Nutzen Sie Ihr Cash-Potenzial besser: Wie Treasury und Beschaffung gemeinsam das Liquiditätsmanagement revolutionieren

Wie viel Cash steht uns zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung? Befinden sich die Barmittel zur richtigen Zeit (und in der richtigen Währung) am richtigen Ort, damit wir unseren finanziellen Verpflichtungen nachkommen können? Fragen wie diese könnten am Anfang eines relativ überschaubaren Backoffice-Projekts stehen. Aber jetzt, am Ende der Pandemie und angesichts der angespannten Wirtschaftslage, tangieren sie die finanzielle Stabilität von Unternehmen. Heute stehen Corporate Treasurer und Cash-Manager bei Geschäftsentscheidungen als Berater an vorderster Front.

Das Treasury von heute und der Blick auf die Liquidität

In fast allen Branchen und Regionen konzentrieren sich Unternehmen derzeit auf die Themen Vorbereitung und Planung. Dazu gehören auch Cash-Prognosen, die notwendig sind, um auf Störungen im makroökonomischen Umfeld reagieren zu können. Noch nie war es für Finanzchefs so wichtig wie heute, die genaue Liquiditätslage zu kennen und stabile Pläne für die betriebliche Kontinuität aufstellen zu können.

Cash-Manager und Treasurer werfen dafür in der Regel zuerst einen Blick auf die Bankkonten und Vermögenswerte. Doch bei heterogenen Systemen oder manuellen Prozessen nehmen Schwachstellen und Fehlerquellen schnell überhand. Wie eine im Mai 2022 von Coupa durchgeführte Umfrage* zeigt, müssen sich drei von vier Unternehmen in mehreren Systemen anmelden, um einen Überblick über die verfügbaren Barmittel zu erhalten. Bei fast einem Drittel sind es sogar mehr als vier verschiedene Systeme.

Angesichts dieser eingeschränkten Transparenz laufen Cash-Manager und Treasurer Gefahr, ungenaue Liquiditätsprognosen aufzustellen. Mit weitreichenden Folgen: Das Working Capital kann nicht optimiert werden, Kreditkartenprogramme werden nur unzureichend ausgeschöpft und es entstehen unnötige Kosten. In Zeiten, als Kapital noch günstig war, waren diese Risiken vielleicht hinnehmbar. Doch heute stehen Finanzchefs zunehmend unter Druck. Sie müssen mit weniger mehr erreichen und sollen das vorhandene Working Capital maximieren, verstecktes Kapital freisetzen und Kosten und Ausgaben genauestens kontrollieren.

Aber statt immer schneller zwischen immer mehr Einzellösungen hin- und herzuspringen, gibt es eine bessere Methode, um Gewinne zu verwalten und den Cashflow und Liquiditätsbedarf zu prognostizieren.

Einblick in Bestell- und Rechnungsdaten für smarte Liquiditätsplanung

Coupa Treasury bietet jetzt die Möglichkeit, Systemdaten von Coupa Treasury mit genehmigten Bestell- und Rechnungsdaten zusammenzuführen. Treasurer und Cash-Manager haben so noch mehr Einblick in die Ausgaben ihres Unternehmens – eine entscheidende Voraussetzung für die Optimierung des Liquiditätsmanagement. So sehen die Teams vom Treasury-Management in Echtzeit, welche Zahlungen anstehen und welche bereits erfolgt sind. Mit Einblicken wie diesen können Treasurer und Cash-Manager die Liquiditätslage genau vorhersagen und die Kapitalkosten niedrig halten. In aller Eile Vermögenswerte liquidieren oder unnötige Darlehen verbunden mit hohen Kosten aufnehmen? Das ist jetzt vorbei.

