
En un mundo empresarial acelerado y cambiante, en el que la digitalización, la volatilidad del mercado y las interrupciones de la cadena de suministro son la norma, hay un aspecto que permanece constante: el cumplimiento normativo. Para los líderes financieros de empresas de rápido crecimiento, el cumplimiento de los requisitos regulatorios no es solo una obligación legal, sino un elemento estratégico crucial. Ya sea que se esté preparando para una oferta pública inicial (IPO) o asegurándose de que su empresa cumpla con todas sus obligaciones legales en múltiples mercados, querrá prestar mucha atención a las regulaciones actuales y futuras. Las soluciones que agilizan el cumplimiento y minimizan el riesgo les permitirán a usted y a su empresa mantenerse al tanto de las regulaciones y su desarrollo.
¿Qué es el cumplimiento como servicio (CaaS)?
Para comprender el cumplimiento como servicio o CaaS, es importante saber cómo se aplica el cumplimiento a las organizaciones. El cumplimiento ocurre cuando una empresa sigue las leyes, regulaciones y políticas internas a las que está sujeta la organización, ya sean específicas del sector o de la región. Esto crea una amplia gama de requisitos y estándares de cumplimiento complejos, como la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), los más recientes reglamentos UK SOXdel Reino Unido, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) y muchas otras. Si una empresa no cumple con las normas y reglamentos, estará sujeta a multas y sanciones importantes.
Con tantas regulaciones y complejidades, puede resultar difícil mantenerse al día cuando los líderes de las organizaciones enfrentan los desafíos de las operaciones comerciales diarias. Por eso es tan importante comprender lo que se obtiene con las soluciones y buscar aquellas que tengan el cumplimiento integrado en su software.
El cumplimiento como servicio integra la funcionalidad del producto, la automatización de los procesos y la experiencia dentro de la tecnología para ayudar a las organizaciones a lograr el cumplimiento normativo y reducir el riesgo. Las empresas que no incorporan el cumplimiento en su tecnología tienen mayores probabilidades de enfrentar multas, sanciones y otros costos relacionados con el cumplimiento. Con una mayor complejidad regulatoria, hay más demanda y necesidad de este tipo de tecnología para minimizar costos y recursos.
Cómo funciona el cumplimiento como servicio
El software con cumplimiento integrado aprovecha la automatización y la experiencia para garantizar que se cumplan las normas en toda la organización. Automatiza tareas complejas relacionadas con el cumplimiento, como el mantenimiento de registros, informes y documentación, al tiempo que recopila datos organizacionales en tiempo real para compararlos con las reglas y normas de cumplimiento relevantes. Permite a las empresas centrarse en sus actividades principales y dejar las complejidades del cumplimiento en manos de soluciones especializadas.
Las capacidades importantes incluyen:
- Personalización: el software se adapta a las necesidades empresariales. Esto podría incluir la creación de políticas, procedimientos y flujos de trabajo de cumplimiento en torno a las regulaciones específicas aplicables a una organización.
- Implementación: el proveedor de software ayuda a implementar marcos y estrategias de cumplimiento dentro de una empresa. Esto puede incluir asistencia para establecer protocolos para garantizar el cumplimiento, configurar herramientas de software o contar con socios para ejecutar una implementación exitosa.
- Supervisión e informes: el software supervisa continuamente los cambios regulatorios y evalúa el cumplimiento de esos cambios por parte de la empresa. Genera rápidamente informes y proporciona información sobre el estado de cumplimiento y cualquier área que se necesite mejorar.
- Experiencia: la experiencia en cumplimiento proporciona orientación para las regulaciones específicas de su negocio y hace recomendaciones para cerrar cualquier brecha de cumplimiento y reducir los riesgos. Los proveedores tienen experiencia con empresas pares y expertos adicionales en la materia.
- Gestión de riesgos: el proveedor de software ofrece evaluaciones de riesgos y herramientas de gestión para identificar áreas de incumplimiento y vulnerabilidades dentro de una organización.
- Auditorías: la auditoría se hace más fácil con informes listos para usar, controles integrados y paneles personalizados para garantizar que la empresa cumpla consistentemente con sus normas de cumplimiento y pueda proporcionar documentación fácilmente a los auditores.
- Inteligencia artificial (IA): el software más sofisticado utiliza IA para identificar comportamientos y patrones de incumplimiento, además de que prescribe recomendaciones para lograr sus objetivos de cumplimiento y su estrategia comercial general.
En última instancia, CaaS le permite automatizar tareas manuales, realizar la debida diligencia y hacer más con menos, lo que permite que su empresa se centre en sus operaciones estratégicas sin verse afectada por procesos manuales o recursos limitados.
