Coupa Travel & Expense
Accédez à cette courte vidéo (15:16) sous-titrée en français pour découvrir en quelques minutes comment Coupa permet d’unifier vos processus voyages et notes de frais pour réaliser des économies et garantir le respect des politiques de conformité par vos collaborateurs.
Visionnez notre vidéo de présentation et obtenez les clés pour :
- Améliorer le respect des politiques en vigueur en fournissant à vos collaborateurs un outil de réservation de voyages facile d’utilisation
- Gagner en contrôle et en visibilité sur les frais de déplacement
- Mobiliser un suivi constant des dépenses afin d’optimiser votre budget
- Offrir à vos collaborateurs une expérience de réservation transparente et conviviale
Et plus encore !
Votre entreprise rencontre des difficultés pour encourager les collaborateurs à respecter le processus établi pour la réservation de voyages ? Ce n’est pas un cas isolé.
La première étape consiste à mettre à leur disposition une solution de réservation facile à utiliser, qui traite rapidement le remboursement des frais. La plateforme Coupa répond exactement à ces attentes.
Non seulement elle améliore le respect des politiques, mais elle permet contrôle et visibilité de bout en bout sur les dépenses de voyages et les notes de frais, l’une des plus importantes catégories de coûts maîtrisables pour les entreprises.
Accédez à la vidéo et découvrez comment la plateforme unifiée de gestion des voyages et notes de frais de Coupa fournit une valeur immédiate grâce à l’optimisation des processus.
FAQ
Quels sont les avantages de la solution Coupa Travel & Expense pour la gestion des réservations de voyage et des notes de frais de vos collaborateurs ?
Coupa Travel & Expense comprend un processus de réservation intuitif, une gestion complète des frais de déplacement, un service d’assistance aux voyageurs et une application mobile intégrée.
La solution Coupa s’intègre tout naturellement à la gestion globale des dépenses d’entreprise grâce à ses fonctionnalités de Business Spend Management (BSM). Vos dépenses de voyages, comme toute autre catégorie de frais, bénéficient de plus de contrôle et d’une meilleure visibilité.
Coupa associe facilité de réservation pour les collaborateurs (sur tous les appareils) et rationalisation de la gestion des voyages pour les équipes administratives.
Notre objectif numéro un : créer une plateforme sur laquelle réserver un voyage devient un plaisir. Après tout, il n’est pas possible d’obtenir une visibilité complète sur votre programme de voyage si vos collaborateurs n’utilisent pas d’outil vous permettant d’assurer facilement le suivi de leurs déplacements.
Grâce aux recommandations intelligentes de Coupa, réserver un voyage prend moins de cinq minutes. L’application mobile Coupa Travel propose une fonctionnalité puissante d’aide aux voyageurs en ligne, pour que ces derniers bénéficient en direct de l’assistance d’un agent de voyage pendant leurs déplacements. Ils pourront également se réjouir de la facilité et de la rapidité avec laquelle leurs notes de frais sont enregistrées et leurs remboursements effectués.
En outre, Coupa Travel & Expense offre une fonctionnalité d’optimisation en arrière-plan : lorsque le fournisseur propose, après réservation, un tarif inférieur pour une prestation identique, la modification se fait automatiquement pour des économies supplémentaires. Les utilisateurs Coupa Travel & Expense enregistrent donc un gain de 1 % à 3 % sur leurs frais d’avion et d’hôtel.
Grâce à la technologie Coupa, les entreprises peuvent améliorer leur visibilité sur les dépenses de voyages tout en contrôlant leur budget. La plateforme unifiée de Coupa donne les moyens aux collaborateurs d’effectuer leurs réservations et d’obtenir une assistance pendant leurs déplacements et aux responsables de disposer d’une visibilité sur les dépenses et les fournisseurs, le tout au sein d’un seul et unique endroit.
L’utilisation simultanée de la plateforme unifiée de Coupa et de Coupa Travel & Expense offre des opportunités d’optimisation des dépenses, telles que la capacité d’identifier facilement celles pouvant, à l’avenir, être potentiellement intégrées à des contrats. Coupa intègre en outre un outil de détection des dépenses suspectes, basé sur la technologie de l’IA. De plus, Coupa Pay permet à vos collaborateurs de bénéficier d’un remboursement rapide des frais qu’ils ont avancés.
