Compliance as a Service: Was steckt dahinter?

Von: TAYLOR BISACKY

Thema: KI, Risiken und Betrug, Total Spend Management

Compliance as a Service: What It Is and Who Needs It

Die Welt dreht sich gefühlt immer schneller und Digitalisierung, volatile Märkte und gestörte Lieferketten sind heute die Regel. Doch allen Unwägbarkeiten zum Trotz gibt es eine Sache, an der in der Geschäftswelt kein Weg vorbeiführt, und das ist Compliance. Unternehmen müssen gesetzliche Vorschriften einhalten. Gerade in Wachstumsunternehmen ist Compliance nicht nur rechtlich verpflichtend, sondern auch ein wichtiger strategischer Hebel. Egal, ob Sie Ihr Unternehmen auf den geplanten Börsengang vorbereiten oder sicherstellen wollen, dass Sie alle gesetzlichen Verpflichtungen auf mehreren Märkten erfüllen: Sie müssen dabei immer die geltenden Vorschriften im Blick haben. Und zwar nicht nur die aktuellen, sondern auch die von morgen. Dabei können spezielle Compliance-Lösungen helfen.

Was ist Compliance as a Service (CaaS)?

Beim Thema Compliance as a Service, kurz CaaS, muss man zunächst einmal verstehen, was Compliance für Unternehmen bedeutet. Gemeinhin versteht man unter Compliance die Einhaltung der branchen- oder landesspezifischen Gesetze, Vorschriften und internen Richtlinien, die für ein Unternehmen gelten. Das können viele verschiedene Vorgaben und Regeln wie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der Sarbanes-Oxley Act (SOX) und die neuen britischen SOX-Vorgaben oder das US-amerikanische Gesetz zum Schutz von Gesundheitsdaten (HIPAA) sein, um nur einige zu nennen. Werden die Regeln nicht eingehalten, fehlt die Compliance und es drohen Strafen und empfindliche Bußgelder.

Das große Problem dabei ist die Fülle an teils enorm komplexen Vorschriften, die man im Tagesgeschäft kaum alle im Kopf haben kann. Aber das ist auch gar nicht nötig, denn es gibt digitale Tools, die Ihnen dabei helfen. Damit Sie das passende Tool für Ihre Anforderungen finden, müssen Sie genau verstehen, was Ihnen eine solche Lösung bietet. Am besten suchen Sie gezielt nach Lösungen, bei denen die Compliance schon direkt in die Software integriert ist.

Wenn wir von Compliance as a Service sprechen, meinen wir damit, dass die Produktfunktionalität, die Automatisierung der Prozesse und das nötige Know-how in einer technischen Lösung eingebettet sind, die Unternehmen bei der Compliance und dadurch auch bei der Risikominimierung unterstützt. Ohne eine solche direkte Integration können Bußgelder, Sanktionen und andere Kosten auf Sie zukommen. Je komplexer die Vorschriften, desto größer der Bedarf für eine solche Technologie.

Wie funktioniert Compliance as a Service?

Software mit integrierter Compliance-Funktionalität stellt mithilfe von Automatisierung und Know-how sicher, dass Vorschriften unternehmensweit eingehalten werden. Komplexe und für die Compliance relevante Aufgaben – etwa Datenpflege, Buchführung, Reporting und Dokumentation – werden automatisiert und gleichzeitig in Echtzeit Unternehmensdaten gesammelt, die mit geltenden Vorschriften abgeglichen werden. So gehen Sie mit spezialisierten Softwarelösungen bei der Compliance kein Risiko ein und können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Diese Punkte sollte eine Compliance-Lösung erfüllen:

Anpassung: Die Software lässt sich individuell auf die jeweiligen geschäftlichen Bedürfnisse ausrichten. Unternehmen können damit Compliance-Richtlinien, -Verfahren und -Workflows mit den für sie anwendbaren Regeln erstellen.
Implementierung: Der Softwareanbieter unterstützt Sie bei der Umsetzung von Compliance-Frameworks und -Strategien. Das kann zum Beispiel Hilfe beim Ausarbeiten von Compliance-Protokollen oder beim Einrichten von Softwaretools sein oder die erfolgreiche Implementierung durch kompetente Partner.
Monitoring und Reporting: Die Software verfolgt kontinuierlich, ob sich an den Vorschriften etwas ändert, und prüft, inwieweit diese Änderungen für das Unternehmen relevant sind. Sie erstellt Berichte und zeigt den Compliance-Status sowie Bereiche auf, in denen es Verbesserungspotenzial gibt.
Know-how: Der Anbieter hat umfassende Erfahrung. Er kann Sie zu den für Sie relevanten Vorschriften beraten und Vorschläge unterbreiten, wie sich eventuelle Compliance-Lücken schließen lassen. Auch Erfahrung im Umgang mit ähnlichen Unternehmen und mit weiteren Fachexperten spielt hier eine wichtige Rolle.
Risikomanagement: Die Software bietet Tools für Risikobewertungen und das Risikomanagement, die aufzeigen, in welchen Bereichen es im Unternehmen Schwachstellen gibt.
Audits: Die Software bietet Standardberichte, integrierte Kontrollmechanismen und anpassbare Dashboards, die Buchprüfungen vereinfachen. So erfüllen Unternehmen ihre Compliance-Verpflichtungen und haben bei Audits alle erforderlichen Unterlagen zur Hand.
Künstliche Intelligenz (KI): Die Software arbeitet mit KI, um nicht-konformes Verhalten und entsprechende Muster zu erkennen und daraus Empfehlungen für die Compliance-Vorgaben und die Geschäftsstrategie als Ganzes abzuleiten.

