Transformação de viagens e despesas com a Coupa
Solicite esta breve demonstração sob demanda (15:16) para saber como a Coupa unifica seus processos de viagens e despesas (T&E) para gerar economia e garantir compliance dos funcionários.
Por que assistir a esta breve demonstração sob demanda?
Você verá como:
- Melhorar o compliance dos funcionários, oferecendo a eles uma ferramenta de reservas de viagens fácil de usar
- Obter 100% de controle e visibilidade das despesas de viagem dos funcionários
- Usar o monitoramento contínuo de despesas para garantir o gasto equilibrado em viagens
- Oferecer a seus funcionários uma experiência de reserva de viagens agradável e sem problemas
- E muito mais.
Se você tem dificuldade em fazer com que os funcionários cumpram o processo de reserva de viagens, você não está sozinho.
O primeiro passo é oferecer a seus funcionários uma plataforma de reservas que seja fácil de usar e facilite o reembolso rápido. Descubra como a Coupa faz exatamente isso.
A Coupa não só melhorará o compliance dos funcionários, como também lhe dará visibilidade e controle de ponta a ponta sobre os gastos com T&E, uma das maiores categorias de gastos controláveis para a maioria das organizações.
Solicite esta demonstração sob demanda para descobrir como a solução unificada de gerenciamento de T&E da Coupa proporciona valor imediato ao otimizar seus processos.
FAQ
Quais vantagens tem a solução de viagens e despesas da Coupa para reservar viagens corporativas de funcionários e gerenciar as despesas delas?
O Coupa Travel & Expense oferece reserva intuitiva de viagens, gerenciamento abrangente de despesas, suporte completo ao viajante e um aplicativo móvel integrado.
Ao usar a Coupa para reservar viagens e gerenciar despesas de viagem, você se conecta perfeitamente ao acesso abrangente a todas as despesas da empresa por meio dos recursos da gestão de gastos corporativos (BSM) da Coupa. Assim, as empresas têm muito mais visibilidade e controle sobre seus gastos com T&E, juntamente com todos os outros gastos comerciais.
A Coupa facilita para os funcionários a reserva de ótimas opções de viagem tanto na Web quanto em seus dispositivos móveis e, ao mesmo tempo, simplifica a gestão de viagens corporativas para as equipes administrativas.
Nosso principal objetivo era criar uma plataforma na qual seus funcionários gostassem de reservar viagens de negócios. Afinal, não é possível obter visibilidade total do seu programa de viagens se os funcionários não estiverem usando a ferramenta que permite acompanhar facilmente as viagens deles.
Com as recomendações de viagens inteligentes da Coupa, os usuários podem reservar viagens em menos de cinco minutos. O poderoso aplicativo móvel Coupa Travel oferece a eles suporte de agente de viagens ao vivo enquanto estão na estrada. E seus funcionários também descobrirão que é rápido e fácil enviar um relatório de despesas e receber o reembolso rapidamente.
Além disso, no plano de fundo do T&E da Coupa há um recurso de poupança de custos que remarcará automaticamente seus viajantes com tarifas mais baixas quando eles aparecerem. Assim, os clientes do Coupa T&E economizam automaticamente uma média de 1 a 3% de seus gastos com passagens aéreas e hotéis.
Com a Coupa, as organizações podem melhorar drasticamente a visibilidade das despesas de viagem, bem como seu controle sobre elas. A plataforma Coupa oferece um único local de ponta a ponta onde os funcionários podem reservar viagens e obter suporte, e onde os gerentes de viagens podem controlar as despesas e buscar fornecedores de viagens.
A unificação de T&E com a plataforma Coupa BSM cria oportunidades únicas de otimização de gastos, como a capacidade de identificar facilmente as despesas que podem ser transferidas para contratos para economizar no futuro. Ou você pode se beneficiar da detecção contínua de fraude de despesas baseada em IA da Coupa. Além disso, o Coupa Pay permite que os funcionários sejam rapidamente reembolsados por despesas que não são do seu bolso.
