Développer l’agilité opérationnelle grâce à la main-d’œuvre temporaire

Tamir Shafer
Tamir Shafer
Vice President of Coupa Contingent Workforce (CCW)

Tamir Shafer is responsible for strategically growing this segment of Coupa’s business. Tamir holds a BSc in Finance from the University at Albany, SUNY, and resides in Boca Raton, Florida.

Temps de lecture : 6 mins
Collaborateurs en interaction

Ces dix dernières années, les entreprises, indépendamment de leur taille, ont davantage fait appel à du personnel temporaire. Un nouveau rapport d’Ardent Partners montre que le recours à des travailleurs non salariés a plus que doublé au cours de la dernière décennie, passant de 20 à 43 %. 

Dans la conjoncture économique actuelle, instable et à l’évolution rapide, la main-d’œuvre temporaire revêt une importance inédite dans l’approche que les organisations adoptent lorsqu’elles cherchent à faire évoluer leurs équipes. Les entreprises qui ont fait le choix d’augmenter la proportion de travailleurs temporaires au sein de leurs effectifs ont gagné en flexibilité. Elles sont désormais plus à même de réduire les coûts à court terme, et de rebondir rapidement à mesure que les opportunités commerciales évoluent et se multiplient.

Nombreuses sont les organisations qui constatent plus que jamais ces avantages. Durant l’année qui a précédé la pandémie, l’emploi de travailleurs temporaires a atteint un niveau record. Cela n’a rien de surprenant si l’on considère la nécessité, dans cette nouvelle norme, d’adapter la taille de ses effectifs en fonction des tendances de marché et autres dynamiques commerciales.

Selon Ardent Partners, près de 80 % des entreprises ont augmenté leur main-d’œuvre temporaire. Le rapport indique que « les engagements à court terme, l’accès immédiat à des compétences variées et la capacité d’intégration rapide ont été des leviers de valeur dans les années 2010, et seront des caractéristiques fondamentales pour le personnel au cours de la décennie 2020 ».

Outre le fait d’améliorer l’agilité de vos effectifs, recourir à du personnel temporaire est un bon moyen d’identifier des profils parfaitement adaptés à votre entreprise, en vue d’un éventuel recrutement interne. Convertir des contrats de travail temporaires en contrats permanents, lorsque le moment est propice d’un point de vue financier, est la solution idéale pour renforcer votre vivier de talents.

 [Téléchargez le rapport Ardent Partners complet : The State of the Contingent Workforce (en anglais)]

Voici les six étapes à suivre pour optimiser l’efficacité de votre personnel temporaire, et développer ainsi votre agilité opérationnelle :

Connaître ses talents : améliorer la visibilité sur la main-d’œuvre temporaire

Savez-vous qui travaille pour votre entreprise, ce que font ces personnes et combien vous les rémunérez ? Savez-vous si votre personnel dispose des accès appropriés et des qualifications requises ? Lorsque vos effectifs temporaires sont importants, il est indispensable de mettre en place un système complet de gestion des fournisseurs (VMS) pour assurer le suivi de vos talents.

Atténuer le risque : corriger les erreurs de facturation et lutter contre la fraude

Les erreurs arrivent, et elles sont malheureusement inévitables lorsque des milliers de collaborateurs externes soumettent des factures à votre service de comptabilité fournisseurs déjà surchargé. Que vous soyez sans le savoir victime de fraude, que vous ayez à régler des sommes trop élevées ou à payer pour des services non délivrés, vous pouvez détecter la fraude avant même que les dépenses ne soient engagées en dématérialisant votre processus de gestion de la main-d’œuvre temporaire de bout en bout, grâce à une solution de gestion des fournisseurs parfaitement intégrée à votre processus P2P.

Augmenter rapidement les effectifs : trouver du personnel qualifié au moment opportun

Même avec un budget approuvé, il peut être très difficile de trouver des travailleurs temporaires compétents qui correspondent à vos besoins, en fonction des postes à pourvoir et des projets de votre entreprise. Sans la mise en place de processus efficaces, le délai de recrutement peut être extrêmement long et, de ce fait, retarder des projets stratégiques et impacter les résultats financiers. Vous pouvez utiliser un système de gestion des fournisseurs qui vous permet de soumettre une demande, pour un projet temporaire ou un projet SOW, de recevoir des offres ou des candidatures de la part des fournisseurs, et d’évaluer et de sélectionner les bons candidats et les meilleures propositions.

Faciliter les achats : créer un processus d’achat de services efficace

Plus particulièrement dans les périodes difficiles, des processus efficaces pour le traitement des bons de commande apportent aux responsables la visibilité et le contrôle nécessaires pour atteindre leurs objectifs budgétaires et éviter les dépenses inutiles. Grâce à l’intégration complète de vos systèmes de gestion des fournisseurs et P2P au sein d’une plateforme unifiée de Business Spend Management, vous avez la garantie que le travail ne commencera qu’une fois le budget approuvé. Il n’y a alors aucun risque de retard dans la transmission de l’ordre de mission au fournisseur. En regroupant l’ensemble de ces tâches dans un seul et unique système accessible aussi bien par le responsable du recrutement, que le fournisseur ou l’équipe Achats, vous économisez des ressources et vos projets démarrent plus tôt.

Intégrer rapidement le personnel temporaire : rendre votre main-d’œuvre temporaire opérationnelle rapidement

Une fois le candidat sélectionné et l’ordre de mission émis, vous êtes prêt à intégrer votre nouvelle recrue. Si vous devez intégrer quelques travailleurs temporaires seulement, il est possible de procéder manuellement. En revanche, si votre entreprise fait appel à un grand nombre de travailleurs non salariés et engage régulièrement de nouveaux employés et prestataires de services, développer et rationaliser votre processus d’intégration présente pour vous un réel avantage. L’utilisation d’un système de gestion des fournisseurs pour approuver et intégrer des travailleurs temporaires vous permet de tenir automatiquement à jour vos archives d’audit et les vérifications des antécédents.

Gérer et évaluer la main-d’œuvre temporaire : analyser les dépenses de services et les performances des travailleurs

Ce n’est pas parce qu’il ne fait pas partie de vos effectifs permanents que le personnel temporaire ne doit pas être géré et évalué. Utilisez un système qui aide les responsables du recrutement à superviser leurs travailleurs temporaires et à se séparer des collaborateurs les moins performants tout en reconnaissant à leur juste valeur et en encourageant les meilleurs éléments.

En suivant les six étapes précédentes, vous aurez toutes les clés en main pour renforcer vos équipes grâce au personnel temporaire, et vous serez ainsi à même de développer votre agilité afin que votre entreprise affronte l’instabilité économique actuelle et se prépare à un avenir prospère.

En savoir plus sur l’état des lieux de la main-d’œuvre temporaire avec le nouveau rapport d’Ardent Partners : The State of the Contingent Workforce.