Transformación de viajes y gastos con Coupa
Solicite esta breve demostración bajo demanda (15:16) para conocer cómo Coupa unifica tus procesos de viajes y gastos (T&E) para generar ahorros y asegurar el cumplimiento por parte de los empleados.
¿Por qué ver esta breve demostración bajo demanda?
Aprender como:
- Mejorar el cumplimiento de los empleados al ofrecerles una herramienta de reservas de viajes fácil de usar
- Obtener un control y visibilidad del 100% sobre los gastos de viaje de los empleados
- Utilizar el monitoreo continuo de gastos para garantizar un gasto equilibrado en viajes
- Ofrecer a sus empleados una experiencia agradable y sin problemas al reservar viajes
- Y mucho más.
Si tiene dificultades para lograr que los empleados cumplan con el proceso de reserva de viajes, no está solo.
El primer paso es ofrecer a sus empleados una plataforma de reservas que sea fácil de usar y que facilite los reembolsos rápidos. Descubra cómo Coupa logra exactamente eso.
Coupa no solo mejorará el cumplimiento de los empleados, sino que también le proporcionará visibilidad y control de extremo a extremo sobre los gastos en viajes y entretenimiento, una de las categorías de gastos más grandes y controlables para la mayoría de las organizaciones.
Solicite esta demostración a pedido para descubrir cómo la solución unificada de gestión de viajes y entretenimiento de Coupa agrega valor inmediato al optimizar sus procesos.
Preguntas más frecuentes
¿Qué ventajas ofrece la solución de viajes y gastos de Coupa para reservar viajes corporativos de los empleados y gestionar sus gastos?
El Coupa Travel & Expense ofrece una reserva intuitiva de viajes, una gestión integral de gastos, soporte completo para los viajeros y una aplicación móvil integrada.
Al utilizar Coupa para reservar viajes y gestionar los gastos de viaje, se conecta perfectamente al acceso integral a todos los gastos de la empresa a través de las características de gestión de gastos corporativos (BSM) de Coupa. De esta manera, las empresas obtienen mucha más visibilidad y control sobre sus gastos en viajes y entre todos los demás gastos comerciales.
Coupa hace que sea fácil para los empleados reservar excelentes opciones de viaje tanto en la web como en sus dispositivos móviles, al mismo tiempo que simplifica la gestión de los viajes corporativos para los equipos administrativos.
Nuestro objetivo principal era crear una plataforma en la que a sus empleados les gustara reservar viajes de negocios. Después de todo, no puede obtener una visión completa de su programa de viajes si los empleados no están utilizando la herramienta que les permite realizar un seguimiento fácil de sus viajes.
Con las recomendaciones de viaje inteligentes de Coupa, los usuarios pueden reservar viajes en menos de cinco minutos. La potente aplicación móvil de Coupa Travel les brinda soporte de un agente de viajes en vivo mientras están en la carretera. Y sus empleados también encontrarán rápido y fácil enviar un informe de gastos y recibir el reembolso rápidamente.
Además, en el fondo del T&E de Coupa hay una función de ahorro de costos que volverá a programar automáticamente a sus viajeros con tarifas más bajas cuando estén disponibles. Por lo tanto, los clientes de Coupa T&E ahorran automáticamente un promedio del 1 al 3% en sus gastos de boletos de avión y hoteles.
Con Coupa, las organizaciones pueden mejorar drásticamente la visibilidad y el control de los gastos de viaje. La plataforma Coupa ofrece un único lugar integral donde los empleados pueden reservar viajes y obtener soporte, y donde los gerentes de viajes pueden controlar los gastos y buscar proveedores de viajes.
La unificación de T&E con la plataforma Coupa BSM crea oportunidades únicas para la optimización de gastos, como la capacidad de identificar fácilmente los gastos que se pueden transferir a contratos para ahorrar en el futuro. O puede beneficiarse de la detección continua de fraudes en los gastos basada en la inteligencia artificial de Coupa. Además, Coupa Pay permite que los empleados sean reembolsados rápidamente por gastos que no son de su bolsillo.