Partie intégrante de la plateforme BSM de Coupa, Coupa Travel & Expense vous permet de négocier avec les compagnies aériennes et les hôtels, pour appliquer immédiatement ces tarifs lors de vos réservations, et analyser leur efficacité à long terme. Au fil du temps, vos données de réservation sont étudiées pour générer des recommandations automatiques ciblant d’éventuels contrats à négocier avec les fournisseurs.
À l’aide de Coupa Community.ai, vous avez la faculté d’évaluer vos performances par rapport à des KPI tels que le taux d’adoption de la plateforme, la durée du cycle d’approbation des dépenses et le taux d’adoption des cartes corporate. Coupa peut par la suite vous transmettre des recommandations pertinentes pour améliorer votre programme de voyages et de notes de frais.
Les tarifs négociés de Coupa Advantage, couvrant l’intégralité du spectre des dépenses de voyages des clients Coupa, donnent accès à des milliers de prix prénégociés avec des hôtels, des compagnies aériennes et des sociétés de location de véhicules à travers le monde.
La solution Coupa s’intègre tout naturellement à la gestion globale des dépenses d’entreprise grâce à ses fonctionnalités de Business Spend Management (BSM). Vos dépenses de voyages, comme toute autre catégorie de frais, bénéficient de plus de contrôle et d’une meilleure visibilité.
Coupa associe facilité de réservation pour les collaborateurs (sur tous les appareils) et rationalisation de la gestion des voyages pour les équipes administratives.
Notre objectif numéro un : créer une plateforme sur laquelle réserver un voyage devient un plaisir. Après tout, il n’est pas possible d’obtenir une visibilité complète sur votre programme de voyage si vos collaborateurs n’utilisent pas d’outil vous permettant d’assurer facilement le suivi de leurs déplacements.
Grâce aux recommandations intelligentes de Coupa, réserver un voyage prend moins de cinq minutes. L’application mobile Coupa Travel propose une fonctionnalité puissante d’aide aux voyageurs en ligne, pour que ces derniers bénéficient en direct de l’assistance d’un agent de voyage pendant leurs déplacements. Ils pourront également se réjouir de la facilité et de la rapidité avec laquelle leurs notes de frais sont enregistrées et leurs remboursements effectués.
En outre, Coupa Travel & Expense offre une fonctionnalité d’optimisation en arrière-plan : lorsque le fournisseur propose, après réservation, un tarif inférieur pour une prestation identique, la modification se fait automatiquement pour des économies supplémentaires. Les utilisateurs Coupa Travel & Expense enregistrent donc un gain de 1 % à 3 % sur leurs frais d’avion et d’hôtel.
Grâce à la technologie Coupa, les entreprises peuvent améliorer leur visibilité sur les dépenses de voyages tout en contrôlant leur budget. La plateforme unifiée de Coupa donne les moyens aux collaborateurs d’effectuer leurs réservations et d’obtenir une assistance pendant leurs déplacements et aux responsables de disposer d’une visibilité sur les dépenses et les fournisseurs, le tout au sein d’un seul et unique endroit.
L’utilisation simultanée de la plateforme unifiée de Coupa et de Coupa Travel & Expense offre des opportunités d’optimisation des dépenses, telles que la capacité d’identifier facilement celles pouvant, à l’avenir, être potentiellement intégrées à des contrats. Coupa intègre en outre un outil de détection des dépenses suspectes, basé sur la technologie de l’IA. De plus, Coupa Pay permet à vos collaborateurs de bénéficier d’un remboursement rapide des frais qu’ils ont avancés.
Partie intégrante de la plateforme BSM de Coupa, Coupa Travel & Expense vous permet de négocier avec les compagnies aériennes et les hôtels, pour appliquer immédiatement ces tarifs lors de vos réservations, et analyser leur efficacité à long terme. Au fil du temps, vos données de réservation sont étudiées pour générer des recommandations automatiques ciblant d’éventuels contrats à négocier avec les fournisseurs.
