Política de privacidad
Coupa se compromete a proteger y respetar su privacidad. En esta política de privacidad («Política de privacidad»), explicamos cómo Coupa recopila, utiliza, comunica y protege la Información personal que usted nos facilita, por ejemplo, al acceder a los sitios web de Coupa y utilizarlos, o al presentar su candidatura a una oferta de empleo.
Nuestra Política de privacidad se ha redactado para cumplir las leyes aplicables en materia de protección de datos, en particular el RGPD y la CCPA. Si el RGPD u otra Ley aplicable en materia de protección de datos no es aplicable en su caso, es posible que no todas las disposiciones de esta Política de privacidad sean pertinentes para usted.
A efectos de la presente Política de privacidad,
- las «Leyes aplicables en materia de protección de datos» pueden incluir: (i) el Reglamento General (UE) 2016/679 de Protección de Datos («RGPD»), (ii) otras leyes de protección de datos aplicables en los Estados miembros del EEE, (iii) la Ley de Protección de Datos del Reino Unido de 2018, (iv) cualquier ley estadounidense en materia de privacidad, seguridad, notificación de brechas de seguridad u otras leyes de protección de datos aplicables a la Información personal, incluida, entre otras, la Ley de Privacidad del Consumidor de California, Cal. Civ. Code § 1798.100 y ss. («CCPA»).
- «Coupa», «nosotros», «nuestro» y «nos» hacen referencia a Coupa Software Inc. y sus filiales.
- «Plataforma de Coupa» se refiere a cualquier software y hardware que permita a Coupa proporcionar a nuestros clientes y a sus socios comerciales acceso a los servicios de Coupa y el uso de estos, incluido el Coupa Supplier Portal.
- El «Responsable del tratamiento» o el «Encargado del tratamiento» (según corresponda) a efectos del RGPD, de otras leyes de protección de datos aplicables en los Estados miembros de la Unión Europea y de otras disposiciones relacionadas con la protección de datos es Coupa Software Inc., 950 Tower Lane, 20th Floor, Foster City, CA 94404, Estados Unidos.
- «Información personal» tiene generalmente el mismo significado que «datos personales» o «información personalmente identificable» (PII). La «Información personal» se define en la legislación sobre protección de datos aplicable en su país. Incluye cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable. Esto hace referencia a cualquier persona física que pueda ser identificada directa o indirectamente con un identificador, como el nombre, el número de identificación, los datos de localización, identificadores en línea (por ejemplo, direcciones IP, si se pueden utilizar para identificarlo) o uno o varios factores específicos de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona física. En pocas palabras, esto incluye datos que, por sí solos o junto con otros datos que obran en nuestro poder o a los que tenemos acceso, pueden utilizarse para identificarlo.
El papel de Coupa
Coupa actúa en calidad de Responsable del tratamiento cuando recopila y trata datos personales en su propio nombre y para sus propios fines. Esto hace referencia a situaciones en las que Coupa determina, a su entera discreción, los fines y los medios de dicho tratamiento.
En el caso de determinados servicios, nuestros clientes han contratado a Coupa para tratar datos personales en calidad de Encargado del tratamiento. En tales casos, Coupa tratará sus datos personales por cuenta de nuestro cliente y de acuerdo con las instrucciones específicas impartidas por este en calidad de Responsable del tratamiento. El objeto y la duración del tratamiento, la naturaleza y las finalidades del tratamiento, el tipo de datos personales y las categorías de interesados, así como los derechos y obligaciones de las partes con respecto a dicho tratamiento, quedarán regulados por un contrato de tratamiento de datos personales (o condiciones equivalentes) acordado entre Coupa y nuestro cliente.
Cuando un cliente de Coupa carga datos personales (normalmente, información de contacto) de sus socios comerciales (proveedores, proveedores potenciales u otros) en la Plataforma de Coupa, el cliente de Coupa es el Responsable del tratamiento de dichos datos personales. Si un socio comercial crea una cuenta de proveedor en el Coupa Supplier Portal, Coupa será el Responsable del tratamiento de los datos personales facilitados.
Coupa se compromete a observar los siguientes principios fundamentales:
Principio 1. Limitamos la forma en que compartimos su Información personal y con quién la compartimos.