Como parte de la plataforma Coupa BSM, la transformación de viajes y gastos de Coupa le permitirá negociar contratos con aerolíneas y hoteles y poner estas tarifas a disposición instantáneamente para sus empleados, mientras audita su uso con el tiempo, todo desde la misma plataforma. Con el tiempo, Coupa puede analizar sus datos de reserva de viajes y recomendar automáticamente qué contratos debe negociar.
Con Coupa Community.ai, los clientes tienen el poder de comparar su desempeño con KPI como la adopción de la plataforma, el tiempo de ciclo de aprobación de gastos y la tasa de adopción de tarjetas corporativas. Luego, Coupa puede proporcionar recomendaciones inteligentes para los próximos pasos recomendados para mejorar su programa de T&E.
Las tarifas de viaje de Coupa Advantage, negociadas en todos los gastos de viaje de los clientes de Coupa, también proporcionan acceso a miles de tarifas privadas prenegociadas con hoteles, aerolíneas y compañías de alquiler de automóviles en todo el mundo.
Al utilizar Coupa para reservar viajes y gestionar los gastos de viaje, se conecta perfectamente al acceso integral a todos los gastos de la empresa a través de las características de gestión de gastos corporativos (BSM) de Coupa. De esta manera, las empresas obtienen mucha más visibilidad y control sobre sus gastos en viajes y entre todos los demás gastos comerciales.
Coupa hace que sea fácil para los empleados reservar excelentes opciones de viaje tanto en la web como en sus dispositivos móviles, al mismo tiempo que simplifica la gestión de los viajes corporativos para los equipos administrativos.
Nuestro objetivo principal era crear una plataforma en la que a sus empleados les gustara reservar viajes de negocios. Después de todo, no puede obtener una visión completa de su programa de viajes si los empleados no están utilizando la herramienta que les permite realizar un seguimiento fácil de sus viajes.
Con las recomendaciones de viaje inteligentes de Coupa, los usuarios pueden reservar viajes en menos de cinco minutos. La potente aplicación móvil de Coupa Travel les brinda soporte de un agente de viajes en vivo mientras están en la carretera. Y sus empleados también encontrarán rápido y fácil enviar un informe de gastos y recibir el reembolso rápidamente.
Además, en el fondo del T&E de Coupa hay una función de ahorro de costos que volverá a programar automáticamente a sus viajeros con tarifas más bajas cuando estén disponibles. Por lo tanto, los clientes de Coupa T&E ahorran automáticamente un promedio del 1 al 3% en sus gastos de boletos de avión y hoteles.
Con Coupa, las organizaciones pueden mejorar drásticamente la visibilidad y el control de los gastos de viaje. La plataforma Coupa ofrece un único lugar integral donde los empleados pueden reservar viajes y obtener soporte, y donde los gerentes de viajes pueden controlar los gastos y buscar proveedores de viajes.
La unificación de T&E con la plataforma Coupa BSM crea oportunidades únicas para la optimización de gastos, como la capacidad de identificar fácilmente los gastos que se pueden transferir a contratos para ahorrar en el futuro. O puede beneficiarse de la detección continua de fraudes en los gastos basada en la inteligencia artificial de Coupa. Además, Coupa Pay permite que los empleados sean reembolsados rápidamente por gastos que no son de su bolsillo.
Como parte de la plataforma Coupa BSM, la transformación de viajes y gastos de Coupa le permitirá negociar contratos con aerolíneas y hoteles y poner estas tarifas a disposición instantáneamente para sus empleados, mientras audita su uso con el tiempo, todo desde la misma plataforma. Con el tiempo, Coupa puede analizar sus datos de reserva de viajes y recomendar automáticamente qué contratos debe negociar.
Con Coupa Community.ai, los clientes tienen el poder de comparar su desempeño con KPI como la adopción de la plataforma, el tiempo de ciclo de aprobación de gastos y la tasa de adopción de tarjetas corporativas. Luego, Coupa puede proporcionar recomendaciones inteligentes para los próximos pasos recomendados para mejorar su programa de T&E.
