Les systèmes de gestion des paiements B2B font peau neuve pour la décennie 2020
Pour bon nombre d’entreprises opérant à l’échelle mondiale, les processus de paiement peuvent être synonymes de défis et de risques considérables. Compte tenu de la diversité des moyens utilisés pour le paiement des fournisseurs dans différents pays (chèques, cartes et virements bancaires), les processus et systèmes existants pour les équipes Finance peuvent conduire à des transactions frauduleuses, des erreurs de paiement, des opportunités de remises manquées et des écarts de comptabilité. Ces défaillances ont un impact opérationnel et financier sur l’ensemble de l’entreprise.
Dans cet article, nous analysons les enjeux que représentent les paiements au sein de la supply chain et abordons à quel point Coupa aide ses clients à surmonter ces obstacles, grâce à son approche unifiée dédiée au contrôle des dépenses et aux paiements.
Sur le marché mondial actuel, même les plus petites entreprises opèrent dans plusieurs pays. En ce qui concerne les paiements internationaux, les difficultés auxquelles sont confrontées les entreprises peuvent être classées en trois catégories principales :
- Processus manuels inefficaces pour l’exécution des paiements
- Manque d’intégrité des données et rapprochement difficile à travers des applications cloisonnées
- Absence d’innovation pour encourager l’usage de moyens de paiement de nouvelle génération
Processus manuels inefficaces pour l’exécution des paiements
Les processus manuels sont fastidieux, quelle que soit la taille de l’entreprise. Les paiements manuels sont par ailleurs chronophages, à haut risque et propices aux erreurs. Bien que la plupart des grandes organisations soient en partie passées à l’automatisation, la mise en place de processus à l’échelle mondiale reste un défi majeur, qu’il s’agisse de l’intégration, du test ou de la maintenance des connexions avec un grand nombre de banques et de systèmes de paiement. On constate souvent que les entreprises ont recours à certains processus automatisés, qu’elles finissent toutefois par contourner, ce qui entraîne inévitablement des dysfonctionnements, des opportunités perdues, des inefficacités et un travail pénible pour les personnes qui en ont la charge.
Manque d’intégrité des données et rapprochement difficile à travers des applications cloisonnées
Les paiements sont associés aux dépenses transactionnelles réalisées au sein de l’entreprise. De nombreuses entreprises utilisent différents systèmes pour gérer les achats, la réception et la facturation. Par conséquent, il n’y a aucune traçabilité des opérations et le paiement ne peut être rapproché avec le bon de commande ou la facture qui lui correspond. Dans le domaine du B2B, gérer le fonds de roulement par le financement ou le recours aux escomptes pour paiement anticipé fait partie intégrante du processus de contrôle des dépenses. Pourtant, la quasi-totalité des entreprises gère ces transactions dans des systèmes distincts. Non seulement ces applications sont cloisonnées, mais il en va de même pour les équipes qui en sont responsables, ainsi que pour les processus qu’elles appliquent. Ce manque d’intégrité des données et de traçabilité explique les paiements frauduleux et les transactions erronées observés au sein des entreprises.
Absence d’innovation pour encourager l’usage des moyens de paiement de nouvelle génération
Au cours des dix dernières années, l’innovation a transformé de manière radicale les paiements pour les consommateurs. Les paiements mobiles, portefeuilles numériques et solutions de paiement transfrontalier ont largement contribué à faciliter leur expérience d’achat. De leur côté, les entreprises constatent les répercussions de cette transformation. Celles qui opèrent à l’international et font appel à des fournisseurs établis en Asie sont par exemple amenées à accepter des moyens plus faciles et plus rapides pour les paiements transfrontaliers.
Aujourd’hui, l’ubérisation de l’économie est également vectrice de transformation des pratiques de travail. Les travailleurs indépendants payés à la tâche souhaitent ainsi utiliser de nouvelles formes de paiement, plus rapides et innovantes, telles que les portefeuilles numériques. Les collaborateurs, familiarisés avec le paiement par carte et portefeuille sur leur smartphone dans le cadre de leurs transactions personnelles, souhaitent avoir les mêmes possibilités lors de leurs déplacements professionnels. On attend alors des entreprises qu’elles s’adaptent à ces exigences, avec des équipements et applications datant de plusieurs décennies qui n’ont pas été conçus pour les collaborateurs et la supply chain d’aujourd’hui. Tôt ou tard, ces entreprises subissent le revers de la médaille et s’empressent de se mettre à la page.