Coupa solo compartirá su Información personal con otros destinatarios para los siguientes fines:
- a petición de usted;
- para tramitar o gestionar una transacción o un producto autorizado o solicitado por usted; esto puede implicar compartir datos dentro del grupo de entidades de Coupa;
- cuando la ley nos obligue a facilitar dicha información a las autoridades competentes;
- a empresas que nos ayudan con la comercialización, la distribución y la prestación de servicios relacionados con nuestros productos y servicios; por ejemplo, para prestar soporte a nuestra tecnología de la información o gestionar envíos y comunicaciones por cuenta nuestra;
- a nuestros socios y patrocinadores de eventos en relación con las inscripciones a los eventos y eventos de marketing, lo que puede incluir compartir Información personal con nuestros patrocinadores y socios para sus propios fines comerciales si la legislación aplicable lo permite sin el consentimiento del interesado (véase la sección «Información de marketing» del presente documento);
- a las empresas que nos ayudan en la contratación de personal o en la evaluación de candidaturas; y
- a nuestros asesores profesionales.
No vendemos Información personal a cambio de dinero, pero algunas cookies de terceros de nuestro sitio web o algunas de nuestras relaciones con patrocinadores y socios de eventos pueden considerarse una «venta» o una «compartición» según la definición de la CCPA.
Principio 2. Solo recopilamos la información necesaria para proporcionarle los productos y servicios que solicita.
Coupa recopila únicamente la Información personal necesaria para atender sus necesidades, proteger contra el fraude, cumplir los requisitos legales y reglamentarios, y para los demás fines que se establecen a continuación:
| Información personal | Finalidad | Fundamento jurídico |
|---|---|---|
| Información que recibimos de usted cuando (i) visita www.coupa.com y otros sitios web de Coupa, y (ii) cualquier otra información que nos facilite posteriormente de forma oral, por escrito o a través de internet: esta puede incluir su nombre completo, dirección postal, dirección de correo electrónico, información sobre su empleador/empresa y datos profesionales, cargos, números de teléfono y fax, información demográfica y dirección IP. | La Información personal se utiliza para proporcionar el sitio web y responder a sus solicitudes (por ejemplo, si decide registrarse para recibir información sobre nuestros productos y servicios o si realiza una consulta sobre ellos, utilizaremos su Información personal para responderle). | El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato del que usted es parte o para adoptar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato. El tratamiento es necesario para satisfacer los fines de nuestros intereses legítimos, a saber, proporcionar un sitio web con fines informativos y de uso. Su consentimiento (si la ley lo exige). |
| Nombre, dirección, dirección de correo electrónico y otra información relativa a sus transacciones y comunicaciones con nosotros. | La Información personal se utiliza para tramitar o gestionar una transacción o un producto que usted haya autorizado o solicitado. | El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato del que usted es parte o para adoptar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato. |
| Nombre, dirección, dirección de correo electrónico y otros datos de contacto | Para ponernos en contacto con usted periódicamente con el fin de informarle sobre nuevos productos, eventos y/o servicios que ofrecemos o que consideramos que pueden ser de su interés, así como para facilitar sus datos a los patrocinadores de nuestros eventos y a nuestros socios comerciales, lo que les permite informarle sobre los productos o servicios que ofrecen y que consideran que pueden ser de su interés. | Su consentimiento (si la ley lo exige). |
| Dirección IP y otra información enviada por su navegador | Para diagnosticar cualquier problema con nuestro servidor y administrar nuestro sitio web, de conformidad con nuestra Política de cookies. | El tratamiento es necesario para satisfacer los fines de nuestros intereses legítimos, a saber, proporcionar un sitio web con fines informativos y de uso. Su consentimiento (si la ley lo exige). |