Empresas con necesidades de cumplimiento complejas
Tener tecnología CaaS que respalde sus objetivos de cumplimiento es beneficioso para muchas organizaciones, especialmente aquellas que enfrentan requisitos de cumplimiento complejos o que operan en un sector estrictamente regulado. Los sectores de la lista que se muestra a continuación deben considerar sus requisitos de cumplimiento específicos y evaluar sus necesidades.
- Servicios bancarios y financieros: los bancos, las empresas de inversión, las cooperativas de crédito y otras instituciones financieras deben cumplir con regulaciones extensas como SOX, la Ley de Secreto Bancario (BSA) y la Norma de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS), Lucha contra el lavado de dinero (AML) y más.
- Tecnología y gestión de datos: las empresas que manejan datos de clientes, especialmente en tecnología, telecomunicaciones y comercio electrónico, deben cumplir con las leyes de protección de datos, como RGDP en Europa o la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). ).
- Salud y ciencias biológicas: los hospitales, las empresas farmacéuticas, las clínicas y las aseguradoras de salud deben seguir regulaciones estrictas como HIPAA, la Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Salud Económica y Clínica (HITECH), y más.
- Energía y servicios públicos: las empresas que operan en la producción de energía, servicios públicos y sectores relacionados están sujetas a regulaciones relativas al impacto ambiental, normas de seguridad y gestión de recursos.
- Venta minorista y comercio electrónico: las empresas que almacenan datos de clientes, procesan pagos o realizan operaciones en línea están sujetas a la Norma de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS).
- Nuevas empresas: las empresas que deben garantizar el cumplimiento de las auditorías y la preparación para OPV, pero que tienen menos recursos, a menudo necesitan la experiencia para gestionar el cumplimiento, lo que les permite centrarse en el crecimiento estratégico.
- Corporaciones multinacionales: las empresas que operan globalmente enfrentan más complejidades de cumplimiento debido a que hay múltiples jurisdicciones con sus propias regulaciones.
Este tipo de organizaciones tienen regulaciones y marcos específicos que rigen sus operaciones, lo que hace que el cumplimiento sea un aspecto crucial de sus estrategias comerciales. La tecnología de cumplimiento ayuda a estas empresas a navegar por la intrincada red de regulaciones, mitigar riesgos y mantener el cumplimiento de las obligaciones legales.
Los beneficios del cumplimiento como servicio
Más allá del beneficio obvio de lograr los objetivos de cumplimiento y evitar sanciones, el cumplimiento como servicio tiene muchas más ventajas. Las empresas que aprovechan esta tecnología suelen obtener además los beneficios que se detallan a continuación:
- Mitigar los riesgos actuales: al monitorear datos en tiempo real y establecer procedimientos y flujos de trabajo de cumplimiento, las organizaciones están mejor equipadas para mitigar riesgos, minimizar errores y detectar fraudes a medida que las operaciones comerciales cambian y crecen.
- Adaptarse fácilmente a nuevos mercados: a medida que las empresas crecen y se expanden a nuevos mercados, están sujetas a diferentes leyes y regulaciones. Con CaaS, las organizaciones pueden escalar los esfuerzos de cumplimiento a la par de las operaciones comerciales.
- Seguir cumpliendo con los nuevos requisitos legales y técnicos: el monitoreo continuo de las nuevas regulaciones relevantes ayuda a mantener el cumplimiento.
- Reducir los procesos manuales: al reemplazar con automatización las tareas manuales relacionadas con el cumplimiento, las organizaciones minimizan los procesos que consumen mucho tiempo para liberar recursos para otras iniciativas.
- Mantener una reputación positiva: a través de prácticas de cumplimiento consistentes facilitadas por CaaS, las empresas mantienen una reputación positiva, fomentando la confianza con las partes interesadas y mejorando las relaciones con los reguladores.
Riesgos de no cumplir con los requisitos de cumplimiento
Para cualquier organización que enfrente requisitos regulatorios y estándares industriales, existen grandes riesgos asociados con el incumplimiento.
- Sanciones: el incumplimiento de las leyes y normativas puede dar lugar a multas, penalizaciones y sanciones cuantiosas. Estas sanciones varían según las normas legales, financieras, operativas y fiscales.
- Fraude: las empresas que no cumplen con las leyes y regulaciones también pueden estar sujetas a fraude, lo que puede generar un efecto dominó en ramificaciones legales, daños a la reputación, pérdidas financieras, interrupciones operativas, demandas, pérdidas de talento, y más.
- Cultura empresarial deficiente: el incumplimiento de los requisitos tiene impactos externos e internos. Los empleados pueden desanimarse o abandonar la empresa debido a preocupaciones éticas e incertidumbre sobre la estabilidad y reputación de la empresa.
- Retraso de la OPV: el incumplimiento de las regulaciones puede retrasar una OPV debido a problemas legales, informes financieros inexactos y una pérdida de confianza por parte de los inversores. El incumplimiento también puede disminuir el valor de la empresa.