Un système de paiement B2B repensé
Coupa met à disposition une plateforme de Business Spend Management (BSM) cloud, moderne et complète ainsi qu’une suite unifiée d’applications permettant à ses clients de gérer l’intégralité du cycle de transaction, de l’achat à la facturation, pour l’ensemble des biens et services qu’ils utilisent dans le cadre de leurs activités. Grâce à cette plateforme, les clients sont également en mesure de suivre leurs dépenses relatives à la main-d’œuvre temporaire, ainsi que les notes de frais de leurs collaborateurs.
La plateforme de Coupa s’appuie sur les données et l’intelligence collective de l’ensemble de la communauté Coupa, pour donner les moyens à ses utilisateurs d’accéder à des insights précis concernant leurs dépenses, de comparer leurs performances avec celles des autres acteurs du secteur et de mener des actions quantifiables, afin d’optimiser l’efficacité, la visibilité et la conformité de leurs dépenses dans toute l’entreprise.
Intégrée à la plateforme BSM de Coupa, Coupa Pay est la solution dédiée aux paiements et à la finance, qui offre aux clients une expérience transparente pour le paiement et le financement des dépenses gérées au sein de la plateforme.
Intégrité des données et visibilité de bout en bout
À travers une expérience, une interface et une plateforme uniques, les clients de Coupa assurent le suivi de bout en bout de leurs dépenses, des demandes d’achat aux bons de commande et de la réception des marchandises aux factures en passant par les paiements numériques. Grâce à cette même plateforme intégrée, ils sont en mesure de déployer une stratégie consacrée à la gestion de leur fonds de roulement et d’offrir à leurs fournisseurs des remises pour paiement anticipé. Ainsi, l’expérience est entièrement transparente, pour les clients comme pour leurs fournisseurs qui utilisent déjà la solution Coupa dans le cadre de leurs processus d’achat et de facturation.
Sur la base de rôles, autorisations et droits clairement définis, la plateforme fournit les contrôles nécessaires pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés, disposant des autorisations adéquates, peuvent réaliser des opérations sensibles, telles que la création d’un compte ou un paiement par lot. Seul un groupe distinct d’utilisateurs détenant des autorisations de rang supérieur a la responsabilité de déterminer qui, au sein de l’entreprise, peut effectuer ce type d’actions sensibles. Cet ensemble de structures de contrôle, expériences utilisateur, processus opérationnels et structures de données, accessible dans une suite d’applications intégrée et intelligente, apporte aux clients une garantie de traçabilité et de visibilité de bout en bout sur les transactions réalisées avec la solution Coupa.
Plateforme ouverte et automatisée
Avec Coupa Pay, les clients tirent parti de chaque canal de paiement au moyen d’une seule plateforme et d’une seule interface, couvrant aussi bien les virements bancaires nationaux que les paiements transfrontaliers, les cartes virtuelles et les chèques numériques. L’application Coupa Pay est conçue de sorte que les clients peuvent regrouper, émettre et approuver leurs paiements, quel que soit le canal utilisé, et lancer des paiements depuis n’importe quel compte bancaire ou compte carte détenu auprès de leurs banques. Le point de contrôle unique et sécurisé de Coupa Pay permet d’émettre des paiements depuis les banques du monde entier, sans avoir à se connecter à chaque portail bancaire ou application de carte de paiement. Les fonctionnalités automatisées de Coupa facilitent l’intégration aussi bien avec les banques pour le retrait des fonds qu’avec le système de comptabilité générale pour le paiement automatisé et le rapprochement des données de frais bancaires.
En outre, les clients ont la possibilité de recueillir et de gérer les informations relatives à leurs fournisseurs. Ouverte et automatisée, la plateforme de Coupa offre une expérience unifiée aux acheteurs et aux fournisseurs qui ont dès lors accès aux informations fournisseurs, à des fonctionnalités d’échange de documents électroniques (bons de commande et factures), aux paiements numériques et à la gestion du fonds de roulement.
