Datenschutzerklärung

Coupa hat sich verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen und deren Vertraulichkeit zu respektieren. In dieser Datenschutzerklärung („Datenschutzerklärung“) erklären wir, wie Coupa von Ihnen zur Verfügung gestellte personenbezogene Daten erhebt, nutzt, weitergibt und schützt, einschließlich, wenn Sie beispielsweise auf Websites von Coupa zugreifen und diese nutzen oder wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben.

Unsere Datenschutzerklärung wurde so erstellt, dass sie mit anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) in Einklang steht. Wenn die DSGVO nicht auf Sie Anwendung findet, sind gegebenenfalls nicht alle Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung für Sie relevant. Für weitere Informationen über unsere Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO, klicken Sie bitte heir.

In dieser Datenschutzerklärung gelten die nachfolgenden Begriffsbestimmungen:

  • Coupa“, „wir“, „unser“ und „uns“ steht für die Coupa Software Inc. und die mit ihr verbundenen Unternehmen.
  • Verantwortlicher“ im Sinne der DSGVO, anderer in den Mitgliedsstaaten der EU anwendbarer Datenschutzgesetze sowie anderer Bestimmungen in Bezug auf den Datenschutz ist die Coupa Software Inc., 1855 S. Grant Street, San Mateo, CA 94402, Vereinigte Staaten von Amerika.
  • personenbezogene Daten“ hat im Allgemeinen dieselbe Bedeutung wie personenbezogene Informationen oder persönlich identifizierbare Daten (Personally Indentifiable Information, PII). Der Begriff personenbezogene Daten ist in den in Ihrem Land geltenden Datenschutzgesetzen definiert. Er umfasst sämtliche Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung (beispielsweise IP-Adressen – sofern diese genutzt werden können, um Sie zu identifizieren) oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmal/en identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind. Einfach ausgedrückt umfasst dies Daten, die entweder allein oder zusammen mit anderen von uns gespeicherten bzw. uns verfügbaren Daten zur Identifikation Ihrer Person verwendet werden können.

Coupa hat sich den nachfolgenden Grundsätzen verschrieben:

Grundsatz 1. Wir beschränken, wie und an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben.

Coupa gibt Ihre personenbezogenen Daten nur für die folgenden Zwecke an Dritte weiter:

  • auf Ihren Wunsch;
  • um von Ihnen genehmigte oder angefragte Transaktionen durchzuführen oder Produkte zu liefern; dies kann eine Weitergabe innerhalb des Coupa-Konzerns einschließen;
  • wenn es gesetzlich vorgeschrieben ist, diese Daten an die zuständigen Behörden weiterzugeben;
  • an Unternehmen, die uns in den Bereichen Marketing, Recruiting, Platzierung und Bereitstellung unserer Produkte und Leistungen unterstützen, beispielsweise um unsere IT zu unterstützen oder um in unserem Namen Mailings abzuwickeln; und
  • an unsere professionellen Berater.

Grundsatz 2. Wir erheben nur die Daten, die erforderlich sind, um Ihnen die von Ihnen gewünschten Produkte zu liefern und Leistungen zu erbringen.

Coupa erhebt nur die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, uns vor Betrug zu schützen und um gesetzliche und behördliche Vorschriften zu erfüllen.