Las tarifas de viaje de Coupa Advantage, negociadas en todos los gastos de viaje de los clientes de Coupa, también proporcionan acceso a miles de tarifas privadas prenegociadas con hoteles, aerolíneas y compañías de alquiler de automóviles en todo el mundo.
¿Cuáles son algunos de los componentes de una política efectiva de viajes corporativos?
Es sumamente importante implementar una política de viajes corporativos bien definida que establezca los procedimientos y reglas para los viajes de los empleados, y que reduzca los gastos asociados a los viajes corporativos.
Para desarrollar esta política de viajes corporativos, le recomendamos estos diez pasos:
1. Identifique las necesidades de sus empleados en relación a los viajes. ¿Cuáles son los destinos más comunes a los que viajan? ¿Qué tipos de hoteles prefieren? ¿Para qué tipos de actividades viajarán?
2. Determine los objetivos de su política de viajes corporativos. Puede ser que desee ofrecer ventajas a sus empleados como hoteles más sofisticados o mejoras en los vuelos para retener a los mejores talentos, o tal vez quiera limitar los viajes corporativos solo a actividades esenciales y apuntar a tarifas más bajas.
3. Ofrezca opciones a sus empleados de acuerdo a sus necesidades y objetivos. Al usar una aplicación que permita a sus empleados seleccionar entre una variedad de opciones que satisfagan sus necesidades, puede asegurarse de que cumplan con sus objetivos generales de viaje.
4. Haga que la política de viajes corporativos sea fácilmente accesible y comprensible. La política de viajes corporativos debe ser un documento activo al cual los empleados sepan cómo acceder regularmente para consultar actualizaciones.
5. Incluya detalles en su política de viajes. No olvide considerar todas las preguntas que sus empleados tendrán al reservar un viaje. Por ejemplo, ¿cómo recomienda que los empleados lleguen y salgan del aeropuerto? ¿Deben alquilar un auto o usar taxis y servicios de transporte compartido? Otros detalles incluyen:
* El proceso de aprobación de los planes de viaje.
* Cómo hacer reservas de vuelos, trenes, hoteles y autos de alquiler.
* Cómo utilizar otros medios de transporte, como programas de transporte compartido o taxis.
* Las reglas para regalos a socios, clientes y otros terceros.
* Las reglas para gastos de comidas, eventos de entretenimiento y estadías prolongadas en viajes.
* Los procedimientos para el reembolso de gastos de viaje.
6. Asegúrese de que los empleados reserven todos los viajes utilizando la plataforma de reservas de su preferencia. Lo ideal es que cuente con una plataforma digital de reservas de viajes que brinde a sus empleados acceso a tarifas prenegociadas. De esta manera, obtendrá la tarifa más baja y también tendrá visibilidad total de los gastos de viaje en un solo lugar.
7. Aclare qué constituye un viaje de negocios y un viaje no comercial. Deje en claro qué tipos de actividades son justificables para el reembolso de viajes, como eventos, conferencias, reuniones, actividades de capacitación, etc. Explique cómo reembolsará a los empleados por un viaje que también incluya algunos propósitos de ocio.
8. Decida cómo reembolsará las comidas. Algunas empresas limitan a sus empleados a un límite diario para desayuno, almuerzo y cena, mientras que otras les dan más libertad. Aclare cuándo las bebidas alcohólicas son reembolsables, tal vez si la comida es con un cliente o socio.
9. Aproveche los conocimientos de los datos de viaje. Algunas métricas importantes a medir son el promedio de tarifas de hotel por noche, el costo promedio por milla de vuelo, el gasto promedio diario en comidas, los costos de transporte terrestre, entre otros. Utilizando los datos de sus gastos de viaje anteriores, también puede renegociar tarifas para destinos o cadenas hoteleras comunes y hacer predicciones más precisas para los gastos de viaje.
