
No mundo dos negócios dinâmico e em constante evolução, onde a digitalização, a volatilidade do mercado e instabilidades na cadeia de suprimentos são a norma, um aspecto permanece imutável: a conformidade regulatória. Para os líderes financeiros de empresas em rápido crescimento, o cumprimento das exigências regulatórias não é apenas uma obrigação legal, mas um elemento estratégico crucial. Seja na preparação para uma oferta pública inicial (IPO) ou para garantir que sua empresa atenda a todas as suas obrigações legais em vários mercados, é essencial estar atento às regulamentações de agora e do futuro. Soluções que simplificam a conformidade e minimizam riscos ajudarão você e sua empresa a se manterem atualizados quanto às regulamentações e suas evoluções.
O que é Conformidade como Serviço (CaaS)?
Para compreender a conformidade como serviço, ou CaaS, é importante saber como a conformidade se aplica às organizações. Conformidade ocorre quando uma empresa cumpre as leis, regulamentos e políticas internas às quais está sujeita, sejam específicas de um setor ou de uma região. Isso gera uma ampla variedade de requisitos e normas complexos de conformidade, como a Lei Sarbanes-Oxley (SOX), os novos regulamentos SOX do Reino Unido, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde dos EUA (HIPAA), entre outros. Se uma empresa não cumpre as regras e regulamentos, ela fica sujeita a multas e penalidades significativas.
Diante de tantos regulamentos e tanta complexidade, os líderes das organizações, que já enfrentam desafios diários das suas operações de negócios, podem ter dificuldade de acompanhar todas as atualizações. Por isso é tão importante compreender até onde suas soluções estão realmente ajudando e buscar as que ofereçam a conformidade como um recurso integrado ao software.
A Conformidade como Serviço integra funcionalidade do produto, automação de processos e conhecimento tecnológico para ajudar as organizações a garantirem a conformidade regulatória e a reduzir os riscos. Empresas que não contam com a conformidade integrada em sua tecnologia estão mais propensas a sofrer multas, penalidades e outros custos relacionados à conformidade. Com o aumento da complexidade regulatória, há uma demanda crescente por esse tipo de tecnologia para minimizar custos e recursos.
Como funciona a Conformidade como Serviço?
Um software com conformidade integrada lança mão da automação e do conhecimento para ajudar a garantir que os regulamentos sejam seguidos em toda a organização. Ele automatiza tarefas complexas relacionadas à conformidade, como manutenção de registros, relatórios e documentação, enquanto coleta dados organizacionais em tempo real para compará-los com regras e normas de conformidade relevantes. Assim, as empresas se concentrem em suas atividades principais, deixando as complexidades da conformidade para soluções especializadas.
Os recursos da solução incluem:
- Personalização: o software se adapta às necessidades da sua empresa. Essa adaptação pode incluir a criação de políticas de conformidade, procedimentos e fluxos de trabalho baseados em regulamentos aplicáveis especificamente a uma organização.
- Implementação: o fornecedor do software auxilia na implementação de estruturas e estratégias de conformidade dentro da empresa, como assistência para estabelecer protocolos para assegurar a conformidade, configuração de ferramentas de software ou a ajuda de parceiros para execução da implementação.
- Monitoramento e relatórios: o software monitora continuamente as mudanças regulatórias e avalia a respectiva adesão da empresa. Ele gera relatórios rapidamente e proporciona insights sobre a situação de conformidade, bem como áreas que possam precisar melhorar.
- Conhecimento especializado: com profundo know-how sobre conformidade, as empresas têm orientação quanto às especificidades dos regulamentos aplicáveis da sua área, além de obter recomendações para eliminar quaisquer lacunas de conformidade e reduzir riscos. Os desenvolvedores têm experiência com empresas similares, além de contar com a ajuda de especialistas no assunto.
- Gestão de riscos: o fornecedor do software disponibiliza ferramentas de avaliação de riscos e de gestão para identificar áreas fora de conformidade e vulnerabilidades na organização.
- Auditorias: recursos de relatório prontos para usar, controles integrados e painéis personalizados para garantir consistência no cumprimento das normas de conformidade e facilitar a disponibilização de documentos para os auditores.
- Inteligência artificial (IA): os softwares mais sofisticados utilizam IA para identificar comportamentos e padrões fora de conformidade, além de recomendar ações para alcançar metas de conformidade e para a estratégia geral do negócio.
Em resumo, a CaaS permite automatizar tarefas manuais, assegurar a diligência devida e fazer mais com menos. Assim, você se concentra em operações estratégicas, sem perder tempo com processos manuais ou recursos limitados.
