Maîtrise des budgets : une nouvelle approche pour améliorer vos prévisions financières

Dépassements de budget, opportunités d’investissement manquées et projets stratégiques retardés sont autant de freins pour la croissance des entreprises dans un environnement macroéconomique complexe. Ce guide montre comment garder le cap sur les objectifs de l’entreprise et améliorer les résultats, à travers la collaboration entre les fonctions financières et les équipes dirigeantes.

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Apprenez à faire des choix plus stratégiques pour une meilleure gestion des finances de votre entreprise.

Demandez votre exemplaire pour :

  • Identifier les décalages entre vos plans financiers et la prise concrète de décisions, ainsi que leur impact sur l’entreprise
  • Approfondir vos connaissances en matière de Business Spend Management (BSM), une approche qui s’appuie sur des technologies avancées pour fournir une visibilité et un contrôle en temps réel sur les dépenses
  • Contrôler vos dépenses avec précision tout en optimisant l’allocation des ressources, grâce au BSM
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Nombreuses sont les entreprises qui ne savent pas où, quand et auprès de qui sont effectuées leurs dépenses. Les responsables de la planification et de l’analyse financières font des prévisions à partir d’un ensemble d’informations et s’appuient ensuite sur un processus « budget vs. dépense réelle » (BVA) pour analyser la situation sur le terrain. Les structures traditionnelles et les processus cloisonnés empêchent les entreprises de développer leur agilité, d’accroître leur rentabilité ou de gérer plus efficacement leur trésorerie.

À mesure qu’ils rationalisent leur environnement technologique et transforment leur entreprise, les responsables Finance prennent conscience de la valeur d’une plateforme BSM. Il s’agit d’un ensemble unifié de fonctionnalités qui offre une vue complète sur l’intégralité des dépenses d’une organisation. De la passation des contrats aux achats, en passant par les voyages et notes de frais ou encore les paiements, la visibilité et le contrôle ainsi obtenus sur la gestion des dépenses permettent une réponse plus précoce et plus rapide.

Le BSM offre un moyen d’exploiter tout le potentiel de valeur que peuvent présenter les dépenses à travers l’ensemble d’une entreprise. Tout commence par la mise en place d’une technologie permettant d’obtenir une vue unifiée sur les dépenses. En renforçant la visibilité et le contrôle sur les processus de gestion de bout en bout, du sourcing aux paiements, en passant par l’analyse des risques et les achats, les fonctions de planification et d’analyse financières ainsi que les équipes dirigeantes sont à même de prendre des décisions en temps réel pour des dépenses plus intelligentes et une adaptation plus rapide, aujourd’hui et dans les années à venir.
Guide Maîtrise des budgets

FAQ

Quelles sont les principales limites des méthodes traditionnelles de budgétisation et de rapprochement ?

Voici les explications de Roger Kopfmann, ancien Executive Vice President Operations chez Coupa :
« Telle qu’elle existe actuellement dans la plupart des entreprises, la gestion de la budgétisation et du rapprochement ne permet pas d’obtenir le niveau de contrôle nécessaire sur la façon dont les dépenses sont engagées : où, quand et comment. Les organisations tentent de combler cet écart entre leurs plans financiers et la prise de décisions sur le terrain avec un processus "budget vs. dépense réelle" qui n’a pas beaucoup évolué en 50 ans.

Ce que l’on observe la plupart du temps, c’est que les budgets sont établis par une ou plusieurs équipes, mais les collaborateurs des fonctions opérationnelles dans l’ensemble de l’entreprise ne sont pas associés à ces budgets, car ces informations financières ne sont pas partagées avec eux de sorte qu’ils les comprennent. En tant que non-spécialistes des finances, ils ne sont pas censés maîtriser parfaitement des concepts comme la dépréciation ou la durée d’utilité d’un actif. Les fonctions opérationnelles peinent à suivre leurs budgets et ont tendance : soit à trop dépenser, soit à sous-utiliser les ressources par excès de prudence, empêchant qu’elles soient allouées ailleurs.

Dans les deux cas, les services Finance doivent consacrer du temps à la fin de chaque période pour rapprocher toutes ces données. Parfois, cela nécessite de récupérer des informations plusieurs semaines après la clôture des comptes. C’est un travail chronophage. »

Comment définir le Business Spend Management (BSM) ? Quel est le rôle d’une plateforme dans une stratégie de BSM ?

Le BSM est un ensemble de technologies et de stratégies qui capture et regroupe toutes les données avant, pendant et après l’engagement concret des dépenses d’une entreprise. Des événements de sourcing à la négociation des contrats, en passant par la création des bons de commande, le traitement des factures ainsi qu’une kyrielle d’autres activités liées aux dépenses, à la trésorerie, aux liquidités et aux fournisseurs, le Business Spend Management suit, analyse et automatise les habitudes et processus de dépense de bout en bout pour réduire les risques, améliorer la rentabilité et renforcer l’efficacité opérationnelle.

Une plateforme est un élément primordial dans toute initiative de BSM. Un nombre croissant de directeurs financiers préfèrent ainsi investir dans une plateforme qui leur permet d’optimiser rapidement la valeur de chaque dépense engagée par leur entreprise. Les technologies seules ne permettent pas de faire face à la hausse de coûts, aux taux d’intérêt élevés et à l’incertitude des marchés mondiaux. Néanmoins, les initiatives de transformation s’appuyant sur ces technologies, sur les insights, l’IA et les capacités opérationnelles constituent des leviers uniques pour favoriser une collaboration plus efficace entre des fonctions cloisonnées (telles que la planification financière et les opérations) qui sont alors en mesure de relever de plus grands défis, ensemble.

Comment les clients utilisent-ils le BSM pour optimiser le contrôle de leurs dépenses et améliorer leurs résultats ?

Ce guide présente une étude de cas concernant Salling Group, premier groupe de distribution du Danemark. Opérant dans trois pays et accueillant 10 millions de clients chaque semaine, il compte sur les fonctionnalités BSM d’une plateforme unifiée pour :

• Obtenir une visibilité et un contrôle complets sur les dépenses
• Favoriser la prise de décisions plus éclairées grâce à l’alignement entre la planification et l’analyse financières et les processus budgétaires
• Aider les équipes à travailler plus efficacement avec des données haute qualité et standardisées
• Améliorer le fonds de roulement à travers la gestion des stocks

À l’heure actuelle, les responsables Finance et les dirigeants de Salling Group s’associent pour optimiser leurs choix financiers. Offrant des avantages considérables pour les deux fonctions, la mise en œuvre d’une solution BSM a fait l’unanimité auprès des équipes.