10. Use una plataforma de T&E para enviar y reembolsar gastos rápidamente. Para minimizar las complicaciones para todos, es mejor utilizar una solución de automatización de viajes y gastos que simplifique el registro y envío de gastos por parte de los empleados, y el reembolso rápido por parte de la empresa.
Para desarrollar esta política de viajes corporativos, le recomendamos estos diez pasos:
1. Identifique las necesidades de sus empleados en relación a los viajes. ¿Cuáles son los destinos más comunes a los que viajan? ¿Qué tipos de hoteles prefieren? ¿Para qué tipos de actividades viajarán?
2. Determine los objetivos de su política de viajes corporativos. Puede ser que desee ofrecer ventajas a sus empleados como hoteles más sofisticados o mejoras en los vuelos para retener a los mejores talentos, o tal vez quiera limitar los viajes corporativos solo a actividades esenciales y apuntar a tarifas más bajas.
3. Ofrezca opciones a sus empleados de acuerdo a sus necesidades y objetivos. Al usar una aplicación que permita a sus empleados seleccionar entre una variedad de opciones que satisfagan sus necesidades, puede asegurarse de que cumplan con sus objetivos generales de viaje.
4. Haga que la política de viajes corporativos sea fácilmente accesible y comprensible. La política de viajes corporativos debe ser un documento activo al cual los empleados sepan cómo acceder regularmente para consultar actualizaciones.
5. Incluya detalles en su política de viajes. No olvide considerar todas las preguntas que sus empleados tendrán al reservar un viaje. Por ejemplo, ¿cómo recomienda que los empleados lleguen y salgan del aeropuerto? ¿Deben alquilar un auto o usar taxis y servicios de transporte compartido? Otros detalles incluyen:
* El proceso de aprobación de los planes de viaje.
* Cómo hacer reservas de vuelos, trenes, hoteles y autos de alquiler.
* Cómo utilizar otros medios de transporte, como programas de transporte compartido o taxis.
* Las reglas para regalos a socios, clientes y otros terceros.
* Las reglas para gastos de comidas, eventos de entretenimiento y estadías prolongadas en viajes.
* Los procedimientos para el reembolso de gastos de viaje.
6. Asegúrese de que los empleados reserven todos los viajes utilizando la plataforma de reservas de su preferencia. Lo ideal es que cuente con una plataforma digital de reservas de viajes que brinde a sus empleados acceso a tarifas prenegociadas. De esta manera, obtendrá la tarifa más baja y también tendrá visibilidad total de los gastos de viaje en un solo lugar.
7. Aclare qué constituye un viaje de negocios y un viaje no comercial. Deje en claro qué tipos de actividades son justificables para el reembolso de viajes, como eventos, conferencias, reuniones, actividades de capacitación, etc. Explique cómo reembolsará a los empleados por un viaje que también incluya algunos propósitos de ocio.
8. Decida cómo reembolsará las comidas. Algunas empresas limitan a sus empleados a un límite diario para desayuno, almuerzo y cena, mientras que otras les dan más libertad. Aclare cuándo las bebidas alcohólicas son reembolsables, tal vez si la comida es con un cliente o socio.
9. Aproveche los conocimientos de los datos de viaje. Algunas métricas importantes a medir son el promedio de tarifas de hotel por noche, el costo promedio por milla de vuelo, el gasto promedio diario en comidas, los costos de transporte terrestre, entre otros. Utilizando los datos de sus gastos de viaje anteriores, también puede renegociar tarifas para destinos o cadenas hoteleras comunes y hacer predicciones más precisas para los gastos de viaje.
10. Use una plataforma de T&E para enviar y reembolsar gastos rápidamente. Para minimizar las complicaciones para todos, es mejor utilizar una solución de automatización de viajes y gastos que simplifique el registro y envío de gastos por parte de los empleados, y el reembolso rápido por parte de la empresa.
¿Por qué son tan importantes los conocimientos sobre viajes y gastos para la salud financiera de una empresa?