Como parte da plataforma Coupa BSM, a transformação de viagens e despesas da Coupa permitirá que você negocie contratos de companhias aéreas e hotéis e disponibilize essas tarifas instantaneamente para seus funcionários, enquanto audita seu uso ao longo do tempo - tudo a partir da mesma plataforma. Com o tempo, a Coupa pode analisar seus dados de reserva de viagens e recomendar automaticamente quais contratos você deve negociar.
Com o Coupa Community.ai, os clientes têm o poder de comparar seu desempenho com KPIs, como adoção da plataforma, tempo de ciclo de aprovação de despesas e taxa de adoção de cartões corporativos. A Coupa pode, então, lhe fornecer prescrições inteligentes para as próximas etapas recomendadas para melhorar seu programa de T&E.
As tarifas de viagem Coupa Advantage, negociadas em todas as despesas de viagem dos clientes Coupa, também fornecem acesso a milhares de tarifas privadas pré-negociadas com hotéis, companhias aéreas e empresas de aluguel de carros em todo o mundo.
Ao usar a Coupa para reservar viagens e gerenciar despesas de viagem, você se conecta perfeitamente ao acesso abrangente a todas as despesas da empresa por meio dos recursos da gestão de gastos corporativos (BSM) da Coupa. Assim, as empresas têm muito mais visibilidade e controle sobre seus gastos com T&E, juntamente com todos os outros gastos comerciais.
A Coupa facilita para os funcionários a reserva de ótimas opções de viagem tanto na Web quanto em seus dispositivos móveis e, ao mesmo tempo, simplifica a gestão de viagens corporativas para as equipes administrativas.
Nosso principal objetivo era criar uma plataforma na qual seus funcionários gostassem de reservar viagens de negócios. Afinal, não é possível obter visibilidade total do seu programa de viagens se os funcionários não estiverem usando a ferramenta que permite acompanhar facilmente as viagens deles.
Com as recomendações de viagens inteligentes da Coupa, os usuários podem reservar viagens em menos de cinco minutos. O poderoso aplicativo móvel Coupa Travel oferece a eles suporte de agente de viagens ao vivo enquanto estão na estrada. E seus funcionários também descobrirão que é rápido e fácil enviar um relatório de despesas e receber o reembolso rapidamente.
Além disso, no plano de fundo do T&E da Coupa há um recurso de poupança de custos que remarcará automaticamente seus viajantes com tarifas mais baixas quando eles aparecerem. Assim, os clientes do Coupa T&E economizam automaticamente uma média de 1 a 3% de seus gastos com passagens aéreas e hotéis.
Com a Coupa, as organizações podem melhorar drasticamente a visibilidade das despesas de viagem, bem como seu controle sobre elas. A plataforma Coupa oferece um único local de ponta a ponta onde os funcionários podem reservar viagens e obter suporte, e onde os gerentes de viagens podem controlar as despesas e buscar fornecedores de viagens.
A unificação de T&E com a plataforma Coupa BSM cria oportunidades únicas de otimização de gastos, como a capacidade de identificar facilmente as despesas que podem ser transferidas para contratos para economizar no futuro. Ou você pode se beneficiar da detecção contínua de fraude de despesas baseada em IA da Coupa. Além disso, o Coupa Pay permite que os funcionários sejam rapidamente reembolsados por despesas que não são do seu bolso.
Como parte da plataforma Coupa BSM, a transformação de viagens e despesas da Coupa permitirá que você negocie contratos de companhias aéreas e hotéis e disponibilize essas tarifas instantaneamente para seus funcionários, enquanto audita seu uso ao longo do tempo - tudo a partir da mesma plataforma. Com o tempo, a Coupa pode analisar seus dados de reserva de viagens e recomendar automaticamente quais contratos você deve negociar.
