Facturation : 3 tendances à suivre
Pour se démarquer à l’internationale et éviter les casse-tête en matière de conformité, il est impératif d’être à la pointe en termes de facturation. Évolution rapide des réglementations, émergence de politiques consacrées aux priorités en temps de pandémie et changements concernant les obligations de déclaration : il est de plus en plus difficile de garder le contrôle sur cet écosystème économique dynamique et complexe de politiques et de réglementations, et ce même pour les responsables des services de comptabilité fournisseurs les plus audacieux.
Dans notre tour d’horizon des tendances en matière de facturation, nous vous présentons aujourd’hui quelques-uns des changements les plus importants apportés aux réglementations relatives à la facturation, ainsi que leur impact sur vos activités.
1. Modifications relatives à la TVA
Première tendance en matière de facturation : les changements continuellement apportés aux taux de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) à travers le monde. Voyons pour l’Union européenne (UE) : tandis que les taux de TVA sont restés majoritairement stables au cours des dernières années, l’impact économique significatif des restrictions liées à la pandémie de COVID-19 a poussé les gouvernements à intervenir.
À titre d’exemple, l’Irlande a réduit son taux de TVA standard de 23 % à 21 % entre octobre 2020 et le 28 février 2021. La Norvège a diminué son taux réduit de 12 % à 6 % pour les secteurs de l’hôtellerie, du tourisme et des transports publics jusqu’à décembre 2020. L’Allemagne a quant à elle réduit son taux de TVA standard de 19 % à 16 % jusqu’à décembre 2020.
La réduction des taux de TVA font partie de plans de relance économique plus vastes mis en place à travers l’UE, qui sont voués à évoluer rapidement. La Norvège a par exemple adapté plusieurs fois son taux réduit. Plusieurs taux de TVA différents s’appliquent en outre à différents secteurs au sein de différents États membres de l’UE. La gestion de la TVA et la veille en la matière sont ainsi des composantes essentielles du Business Spend Management (BSM). Les taux peuvent en outre être modifiés sans préavis, les corps législatifs nationaux décidant de mettre fin aux taux réduits, de les étendre à d’autres activités ou de mettre en œuvre de nouveaux taux de TVA pour des secteurs spécifiques.
2. Adoption de la facturation électronique
Autre tendance en plein essor à travers le monde : les avancées relatives à la facturation électronique. La Chine a actuellement entamé la diversification de son écosystème de facturation électronique en déployant, depuis le 21 janvier 2021, des pilotes dans plus de 30 provinces. Également en janvier, l’administration fiscale chinoise a publié un règlement sur l’optimisation de l’environnement des affaires, en octroyant aux factures électroniques spéciales de TVA le même effet légal que les factures papier et en introduisant plusieurs changements au sein de ses processus de facturation actuels.
Dans l’intervalle, en Europe et au Moyen-Orient, l’Italie a été le premier pays à mettre en œuvre des processus obligatoires de facturation électronique pour les transactions B2B effectuées sur son sol dès le 1er janvier 2019. La France, la Pologne et le Royaume d’Arabie Saoudite ont depuis annoncé l’entrée en vigueur de réglementations similaires. Plus récemment, le Parti libéral-démocrate allemand (FDP) a, le mois dernier, demandé à ce que la Bundestag allemande mette en place un système national de facturation électronique s’inspirant du modèle SdI (Sistema di Interscambio) italien. Cette demande est destinée à réduire la fraude à la TVA sur le territoire allemand et à simplifier le processus global de facturation.
Pour les entreprises, la facturation électronique impose l’utilisation d’outils en mesure de gérer la dématérialisation à grande échelle et d’évaluer des données spécifiques pour se conformer aux exigences nationales.
3. Renaissance du QR code
En dernière position de notre liste des principales tendances mondiales en matière de facturation figure la renaissance du QR code. À la fin des années 2000, les QR codes (QR venant de l’anglais quick response) étaient omniprésents dans les campagnes marketing et sur les réseaux sociaux. Renforcée par le rapide essor des smartphones, l’utilisation de ces petits codes-barres à deux dimensions s’est très vite imposée. Ils ont ensuite largement cessé d’être utilisés, les entreprises ayant trouvé de meilleures solutions pour entrer en contact avec leurs clients. Toutefois, en partie en raison de la pandémie de COVID-19, ils suscitent aujourd’hui un regain d’intérêt. De nombreux restaurants les utilisent par exemple pour permettre à leurs clients de commander sans s’exposer au risque de transmettre le virus. Ils sont également de plus en plus utilisés sur les factures physiques pour améliorer la collecte et le traitement des données.