Los gastos de viaje son la segunda mayor partida controlable para la mayoría de las organizaciones (después de la nómina). Por lo tanto, cuando surgen dificultades económicas o hay incertidumbre en el horizonte, las empresas pueden tener un impacto inmediato en los gastos controlando más rigurosamente los viajes y los gastos (T&E). Los gestores de viajes corporativos examinarán sus programas con lupa, eliminando cualquier gasto innecesario.
Como resultado, es sumamente valioso recopilar y analizar los datos del programa de viajes, desde los gastos de viaje y el rendimiento de los proveedores hasta el cumplimiento de la política por parte de los empleados y mucho más. Con la transformación de viajes y gastos de Coupa, los gestores de viajes corporativos tienen acceso a análisis avanzados para identificar nuevas oportunidades de reducir los gastos de viaje, mejorar las negociaciones con proveedores de viajes y optimizar el rendimiento de los programas de viajes. La solución de Coupa ofrece una visibilidad completa de los precios durante todo el ciclo de vida del viaje, mejorando así la eficacia general de los programas de abastecimiento de viajes.
Luego, los gestores de viajes pueden utilizar la transformación de viajes y gastos de Coupa para responder preguntas como:
* ¿Existen proveedores específicos con los que debería renegociar?
* ¿Qué clase de tarifa se utiliza con más frecuencia?
* ¿Mis negociaciones se dirigen a la clase de tarifa, al mercado y a las aerolíneas adecuadas?
* ¿Con qué frecuencia mis viajeros compraron la tarifa que negociamos?
La transformación de viajes y gastos de Coupa tiene un gran potencial para reducir sus costos, ya que brinda a los gestores de viajes la visión integral que necesitan para controlar los costos de todo el programa.
Otra forma en que la solución de T&E de Coupa genera ahorros es a través de la inteligencia de la comunidad. Al recopilar datos de precios de forma anónima en miles de itinerarios, Coupa Travel & Expense crea conjuntos de datos que se pueden utilizar para comparar el rendimiento del programa. Luego, los gestores de viajes pueden utilizar estos datos para evaluar la comparación de tarifas de sus proveedores con las de empresas similares, mejorando así las negociaciones y el rendimiento del programa resultante.
Como resultado, es sumamente valioso recopilar y analizar los datos del programa de viajes, desde los gastos de viaje y el rendimiento de los proveedores hasta el cumplimiento de la política por parte de los empleados y mucho más. Con la transformación de viajes y gastos de Coupa, los gestores de viajes corporativos tienen acceso a análisis avanzados para identificar nuevas oportunidades de reducir los gastos de viaje, mejorar las negociaciones con proveedores de viajes y optimizar el rendimiento de los programas de viajes. La solución de Coupa ofrece una visibilidad completa de los precios durante todo el ciclo de vida del viaje, mejorando así la eficacia general de los programas de abastecimiento de viajes.
Luego, los gestores de viajes pueden utilizar la transformación de viajes y gastos de Coupa para responder preguntas como:
* ¿Existen proveedores específicos con los que debería renegociar?
* ¿Qué clase de tarifa se utiliza con más frecuencia?
* ¿Mis negociaciones se dirigen a la clase de tarifa, al mercado y a las aerolíneas adecuadas?
* ¿Con qué frecuencia mis viajeros compraron la tarifa que negociamos?
La transformación de viajes y gastos de Coupa tiene un gran potencial para reducir sus costos, ya que brinda a los gestores de viajes la visión integral que necesitan para controlar los costos de todo el programa.
Otra forma en que la solución de T&E de Coupa genera ahorros es a través de la inteligencia de la comunidad. Al recopilar datos de precios de forma anónima en miles de itinerarios, Coupa Travel & Expense crea conjuntos de datos que se pueden utilizar para comparar el rendimiento del programa. Luego, los gestores de viajes pueden utilizar estos datos para evaluar la comparación de tarifas de sus proveedores con las de empresas similares, mejorando así las negociaciones y el rendimiento del programa resultante.
