Le principal problème des paiements B2B n’est pas l’argent, ce sont les données !

C’est un fait : les retards de paiement ralentissent l’économie mondiale. Le délai moyen de paiement est à présent de 66 jours à l’échelle internationale, soit une hausse de 10 % depuis 2008. Si les entreprises individuelles sont les plus impactées, les retards de paiement ont également de profondes répercussions négatives sur l’ensemble de l’économie. À l’heure où les consommateurs disposent de moyens de paiement toujours plus nombreux et plus rapides, pourquoi ces délais restent-ils si longs ?

Cela s’explique en partie par une tendance observée ces dernières années, qui consiste pour les grandes entreprises à étendre délibérément les échéances de paiement dans le but de maximiser leur fonds de roulement (28,2 % aux États-Unis et 30 % au Royaume-Uni). Dans le monde entier, et notamment au Royaume-Uni, les gouvernements tentent de limiter cette pratique qui accable les petits fournisseurs, les poussant souvent à la faillite.

L’autre raison, que l’on évoque moins mais qui est sans doute la plus habituelle, est l’inefficacité des processus internes. Actuellement, l’essentiel des efforts déployés pour accélérer les paiements poussent les entreprises à délaisser les chèques au profit des paiements électroniques. Toutefois, si l’on considère les paiements d’un point de vue global, en tant que composante d’un processus opérationnel de bout en bout, il est évident que le recours à des canaux plus rapides n’est pas suffisant.

Le véritable enjeu ? Réunir toutes les données requises pour effectuer un paiement dans les meilleurs délais. Les plateformes qui prennent en charge l’intégralité du processus de gestion des dépenses ont ici une longueur d’avance en offrant la possibilité d’utiliser les données déjà collectées pour accélérer les paiements. Il s’agit également d’un moyen efficace de dégager davantage de valeur économique.

Perte de valeur économique 
Selon les études menées par la société de prêt alternatif Fundbox, un quart des PME déclarent ne pas pouvoir recruter ou investir dans de nouveaux équipements en raison de problèmes de trésorerie. Un cinquième d’entre elles ont ainsi dû interrompre leurs programmes marketing.

Une enquête réalisée par Crossflow Payments auprès de plus de 1 000 PME britanniques montre que deux tiers des entreprises seraient prêtes à embaucher jusqu’à cinq personnes supplémentaires si elles disposaient de davantage de fonds de roulement, ce qui conduirait à la création de 3,4 millions d’emplois. D’après Fundbox, si les PME aux États-Unis recevaient leurs paiements dans les délais attendus, elles seraient en mesure de recruter 2,1 millions de nouveaux employés, réduisant ainsi le taux de chômage de 27 %.

De toute évidence, l’optimisation de la trésorerie, même pour une faible proportion des fournisseurs à travers le monde, aurait une portée considérable.

Un processus plus homogène 
Concrètement, en quoi cela consisterait-il ? Le paiement est l’ultime étape d’un processus qui débute par une demande d’achat, suivie d’un bon de commande, éventuellement d’une lettre de transport, puis d’une facture. Chacun de ces documents contient des données qui doivent être validées, rapprochées et approuvées avant que la mise en paiement puisse être effectuée.

Vous devez ensuite connaître, pour chaque fournisseur, les modalités et informations de paiement, y compris leurs coordonnées bancaires si un paiement ACH ou par virement a été défini. Au total, ce sont environ sept ou huit informations distinctes que vous devez recueillir.

Le problème ? Les données se trouvent généralement dans plusieurs systèmes différents, car ce processus était, jusqu’à encore récemment, automatisé de façon fragmentée.

Création d’un patchwork 
Au début des années 90, les éditeurs de systèmes ERP ont commencé à proposer des modules complémentaires pour le processus de la demande au bon de commande et pour les achats, que les entreprises continuent d’utiliser aujourd’hui.

Une décennie plus tard, Ariba a développé un concept haut de gamme pour dématérialiser l’intégralité du processus de la demande au bon de commande. Cette initiative marque l’avènement des solutions B2B et nombreuses sont les entreprises qui s’appuient encore sur ces anciens systèmes.