Com o Coupa Community.ai, os clientes têm o poder de comparar seu desempenho com KPIs, como adoção da plataforma, tempo de ciclo de aprovação de despesas e taxa de adoção de cartões corporativos. A Coupa pode, então, lhe fornecer prescrições inteligentes para as próximas etapas recomendadas para melhorar seu programa de T&E.
As tarifas de viagem Coupa Advantage, negociadas em todas as despesas de viagem dos clientes Coupa, também fornecem acesso a milhares de tarifas privadas pré-negociadas com hotéis, companhias aéreas e empresas de aluguel de carros em todo o mundo.
Quais são alguns dos componentes de uma política eficaz de viagens corporativas?
É extremamente importante implementar uma política de viagens corporativas bem definida que defina os procedimentos e as regras para as viagens dos funcionários e reduza os gastos com viagens corporativas.
Para desenvolver essa política de viagens corporativas, recomendamos estas dez etapas:
1. Identifique o que seus funcionários precisam com relação a viagens. Quais são os locais mais comuns para onde eles viajam? Que tipos de hotéis eles preferem? Para que tipos de atividades eles viajarão?
2. Determine os objetivos de sua política de viagens. Talvez você queira oferecer aos seus funcionários vantagens como hotéis mais sofisticados ou voos com upgrade para reter os melhores talentos, ou talvez queira limitar as viagens corporativas apenas às atividades essenciais e visar as tarifas mais baixas.
3. Ofereça opções para seus funcionários de acordo com as necessidades deles e seus objetivos. Ao usar um aplicativo que permite que seus funcionários selecionem entre uma variedade de opções para atender às suas necessidades, você pode garantir que eles permaneçam dentro dos seus objetivos gerais de viagem.
4. Torne a política de viagens corporativas facilmente acessível e fácil de entender. A política de viagens corporativas deve ser um documento ativo que os funcionários saibam como verificar regularmente se há atualizações.
5. Inclua detalhes em sua política de viagens. Não se esqueça de pensar em todas as perguntas que seus funcionários terão quando reservarem uma viagem. Por exemplo, como você recomenda que os funcionários cheguem e saiam do aeroporto? Eles devem alugar um carro ou usar táxis e serviços de carona? Outros detalhes incluem:
* O processo de aprovação dos planos de viagem.
* Como fazer reservas de companhias aéreas, trens, hotéis e carros de aluguel.
* Como usar outros meios de transporte, como programas de carona ou táxis.
* As regras para presentes a sócios, clientes e outros terceiros.
* As regras para despesas com refeições, eventos de entretenimento e estadias prolongadas em viagens.
* Os procedimentos para reembolso de despesas de viagem.
6. Certifique-se de que os funcionários reservem todas as viagens usando a plataforma de reservas de sua preferência. O ideal é que você tenha uma plataforma digital de reservas de viagens que ofereça aos seus funcionários acesso às tarifas pré-negociadas. Dessa forma, você obterá a menor tarifa e também terá visibilidade total das despesas de viagem em um único lugar.
7. Esclareça o que constitui uma viagem de negócios e uma viagem não comercial. Deixe claro quais tipos de atividades são justificáveis para o reembolso de viagens, como eventos, conferências, reuniões, atividades de treinamento e assim por diante. Explique como você reembolsará os funcionários por uma viagem que também contenha alguns propósitos de lazer.
8. Decida como você reembolsará as refeições. Algumas empresas limitam seus funcionários a um determinado limite diário para café da manhã, almoço e jantar, enquanto outras dão mais liberdade a seus funcionários. Esclareça quando as bebidas alcoólicas são reembolsáveis, talvez se a refeição for com um cliente ou parceiro.
9. Aproveite os insights dos dados de viagem. Algumas métricas importantes a serem medidas são a tarifa média de hotel por noite, o custo médio por milha de voo, o gasto médio diário com refeições, os custos de transporte terrestre e assim por diante. Usando dados de suas despesas de viagem anteriores, você também pode renegociar tarifas para os destinos ou cadeias de hotéis mais comuns e fazer previsões mais precisas para as despesas de viagem.