| Datos de la candidatura, incluidos su nombre, dirección, correo electrónico, número de teléfono, CV, fecha de nacimiento, formación académica e historial laboral, cargos del candidato, cualquier información personal que decida facilitar mediante cartas de presentación o enlaces a sitios de terceros (por ejemplo, LinkedIn, Twitter, GitHub, Portfolio, etc.), género, raza, discapacidad o condición de veterano si decide compartir esa información durante el proceso de candidatura, fotografía, información relacionada con viajes, como números de programas de fidelización de aerolíneas (si procede), e información personal relacionada con visados (si procede), como números de pasaporte, acreditación de ciudadanía y certificados de nacimiento. | El tratamiento es necesario para gestionar nuestro proceso de contratación de personal, lo que incluye la creación de un expediente electrónico de recursos humanos del candidato, la gestión de su candidatura y la organización de entrevistas. Si su candidatura no es seleccionada, es posible que conservemos su Información personal para poder ponernos en contacto con usted en caso de futuras vacantes. También podríamos compartir sus datos con otras empresas del grupo Coupa con el fin de evaluar su candidatura para otras vacantes. | Con carácter principal, el tratamiento es necesario para adoptar medidas previas a la celebración de un contrato con usted. También tenemos un interés legítimo en (i) conservar sus datos durante un periodo de hasta tres años (a menos que los requisitos legales o reglamentarios locales establezcan un plazo más breve) después de que su candidatura no haya sido seleccionada y/o (ii) compartirlos con el grupo de entidades de Coupa y/o (iii) conservar y utilizar sus datos en la medida en que sea necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales. |
| Todo lo anterior | Para el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, así como de las obligaciones en materia de gobernanza corporativa. | El tratamiento es necesario para cumplir con las obligaciones legales a las que estamos sujetos. |
Si desea facilitarnos Información personal sobre otra persona, incluidos compañeros de trabajo o personas por cuenta de las cuales actúe, debe asegurarse de contar con su autorización previa. Además, debe facilitarles una copia de esta Política de privacidad, así como de cualquier otro aviso de privacidad pertinente (véase más arriba), antes de solicitarles dicha autorización.
Recopilamos Información personal para los fines descritos anteriormente cuando visita www.coupa.com y otros sitios web de Coupa, así como fuentes públicas, incluidos portales de contratación de personal y portales empresariales (por ejemplo, www.linkedin.com, http://www.zoominfo.com/, https://clearbit.com/ o http://www.echobot.de/. Podemos recopilar Información personal de registros públicos y autoridades públicas, como registros mercantiles, autoridades fiscales u organismos reguladores del mercado de valores, con el fin de verificar la información facilitada y mejorar la calidad de dicha información para nuestros productos y servicios.
Principio 3. Establecemos salvaguardas para ayudar a garantizar la seguridad y la confidencialidad de su información.
Coupa limita el acceso a su información a aquellos de nuestros empleados que la necesitan para realizar su trabajo. Los empleados que tienen acceso a su información están obligados a mantener estrictamente la confidencialidad de dicha información.
Coupa cuenta con medidas de seguridad físicas, electrónicas y de procedimiento que cumplen los estándares del sector para proteger la información de su empresa. Sometemos nuestros sistemas de información y sitios web a pruebas periódicas para ayudar a garantizar que no se produzcan accesos no autorizados.
Principio 4. Conservamos su Información personal durante el tiempo necesario para cumplir los fines para los que se recopiló, tal y como se ha descrito anteriormente.
Los criterios que utilizamos para determinar los plazos de conservación de la Información personal son los siguientes: (i) conservación para posibles consultas: la conservaremos durante un plazo razonable tras la finalización de nuestra relación, por si tuviera alguna consulta; (ii) conservación para posibles reclamaciones: la conservaremos durante el plazo en el que usted pueda interponer reclamaciones legales contra nosotros; (iii) conservación de conformidad con los requisitos legales y reglamentarios: consideraremos si es necesario conservar la información una vez transcurrido el plazo descrito en el punto (ii) por algún requisito legal o reglamentario, por ejemplo, para cumplir obligaciones tributarias o fiscales; (iv) conservación en caso de candidaturas a ofertas de empleo: si ha presentado su candidatura a una oferta de empleo de Coupa y esta no ha sido seleccionada, los datos de su candidatura se conservarán en nuestra base de datos de candidatos durante un periodo limitado, tal y como se define en el Principio 2.
