Gestión del ciclo de vida de los contratos con Coupa
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¿Por qué ver esta breve demostración bajo demanda?
Aprender como:
- Equilibrar de manera efectiva la creación y negociación de contratos
- Minimizar los riesgos y garantizar el cumplimiento
- Simplificar el proceso de gestión de múltiples contratos a lo largo de todo su ciclo
- Localizar y acceder rápidamente a la información del contrato y actualizarla
- Y mucho más.
Cuando se trata de sus contratos, nunca hay margen para errores o retrasos causados por procesos manuales o herramientas difíciles de usar.
Coupa le ayuda a hacer seguimiento de grandes volúmenes de contratos, facilita la efectiva creación, negociación y mitigación de riesgos, además de simplificar el cumplimiento y la gestión post-ejecución.
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Preguntas más frecuentes
¿Qué es la gestión del ciclo de contratos (CLM)?
Los contratos influyen en casi todos los aspectos de una empresa, desde ingresos y gastos hasta flujos de trabajo y procesos. Por lo tanto, forman la base de cualquier empresa.
La gestión del ciclo de contratos, o CLM (Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos), describe todos los procesos relacionados con los contratos, desde su creación hasta su supervisión y gestión. Si una empresa no puede gestionar los contratos de manera adecuada, se expone a muchos riesgos y a la pérdida de ingresos. Sin un sistema digital de gestión de contratos, sería prácticamente imposible gestionar todos los contratos que una empresa realiza.
Las soluciones de CLM deben proporcionar información práctica en cada etapa del proceso de contrato. Además, agilizarán los procesos al reducir los cuellos de botella, aumentarán la seguridad y minimizarán los errores.
La gestión del ciclo de contratos, o CLM (Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos), describe todos los procesos relacionados con los contratos, desde su creación hasta su supervisión y gestión. Si una empresa no puede gestionar los contratos de manera adecuada, se expone a muchos riesgos y a la pérdida de ingresos. Sin un sistema digital de gestión de contratos, sería prácticamente imposible gestionar todos los contratos que una empresa realiza.
Las soluciones de CLM deben proporcionar información práctica en cada etapa del proceso de contrato. Además, agilizarán los procesos al reducir los cuellos de botella, aumentarán la seguridad y minimizarán los errores.
Cuáles son las principales etapas del proceso ideal de gestión de contratos?
Existen nueve etapas principales en el ciclo de vida del contrato:
Solicitud. Por lo general, un individuo o departamento específico solicita un contrato y describe lo que debe incluir. Una solución eficaz de CLM proporcionará un enfoque simplificado y consistente para la creación de contratos, lo que minimiza el riesgo de una negociación deshonesta o términos riesgosos.
Creación. Con CLM, las empresas pueden utilizar un asistente de creación de contratos basado en plantillas para garantizar que cada contrato esté redactado correctamente y lo más rápido posible.
Aprobación. Sin un flujo de trabajo centralizado y simplificado, el proceso de aprobación de contratos puede causar retrasos. CLM garantiza que los contratos sean aprobados solo después de pasar por los canales adecuados y que haya registros de auditoría, con referencias meticulosas sobre aprobaciones y cambios.
Negociación. CLM ayuda a simplificar el proceso de negociación proporcionando ""manuales"" que incluyen términos y condiciones preferenciales, bibliotecas de cláusulas y listas de problemas.
Firma. CLM simplifica el proceso de firma y ejecución de contratos utilizando firmas digitales en documentos electrónicos.
Recopilación. CLM convierte los contratos firmados en datos estructurados que se almacenan de manera centralizada para un acceso fácil, rápido y seguro.
Cumplimiento. CLM también ayuda a garantizar que todas las partes cumplan con todas las obligaciones, términos y condiciones del contrato y que el contrato cumpla con las regulaciones gubernamentales. CLM enviará alertas y recordatorios para facilitar el cumplimiento.
Gestión. Las soluciones de CLM facilitarán el proceso de seguimiento de pedidos, cambios, renovaciones, terminaciones y objetivos de rendimiento. Al proporcionar acceso instantáneo a los términos vigentes y fechas clave, el software agiliza considerablemente este proceso.
Optimización. La etapa final es asegurarse de que sus datos se utilicen para optimizar el rendimiento y la eficiencia del negocio. CLM proporciona un ciclo de retroalimentación entre su cartera de contratos y el rendimiento del negocio para garantizar que esté maximizando el valor de sus contratos.
Solicitud. Por lo general, un individuo o departamento específico solicita un contrato y describe lo que debe incluir. Una solución eficaz de CLM proporcionará un enfoque simplificado y consistente para la creación de contratos, lo que minimiza el riesgo de una negociación deshonesta o términos riesgosos.