Autour de la même période, certains éditeurs ont tenté d’appliquer ce concept de dématérialisation aux processus de comptabilité fournisseurs, mais aucun d’entre eux n’est parvenu à concevoir une solution de bout en bout. Au contraire, les différentes parties du processus étaient généralement distinctes. Certains éditeurs se consacrant à la numérisation et à la dématérialisation des factures, d’autres proposant l’automatisation du workflow de facturation.

En définitive, les entreprises utilisent différents processus dispersés dans des systèmes disparates et, dans un nombre étonnamment élevé d’organisations, une grande partie des tâches est encore effectuée manuellement. Lorsque vous réalisez des centaines de milliers de transactions, le temps consacré à rassembler toutes ces données est considérable. En outre, sans donner la visibilité nécessaire sur le processus, aussi bien côté acheteur que fournisseur, vous risquez de passer à côté de nombreuses opportunités d’optimisation.

Un schéma récurrent 
Les technologies de paiement ne font pas exception. Les canaux de paiement ACH ont été développés et sont gérés en exclusivité par le réseau NACHA. Les canaux dédiés aux cartes bancaires sont détenus par les réseaux qui les émettent. Chaque moyen de paiement est un produit à part entière. Traditionnellement, ces produits sont vendus par différents départements d’un organisme bancaire, ce qui implique, pour les services de comptabilité fournisseurs, la gestion de processus distincts, outre l’émission des chèques.

Ces dix dernières années, les entreprises du secteur technologique se sont lancées dans les paiements B2B, offrant des solutions de haute qualité qui facilitent la transmission des paiements à travers n’importe quel canal, depuis un fichier ou une interface unique. Bien qu’il s’agisse d’une avancée, il reste toutefois à résoudre le problème des données en amont.

Ce patchwork de systèmes, produits et processus a entrainé beaucoup d’inefficacités dans l’échange d’informations entre acheteur et fournisseur.

Unification des processus et des données 
Le marché du Business Spend Management gagnant en maturité, nous disposons à présent de solutions telles que Coupa qui intègrent le workflow complet des achats et de la comptabilité, créant ainsi un modèle de données unifié. Lorsque ce modèle est connecté aux différents canaux de paiements, et que vous êtes en mesure d’apporter aux acheteurs, aux fournisseurs, aux banques et aux prestataires de services de paiement une visibilité en temps réel sur les données, de multiples opportunités s’offrent à vous pour optimiser l’ensemble du processus de paiement.

Ces opportunités pourraient notamment inclure le paiement par carte pour les fournisseurs qui l’acceptent, ce qui vous permettrait de bénéficier d’escomptes bancaires. Vous pourriez également définir des stratégies de remise pour paiement anticipé pour certains fournisseurs, ou même pour différentes catégories sous contrat. Le financement, qui fait traditionnellement l’objet d’un système totalement distinct, est aussi une possibilité, de même que les options de paiement sur bon de commande, pour certains types de biens et services.

Élément central de la relation acheteur-fournisseur 
Le paiement est au centre de la relation entre acheteur et fournisseur. Bon nombre d’entreprises mesurent l’importance de respecter les échéances de paiement des fournisseurs, sans toutefois parvenir à collecter les données suffisamment rapidement et à fournir la visibilité nécessaire à l’ensemble des parties pour leur permettre de prendre les bonnes décisions en matière de délais, de financement et de méthodes de paiement. Le constat est simple : trop d’inefficacités et de coûts perdurent, qui n’ont plus lieu d’être en 2018. En réduisant la communication et les frictions potentiellement générées par les paiements, acheteurs et fournisseurs gagnent un temps précieux qu’ils peuvent consacrer à des aspects plus productifs de leur collaboration.

Pour que les entreprises tirent profit de la valeur inexploitée dont les privent les retards de paiement, il est sans doute nécessaire que les gouvernements s’impliquent davantage pour limiter les dérives de certains acheteurs. Néanmoins, les entreprises conscientes de l’intérêt d’optimiser la trésorerie de leurs fournisseurs ont également besoin d’alternatives plus nombreuses et performantes.

Les plateformes de Business Spend Management offrent justement à leurs clients un large choix de solutions, car elles gèrent déjà ces transactions en amont. La gestion des paiements prend alors tout son sens, pour un processus optimisé de bout en bout.

Ravi Thakur est Senior Vice President, Business Acceleration, chez Coupa.