Accélérer l’approbation des notes de frais grâce à l’automatisation
Êtes-vous plutôt du genre à rembourser rapidement les dépenses de vos collaborateurs ou doivent-ils attendre de longues semaines ? Si vous devez répondre « de longues semaines » à cette question, alors l’automatisation des notes de frais est probablement faite pour vous.
La rapidité de traitement des notes de frais est bénéfique pour l’ensemble de l’entreprise. La satisfaction des collaborateurs est garantie, les équipes Finance ont davantage de visibilité sur les dépenses voyages et notes de frais et, enfin, les factures associées aux cartes corporate sont payées en temps et en heure, épargnant ainsi à l’organisation toute pénalité de retard. Le gain est donc triple. C’est pourquoi la « durée du cycle d’approbation des notes de frais » est l’un des KPI figurant dans le Coupa Benchmark Report 2018. Selon les données compilées à partir de notre plateforme, la durée moyenne d’approbation des notes de frais a ainsi été de 27,9 heures pour le quartile le plus performant des clients de Coupa.
Si, au sein de votre entreprise, le délai d’approbation des notes de frais est trop long et que vous souhaitez améliorer vos performances, il existe trois principaux angles d’attaque : améliorer la qualité des notes de frais, rationaliser les processus d’approbation et de vérification des notes de frais, et garantir que les approbateurs interviennent dans les meilleurs délais. Voici comment aborder chacun d’entre eux :
1. Amélioration de la qualité des notes de frais
Première chose à mettre en place : aider vos collaborateurs à établir des notes de frais complètes, conformes et prêtes à être approuvées. Cela permettra de réduire le temps passé par les services de comptabilité à chercher les informations manquantes ou à gérer les demandes de remboursement non conformes à la politique de l’entreprise.
Vous avez ici besoin d’une approche basée sur deux éléments : l’utilisation de l’automatisation pour donner les moyens à vos collaborateurs de remplir correctement leurs notes de frais et la mise en attente des soumissions de notes de frais nécessitant un traitement plus approfondi.
Assurez-vous de tirer parti d’outils de réservation de voyages ou de cartes corporate intégrés pour pré-remplir et catégoriser les dépenses. Vos collaborateurs prendront ainsi de l’avance et le risque d’erreur sera limité.
Mettez également à disposition de vos collaborateurs des politiques qu’ils peuvent consulter en remplissant leurs notes de frais. De nombreuses organisations déploient beaucoup d’efforts pour mettre en œuvre des politiques en matière de gestion des voyages et notes de frais, qui finissent sur une étagère ou au fin fond de l’intranet de l’entreprise. Apporter les informations pertinentes sur la façon de remplir de manière automatisée une note de frais et fournir un feedback au moment opportun contribue à améliorer la qualité des notes de frais. De plus, cet accompagnement qui fait office de formation instantanée facilite et accélère au fil du temps la création de notes de frais optimisées.
Faites en sorte d’englober toutes les politiques que la plupart des utilisateurs ont besoin de connaître pour soumettre une note de frais de manière adéquate : exigences liées aux reçus, taux de remboursement des frais kilométriques, limites journalières, limites de catégories, etc.
Utilisez un dispositif automatique de blocage pour alerter vos collaborateurs en cas d’erreur ou d’omission, afin qu’ils puissent apporter les rectifications nécessaires avant de soumettre leur note de frais. Il s’agit du même genre d’alertes que vous recevez lorsque vous remplissez un formulaire en ligne et que vous oubliez de compléter un champ obligatoire.
Attention : assurez-vous de configurer vos politiques et exigences en fonction du rôle de l’utilisateur ou de la catégorie de la dépense, plutôt que de laisser tous vos voyageurs accéder à des informations non pertinentes ou d’exiger le remplissage systématique de tous les champs. Limitez vos exigences aux éléments devant obligatoirement apparaître sur une note de frais pour en garantir la qualité. Évitez d’inclure tout ce qui ne s’applique qu’à une faible proportion d’utilisateurs.
Par exemple, admettons que l’un de nos clients évolue dans le domaine des hypothèques. Les collaborateurs concernés seront ainsi membres des services en charge de l’administration générale, de l’informatique, de la conformité et des emprunts. Pour pouvoir soumettre des frais d’une certaine catégorie, les membres de l’équipe responsable des emprunts sont invités à joindre à leur demande un accord valide conclu avec un courtier immobilier. Dans ce cas, il peut s’avérer judicieux d’associer cette exigence à la catégorie en question de sorte qu’elle bloque uniquement ce type de frais, et non l’ensemble des notes de frais soumises à travers l’entreprise.
2. Rationalisation des processus d’approbation et de vérification
Si les notes de frais transmises sont de qualité, mais qu’elles restent bloquées au stade d’approbation, voilà la marche à suivre.
Le processus d’approbation se compose de deux phases majeures : l’intervention des approbateurs sur les notes de frais transmises et leur vérification par les services Finance, ce qui constitue en général la dernière étape du processus. Ici, la stratégie d’optimisation consiste à recourir avec modération à des ressources humaines dédiées à l’approbation et la vérification pour laisser l’automatisation effectuer la plus grande partie du travail.