Personenbezogene Daten Zweck Rechtliche Grundlage
Daten, die wir von Ihnen erhalten, wenn (i) Sie www.coupa.com und andere Websites von Coupa besuchen, und (ii) andere Daten, die Sie uns nachträglich mündlich, schriftlich oder über das Internet zur Verfügung stellen. Hierzu gehören Ihr vollständiger Name, Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse, Arbeitgeber/Unternehmen und berufliche Daten, Position, Telefon- und Faxnummern, demographische Informationen, IP-Adresse. Die personenbezogenen Daten werden genutzt, um die Website zur Verfügung zu stellen und Anfragen von Ihnen zu beantworten (z.B. wenn Sie sich anmelden, um Informationen über unsere Produkte und Leistungen zu erhalten, oder wenn Sie sich über diese informieren möchten, nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten, um zu antworten). Diese Verarbeitung ist notwendig, damit wir den mit Ihnen geschlossenen Vertrag erfüllen können oder von Ihnen vor Abschluss des Vertrags gewünschte Maßnahmen ergreifen können. Diese Verarbeitung ist aufgrund unserer berechtigten Interessen notwendig, d.h. Bereitstellung einer Website für Informationszwecke und zur Nutzung.
Name, Adresse, E-Mail-Adresse und andere Informationen über Ihre Transaktionen und Kommunikation mit uns. Diese personenbezogenen Daten werden genutzt, um eine von Ihnen genehmigte oder angefragte Transaktion durchzuführen oder Produkte zu liefern. Diese Verarbeitung ist notwendig, damit wir den mit Ihnen geschlossenen Vertrag erfüllen können oder von Ihnen vor Abschluss des Vertrags gewünschte Maßnahmen ergreifen können.
Name, Adresse, E-Mail-Adresse und andere Kontaktdaten Um Sie regelmäßig zu kontaktieren, um Sie über neue Produkte und/oder Leistungen zu informieren, die wir zur Verfügung stellen oder die unserer Meinung nach für Sie von Interesse sein können. Ihre Zustimmung
IP-Adresse und andere von Ihrem Browser übermittelte Daten Um Probleme mit unserem Server zu erkennen und unsere Website zu verwalten. Diese Verarbeitung ist aufgrund unserer berechtigten Interessen notwendig, d.h. Bereitstellung einer Website für Informationszwecke und zur Nutzung.
Bewerbungsdaten, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Adresse, Ihres Lebenslaufes und Ihres Geburtsdatums Die Verarbeitung ist zur Durchführung des Bewerbungsprozesses erforderlich, einschließlich der Einrichtung einer elektronischen Bewerberakte durch HR, die Verwaltung Ihrer Bewerbung und die Organisation von Vorstellungsgesprächen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls nach einer nicht erfolgreichen Bewerbung speichern, damit wir Sie im Fall von zukünftigen freien Stellen kontaktieren können. Ihre Daten können gegebenenfalls auch an andere Coupa-Konzerngesellschaften weitergegeben werden, damit diese Ihre Bewerbung in Bezug auf andere freie Stellen berücksichtigen können. Die Verarbeitung ist hauptsächlich erforderlich, damit wir einen Vertrag mit Ihnen abschließen können. Wir haben darüber hinaus ein berechtigtes Interesse daran, (i) Ihre Daten für einen Zeitraum von bis zu zwei Jahren ans nach Abschluss eines nicht erfolgreichen Bewerbungsprozesses zu speichern und/oder (ii) diese an Coupa-Konzerngesellschaften weiterzugeben und/oder (iii) Ihre Daten zu speichern und zu nutzen, wenn dies für die Begründung, Durchsetzung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.
Alle vorstehenden Daten Zur Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften und der Verpflichtungen der guten Unternehmensführung. Die Verarbeitung ist zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, denen wir unterliegen, erforderlich.

Personenbezogene Daten

Daten, die wir von Ihnen erhalten, wenn (i) Sie www.coupa.com und andere Websites von Coupa besuchen, und (ii) andere Daten, die Sie uns nachträglich mündlich, schriftlich oder über das Internet zur Verfügung stellen. Hierzu gehören Ihr vollständiger Name, Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse, Arbeitgeber/Unternehmen und berufliche Daten, Position, Telefon- und Faxnummern, demographische Informationen, IP-Adresse.

Zweck

Die personenbezogenen Daten werden genutzt, um die Website zur Verfügung zu stellen und Anfragen von Ihnen zu beantworten (z.B. wenn Sie sich anmelden, um Informationen über unsere Produkte und Leistungen zu erhalten, oder wenn Sie sich über diese informieren möchten, nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten, um zu antworten).

Rechtliche Grundlage

Diese Verarbeitung ist notwendig, damit wir den mit Ihnen geschlossenen Vertrag erfüllen können oder von Ihnen vor Abschluss des Vertrags gewünschte Maßnahmen ergreifen können.

Diese Verarbeitung ist aufgrund unserer berechtigten Interessen notwendig, d.h. Bereitstellung einer Website für Informationszwecke und zur Nutzung.

Personenbezogene Daten

Name, Adresse, E-Mail-Adresse und andere Informationen über Ihre Transaktionen und Kommunikation mit uns.

Zweck

Diese personenbezogenen Daten werden genutzt, um eine von Ihnen genehmigte oder angefragte Transaktion durchzuführen oder Produkte zu liefern.

