour améliorer la gestion de leurs dépenses.

Découvrez le point de vue d’experts du domaine dans notre webinar One Vision disponible en anglais, « Community Insights: Solving for SOW ». L’enregistrement du webinar est disponible ici.

 

Responsable Coupa Contingent Workforce (CCW), Maria DeJong se charge de mettre en avant les facteurs de différenciation et les fonctionnalités de CCW. Basée à Denver, dans le Colorado, Maria dispose de 10 ans d’expérience dans le domaine de la gestion de la main-d’œuvre temporaire.