À l’aide de Coupa Community.ai, vous avez la faculté d’évaluer vos performances par rapport à des KPI tels que le taux d’adoption de la plateforme, la durée du cycle d’approbation des dépenses et le taux d’adoption des cartes corporate. Coupa peut par la suite vous transmettre des recommandations pertinentes pour améliorer votre programme de voyages et de notes de frais.
Les tarifs négociés de Coupa Advantage, couvrant l’intégralité du spectre des dépenses de voyages des clients Coupa, donnent accès à des milliers de prix prénégociés avec des hôtels, des compagnies aériennes et des sociétés de location de véhicules à travers le monde.
Quels sont les éléments clés d’une politique voyage efficace ?
Il est extrêmement important de mettre en place une politique bien définie qui détaille les procédures et les règles encadrant les déplacements, et qui réduit les dépenses liées aux voyages d’affaires.
Pour élaborer cette politique, nous recommandons de suivre le processus suivant, en dix étapes :
1. Identifier les besoins de vos collaborateurs en termes de déplacements professionnels. Quelles sont leurs destinations récurrentes ? Quels types d’hébergements privilégient-ils ? Quelles sont les raisons professionnelles de leurs déplacements ?
2. Déterminer les objectifs de la politique voyage. Vous pouvez choisir de faire bénéficier vos collaborateurs d’avantages tels que des hôtels haut de gamme ou des vols surclassés afin de fidéliser les meilleurs talents, ou de limiter les voyages d’affaires aux activités essentielles et ainsi, cibler les tarifs les plus attractifs.
3. Proposer des options adaptées aux besoins de vos collaborateurs tout en respectant vos objectifs. Grâce à une application dans laquelle vos employés peuvent faire leur sélection parmi diverses options, vous avez la garantie qu’ils respectent les objectifs fixés.
4. Rendre la politique voyage accessible et compréhensible. La politique voyage de votre entreprise doit être un document dynamique auxquels vos collaborateurs savent accéder pour se tenir informés des modifications éventuelles.
5. Détailler votre politique voyage. Assurez-vous de prendre en compte toutes les questions que pourront se poser vos collaborateurs pendant leurs déplacements. Par exemple, quels moyens de transport recommandez-vous pour quitter/rejoindre un aéroport ? Doivent-ils privilégier une location de véhicule ou un trajet en taxi/VTC ? Autres exemples :
* Processus d’approbation des itinéraires de voyage.
* Procédure dédiée aux réservations de train, d’hôtel et de véhicules de location.
* Procédure pour l’utilisation d’autres types de transport tels que le covoiturage ou le taxi.
* Règles régissant les cadeaux pour les partenaires, les clients et autres tiers.
* Règles concernant les frais de bouche, les divertissements et les séjours prolongés.
* Procédures encadrant le remboursement des notes de frais.
6. Garantir que toutes les réservations sont effectuées via la plateforme dédiée. Idéalement, vous disposez d’une plateforme de réservation de voyages en ligne qui donne accès à vos collaborateurs à tous les tarifs prénégociés. Ainsi, vous obtenez, dans un seul et même outil, le tarif le plus avantageux et une visibilité totale sur vos dépenses de voyages.
7. Clarifier ce qui distingue un voyage d’affaires d’un voyage de loisir. Précisez quels types d’activités sont éligibles au remboursement de frais (événements, conférences, réunions, ateliers de formations, etc.). Expliquez la façon dont le remboursement sera effectué pour les voyages alliant travail et loisirs.
8. Mettre en place une procédure claire de remboursement pour les frais de bouche. Certaines sociétés imposent un plafond quotidien pour les repas de leurs collaborateurs, tandis que d’autres leur laissent plus de liberté. Définissez les cas dans lesquels les boissons alcoolisées donnent lieu à un remboursement (lors de repas avec des clients ou des partenaires, par exemple).
9. Tirer avantage des données de voyages. Certains KPI permettent de mesurer, en moyenne, le prix d’une nuit d’hôtel ou du kilomètre parcouru en avion, des repas, des trajets en transports, etc. Grâce aux données tirées de votre historique de dépenses de voyages, vous pouvez également renégocier les tarifs pour les destinations les plus courantes ou avec les chaînes d’hôtels et, par conséquent, établir des prévisionnels plus précis.