Rechtliche Grundlage

Diese Verarbeitung ist notwendig, damit wir den mit Ihnen geschlossenen Vertrag erfüllen können oder von Ihnen vor Abschluss des Vertrags gewünschte Maßnahmen ergreifen können.

Personenbezogene Daten

Name, Adresse, E-Mail-Adresse und andere Kontaktdaten

Zweck

Um Sie regelmäßig zu kontaktieren, um Sie über neue Produkte und/oder Leistungen zu informieren, die wir zur Verfügung stellen oder die unserer Meinung nach für Sie von Interesse sein können.

Rechtliche Grundlage

Ihre Zustimmung

Personenbezogene Daten

IP-Adresse und andere von Ihrem Browser übermittelte Daten

Zweck

Um Probleme mit unserem Server zu erkennen und unsere Website zu verwalten.

Rechtliche Grundlage

Diese Verarbeitung ist aufgrund unserer berechtigten Interessen notwendig, d.h. Bereitstellung einer Website für Informationszwecke und zur Nutzung.

Personenbezogene Daten

Bewerbungsdaten, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Adresse, Ihres Lebenslaufes und Ihres Geburtsdatums

Zweck

Die Verarbeitung ist zur Durchführung des Bewerbungsprozesses erforderlich, einschließlich der Einrichtung einer elektronischen Bewerberakte durch HR, die Verwaltung Ihrer Bewerbung und die Organisation von Vorstellungsgesprächen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls nach einer nicht erfolgreichen Bewerbung speichern, damit wir Sie im Fall von zukünftigen freien Stellen kontaktieren können. Ihre Daten können gegebenenfalls auch an andere Coupa-Konzerngesellschaften weitergegeben werden, damit diese Ihre Bewerbung in Bezug auf andere freie Stellen berücksichtigen können.

Rechtliche Grundlage

Die Verarbeitung ist hauptsächlich erforderlich, damit wir einen Vertrag mit Ihnen abschließen können. Wir haben darüber hinaus ein berechtigtes Interesse daran, (i) Ihre Daten für einen Zeitraum von bis zu zwei Jahren nach Abschluss eines nicht erfolgreichen Bewerbungsprozesses zu speichern und/oder (ii) diese an Coupa-Konzerngesellschaften weiterzugeben und/oder (iii) Ihre Daten zu speichern und zu nutzen, wenn dies für die Begründung, Durchsetzung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

Personenbezogene Daten

Alle vorstehenden Daten

Zweck

Zur Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften und der Verpflichtungen der guten Unternehmensführung.

Rechtliche Grundlage

Die Verarbeitung ist zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, denen wir unterliegen, erforderlich.

Wenn Sie personenbezogene Daten einer anderen Person an uns weitergeben möchten, einschließlich Daten von Kollegen oder Personen, in deren Namen Sie handeln, müssen Sie sicherstellen, dass Sie deren vorherige Zustimmung dazu haben. Sie müssen diesen außerdem eine Kopie dieser Datenschutzerklärung sowie anderen anwendbaren Datenschutzbestimmungen (siehe oben) zukommen lassen, bevor Sie ihre Zustimmung einholen.

Wir erheben personenbezogene Daten zu den oben beschriebenen Zwecken, wenn Sie www.coupa.com und andere Websites von Coupa besuchen sowie aus öffentlichen Quellen, wie beispielsweise Job- oder Unternehmensportale (z.B. www.linkedin.com).

Grundsatz 3. Wir treffen Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten.

Coupa beschränkt den Zugriff auf die Daten Ihres Unternehmens auf die Mitarbeiter, für die der Zugriff zur Erfüllung Ihrer Pflichten erforderlich ist. Mitarbeiter mit Zugriff auf Ihre Daten sind verpflichtet, diese Daten streng geheim zu halten.

Coupa trifft physische, elektronische und verfahrenstechnische Sicherheitsmaßnahmen, die den Standards der Branche entsprechen, um die Daten Ihres Unternehmens zu schützen. Wir testen unsere Informationssysteme und Websites regelmäßig, um sicherzustellen, dass kein unbefugter Zugriff stattfindet.

Grundsatz 4. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke, zu welchen sie wie oben beschrieben erhoben wurden, erforderlich ist.