Creación. Con CLM, las empresas pueden utilizar un asistente de creación de contratos basado en plantillas para garantizar que cada contrato esté redactado correctamente y lo más rápido posible.
Aprobación. Sin un flujo de trabajo centralizado y simplificado, el proceso de aprobación de contratos puede causar retrasos. CLM garantiza que los contratos sean aprobados solo después de pasar por los canales adecuados y que haya registros de auditoría, con referencias meticulosas sobre aprobaciones y cambios.
Negociación. CLM ayuda a simplificar el proceso de negociación proporcionando ""manuales"" que incluyen términos y condiciones preferenciales, bibliotecas de cláusulas y listas de problemas.
Firma. CLM simplifica el proceso de firma y ejecución de contratos utilizando firmas digitales en documentos electrónicos.
Recopilación. CLM convierte los contratos firmados en datos estructurados que se almacenan de manera centralizada para un acceso fácil, rápido y seguro.
Cumplimiento. CLM también ayuda a garantizar que todas las partes cumplan con todas las obligaciones, términos y condiciones del contrato y que el contrato cumpla con las regulaciones gubernamentales. CLM enviará alertas y recordatorios para facilitar el cumplimiento.
Gestión. Las soluciones de CLM facilitarán el proceso de seguimiento de pedidos, cambios, renovaciones, terminaciones y objetivos de rendimiento. Al proporcionar acceso instantáneo a los términos vigentes y fechas clave, el software agiliza considerablemente este proceso.
Optimización. La etapa final es asegurarse de que sus datos se utilicen para optimizar el rendimiento y la eficiencia del negocio. CLM proporciona un ciclo de retroalimentación entre su cartera de contratos y el rendimiento del negocio para garantizar que esté maximizando el valor de sus contratos.
¿Cómo obtener el máximo valor de sus contratos?
Hay cuatro formas principales de maximizar el valor de sus contratos utilizando una solución de gestión de contratos:
1. Colaboración y control. Una parte crucial de la contractualización es la colaboración exitosa entre los equipos. Una plataforma de CLM facilita esta colaboración al garantizar total transparencia y control, así como proporcionar registros de auditoría, restringir el acceso a datos y procesos específicos y garantizar el cumplimiento normativo.
2. Organización. El CLM asegura que sus contratos se almacenen en un solo lugar centralizado, de manera organizada y consistente. De esta manera, todos saben dónde encontrar información precisa.
3. Análisis. Con el análisis del CLM, puede localizar y analizar rápidamente los términos del contrato para encontrar posibles riesgos y minimizarlos. El análisis de contratos también agilizará cada vez más el desarrollo de contratos.
4. Integración. Una plataforma robusta de CLM se integrará con plataformas existentes, como sistemas ERP, CRM, SRM y DPM, para que la información se comparta fácilmente. De esta manera, su empresa tendrá una mejor visibilidad de las responsabilidades operativas, las relaciones y los riesgos.
Al brindar a todas las partes involucradas en el proceso una vista de 360 grados de los contratos (y no solo un punto de vista de ellos), una solución de CLM aumentará los ingresos y reducirá los gastos, mejorará el cumplimiento, brindará más confianza en el proceso general de contratación y minimizará los riesgos que enfrenta su empresa. Para obtener más información, solicite las demostraciones a pedido de la gestión del ciclo de contratos de Coupa.
1. Colaboración y control. Una parte crucial de la contractualización es la colaboración exitosa entre los equipos. Una plataforma de CLM facilita esta colaboración al garantizar total transparencia y control, así como proporcionar registros de auditoría, restringir el acceso a datos y procesos específicos y garantizar el cumplimiento normativo.
2. Organización. El CLM asegura que sus contratos se almacenen en un solo lugar centralizado, de manera organizada y consistente. De esta manera, todos saben dónde encontrar información precisa.
3. Análisis. Con el análisis del CLM, puede localizar y analizar rápidamente los términos del contrato para encontrar posibles riesgos y minimizarlos. El análisis de contratos también agilizará cada vez más el desarrollo de contratos.
4. Integración. Una plataforma robusta de CLM se integrará con plataformas existentes, como sistemas ERP, CRM, SRM y DPM, para que la información se comparta fácilmente. De esta manera, su empresa tendrá una mejor visibilidad de las responsabilidades operativas, las relaciones y los riesgos.
Al brindar a todas las partes involucradas en el proceso una vista de 360 grados de los contratos (y no solo un punto de vista de ellos), una solución de CLM aumentará los ingresos y reducirá los gastos, mejorará el cumplimiento, brindará más confianza en el proceso general de contratación y minimizará los riesgos que enfrenta su empresa. Para obtener más información, solicite las demostraciones a pedido de la gestión del ciclo de contratos de Coupa.
