La conformité de la facturation électronique, au-delà d’un simple certificat
Souvent, lorsqu’on aborde la question de la facturation électronique à l’échelle mondiale, la conversation glisse rapidement sur le terrain de la conformité aux exigences réglementaires et aux règles fiscales en matière de TVA ainsi qu’à la législation comptable, commerciale, douanière et relative à la protection des données. Les règles étant différentes pour chaque pays, la mise en œuvre d’une solution de facturation électronique est ici complètement justifiée. Quelles que soient les circonstances, la responsabilité ultime de la conformité incombe toutefois à l’entreprise. Comment vous assurer alors que votre solution de facturation vous aidera à garantir la conformité ?
Habituellement, les éditeurs de solutions de facturation électronique s’appuient sur des certificats de conformité, des documents officiels remis par des cabinets d’audit et de conseil attestant que la solution technique, après examen, répond aux prescriptions légales du ou des pays dans lesquels le client opère.
Une lettre de recommandation de l’un des cabinets comptables les plus réputés au monde peut par ailleurs représenter un certain gage de sérieux vis-à-vis de l’éditeur et de ses efforts réalisés en matière de conformité. Il est cependant important, au moment d’étudier le déploiement d’une solution de facturation électronique, de comprendre les limites des certificats de conformité et de replacer ces derniers en contexte, compte tenu de votre approche en matière de due diligence. La garantie d’investissements constants en faveur de la conformité ainsi qu’un audit de la solution en question sont également indispensables.
Une garantie pour avancer
Les certificats de conformité ont fait leur apparition en 2001. La facturation électronique n’en était encore qu’à ses débuts et, à l’époque, la Suisse était le seul pays doté d’une législation établissant des règles pour le remplacement des factures papier. Les premiers clients étaient enthousiastes et cherchaient à comprendre comment ces nouvelles solutions allaient les aider à remplir leurs obligations de conformité. Ils voulaient ainsi éviter les mauvaises surprises en cas d’audit
et préféraient obtenir cette confirmation de la part d’un tiers de confiance plutôt que des éditeurs des solutions. Ainsi, les cabinets d’audit et de conseil d’envergure mondiale se sont révélés être un choix évident pour comparer ces nouvelles solutions au regard des codes fiscaux de chaque pays et formuler des avis en matière de conformité, sous réserve, bien évidemment, que l’éditeur de la solution en question se conforme bel et bien à ces prescriptions.
Prévu au départ pour apporter la garantie nécessaire à l’avancement des projets, le certificat de conformité est devenu un incontournable dans le domaine de la facturation électronique.
Les limites du certificat de conformité
Bien qu’il reste pertinent à l’heure actuelle, il est important de garder en tête que ce type de certificat n’apporte aucune garantie. Les cabinets de conseil se basent sur de simples hypothèses, sans certifier le déploiement ou l’utilisation de la solution en conditions opérationnelles.
Il existe en outre un risque de conflit d’intérêts. Un certificat de conformité distinct est nécessaire pour chaque pays. Quand on fait le calcul au vu du nombre de pays concernés, cela représente une somme considérable.
En effet, et sans pour autant mettre en doute l’impartialité des cabinets de conseil, les certificats de conformité sont synonymes de revenus et leurs auteurs ne sont pas nécessairement ceux qui s’exposent aux risques associés. En cas de problème, impossible de reporter la faute sur le cabinet de conseil qui vous a fourni le certificat de conformité. Son service en charge de la gestion des risques aura pris en amont les mesures appropriées pour se prémunir contre toute réclamation éventuelle.
Raison supplémentaire pour ne pas considérer ces certificats comme seule garantie : ils n’apportent qu’une évaluation ponctuelle au sein d’un environnement réglementaire en constante évolution. Pensez-vous que les éditeurs de solutions mettront à jour leur certificat de conformité chaque fois que la réglementation d’un pays évolue ? Probablement pas. J’ai même récemment vu le cas d’un fournisseur présenter un certificat datant de 2010.
Élargissement du processus de due diligence
La seule garantie, c’est l’évolution des réglementations. Une évolution qui se veut permanente. Par conséquent, vous devez, dans le cadre de votre processus de due diligence, accorder moins d’importance aux certificats de conformité et vous focaliser davantage sur les processus mis en place par l’éditeur pour gérer le changement et maintenir votre solution à jour, ainsi que sur la réalisation d’un véritable audit du système. Cinq domaines clés doivent ici être pris en compte :
- Définition des responsabilités : assurez-vous de comprendre clairement quelles sont les responsabilités de chacun. Quelles informations les fournisseurs doivent-ils faire figurer sur les factures qu’ils émettent à votre intention ? Quelles sont vos responsabilités en matière de conformité en tant qu’acheteur ? Quelles sont les données que la solution valide, protège et conserve ?
- Infrastructure de contrôle : de quel type d’infrastructure le fournisseur dispose-t-il pour surveiller les changements qui surviennent dans ces domaines à travers les différents marchés ? Cela peut inclure les partenariats ou les abonnements. Toutefois, les fournisseurs de services les plus fiables prennent en général la responsabilité de leur propre conformité, qu’ils gèrent en interne.
- Gestion du changement : comment serez-vous informé des changements de réglementation ? Que devrez-vous faire pour maintenir votre solution à jour ? Pourrez-vous vous en charger en interne, ou aurez-vous besoin de l’intervention de l’éditeur de la solution ou de consultants externes ?
- Architecture produit : les solutions cloud présentent un avantage certain par rapport aux solutions sur site ou personnalisées conçues pour répondre aux besoins de clients individuels. De leur côté, les prestataires de services cloud peuvent maintenir à jour la solution plus facilement, sans effort ou presque de la part du client.
- Validation du système : au-delà des certificats de conformité, l’éditeur est-il en mesure de faire valider le système par un auditeur neutre pour attester de la conformité réelle aux exigences en vigueur dans le pays concerné ? Avec le cloud, les cabinets d’audit et de conseil peuvent effectuer ce type de validation relativement facilement, un contexte qui fait aujourd’hui partie de la nouvelle norme.
Au moment de choisir une solution de facturation électronique, un certificat de conformité peut donc se révéler utile, car il atteste des investissements consacrés à la conformité. Néanmoins, son impact est extrêmement limité. Pour obtenir une réelle garantie, il vous faut la preuve d’un investissement constant.
Lorsqu’une entreprise évolue dans une dizaine ou une vingtaine de pays, se tenir informé de toutes les réglementations fiscales et commerciales est un défi colossal. Votre processus de due diligence doit donc être centré sur l’établissement d’une relation à long terme avec un éditeur qui planifie et conçoit sa solution de façon à s’adapter aux changements permanents et à limiter leur impact sur vos activités.
Les éditeurs les mieux positionnés disposent de l’infrastructure de veille nécessaire pour suivre les changements de réglementation ainsi que des compétences requises pour vous tenir informé et mettre eux-mêmes à jour le système. Plus important encore, ils sont disposés à faire appel à un auditeur externe pour évaluer leur solution. Outre l’aspect rassurant, c’est avant tout une meilleure garantie de conformité.