Étudiez attentivement vos politiques d’approbation. Est-il absolument nécessaire de faire appel à cinq ou six personnes pour vérifier une note de frais ? Dans la majorité des cas, la réponse est non. Pourtant, c’est bel et bien le processus qui s’est généralisé au fil du temps dans de nombreuses entreprises.
Il n’y a pas de règle stricte concernant le nombre d’approbateurs. Vous devez tenir compte de la logique applicable pour votre activité, mais également de ce qui paraît sensé quant à la responsabilité de vos collaborateurs.
Par exemple, vous avez peut-être dans votre entreprise des responsables chargés de prendre d’importantes décisions financières et qui ne sont toutefois autorisés à approuver que des notes de frais inférieures à 1 000 euros. Au-delà de ce montant, toute note de frais doit passer par leur hiérarchie. Pourquoi impliquer leurs supérieurs dans ce processus de vérification alors que les responsables financiers en question sont tout à fait capables de prendre la décision appropriée ?
Envisagez d’autoriser l’auto-approbation. Si vous faites déjà confiance à vos collaborateurs pour réaliser des dépenses à hauteur de montants définis dans d’autres domaines, il pourrait faire sens de les autoriser à soumettre des notes de frais dans certaines limites, pour qu’elles parviennent directement au service de comptabilité, sans nécessiter l’approbation d’un supérieur hiérarchique.
La vérification est la dernière étape du processus d’examen et d’approbation. Si vous avez mis en place, en tant que filet de sécurité, des processus de vérification fiables et évolutifs, la mise en place de chaînes d’approbation rationalisées s’en trouvera facilitée.
Sans automatisation pour évaluer et signaler les notes de frais présentant un risque élevé, la plupart des organisations sont contraintes d’effectuer des vérifications intégrales, se contentent de vérifications aléatoires ou ne vérifient rien du tout. À l’évidence, la vérification intégrale est le meilleur moyen de réduire la fraude et de garantir la conformité. Cela nécessite néanmoins de nombreuses ressources.
L’établissement d’exigences de conformité vis-à-vis des réglementations et de vos politiques au sein d’un outil pouvant effectuer des vérifications de base et évaluer la qualité de la note de frais est un bon compromis. L’équipe Finance n’aura ensuite qu’à vérifier les notes de frais signalées comme étant les plus problématiques. Les notes de frais complètes qui ont été approuvées par un responsable peuvent ainsi être remboursées directement, sans formalités supplémentaires.
3. L’automatisation en renfort
Par l’amélioration de la qualité des notes de frais, la rationalisation de votre chaîne d’approbation et le scoring pour signaler les notes de frais devant être vérifiées, vous soulagez la charge des personnes chargées du processus de vérification, qui n’interviennent alors plus qu’à titre exceptionnel, pour les notes de frais qui nécessitent vraiment leur attention. Malgré tout, vous avez toujours besoin de collaborateurs pour remplir leur rôle respectif, des collaborateurs qui ne sont pas forcément disponibles.
Les responsables devraient plus ou moins savoir qu’une note de frais est en cours de soumission. En ce sens, les notifications mobiles et les fonctionnalités d’approbation facilitent la tâche des approbateurs qui peuvent agir à tout moment, où qu’ils se trouvent. Mais même dans ces conditions, une note de frais peut rapidement se retrouver tout en bas de la pile. Par conséquent, envisagez de paramétrer des notifications de rappel. Ces rappels peuvent être définis pour prévenir les approbateurs qu’une nouvelle note de frais est prête et le leur rappeler à intervalles spécifiques jusqu’à l’approbation.
Autre élément à considérer : les remontées automatiques dont le principe est de transférer la note de frais à la personne suivante dans la chaîne d’approbation si l’approbateur dépasse un certain délai. Bien évidemment, il est préférable de rappeler aux approbateurs concernés que vous allez procéder ainsi.
Utilisés conjointement, les rappels et les remontées automatiques permettent d’équilibrer la charge du suivi et de faire gagner à vos équipes un temps précieux qu’elles peuvent alors consacrer à des activités plus productives.
Une utilisation combinée pour un résultat optimal
Comme dans tout processus de gestion des voyages et notes de frais, la gestion efficace de l’étape d’approbation est l’aboutissement de politiques bien pensées et clairement communiquées, appuyées par l’automatisation. Même dans un processus aussi simple en apparence, il reste certains éléments interdépendants qui doivent tous fonctionner de manière fluide.
Décomposer le processus d’approbation des notes de frais et évaluer vos performances dans chaque domaine devrait vous permettre d’aboutir à un processus entièrement optimisé. Peut-être que dans votre entreprise les notes de frais sont de qualité, que des chaînes d’approbation courtes sont déjà en place et que vous avez seulement besoin de rappels automatisés pour aider vos approbateurs à rester vigilants. Peut-être que la solution pour vous est de mettre en œuvre un scoring dédié à la vérification des notes de frais et de définir cette étape comme filet de sécurité, avant de passer à la rationalisation de votre chaîne d’approbation et d’accompagner vos collaborateurs dans ce processus. Décidez d’un point de départ, optimisez chaque composante du processus, et vous parviendrez à rembourser vos collaborateurs en un temps record, pour leur plus grande satisfaction.
