Budgetplanung nach Maß: Wie Sie Budgets und Finanzergebnisse berechenbarer machen

Überzogene Budgets, verpasste Investitionen oder verschleppte Projekte – solche Probleme sind nicht nur sehr unerfreulich, sondern bremsen auch den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen aus, gerade in einem schwierigen Makroumfeld. Doch das muss nicht sein: Denn wenn Finanzplanungsteams und andere Führungskräfte im Unternehmen zusammenarbeiten, können die Finanzziele eingehalten und bessere Geschäftsergebnisse erreicht werden. Wie das geht, erklärt dieser Ratgeber.

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So gehen Sie Kostenkontrolle, Budgetverwaltung, Kapitalzuweisung und Cash-Optimierung richtig smart an.

Unser Ratgeber erklärt:

  • Wo Planung und tatsächliche Entscheidungen auseinanderklaffen, und was das für Ihr Unternehmen bedeutet
  • Wie Business Spend Management (BSM) mit Technologie Transparenz und Kontrolle über Ausgaben in Echtzeit bietet 
  • Welche Vorteile Business Spend Management für die Budgetplanung und Ausgabenverwaltung bringt
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Viele Unternehmen haben keinen Überblick, wann, wo und bei wem geschäftliche Ausgaben getätigt werden. Stattdessen werden die Finanzen anhand einiger weniger Informationen geplant und mit Soll-Ist-Vergleichen verschafft man sich dann nachträglich einen Einblick in die tatsächliche Lage. Durch veraltete Strukturen und isolierte Prozesse sind Unternehmen nicht so agil und rentabel, wie sie es könnten.

Bei der Standardisierung von Tech-Pools und der Transformation von Unternehmen stellen CFOs und Finanzverantwortliche fest, welchen Nutzen eine BSM-Plattform bringt. Sie bietet umfassende Funktionen und gibt einen Überblick über alle Ausgaben im Unternehmen. Und damit Transparenz und Kontrolle über sämtliche Prozesse bei der Ausgabenverwaltung – von der Vertragserstellung über Kaufanfragen, Einkäufe, Reisekosten und Spesen bis hin zu Zahlungen. So können Finanzplaner und Entscheider früher und schneller eingreifen.

Business Spend Management nutzt das Potenzial Ihrer Geschäftsausgaben, und zwar unternehmensweit. BSM steht für eine moderne Technologie, die eine umfassende Sicht auf alle im Unternehmen anfallenden Ausgaben liefert. Damit lassen sich sämtliche Ausgabenprozesse vom Sourcing über Risikobewertungen bis hin zu Beschaffung und Zahlungen transparent überblicken und kontrollieren. Mit diesen Informationen sind Finanzplaner und Geschäftsführung dann gut gerüstet, um früh Entscheidungen zu treffen und Mittel jetzt und in Zukunft smart einzusetzen.
Aus dem Ratgeber zum Thema Budgetplanung nach Maß

FAQ

Wo stößt die herkömmliche Budgetplanung an ihre Grenzen?

Der frühere Executive Vice President, Operations bei Coupa, Roger Kopfmann, erklärt es wie folgt:
„So wie die meisten Unternehmen heutzutage Budgets planen und abgleichen, haben sie nicht viel Kontrolle darüber, wann, wo und wie Geld ausgegeben wird. Um dieser Diskrepanz zwischen Finanzplänen und Entscheidungen im Geschäftsalltag zu begegnen, greifen viele auf Soll-Ist-Vergleiche zurück, an denen sich seit 50 Jahren nichts geändert hat.

Meist werden die Budgets von einem oder einigen wenigen Teams aufgestellt. Der Haken: Die betroffenen Beschäftigten im Unternehmen fühlen sich nicht daran gebunden, weil man ihnen die finanziellen Aspekte dahinter nicht klar gemacht hat. Sie sind für das operative Geschäft zuständig und können vielleicht mit Begriffen wie Wertverlust nicht viel anfangen, oder sie kennen die Nutzungsdauer der Güter nicht. Diesen Funktionsbereichen fällt es schwer, den Überblick über ihre Ausgaben zu behalten. Das führt dazu, dass sie entweder zu viel ausgeben und ihr Budget überschreiten oder übervorsichtig sind, zu wenig ausgeben und verhindern, dass die Mittel anderweitig eingesetzt werden.

In beiden Fällen kostet es die Finanzabteilung am Ende jeder Abrechnungsperiode einiges an Zeit, alles miteinander abzugleichen. Und zwar mit Zahlen, die – bis alle Bücher abgeschlossen sind – manchmal 15 Tage alt sind. Das alles ist sehr zeitaufwändig.”

Was ist Business Spend Management (BSM)? Welche Rolle spielt eine Plattform dabei?

Die Bezeichnung Business Spend Management oder kurz BSM steht für ein Konzept aus Technologien und Strategien, um die Ausgabenprozesse in Unternehmen zu erfassen und zu verdeutlichen, was konkret vor, während und nach einer Ausgabe passiert. Ob Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen, Auftragserstellung, Rechnungsverarbeitung oder andere Aspekte im Zusammenhang mit Ausgaben, Cash, Liquidität und Lieferanten – Business Spend Management verfolgt, analysiert und automatisiert die Ausgabenmuster und -prozesse in Unternehmen von Anfang bis Ende und trägt so dazu bei, Risiken zu senken und die Rentabilität und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Eine Plattform ist ganz entscheidend für die Einführung von BSM. Immer mehr CFOs und Finanzverantwortliche setzen auf solche Plattformen, mit denen sich Geschäftsausgaben schnell optimieren lassen. Doch digitale Technologie allein ist kein Allheilmittel gegen steigende Kosten und Zinsen und die weltweite Marktunsicherheit. Aber wenn die Transformation auf digitale Technologien, Einblicke, Künstliche Intelligenz und operative Fähigkeiten setzt, die bisher separat arbeitende Unternehmensbereiche zusammenbringen, ist der Grundstein gelegt, um die Herausforderungen gemeinsam zu meistern.

Wie nutzen Kunden Business Spend Management (BSM) ganz konkret, um die Ausgabenkontrolle und das Geschäftsergebnis zu verbessern?

In diesem Ratgeber stellen wir Ergebnisse durch den Einsatz von BSM am Beispiel der Salling Group näher vor. Die Salling Group ist mit 10 Millionen Kunden pro Woche der größte Einzelhandelskonzern Dänemarks und in Dänemark, Deutschland und Polen aktiv. Die umfassenden BSM-Funktionen einer Plattform bieten der Salling Group:

• Volle Ausgabentransparenz und -kontrolle
• Koordinierte Planungs- und Budgetprozesse für smarte Entscheidungen
• Standardisierte Daten für mehr Effizienz
• Bestandsmanagement zur Optimierung des Working Capitals

Damit ist die Salling Group gut aufgestellt, um smart über die Unternehmensfinanzen zu entscheiden. Die BSM-Plattform bot sowohl dem Finanzplanungsteam als auch der Geschäftsführung einen echten Mehrwert.