Empresas com necessidades complexas de conformidade
Contar com a tecnologia de CaaS para apoiar as metas de conformidade é excelente para muitas organizações, principalmente as que precisam lidar com requisitos complexos ou que operam em setores altamente regulamentados. Os setores abaixo precisam considerar seus requisitos específicos de conformidade e avaliar suas necessidades.
- Bancos e serviços financeiros: bancos, empresas de investimento, cooperativas de crédito e outras instituições financeiras precisam cumprir regulamentos exigentes, como SOX, Lei de Sigilo Bancário (BSA), Padrão de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS), Antilavagem de Dinheiro (AML) e muito mais.
- Tecnologia e gestão de dados: empresas que trabalham com dados de clientes, principalmente em tecnologia, telecomunicações e comércio eletrônico, precisam seguir as leis de proteção de dados, como o RGPD da Europa, ou a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA).
- Saúde e ciências biológicas: hospitais, empresas farmacêuticas, clínicas e planos de saúde precisam seguir regulamentos rigorosos, como a HIPAA, a Lei de Tecnologia da Informação em Saúde para Saúde Econômica e Clínica (HITECH), entre outras.
- Setor energético e de serviços públicos: empresas com operações na produção de energia, serviços públicos e setores relacionados estão sujeitas a regulamentos relacionados ao impacto ambiental, normas de segurança e gestão de recursos.
- Varejo e comércio eletrônico: empresas que armazenam dados de clientes, processam pagamentos ou que realizam operações on-line estão sujeitas ao Padrão de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS).
- Startups: empresas que precisam garantir conformidade de auditoria e preparação para IPO, mas com menos recursos, frequentemente precisam de conhecimento especializado para administrar a conformidade para que possam se concentrar no crescimento estratégico.
- Empresas multinacionais: empresas com operações globais enfrentam mais complexidade de conformidade devido às diversas jurisdições com seus regulamentos específicos.
Esses tipos de organizações têm regulamentos e estruturas específicos que regem suas operações, o que faz da conformidade um aspecto fundamental das suas estratégias de negócios. A tecnologia de conformidade ajuda essas empresas a navegar na complexidade dos regulamentos, mitigar riscos e manter a adesão às suas obrigações legais.
Benefícios da Conformidade como Serviço
Além do benefício óbvio de cumprir as metas de conformidade e evitar penalidades, a Conformidade como Serviço oferece muitas outras vantagens. As empresas que aproveitam essa tecnologia normalmente também observam estes benefícios:
- Mitigação de riscos contínua: monitorando dados em tempo real e estabelecendo procedimentos e fluxos de trabalho de conformidade, as organizações estão equipadas para mitigar riscos, minimizar erros e detectar fraudes à medida que as operações de negócio mudam e aumentam.
- Facilidade para se adaptar a novos mercados: quando as empresas crescem e se expandem para novos mercados, eles enfrentam diferentes leis e regulamentos. Com a CaaS, as organizações conseguem escalar seus esforços de conformidade, acompanhando suas operações.
- Manter a conformidade com novas exigências legais e técnicas: o monitoramento contínuo de novos regulamentos relevantes ajuda a manter a conformidade.
- Redução de processos manuais: quando as empresas substituem as tarefas manuais relacionadas à conformidade pela automação, elas minimizam processos demorados e liberam recursos para outras iniciativas.
- Manter uma reputação positiva: com práticas de conformidade consistentes facilitadas pela CaaS, as empresas mantêm uma reputação positiva, fortalecendo a confiança dos interessados e aprimorando seu relacionamento com os órgãos reguladores.
Riscos do descumprimento dos requisitos de conformidade
Qualquer organização que atue em um setor regido por exigências e normas regulatória enfrenta riscos importantes relacionados à não conformidade.
- Penalidades: o descumprimento de leis e regulamentos pode resultar em multas altas, penalidades e sanções. Essas penalidades variam de acordo com as regras jurídicas, financeiras, operacionais e fiscais.
- Fraude: empresas que não cumprem as leis e regulamentos também podem estar sujeitas a fraudes, causando um efeito dominó em desdobramentos jurídicos, prejuízos para a reputação, perdas financeiras, interrupções operacionais, ações judiciais, perda de talentos e muito mais.
- Cultura corporativa ruim: o descumprimento de requisitos de conformidade gera impactos externos e internos. Os funcionários podem não ter motivação ou se demitir por preocupações éticas e incertezas sobre a estabilidade e a reputação da empresa.
- Atraso de IPO: não cumprir os regulamentos pode causar atrasos em uma IPO por questões legais, geração de relatórios financeiros imprecisos e perda de confiança dos investidores. A falta de conformidade também pode levar à diminuição do valor da empresa.
