RFI, RFQ, RFP… Quelle différence ?

En tant que fournisseur, vous avez déjà probablement reçu des demandes d’informations, de devis ou de tarifs alors que vous prospectiez auprès d’entreprises et d’organismes gouvernementaux. Ces trois processus partagent certaines caractéristiques, mais chacun a ses propres spécificités qu’il vous faut comprendre si vous souhaitez sécuriser les opportunités qui se présentent à vous.

Les processus RFI, RFP et RFQ permettent de rationaliser la gestion des achats de biens et de services.

Voici ce que chaque acronyme signifie :

Lorsqu’un acheteur publie une demande d’informations (RFI, pour Request for Information), il cherche en général à obtenir des informations générales sur les capacités et les biens/services de fournisseurs potentiels. L’étape suivante consiste à envoyer une demande de devis (RFQ, pour Request for Quotation) ou une demande de tarif (RFP, pour Request for Proposal). Lorsqu’une entreprise émet une RFQ, elle demande tout simplement aux fournisseurs de lui faire parvenir leurs tarifs relatifs aux services dont elle a besoin. A contrario, une RFP est une demande complète incluant l’historique du fournisseur, les descriptions détaillées des produits/services concernés et, souvent, un formulaire spécifique à compléter.

Qu’il s’agisse d’une petite entreprise ou d’une société qui n’en est encore qu’à ses débuts, les huit points suivants peuvent accélérer ce processus fastidieux et pourtant vital pour remporter des contrats :

1. Page de présentation professionnelle

La première impression étant toujours très importante, veillez à inclure une page de présentation professionnelle et soignée qui reflète avec précision l’identité de votre entreprise. Elle doit faire écho à votre image de marque, tout en comportant le titre du produit ou service faisant l’objet de la demande ainsi que la date de la proposition.

2. Sommaire

Fournissez un aperçu compréhensible et lisible qui permettra à vos lecteurs de consulter les rubriques qui les intéressent le plus. Si possible, numérotez les rubriques en fonction des informations demandées par l’acheteur.

3. Historique et présentation de la société

Pas de mystère : si vous ne présentez pas votre société, l’équipe Achats n’aura aucune idée de ce que vous faites. Une lettre d’accompagnement ainsi qu’une synthèse sont également appréciées.

4. Descriptions complètes des produits

Une présentation détaillée et complète du produit ou service concerné doit répondre à toutes les questions que peut avoir votre acheteur potentiel. L’organisation est ici le maître mot. N’hésitez pas à diviser vos paragraphes en rubriques plus courtes accompagnées de titres en gras ou en italique.

5. Plan d’implémentation

Le plan d’implémentation inclut les échéances, étape par étape, pour l’intégration d’un nouveau client par votre entreprise. Il doit comporter un calendrier pour que votre futur client potentiel puisse anticiper aux côtés de sa propre équipe.

6. Indicateurs financiers

Préparez-vous à devoir détailler jusqu’à deux à trois ans d’historique financier. Pour éviter toute difficulté, adoptez une approche proactive et assurez-vous que vos indicateurs financiers sont à jour pour les deux à trois années précédentes.

7. Références

Avant de prendre part à un processus de RFI, RFQ ou RFP, il est judicieux de disposer de trois à quatre références ou témoignages client. Faites soigneusement votre choix : ces références doivent refléter les avantages qu’offre l’établissement d’une relation avec votre entreprise.

8. Offre tarifaire

Facilitez-vous la tâche en élaborant une fiche de tarifs standards pour l’ensemble de vos produits/services.