Envíenos sus comentarios
Nuestro objetivo es proteger su privacidad. Si desea enviarnos sus comentarios o ayudarnos a mejorar, póngase en contacto con nosotros por correo electrónico (consulte las direcciones más abajo) o por teléfono (+1 650 931 3200). También puede ponerse en contacto con nosotros enviando una carta a la dirección de Coupa indicada anteriormente. Es posible que le pidamos una copia de un documento acreditativo de su identidad.
Contactos de correo electrónico
| Si usted: | Contacte con: |
|---|---|
| es candidato a un puesto de trabajo, empleado o antiguo empleado | [email protected] |
| es cliente potencial, cliente, socio u otro contacto que recibe información sobre los productos y servicios de Coupa | [email protected] |
| tiene preguntas generales sobre la protección de datos en Coupa | [email protected] |
| desea ponerse en contacto directamente con el delegado de protección de datos de Coupa | [email protected] |
| es proveedor en la Plataforma de Coupa | [email protected] |
Si considera que hemos incumplido nuestras obligaciones en virtud de la legislación sobre protección de datos, puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente, que puede ser la autoridad de control de su país de residencia o de su lugar de trabajo, por una supuesta infracción de dicha legislación.
Modificaciones de esta Política de privacidad
Esta Política de privacidad puede sufrir modificaciones ocasionales para cumplir la legislación aplicable o para adaptarse a nuestras prácticas comerciales vigentes en cada momento. Publicaremos cualquier modificación de esta Política de privacidad en nuestro sitio web y, si así lo exige la legislación aplicable, procuraremos notificársela mediante su dirección de correo electrónico de contacto. Le recomendamos que consulte cada cierto tiempo la Política de privacidad publicada en nuestro sitio web para comprobar si se ha actualizado.
INFORMACIÓN ADICIONAL QUE QUEREMOS QUE CONOZCA:
Transferencias fuera de la UE/EEE. También transferimos la Información personal que tratamos a países situados fuera del Espacio Económico Europeo («EEE») (por ejemplo, cuando uno de nuestros proveedores de servicios o parte de nuestra infraestructura técnica se encuentra fuera del EEE, como en el caso del alojamiento de su Información personal). Hemos establecido garantías adecuadas en lo que respecta a la protección de su privacidad, sus derechos y libertades fundamentales y el ejercicio de sus derechos; por ejemplo, establecemos un nivel adecuado de protección de datos, normalmente mediante las cláusulas contractuales tipo de la UE basadas en las cláusulas modelo de la Comisión Europea o mediante el cumplimiento del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. que se describe a continuación, según corresponda.
Marco de Privacidad de Datos (DPF). Coupa cumple el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (DPF UE-EE. UU.), la Extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU. y el Marco de Privacidad de Datos Suiza-EE. UU. (DPF Suiza-EE. UU.), según lo establecido por el Departamento de Comercio de los Estados Unidos. Coupa ha certificado ante el Departamento de Comercio de los Estados Unidos que se adhiere a los Principios del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Principios del DPF UE-EE. UU.) en lo que respecta al tratamiento de los datos personales recibidos de la Unión Europea al amparo del DPF UE-EE. UU. y del Reino Unido (y Gibraltar) al amparo de la Extensión del Reino Unido al DPF UE-EE. UU. Coupa ha certificado ante el Departamento de Comercio de los Estados Unidos que se adhiere a los Principios del Marco de Privacidad de Datos Suiza-EE. UU. (Principios del DPF Suiza-EE. UU.) en lo que respecta al tratamiento de los datos personales recibidos de Suiza al amparo del DPF Suiza-EE. UU. En caso de conflicto entre los términos de esta Política de privacidad y los Principios del DPF UE-EE. UU. y/o los Principios del DPF Suiza-EE. UU., prevalecerán los Principios.
Para obtener más información sobre el programa del Marco de Privacidad de Datos (DPF) y consultar la certificación de Coupa, visite https://www.dataprivacyframework.gov/.
Para consultar la Declaración completa del DPF de Coupa y obtener más información sobre cómo cumple Coupa los principios del DPF, visite la página Declaración del Marco de Privacidad de Datos de Coupa.
Facilitación de Información personal / Toma de decisiones automatizada. Tenga presente que la Información personal que recopilamos de usted es necesaria para proporcionarle los servicios y el sitio web. Si no nos facilita dichos datos, es posible que no podamos prestarle nuestros servicios ni hacer que nuestro sitio web esté accesible. No aplicamos decisiones automatizadas ni elaboramos perfiles de personas físicas.