- Escrutinio regulatorio: si una empresa no cumple con las regulaciones, se enfrenta a un intenso escrutinio de auditoría. Este escrutinio implica una investigación detallada por parte de auditores o reguladores para evaluar el cumplimiento de las leyes y estándares por parte de la empresa. En casos graves, los organismos reguladores podrían restringir las operaciones de la empresa o incluso suspender su capacidad para hacer negocios hasta que se logre el cumplimiento. También podría impedir que la empresa participe en contratos, licitaciones o asociaciones, limitando las oportunidades de crecimiento e impidiendo que la organización siga siendo competitiva.
- Costos de remediación: corregir los problemas de cumplimiento implica costos significativos además de las multas por incumplimiento. Esto incluye contratar consultores, implementar nuevos sistemas o reestructurar procesos para cumplir con los estándares regulatorios.
Elegir una plataforma P2P con cumplimiento como servicio integrado
Aunque las organizaciones priorizan la digitalización y la automatización, el cumplimiento tiene el mismo nivel de importancia. Cuando una empresa lleva a cabo la transformación de sus procesos de procure-to-pay (P2P), debe buscar un socio estratégico con una plataforma P2P integral que cuente con cumplimiento como servicio integrado. A la hora de elegir un proveedor, se debe priorizar lo siguiente:
- Integridad de la solución: su plataforma debe apoyar fácilmente los requisitos de informes, cumplimiento y auditoría de una empresa pública. Una plataforma P2P completa debe tener la capacidad de integrarse perfectamente con su ERP y también incluir necesidades financieras clave, como cumplimiento, gestión de efectivo, pagos, gastos y viajes integrados en su plataforma para apoyar sus hitos de crecimiento, ya sea evaluando una OPV u otro tipo de evento de liquidez en el futuro. Es importante que la solución crezca con usted y respalde la evolución y madurez de su organización hoy y en el futuro.
- Historia comprobada: debe tener confianza en que el proveedor que seleccione sea financieramente estable, esté bien establecido, sea capaz de respaldar un cumplimiento complejo, pueda proporcionar referencias de clientes en una amplia gama de sectores y tenga experiencia trabajando con empresas que van desde 50 a más de 200 empleados. Teniendo en cuenta la madurez, un proveedor debe ser capaz de respaldar la preparación para la OPV, los requisitos de auditoría y las actividades de fusiones y adquisiciones.
- Sólidas capacidades de análisis de datos, generación de informes y paneles de control: los números no mienten, por lo que disponer de datos fiables, coherentes y actualizados es fundamental para el cumplimiento, la salud y el éxito de su organización. Para garantizar el cumplimiento y la precisión, una plataforma debe proporcionar una única fuente de información verídica para analizar datos, evaluar tendencias, establecer controles y generar rápidamente informes detallados. Tener una solución con análisis de datos integral que proporcione información prescriptiva y puntos de referencia clave también le permitirá optimizar las operaciones y mejorar el rendimiento empresarial.
- Compatibilidad con una amplia variedad de casos de uso: si bien muchas empresas de rápido crecimiento compran software principalmente en sus etapas iniciales, considere lo rápido que sus necesidades pueden cambiar a medida que su empresa se expande. Los equipos de ventas necesitan una solución de viajes y gastos robusta e intuitiva para gestionar sus territorios en crecimiento. A medida que el personal aumenta, las necesidades de suministros de laboratorio y oficina crecen exponencialmente. ¿Cómo puede asegurarse de que todo el personal realice compras que cumplan con las normas? El aumento de las compras presenta la oportunidad de negociar con los proveedores, gestionar estratégicamente la forma de pagarles y gestionar sus pagos tanto dentro como fuera de la empresa. Además, la expansión internacional presenta una oportunidad y complejidad . Los procesos de compra y pago deben alinearse con los objetivos de cumplimiento sin importar dónde lleve a cabo sus operaciones comerciales.
Cómo puede ayudar Coupa
La plataforma P2P unificada de Coupa no solo tiene las potentes funciones mencionadas anteriormente, sino que proporciona visibilidad y control inigualables durante todo el ciclo de vida de la función de compras. Conecta todas las actividades P2P en un solo lugar y proporciona una única fuente de información verídica para el análisis y la generación de informes de datos. Además de tener una solución P2P completa, equipada con cumplimiento, gestión de riesgos y ciberseguridad, la plataforma de Coupa va más allá con su inigualable comunidad de expertos y tecnología de inteligencia artificial que brindan orientación sobre cumplimiento y monitoreo continuo.
Coupa brinda soporte de cumplimiento para muchas regulaciones, que incluyen:
- SOC 1
- SOC 2
- ISO 27001
- ISO 27701
- PCI
- HIPAA
- FedRAMP moderada
- ITAR/GovCloud
- TISAX
- PRP de APEC y más