- Inspeção regulatória: se uma empresa não cumpre os regulamentos de conformidade, ela passa por uma inspeção de auditoria rigorosa, que pode envolver uma investigação detalhada de auditores ou reguladores para avaliar o cumprimento de leis e normas por parte da empresa. Em casos graves, órgãos reguladores podem restringir ou até suspender suas operações e negócios até que a conformidade seja cumprida. Isso pode impedir a participação da empresa em contratos, licitações ou parcerias, limitando as oportunidades de crescimento e a competitividade da organização.
- Custos de remediação: a correção de problemas de conformidade envolve custos significativos, além das multas pelo descumprimento. Isso significa contratação de consultores, implementação de novos sistemas ou reestruturação de processos para atender às normas regulatórias.
Como escolher uma plataforma de P2P com uma solução de CaaS integrada
Com a priorização da digitalização e automação pelas empresas, não se pode esquecer que a conformidade é igualmente importante. Quando uma empresa decide transformar seu processo de Procure-to-Pay (P2P), o ideal seria procurar um parceiro estratégico que ofereça uma plataforma abrangente de P2P, com o recurso de Conformidade como Serviço integrado. Para escolher um fornecedor, priorize os seguintes pontos:
- Abrangência da solução: sua plataforma precisa ser compatível com os requisitos de geração de relatórios, conformidade e auditoria de uma empresa pública. Uma plataforma de P2P completa precisa ter capacidade de se integrar perfeitamente com seu ERP, além de incluir recursos essenciais para finanças, como conformidade, gestão de caixa, pagamentos, despesas e viagens integrados dentro da plataforma para apoiar seus marcos de crescimento, seja avaliando uma IPO ou outro tipo de evento de liquidez no futuro. É importante que a solução cresça com você e que sustente a evolução e a maturidade da sua organização, agora e no futuro.
- Histórico comprovado: você precisa ter a confiança de que o provedor que selecionou tenha solidez financeira, seja bem-estabelecido, consiga lidar com a complexidade da conformidade, forneça referências comerciais em uma grande diversidade de setores e tenha experiência no trabalho com empresas com equipes de 50 a 200 funcionários ou mais. Pensando na maturidade, seu provedor precisa apoiar suas iniciativas de prontidão para o IPO, requisitos de auditoria, além de atividades de fusões e aquisições (M&A).
- Recursos robustos de análise de dados, geração de relatórios e painéis: os números não mentem. É justamente por isso que ter dados confiáveis, consistentes e atualizados é crucial para a conformidade, a integridade e o sucesso da sua organização. Para garantir conformidade e a precisão, uma plataforma precisa oferecer uma fonte única verdadeira para analisar dados, avaliar tendências, estabelecer controles e gerar rapidamente relatórios detalhados. Uma solução com análise de dados abrangente, que ofereça insights prescritivos e benchmarks essenciais também permitirá que você otimize as operações e melhore o desempenho dos negócios.
- Compatibilidade com uma grande diversidade de casos de uso: embora muitas empresas de rápido crescimento comprem software em seus estágios iniciais, é importante considerar a rapidez com que suas necessidades podem mudar à medida que a empresa cresce. As equipes de vendas precisam de uma solução robusta e intuitiva de viagens e despesas para administrar seus territórios em expansão. Com a contratação de novos funcionários, o aumento das necessidades de fornecimento de material de laboratório e de escritório também é exponencial. Como é possível assegurar que eles mantenham a conformidade nas compras? O aumento das compras gera oportunidades de negociação com fornecedores, de gerenciar estrategicamente o pagamento deles e de gerenciar os seus pagamentos dentro e fora da empresa. A expansão internacional representa uma oportunidade, mas também uma complexidade. Os processos de compras e pagamentos precisam estar alinhados aos objetivos de conformidade, independentemente de onde os negócios são feitos.
Como a Coupa pode ajudar
Além de contar com as excelentes funções mencionadas acima, a plataforma de P2P unificada da Coupa também oferece visibilidade e controle incomparáveis de todo o ciclo de compras. Ela conecta todas as atividades de P2P em um só lugar e serve como fonte única de dados confiáveis para análise e geração de relatórios. Além de oferecer uma solução de P2P completa, equipada com conformidade, gestão de riscos e segurança cibernética, a plataforma da Coupa vai além, com sua comunidade inigualável de especialistas e tecnologia de IA, que proporcionam orientação sobre conformidade e monitoramento contínuo.
A Coupa é compatível com muitos regulamentos de conformidade, incluindo:
- SOC 1
- SOC 2
- ISO 27001
- ISO 27701
- PCI
- HIPAA
- FedRAMP moderado
- ITAR/GovCloud
- TISAX
- APEC PRP e muito mais