Sus derechos. Es posible que le asistan diversos derechos en virtud de la legislación sobre protección de datos de su país o jurisdicción. Entre ellos pueden figurar (cuando así lo exija la ley): el derecho a solicitar el acceso a la Información personal que conservamos sobre usted (derecho de acceso); el derecho de rectificación, incluido exigirnos que corrijamos la Información personal inexacta (derecho de rectificación); el derecho a solicitar la limitación del tratamiento que le concierne o a oponerse al tratamiento de su Información personal; el derecho a solicitar la supresión de su Información personal cuando ya no sea necesario que la conservemos (derecho «al olvido»); el derecho a la portabilidad de los datos, incluido el derecho a obtener Información personal en un formato de uso común y lectura mecánica, en determinadas circunstancias, como cuando nuestro tratamiento de dicha Información personal se base en el consentimiento; el derecho a optar por no permitir la venta o la compartición de su Información personal; el derecho a oponerse a la toma de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles (si la hubiera), que tenga un efecto jurídico o significativo sobre usted como persona física; y el derecho a retirar su consentimiento para cualquier tratamiento para el que lo haya prestado previamente.
Información de marketing. Con su consentimiento (si la ley exige obtener dicho consentimiento), conservaremos su nombre, dirección y datos de contacto (incluidos números de teléfono y direcciones de correo electrónico) en nuestras bases de datos y podremos utilizar dicha información ocasionalmente para informarle sobre nuestros productos y servicios relacionados, así como novedades generales en nuestro sector que puedan ser de su interés. Para ello, podríamos ponernos en contacto con usted por escrito, por teléfono o por correo electrónico. Si la legislación aplicable lo permite, podríamos compartir dicha información con los patrocinadores y/o socios de nuestros eventos para sus propios fines comerciales sin el consentimiento del interesado. Si en cualquier momento decide que no desea que sus datos de contacto se utilicen o compartan para estos fines, cuando proceda, puede oponerse a ello o revocar su consentimiento para recibir comunicaciones de marketing siguiendo las instrucciones que figuran en la comunicación de marketing correspondiente (por ejemplo, haciendo clic en el botón «Cancelar suscripción»), poniéndose en contacto con nosotros (véase «Envíenos sus comentarios» más arriba) o, si es el caso, dirigiéndose al centro de preferencias en https://www.coupa.com/preference-center.html.
Declaración de seguridad. Adoptamos precauciones razonables para proteger su información. En concreto, hemos aplicado medidas técnicas y organizativas apropiadas, diseñadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, incluidas, según proceda, las siguientes: (a) la seudonimización (es decir, los datos se separan de los identificadores directos, de modo que no sea posible vincularlos a una identidad sin información adicional, que se conserva por separado) y el cifrado, (b) protección continua de la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas y servicios utilizados para tratar su Información personal, (c) capacidad de restablecer la disponibilidad de la Información personal y el acceso a esta en un plazo adecuado en caso de incidente físico o técnico; y (d) mantenimiento de un proceso para comprobar, analizar y evaluar periódicamente la eficacia de las medidas de seguridad técnicas y organizativas. Cuando nos envía información mediante nuestro sitio web, su información está protegida tanto en línea como fuera de línea. Todos los datos que se transfieren hacia o desde la red interna de Coupa, desde o hacia una entidad externa, se cifran según los estándares del sector (cifrado de 256 bits). Tenga en cuenta que los mensajes telemáticos enviados por correo electrónico pueden no ser seguros. Contamos con las medidas de seguridad físicas, electrónicas y de procedimiento adecuadas para garantizar la seguridad, la integridad y la privacidad de su Información personal dentro de nuestra empresa. Solo se concede acceso a la información identificable de su organización a aquellos empleados que puedan necesitar dicha información para desempeñar una función concreta. Además, todos los empleados están al corriente de nuestras prácticas de seguridad y privacidad.
Nuestro uso de cookies y herramientas de análisis. Coupa utiliza cookies y herramientas de análisis, tal y como se describe con más detalle en nuestra Política de cookies.
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