Moderniser le back-office, pour des entreprises plus durables

Rajiv Ramachandran
Rajiv Ramachandran
Vice President, Product Strategy & Management, Coupa Pay, Coupa Software

Rajiv Ramachandran is the product executive responsible for the overall strategy, management and engineering of Coupa’s B2B payment platform — Coupa Pay. With over 20+ years of experience in the enterprise software industry, Rajiv has deep knowledge and experience on SaaS solutions, Cloud, and On-Premise based integrations of financial platforms and streamlining B2B payment experiences and processes across the enterprise. Over the last 4 years Rajiv has led the launch, the growth, and the adoption of Coupa Pay for all Coupa customers in one of Coupa’s most successful product launches. With an MBA from UCLA Anderson School of Business, Rajiv is also a constant innovator, looking to disrupt the B2B payments space, with multiple patent pending innovations against his name.

Temps de lecture : 7 mins
Moderniser le back-office, pour des entreprises plus durables

La pandémie de COVID-19 a radicalement transformé la façon dont les entreprises conçoivent et gèrent leurs priorités. Les entreprises prennent aujourd’hui plus que jamais conscience de l’importance de gérer rigoureusement leurs dépenses, tout en développant leur efficacité opérationnelle et en améliorant leurs performances.

Cependant, tandis que dans le monde entier les organisations remettent en question leurs modèles opérationnels, un constat est devenu évident : les processus obsolètes dédiés à la comptabilité fournisseurs et à la comptabilité clients nuisent encore à de nombreuses entreprises. S’ajoute à ce nouveau dilemme la dématérialisation accélérée des business models, notamment due aux restrictions liées à la pandémie de COVID-19, qui a engendré des perturbations coûteuses dans de multiples secteurs.

Cette nouvelle réalité a réactivé, dans les entreprises, le sentiment d’urgence à moderniser et à dématérialiser leurs processus back-office afin de renforcer leur résilience.

Reconnaître les enjeux économiques mondiaux actuels

Dans le contexte économique d’aujourd’hui, ce ne sont pas les défis qui manquent pour les entreprises. C’est en particulier le cas pour celles qui s’ouvrent aux marchés internationaux et réalisent des échanges commerciaux en devises étrangères.

Les organisations opérant à l’échelle internationale sont généralement confrontées à davantage de contraintes administratives et financières que les entreprises B2B locales et leurs clients. Lorsqu’elles font face à une multitude d’obligations relatives à la facturation, de réglementations fiscales ou de restrictions commerciales, les entreprises doivent surmonter certains obstacles pour développer leurs activités sur les marchés mondiaux, tout en assurant leur stabilité financière à long terme. En ce qui concerne la comptabilité fournisseurs et la comptabilité clients, plusieurs facteurs de risque sont également à prendre en compte à l’heure de s’engager avec des entreprises étrangères, plus spécifiquement au moment de définir les modalités de règlement. Bien évidemment, ces risques ne font que croître en période de crise, comme celle que nous avons connue lors de la récente pandémie.

Quoi qu’il en soit, le commerce mondial n’est que l’un des nombreux domaines dans lesquels les entreprises subissent une pression opérationnelle croissante. L’épidémie de COVID-19 a également stimulé la croissance du commerce B2B à un niveau sans précédent. Mais bien que cela ait créé une multitude d’opportunités pour les entreprises, cela a par ailleurs exposé leurs faiblesses. L’irruption de l’e-commerce a non seulement entraîné des perturbations considérables dans les supply chains mondiales, mais elle a aussi fait peser de fortes pressions sur les équipes de comptabilité clients et de comptabilité fournisseurs. En effet, ces dernières devaient continuer à se montrer performantes dans un contexte où les entreprises s’efforçaient de faire face aux demandes changeantes.

Recours accru à l’optimisation des processus de comptabilité clients et comptabilité fournisseurs

La vitesse à laquelle le monde évolue a contraint les entreprises à s’appuyer davantage sur leurs équipes de comptabilité clients et comptabilité fournisseurs. Selon un rapport de Frost & Sullivan (https://finance.yahoo.com/news/frost-sullivan-b2b-businesses-industries-101500116.html?guccounter=1) publié récemment, le nombre de factures impayées dans le secteur B2B a augmenté de 25 % à 45 % d’une année sur l’autre. En outre, lorsqu’on sait que 33 % des directeurs financiers attendent en moyenne 45 à 60 jours pour recevoir leurs paiements, il n’est pas surprenant que la gestion de la trésorerie soit devenue une préoccupation majeure pour la plupart des entreprises.