Zu den Kriterien, die wir nutzen, um die Speicherungszeiträume von personenbezogenen Daten festzulegen, gehören die Folgenden: (i) Speicherung im Falle von Nachfragen: Im Falle von Nachfragen Ihrerseits speichern wir die Daten für einen angemessenen Zeitraum, nachdem unsere Geschäftsbeziehung beendet wurde; (ii) Speicherung im Falle von Ansprüchen: Wir speichern die Daten für den Zeitraum, in dem Sie rechtliche Ansprüche gegen uns geltend machen können; (iii) Speicherung gemäß gesetzlichen und behördlichen Vorschriften: Wir prüfen, ob wir die Daten nach Ablauf des in (ii) genannten Zeitraums aufgrund von gesetzlichen oder behördlichen Vorschriften weiter speichern müssen, z.B. um steuerlichen oder finanziellen Verpflichtungen nachzukommen; (iv) Speicherung im Falle von Bewerbungen: Wenn Sie sich bei Coupa auf eine Stelle beworben haben und nicht erfolgreich waren, werden Ihre Bewerbungsdaten für einen begrenzten Zeitraum in unserem Talent-Pool gespeichert (wie in Grundsatz 2 beschrieben).

Bitte um Feedback

Es ist unser Ziel, Ihre Daten zu schützen. Für Anmerkungen oder Verbesserungsvorschläge, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail (siehe E-Mail-Adresse unten) oder per Telefon unter +1 650 931 3201. Sie können uns auch schriftlich über die oben genannte Adresse von Coupa kontaktieren. Gegebenenfalls werden Sie aufgefordert, Ihre Identität nachzuweisen.

E-Mail-Kontaktdaten

Für Bewerber, Mitarbeiter oder Alumni privacy.hr@coupa.com
Für Interessenten, Kunden, Partner oder andere Personen, die von Coupa Informationen über Produkte und Leistungen erhalten privacy.marketing@coupa.com
Bei allgemeinen Fragen über die DSGVO bei Coupa gdpr@coupa.com
Wenn Sie den Coupa-Datenschutzbeauftragten direkt kontaktieren möchten dpo@coupa.com

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir unsere datenschutzrechtlichen Verpflichtungen verletzt haben, können Sie bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einreichen. Hierbei kann es sich um die Aufsichtsbehörde des Landes handeln, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben, in dem Sie arbeiten oder in dem die mutmaßliche Verletzung der Datenschutzgesetze stattgefunden hat.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann gegebenenfalls geändert werden, damit sie anwendbaren Gesetzen oder unseren derzeitigen Geschäftspraktiken entspricht. Etwaige Änderungen dieser Erklärung werden wir auf unserer Website veröffentlichen und wir werden uns bemühen, Sie per E-Mail über Änderungen zu informieren. Wenn wir Sie über derartige Änderungen informieren, erklären wir auch, welche Folgen diese Änderungen gegebenenfalls für Sie haben. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung auf unserer Website regelmäßig auf etwaige Aktualisierungen zu überprüfen.

WAS SIE SONST NOCH WISSEN MÜSSEN:

Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR. Wir übermitteln von uns verarbeitete personenbezogene Daten auch in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) (z.B. wenn sich einer unserer Dienstleister oder unser Equipment außerhalb des EWR befinden, beispielsweise zum Hosten Ihrer personenbezogenen Daten). Wir haben in Bezug auf den Schutz Ihrer Daten, grundlegenden Rechte und Freiheiten und der Ausübung Ihrer Rechte angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergriffen. So richten wir beispielsweise einen angemessenen Sicherheitsstandard für den Datenschutz ein, üblicherweise durch auf den Modellklauseln der Europäischen Kommission basierende EU-Standardvertragsklauseln.

Bereitstellung personenbezogener Daten/Automatisierte Entscheidungen. Bitte beachten Sie, dass wir die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erheben, benötigen, um Ihnen gegenüber Leistungen zu erbringen und die Website bereitzustellen. Ein Versäumnis, diese Daten zur Verfügung zu stellen, kann dazu führen, dass wir unsere Leistungen Ihnen gegenüber nicht erbringen oder die Website nicht bereitstellen können. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen und nehmen kein Profiling vor.