10. Use uma plataforma de T&E para enviar e reembolsar despesas rapidamente. Para minimizar as dores de cabeça de todos, é melhor usar uma solução de automação de viagens e despesas que simplifique o registro e o envio das despesas pelos funcionários e o rápido reembolso pela empresa.
Para desenvolver essa política de viagens corporativas, recomendamos estas dez etapas:
1. Identifique o que seus funcionários precisam com relação a viagens. Quais são os locais mais comuns para onde eles viajam? Que tipos de hotéis eles preferem? Para que tipos de atividades eles viajarão?
2. Determine os objetivos de sua política de viagens. Talvez você queira oferecer aos seus funcionários vantagens como hotéis mais sofisticados ou voos com upgrade para reter os melhores talentos, ou talvez queira limitar as viagens corporativas apenas às atividades essenciais e visar as tarifas mais baixas.
3. Ofereça opções para seus funcionários de acordo com as necessidades deles e seus objetivos. Ao usar um aplicativo que permite que seus funcionários selecionem entre uma variedade de opções para atender às suas necessidades, você pode garantir que eles permaneçam dentro dos seus objetivos gerais de viagem.
4. Torne a política de viagens corporativas facilmente acessível e fácil de entender. A política de viagens corporativas deve ser um documento ativo que os funcionários saibam como verificar regularmente se há atualizações.
5. Inclua detalhes em sua política de viagens. Não se esqueça de pensar em todas as perguntas que seus funcionários terão quando reservarem uma viagem. Por exemplo, como você recomenda que os funcionários cheguem e saiam do aeroporto? Eles devem alugar um carro ou usar táxis e serviços de carona? Outros detalhes incluem:
* O processo de aprovação dos planos de viagem.
* Como fazer reservas de companhias aéreas, trens, hotéis e carros de aluguel.
* Como usar outros meios de transporte, como programas de carona ou táxis.
* As regras para presentes a sócios, clientes e outros terceiros.
* As regras para despesas com refeições, eventos de entretenimento e estadias prolongadas em viagens.
* Os procedimentos para reembolso de despesas de viagem.
6. Certifique-se de que os funcionários reservem todas as viagens usando a plataforma de reservas de sua preferência. O ideal é que você tenha uma plataforma digital de reservas de viagens que ofereça aos seus funcionários acesso às tarifas pré-negociadas. Dessa forma, você obterá a menor tarifa e também terá visibilidade total das despesas de viagem em um único lugar.
7. Esclareça o que constitui uma viagem de negócios e uma viagem não comercial. Deixe claro quais tipos de atividades são justificáveis para o reembolso de viagens, como eventos, conferências, reuniões, atividades de treinamento e assim por diante. Explique como você reembolsará os funcionários por uma viagem que também contenha alguns propósitos de lazer.
8. Decida como você reembolsará as refeições. Algumas empresas limitam seus funcionários a um determinado limite diário para café da manhã, almoço e jantar, enquanto outras dão mais liberdade a seus funcionários. Esclareça quando as bebidas alcoólicas são reembolsáveis, talvez se a refeição for com um cliente ou parceiro.
9. Aproveite os insights dos dados de viagem. Algumas métricas importantes a serem medidas são a tarifa média de hotel por noite, o custo médio por milha de voo, o gasto médio diário com refeições, os custos de transporte terrestre e assim por diante. Usando dados de suas despesas de viagem anteriores, você também pode renegociar tarifas para os destinos ou cadeias de hotéis mais comuns e fazer previsões mais precisas para as despesas de viagem.
10. Use uma plataforma de T&E para enviar e reembolsar despesas rapidamente. Para minimizar as dores de cabeça de todos, é melhor usar uma solução de automação de viagens e despesas que simplifique o registro e o envio das despesas pelos funcionários e o rápido reembolso pela empresa.