10. Utiliser une plateforme unifiée pour un envoi et un remboursement rapide des notes de frais. Afin de réduire la complexité du processus, il est préférable d’utiliser une solution d’automatisation des notes de frais, qui simplifiera l’enregistrement et l’envoi des notes de frais ainsi que leur remboursement.
Pour élaborer cette politique, nous recommandons de suivre le processus suivant, en dix étapes :
1. Identifier les besoins de vos collaborateurs en termes de déplacements professionnels. Quelles sont leurs destinations récurrentes ? Quels types d’hébergements privilégient-ils ? Quelles sont les raisons professionnelles de leurs déplacements ?
2. Déterminer les objectifs de la politique voyage. Vous pouvez choisir de faire bénéficier vos collaborateurs d’avantages tels que des hôtels haut de gamme ou des vols surclassés afin de fidéliser les meilleurs talents, ou de limiter les voyages d’affaires aux activités essentielles et ainsi, cibler les tarifs les plus attractifs.
3. Proposer des options adaptées aux besoins de vos collaborateurs tout en respectant vos objectifs. Grâce à une application dans laquelle vos employés peuvent faire leur sélection parmi diverses options, vous avez la garantie qu’ils respectent les objectifs fixés.
4. Rendre la politique voyage accessible et compréhensible. La politique voyage de votre entreprise doit être un document dynamique auxquels vos collaborateurs savent accéder pour se tenir informés des modifications éventuelles.
5. Détailler votre politique voyage. Assurez-vous de prendre en compte toutes les questions que pourront se poser vos collaborateurs pendant leurs déplacements. Par exemple, quels moyens de transport recommandez-vous pour quitter/rejoindre un aéroport ? Doivent-ils privilégier une location de véhicule ou un trajet en taxi/VTC ? Autres exemples :
* Processus d’approbation des itinéraires de voyage.
* Procédure dédiée aux réservations de train, d’hôtel et de véhicules de location.
* Procédure pour l’utilisation d’autres types de transport tels que le covoiturage ou le taxi.
* Règles régissant les cadeaux pour les partenaires, les clients et autres tiers.
* Règles concernant les frais de bouche, les divertissements et les séjours prolongés.
* Procédures encadrant le remboursement des notes de frais.
6. Garantir que toutes les réservations sont effectuées via la plateforme dédiée. Idéalement, vous disposez d’une plateforme de réservation de voyages en ligne qui donne accès à vos collaborateurs à tous les tarifs prénégociés. Ainsi, vous obtenez, dans un seul et même outil, le tarif le plus avantageux et une visibilité totale sur vos dépenses de voyages.
7. Clarifier ce qui distingue un voyage d’affaires d’un voyage de loisir. Précisez quels types d’activités sont éligibles au remboursement de frais (événements, conférences, réunions, ateliers de formations, etc.). Expliquez la façon dont le remboursement sera effectué pour les voyages alliant travail et loisirs.
8. Mettre en place une procédure claire de remboursement pour les frais de bouche. Certaines sociétés imposent un plafond quotidien pour les repas de leurs collaborateurs, tandis que d’autres leur laissent plus de liberté. Définissez les cas dans lesquels les boissons alcoolisées donnent lieu à un remboursement (lors de repas avec des clients ou des partenaires, par exemple).
9. Tirer avantage des données de voyages. Certains KPI permettent de mesurer, en moyenne, le prix d’une nuit d’hôtel ou du kilomètre parcouru en avion, des repas, des trajets en transports, etc. Grâce aux données tirées de votre historique de dépenses de voyages, vous pouvez également renégocier les tarifs pour les destinations les plus courantes ou avec les chaînes d’hôtels et, par conséquent, établir des prévisionnels plus précis.
10. Utiliser une plateforme unifiée pour un envoi et un remboursement rapide des notes de frais. Afin de réduire la complexité du processus, il est préférable d’utiliser une solution d’automatisation des notes de frais, qui simplifiera l’enregistrement et l’envoi des notes de frais ainsi que leur remboursement.