Ihre Rechte. Sie haben in Ihrem Land verschiedene Datenschutzrechte. Diese umfassen (sofern zutreffend) unter anderem das Recht, Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu verlangen; das Recht auf Berichtigung, einschließlich der Aufforderung an uns, nicht korrekte personenbezogene Daten zu berichtigen; das Recht, eine Einschränkung der Sie betreffenden Verarbeitung zu verlangen oder der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen; das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn deren Speicherung durch uns nicht mehr erforderlich ist; das Recht auf Datenübertragbarkeit, einschließlich des Rechts auf den Erhalt personenbezogener Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format unter bestimmten Umständen, beispielsweise wenn die Verarbeitung der Daten durch uns auf einer Zustimmung basiert; das Recht, automatisierten Entscheidungen zu widersprechen, einschließlich (gegebenenfalls) Profiling, die rechtliche oder bedeutende Auswirkungen für Sie als Einzelperson haben; und das Recht, Ihre Zustimmung zu einer Verarbeitung zu widerrufen, der Sie zuvor zugestimmt hatten.

Marketinginformationen. Mit Ihrer Zustimmung speichern wir, falls erforderlich, Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Kontaktdaten (einschließlich Telefonnummern und E-Mail-Adressen) in unseren Datenbanken und werden diese Daten gegebenenfalls nutzen, um Sie über ähnliche Produkte oder Leistungen sowie Neuigkeiten und Entwicklungen in unserer Branche zu informieren, die für Sie gegebenenfalls von Interesse sind. Wir kontaktieren Sie in diesem Zusammenhang gegebenenfalls schriftlich, per Telefon oder per E-Mail. Sollten Sie irgendwann entscheiden, dass Ihre Kontaktdaten nicht mehr zu diesen Zwecken genutzt werden sollen, können Sie dem Erhalt von Marketinginformationen widersprechen oder Ihre Zustimmung widerrufen, indem Sie die in der jeweiligen Marketingmitteilung spezifizierten Schritte befolgen (z.B. indem Sie auf „Abmelden“ klicken) oder indem Sie uns kontaktieren (sehen Sie den Abschnitt „Bitte um Feedback“ oben).

Erklärung zur Sicherheit. Wir treffen angemessene Vorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Insbesondere haben wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die einen dem Risiko entsprechenden Schutz sicherstellen, einschließlich (a) Pseudonymisierung (beispielsweise wenn die Daten von direkten Kennungen getrennt werden, sodass eine Verbindung zu einer Identität ohne zusätzliche Informationen, die separat gespeichert werden, nicht hergestellt werden kann) und Verschlüsselung, (b) Schutz der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste, die zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten genutzt werden, (c) Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen, und (d) Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Wenn Sie uns über unsere Website Daten zur Verfügung stellen, sind diese sowohl online als auch offline geschützt. Sämtliche an/von Coupas internes/m Netzwerk übermittelten Daten von/an einer/eine externe Stelle/n sind gemäß den Branchenstandards verschlüsselt (256-Bit-Verschlüsselung). Bitte beachten Sie, dass Mitteilungen, die Sie uns online per E-Mail schicken, gegebenenfalls nicht sicher sind. Wir haben angemessene physische, elektronische und prozessuale Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen getroffen. Nur denjenigen Mitarbeitern, die Ihre Daten zur Erfüllung Ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen, wird Zugriff auf die personenbezogenen Daten Ihres Unternehmens gewährt. Darüber hinaus werden sämtliche Mitarbeiter regelmäßig über Aktualisierungen unserer Verfahren in Bezug auf Sicherheit und Vertraulichkeit informiert.

Unsere Nutzung von Cookies und Analytics Tools. Wie in unserer Cookie-Richtlinie näher beschrieben, nutzt Coupa „Cookies“ und Analytics Tools.

Websites Dritter. Unsere Websites und mobilen Apps enthalten gegebenenfalls Links zu Websites Dritter. Wenn Sie diese Links nutzen, verlassen Sie unsere Websites oder mobilen Apps. Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Websites Dritter. Coupa übernimmt keinerlei Haftung für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch diese Dritten. Die Nutzung dieser Websites erfolgt auf Ihr eigenes Risiko. Weitere Informationen darüber, wie diese Dritten mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, finden Sie in der Datenschutzerklärung des jeweiligen Dritten (falls vorhanden).

 
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