Por que os insights sobre viagens e despesas são tão importantes para a saúde financeira de uma empresa?
Os gastos com viagens são a segunda maior despesa controlável para a maioria das organizações (depois da folha de pagamento). Portanto, quando surgem dificuldades econômicas ou quando há incertezas no horizonte, as empresas podem ter um impacto imediato nas despesas, controlando com mais rigor as viagens e despesas (T&E). Os gerentes de viagens corporativas analisarão seus programas com um pente fino, eliminando qualquer gasto desnecessário.
Como resultado, é extremamente valioso coletar e analisar os dados do programa de viagens - desde os gastos com viagens e o desempenho dos fornecedores até a adesão à política dos funcionários e muito mais. Com a transformação de viagens e despesas da Coupa, os gerentes de viagens corporativas têm acesso a análises avançadas para identificar novas oportunidades de reduzir as despesas de viagem, melhorar as negociações com os fornecedores de viagens e aprimorar o desempenho dos programas de viagens. A solução da Coupa oferece visibilidade total dos preços durante todo o ciclo de vida da viagem, melhorando assim a eficácia geral dos programas de sourcing de viagens.
Os gerentes de viagens podem então usar transformação de viagens e despesas da Coupa para responder a perguntas como:
* Existem fornecedores específicos com os quais eu deveria renegociar?
* Qual classe de tarifa é mais utilizada?
* Minhas negociações estão direcionadas para a classe tarifária, o mercado e as companhias aéreas certas?
* Com que frequência meus viajantes compraram a tarifa que negociamos?
A transformação de viagens e despesas da Coupa tem um grande potencial para reduzir seus custos, pois oferece aos gerentes de viagens a visão abrangente de que precisam para controlar os custos de todo o programa.
Uma outra maneira pela qual a solução de T&E da Coupa gera economia de custos é por meio da inteligência da comunidade. Ao agregar anonimamente dados de preços em milhares de itinerários, o Coupa Travel & Expense cria conjuntos de dados que podem ser usados para comparar o desempenho do programa. Os gerentes de viagens podem, então, usar esses dados para avaliar a comparação das tarifas de seus fornecedores com as de empresas semelhantes, melhorando assim as negociações e o desempenho do programa resultante.
Como resultado, é extremamente valioso coletar e analisar os dados do programa de viagens - desde os gastos com viagens e o desempenho dos fornecedores até a adesão à política dos funcionários e muito mais. Com a transformação de viagens e despesas da Coupa, os gerentes de viagens corporativas têm acesso a análises avançadas para identificar novas oportunidades de reduzir as despesas de viagem, melhorar as negociações com os fornecedores de viagens e aprimorar o desempenho dos programas de viagens. A solução da Coupa oferece visibilidade total dos preços durante todo o ciclo de vida da viagem, melhorando assim a eficácia geral dos programas de sourcing de viagens.
Os gerentes de viagens podem então usar transformação de viagens e despesas da Coupa para responder a perguntas como:
* Existem fornecedores específicos com os quais eu deveria renegociar?
* Qual classe de tarifa é mais utilizada?
* Minhas negociações estão direcionadas para a classe tarifária, o mercado e as companhias aéreas certas?
* Com que frequência meus viajantes compraram a tarifa que negociamos?
A transformação de viagens e despesas da Coupa tem um grande potencial para reduzir seus custos, pois oferece aos gerentes de viagens a visão abrangente de que precisam para controlar os custos de todo o programa.
Uma outra maneira pela qual a solução de T&E da Coupa gera economia de custos é por meio da inteligência da comunidade. Ao agregar anonimamente dados de preços em milhares de itinerários, o Coupa Travel & Expense cria conjuntos de dados que podem ser usados para comparar o desempenho do programa. Os gerentes de viagens podem, então, usar esses dados para avaliar a comparação das tarifas de seus fornecedores com as de empresas semelhantes, melhorando assim as negociações e o desempenho do programa resultante.