Voici un exemple probant de cette utilisation réinventée du QR code : en Inde, les entreprises dont le chiffre d’affaires est supérieur à 5 milliards de roupies indiennes (env. 63,5 millions d’euros) ont eu l’obligation de faire figurer un QR code sur toutes leurs factures avant le 31 mars 2021.
Et l’Inde n’est pas le seul pays à rendre les QR codes obligatoires. En 2019, le Portugal et la Suède ont tous deux mis en œuvre des approches similaires pour rationaliser le traitement des paiements et la collecte des données. Cela s’accompagne toutefois d’un défi pour nombre d’entreprises, en particulier si elles utilisent des outils et technologies de facturation d’ancienne génération qui ne sont pas conçus pour créer et capturer les données des QR codes. Il est par conséquent essentiel pour les entreprises de déployer des solutions de gestion des dépenses en mesure de répondre à leurs besoins actuels et de s’adapter aux défis qui émergent en matière de facturation.
La question de la conformité
Les exemples que nous venons de donner (modifications relatives à la TVA, adoption de la facturation électronique et renaissance du QR code) reflètent une préoccupation commune à toutes les entreprises : la conformité.
Dans chacun de ces cas, la conformité est essentielle pour garantir l’exactitude des données et du reporting. Si elles n’alignent pas leurs processus aux attentes réglementaires, les entreprises s’exposent à une perte de chiffre d’affaires, car elles sont ainsi contraintes de consacrer du temps et des efforts à la modification de leur processus de reporting et s’exposent à des amendes significatives si leur processus de facturation ne correspond pas à leurs obligations de conformité. Il est toutefois important de noter que la conformité ne peut pas être confiée à des tiers. Tandis que les entreprises tirent profit d’outils et de technologies de nouvelle génération pour mieux gérer leurs obligations internationales en matière de facturation, la responsabilité ultime de la conformité ne peut pas être déléguée à des partenaires technologiques.
En pratique, cela signifie que les entreprises doivent soigneusement choisir leurs partenaires avant de déployer des solutions de gestion de la facturation et doivent donner priorité aux outils qui rationalisent les opérations pour permettre à leurs collaborateurs de s’assurer que leurs obligations en matière de conformité sont respectées. Prenons le cas de la TVA : avec l’évolution rapide des différents taux et leur extension sujette à la pandémie, il est plus judicieux de déployer des solutions performantes pour assurer le suivi des variations des taux de TVA et appliquer les bonnes valeurs de manière automatique. Cette approche donne ainsi aux équipes financières et comptables davantage de temps et de marge de manœuvre pour s’assurer que les obligations en matière de conformité sont respectées et réunir tous les documents à présenter aux organismes de réglementation.
Passer à l’action grâce au Business Spend Management
Pour les multinationales, naviguer au sein de cette nouvelle normalité suppose l’adoption d’une approche à la fois tactique et technologique en ce qui concerne les tendances émergentes. En pratique, cela consiste à suivre les nouvelles tendances à travers le monde, à déterminer leur impact sur les processus métier stratégiques et à déployer des solutions telles que des plateformes de Business Spend Management pour relever ces défis à grande échelle.
Au fait de ces tendances et de leur impact potentiel, les entreprises doivent à présent passer à l’action. Le défi ? La mise en place rapide d’initiatives en faveur de la dématérialisation et l’évolution permanente de la législation relative à la conformité sont, pour les entreprises, des facteurs d’échec, et ce même avant qu’elles aient commencé.
Les plateformes BSM agiles et évolutives peuvent vous aider à faire le lien entre tendances internationales et opérations locales. Grâce à des mises à jour automatiques des taux fiscaux et des obligations relatives au contenu des factures, une solution BSM optimisée permet aux entreprises de se concentrer sur ce qui compte (la croissance durable de leurs activités), tout en s’adaptant en permanence aux tendances mondiales en matière de facturation.