L’innovation qui rationalise les paiements B2B
Avec Coupa Pay, nous proposons à nos clients une approche différente pour l’exécution des paiements via les canaux existants, afin qu’ils améliorent leurs processus, optimisent leurs coûts et gagnent en visibilité. Dans un même temps, nous mettons en avant des canaux de paiement innovants offrant des expériences similaires, pour répondre aux besoins numériques du monde des affaires d’aujourd’hui. Voici quelques exemples :
- Accès unifié aux comptes et provisionnement – Vous pouvez regrouper en un seul lot des paiements nationaux et transfrontaliers, des paiements par chèque et par carte virtuelle, tout en exécutant des paiements depuis un nombre illimité de comptes sources sans qu’aucune connexion ne soit nécessaire.
- Possibilité d’effectuer des paiements transfrontaliers – Exécutez des paiements vers plus de 180 pays dans les mêmes conditions que celles d’un transfert local, sans frais de virement pour vous ou votre fournisseur. Vous autorisez les paiements dans votre devise locale depuis un compte bancaire domicilié dans un pays donné (compte en GBP au Royaume-Uni, en EUR en Allemagne ou en USD aux États-Unis) et Coupa gère le flux financier de bout en bout, plus rapidement, à moindre coût et avec une visibilité immédiate sur les fonds.
- Un modèle de contrôle unique pour la gestion de tous les fournisseurs de carte virtuelle – En général, les clients internationaux travaillent avec de multiples partenaires bancaires dans le monde entier. Ils traitent par exemple avec JPMorgan Chase aux États-Unis, Barclaycard en Europe et Citi en Asie. Coupa offre une expérience unique pour la gestion de vos cartes virtuelles, frais et relevés de compte à travers ces banques du monde entier, tout en garantissant le rapprochement complet de ces éléments dans votre système de comptabilité. Au cœur de la solution Coupa Pay, ce modèle s’intègre en toute transparence aux systèmes des banques internationales et ne nécessite aucune démarche d’intégration individuelle de la part des clients.
- Envoi de chèques entièrement numériques – Si vous êtes établi aux États-Unis et que vous devez gérer des chèques papier, vous avez la possibilité d’envoyer un chèque numérique par e-mail (il n’est pas nécessaire de disposer des informations bancaires du fournisseur). Après authentification sécurisée sur le Coupa Supplier Portal, les fournisseurs prennent une photo du chèque qu’ils déposent ensuite sur leur compte via une application mobile, comme chacun est habitué à le faire dans sa vie de tous les jours. Ce modèle permet non seulement d’en finir avec le traitement des chèques papier, inefficace et propice aux erreurs, mais il aide également les acheteurs à atteindre des objectifs de durabilité essentiels au sein de leur entreprise.
- Paiements des fournisseurs via les portefeuilles numériques comme PayPal – Avec Coupa, vous pouvez effectuer des versements sur le portefeuille numérique d’un fournisseur aussi facilement que sur son compte bancaire et suivre ainsi les mouvements des fonds en temps réel. De leur côté, vos fournisseurs peuvent connecter leurs plateformes de paiement, telles que PayPal ou Stripe, au Coupa Supplier Portal pour un processus de paiement intégralement automatisé.
Expérience de paiement transformée
Afin d’apporter à ses clients une solution de paiement entièrement unifiée, Coupa rationalise chaque composante de l’expérience de paiement, du processus opérationnel à l’engagement des utilisateurs, en passant par la sécurité, les données et la conformité. Grâce à Coupa Pay, vous gérez l’intégralité de vos dépenses, leur financement et leur paiement, depuis une plateforme unique et unifiée. Vous bénéficiez ainsi d’avantages significatifs dont vous pouvez mesurer la valeur.
Avec Coupa, les paiements nationaux et transfrontaliers sont plus simples et plus efficaces. Notre solution vous permet de maximiser la rentabilité de votre fonds de roulement et d’automatiser le rapprochement de vos paiements, avec une visibilité de bout en bout sur les données. Coupa Pay, c’est la garantie d’une expérience innovante et simplifiée pour les paiements B2B.
Apprenez à gérer vos dépenses de manière plus intelligente avec la plateforme de Business Spend Management Coupa.