Afin d’apporter une réponse efficace à ces problématiques, les équipes Achat et Paie comptent désormais sur les outils d’automatisation et l’amélioration des processus de gestion des données pour fournir aux différentes parties prenantes des insights pertinents sur les relations partenaires. En investissant des ressources supplémentaires dans la dématérialisation, notamment dans l’automatisation de la facturation, les solutions de paiement en temps réel, les systèmes zéro papier ou les plateformes de Business Spend Management, les équipes de comptabilité clients auront les moyens d’être payées plus rapidement et d’alléger la pression exercée sur la trésorerie.

En outre, de plus en plus d’entreprises choisissent d’investir dans des plateformes tierces de paiement dans le but de recevoir et de gérer les paiements plus rapidement et facilement. Les solutions cloud ont apporté leur lot d’innovations dans le domaine du contrôle des dépenses et ont permis de simplifier l’approche d’automatisation, favorisant ainsi une plus grande proximité entre les entreprises et leurs clients.

Nouvelles solutions de paiement électronique

Les stratégies de télétravail mises en place par les entreprises ainsi que les protocoles de distanciation sociale ont largement contribué à l’augmentation récente de la demande en faveur de solutions de paiement dématérialisé. Plus qu’un simple besoin professionnel, ces nouveaux moyens de paiement numériques facilitent considérablement la gestion des activités quotidiennes des équipes de comptabilité clients et de comptabilité fournisseurs. En permettant de réduire les délais de traitement des chèques papier, d’accélérer les demandes d’approbation de paiement et d’unifier les processus de rapprochement au sein d’une plateforme unique, ces nouvelles solutions de paiement sont devenues une composante essentielle de la croissance et de la résilience des entreprises.

Optimisation de l’automatisation et rationalisation des workflows

La forte dépendance à l’égard des processus de facturation manuels et répétitifs est de loin l’un des principaux problèmes qui impactent continuellement la productivité des équipes de comptabilité clients et de comptabilité fournisseurs. Dans les faits, un nouveau rapport de MSTS révèle que 94 % des équipes Finance B2B ont encore recours à un processus manuel pour la facturation et la saisie des factures, lorsqu’elles mettent à jour leurs systèmes. Grâce à de nouveaux outils d’automatisation basés sur l’intelligence artificielle (IA), les équipes de comptabilité clients et de comptabilité fournisseurs réinventent la façon dont elles optimisent leur travail au quotidien. Ces nouveaux outils sont conçus de manière à extraire automatiquement les informations dont elles ont besoin à partir des factures, documents et autres bases de données pertinentes, tout en s’intégrant parfaitement aux systèmes ERP et comptables de l’entreprise. Résultat : les erreurs de saisie sont sensiblement réduites et l’efficacité opérationnelle considérablement améliorée.

Les avantages pour les entreprises ayant fait le choix de dématérialiser leur comptabilité fournisseurs ne se limitent pas au gain de temps ou aux économies réalisées. La valeur produite grâce à ces solutions de back-office modernes va bien au-delà des améliorations opérationnelles internes. Avec le déploiement d’une solution cloud, les entreprises augmentent la visibilité sur leurs dépenses et leurs données transactionnelles en bénéficiant d’une expérience unifiée, de l’achat au paiement. D’autre part, ces solutions aident les organisations à développer les relations avec leurs partenaires, à réduire le risque d’écarts dans leur comptabilité et à maximiser leur fonds de roulement.

Préparer sa réussite opérationnelle

En dépit des perturbations occasionnées par l’épidémie de COVID-19 et les nouveaux enjeux économiques auxquels sont confrontées les entreprises du monde entier, il existe des moyens efficaces pour préparer votre réussite opérationnelle. En vous appuyant sur des outils de modernisation du back-office et sur des solutions d’automatisation et d’optimisation de vos processus de comptabilité clients et de comptabilité fournisseurs, vous serez en mesure de maximiser votre flux de trésorerie tout en tirant parti des nouvelles technologies pour développer votre entreprise et accroître sa durabilité à long terme.

Pour en savoir plus sur la pertinence d’un back-office optimisé, cliquez ici et téléchargez le guide dédié à l’optimisation du back-office, une collaboration Coupa Pay et Transfermate.