Ist Liquiditätsplanung also noch nie so einfach gewesen wie heute? Auf keinen Fall. Auch wenn Entscheidungen heute schneller und fundierter getroffen werden, bleibt die Liquiditätsplanung ein komplexes Thema. Noch immer müssen Treasurer und Cash-Manager Unmengen von Daten bewältigen und mit unterschiedlichsten Teams und Funktionen zusammenarbeiten. Und genau hier scheitern viele Unternehmen. Denn Altsysteme und Einzellösungen arbeiten nicht zusammen und lassen sich nicht so erweitern, dass sie auch neuen Anforderungen gerecht werden. In den Abteilungen entstehen Silos, in denen wichtige Daten in getrennten Prozessen stecken bleiben.

Bei eben solchen Schwierigkeiten hilft die Business-Spend-Management-Plattform von Coupa. Sie führt Finanzdaten aus dem gesamten Unternehmen zusammen und gibt Cash-Managern und Treasurern so beispiellosen Einblick in die Barmittel. (Warum das gerade in schwierigen Zeiten so wichtig ist, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.) Mit einer BSM-Plattform wird das Treasury-Management zu einer leistungsfähigeren und zuverlässigeren Geschäftseinheit. So können alle Beteiligten gemeinsam größere Herausforderungen meistern.

Zusammenarbeit zwischen Treasury, Buchhaltung und Beschaffung als Turbo für Veränderungen

Wenn Sie bisher eine BSM-Plattform noch nicht als Treasury-Lösung in Erwägung gezogen haben, stellen Sie sich einmal folgende Fragen:

Wie schnell schaffen Sie es, Ihre wöchentliche Prognose für den 13-wöchigen Geldumschlag aufzustellen? Brauchen Sie mehr Zeit für die Suche nach Daten als für die eigentliche Analyse?

Trauen Sie sich zu, innerhalb eines halben Arbeitstags oder sogar innerhalb von zwei Stunden eine Finanzentscheidung zu treffen?

Früher hatten Treasury, Kreditorenbuchhaltung und Beschaffung nur wenig miteinander zu tun. In vielen Unternehmen ist es auch heute noch so, dass diese Bereiche separat und an ihren eigenen Aufgaben arbeiten. So stellt zum Beispiel das Treasury vor allem sicher, dass Unternehmen ihren finanziellen Verpflichtungen nachkommen. Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung blickt im Nachhinein und anhand der Transaktionen auf das Ausgabenmanagement. Und die Beschaffung hat zu Unrecht den Ruf, Waren und Dienstleistungen nur anhand von Preiskriterien einzukaufen. Es wundert daher nicht, dass diese drei Bereiche nur selten zusammenarbeiten.

Wenn sie aber über eine einzige, digitale Finanzdatenquelle zusammengeführt werden, profitieren Unternehmen von schnelleren und besseren Prognosen und Liquiditätsplänen.

„Mit Coupa Treasury haben wir transparenten Einblick in eine Vielzahl von Einzelverträgen und zahlungsrelevanten Daten. Die Plattform erhöht nicht nur die Zahlungs- und Revisionssicherheit der Treasury-Prozesse. Sie ist so einfach und intuitiv aufgebaut, dass wir sie reibungslos in unseren Arbeitsalltag einbinden konnten.“ – Fabian Seifert, Head of Group Treasury, Emsland Group

Liquiditätsplanung, die mit Ihrem Business mithält

Auch ich kann nicht vorhersehen, vor welche Herausforderungen uns der Markt als Nächstes stellen wird. Aber eines ist gewiss: Die Welt wird sich immer schneller verändern und Informationen werden immer schneller fließen. Die Liquiditätsplanung wird mehr und mehr zur Neuplanung. Und das Treasury-Management wird sich auf konsolidierte Echtzeitdaten aus dem gesamten Unternehmen stützen müssen, um schneller und öfter über das Wann und Wo von Ausgaben entscheiden zu können.

* Hinweis zur Vorgehensweise:

Für diese Coupa-Umfrage wurden 562 Finanzentscheider aus Unternehmen mit einem Umsatz von mindestens 250 Mio. bis 1 Mrd. USD und mindestens 250 Beschäftigten befragt. Die Stichprobe umfasste jeweils 100 Befragte in Großbritannien, Frankreich und Deutschland sowie 250 in den USA.