Pourquoi est-il si important pour la santé financière d’une entreprise d’analyser les voyages et les notes de frais ?
Pour la plupart des entreprises, les dépenses de voyages représentent le deuxième poste de dépenses contrôlables après les salaires. Par conséquent, lorsque des difficultés économiques surviennent ou que l’incertitude se profile, les entreprises peuvent avoir un impact immédiat sur leurs dépenses en resserrant les budgets voyages et notes de frais. Les responsables Voyage étudient alors leurs politiques en détail afin d’éliminer les dépenses non essentielles.
C’est pourquoi la collecte et l’analyse des données – dépenses de voyages, performance des fournisseurs, respect de la politique voyage par les collaborateurs, etc. – sont fondamentales. Grâce à Coupa Travel & Expense, les responsables Voyage ont accès à des analyses avancées afin d’identifier de nouvelles opportunités pour réduire les dépenses, optimiser les négociations avec les fournisseurs et améliorer les performances des programmes voyages. La solution Coupa donne une visibilité complète sur les tarifs tout au long du cycle de vie du déplacement, perfectionnant ainsi l’efficacité générale des programmes de sourcing consacrées aux voyages professionnels.
Les responsables Voyage peuvent alors utiliser Coupa Travel & Expense afin de répondre à des questions telles que :
* Est-il nécessaire de renégocier avec certains fournisseurs ?
* Quelle classe de réservation est la plus utilisée ?
* Mes négociations sont-elles orientées vers les classes de réservation, les compagnies aériennes et les marchés adéquats ?
* À quelle fréquence mes collaborateurs réservent-ils conformément au tarif négocié ?
Coupa Travel & Expense, c’est un potentiel considérable au service des performances financières, grâce à une solution qui fournit aux responsables Voyage la vision d’ensemble dont ils ont besoin pour contrôler les coûts de l’intégralité du programme.
La puissance de Coupa Travel & Expense est en outre complétée par l’intelligence collective de la communauté Coupa. En regroupant de façon anonyme les informations tarifaires de milliers de voyages, Coupa Travel & Expense crée des ensembles de données pouvant être utilisés pour benchmarker les performances de votre programme. En les mobilisant, les responsables Voyage sont alors en mesure d’évaluer les tarifs de leurs fournisseurs par rapport à d’autres sociétés similaires, améliorant par là même les négociations et donc, les résultats du programme.
C’est pourquoi la collecte et l’analyse des données – dépenses de voyages, performance des fournisseurs, respect de la politique voyage par les collaborateurs, etc. – sont fondamentales. Grâce à Coupa Travel & Expense, les responsables Voyage ont accès à des analyses avancées afin d’identifier de nouvelles opportunités pour réduire les dépenses, optimiser les négociations avec les fournisseurs et améliorer les performances des programmes voyages. La solution Coupa donne une visibilité complète sur les tarifs tout au long du cycle de vie du déplacement, perfectionnant ainsi l’efficacité générale des programmes de sourcing consacrées aux voyages professionnels.
Les responsables Voyage peuvent alors utiliser Coupa Travel & Expense afin de répondre à des questions telles que :
* Est-il nécessaire de renégocier avec certains fournisseurs ?
* Quelle classe de réservation est la plus utilisée ?
* Mes négociations sont-elles orientées vers les classes de réservation, les compagnies aériennes et les marchés adéquats ?
* À quelle fréquence mes collaborateurs réservent-ils conformément au tarif négocié ?
Coupa Travel & Expense, c’est un potentiel considérable au service des performances financières, grâce à une solution qui fournit aux responsables Voyage la vision d’ensemble dont ils ont besoin pour contrôler les coûts de l’intégralité du programme.
La puissance de Coupa Travel & Expense est en outre complétée par l’intelligence collective de la communauté Coupa. En regroupant de façon anonyme les informations tarifaires de milliers de voyages, Coupa Travel & Expense crée des ensembles de données pouvant être utilisés pour benchmarker les performances de votre programme. En les mobilisant, les responsables Voyage sont alors en mesure d’évaluer les tarifs de leurs fournisseurs par rapport à d’autres sociétés similaires, améliorant par là même les négociations et donc, les résultats du programme.