Mit CaaS können Unternehmen manuelle Aufgaben automatisieren, Due-Diligence-Prüfungen durchführen und viele weitere Aufgaben effizient und mit weniger Personal erledigen. Und sich so gezielt auf strategische Aktivitäten konzentrieren.

Hier gelten besonders komplexe Vorgaben

Eine Compliance-Software ist für viele Firmen nützlich, aber Unternehmen in stark regulierten Branchen mit komplexen Bestimmungen und Vorschriften profitieren ganz besonders davon. In den folgenden Branchen gelten spezielle Anforderungen, die bei der Wahl einer Compliance-Lösung berücksichtigt werden müssen.

Banken und Finanzdienstleistungen: Banken, Investmentgesellschaften und andere Finanzinstitute unterliegen einem umfassenden Regelwerk, zu dem etwa der Sarbanes-Oxley Act (SOX), nationale und internationale Geldwäschegesetze oder die PCI-DSS-Regularien für die Abwicklung von Kreditkartenzahlungen gehören.
Technologie und Datenverwaltung: Bei der Verarbeitung von Kundendaten müssen strenge Datenschutzregelungen wie die DSGVO in der Europäischen Union oder das kalifornische Datenschutzgesetz für Verbraucher (California Consumer Privacy Act, CCPA) eingehalten werden. Dies betrifft insbesondere Technologie- und Telekommunikationsunternehmen sowie den Online-Handel.
Gesundheitswesen und Biowissenschaften: Für Krankenhäuser, Pharmakonzerne, Kliniken und Krankenversicherer gelten strenge Vorschriften, zu denen das Patientendaten-Schutz-Gesetz und die DSGVO in Deutschland oder HIPAA und HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act) in den USA gehören.
Energie und Versorgungsbetriebe: Energieversorger und Unternehmen in ähnlichen Bereichen müssen sich an Umweltschutzvorschriften, Sicherheitsnormen sowie Vorgaben für das Ressourcenmanagement halten.
Einzel- und Online-Handel: Unternehmen, die Kundendaten speichern, Zahlungen verarbeiten oder online tätig sind, unterliegen der DSGVO und dem PDI-DSS-Datensicherheitsstandard bei Kartenzahlungen.
Start-ups: Start-up-Unternehmen müssen zwar Audit-Vorgaben einhalten und strenge Vorgaben für einen Börsengang erfüllen, haben aber oft weniger Personal. Sie brauchen häufig fachliche Unterstützung, wenn es um die Compliance geht, damit sie sich auf das strategische Wachstum konzentrieren können.
Multinationale Konzerne: Weltweit agierende Unternehmen müssen nicht nur die in ihrem Land geltenden Regeln einhalten, sondern auch die Vorschriften anderer Rechtsräume.

Aufgrund von speziellen Vorschriften und Rahmenbedingungen ist die Compliance bei Unternehmen in den oben genannten Bereichen ein zentraler Aspekt der Geschäftsstrategie. Ihnen kann eine technische Compliance-Lösung helfen, durch die unterschiedlichsten gesetzlichen Vorgaben zu navigieren, Risiken zu vermeiden und den Verpflichtungen gerecht zu werden.

Die Vorteile von Compliance as a Service

Mit einer Compliance-Lösung halten Sie die Vorschriften ein und vermeiden Bußgelder. Sie sind damit also auf der sicheren Seite. Aber es gibt noch weitere Vorteile, zum Beispiel:

Weniger Risiken: Echtzeitdaten und effektive Compliance-Workflows helfen, Risiken und Fehler zu vermeiden und auch bei neuen Prozessen Betrug zu erkennen.
Anpassung an neue Märkte: Neue Märkte bedeuten in der Regel weitere Gesetze und Vorschriften. Mithilfe von CaaS lassen sich Compliance-Anstrengungen und Geschäftsbetrieb gleichzeitig skalieren.
Neue gesetzliche und technische Anforderungen: CaaS prüft kontinuierlich, ob es neue relevante Vorschriften gibt – das macht es Unternehmen einfacher, sie einzuhalten.
Weniger manuelle Arbeit: Durch die Automatisierung von Compliance-Aufgaben lassen sich zeitaufwändige Prozesse straffen und Beschäftigte können sich anderen Aufgaben widmen.
Ansehen des Unternehmens: Eine konsistente Compliance mithilfe von CaaS wirkt sich positiv auf den Ruf des Unternehmens aus. Unternehmen stärken damit das Vertrauen bei Stakeholdern und verbessern die Beziehungen zu den Aufsichtsbehörden.

Welche Risiken entstehen durch fehlende Compliance?

Verstöße gegen die gesetzlichen Vorschriften sind mit erheblichen Risiken verbunden.

Bußgelder: Es drohen Bußgelder und Sanktionen, deren Höhe und Schwere abhängig von den gesetzlichen, finanziellen, betrieblichen und steuerrechtlichen Vorgaben variieren können.
Betrug: Ohne die nötige Compliance sind Unternehmen anfälliger für Betrug, der häufig rechtliche Konsequenzen nach sich zieht und zu Imageschäden, finanziellen Verlusten, Betriebsstörungen, Rechtsstreitigkeiten und zur Abwanderung von Beschäftigten führen kann.
Schlechte Unternehmenskultur: Auch intern kann ein laxer Umgang mit der Compliance Folgen haben. Nicht selten verlassen Beschäftigte das Unternehmen dann aus ethischen Gründen oder weil sie sich um die Zukunft und den Ruf des Unternehmens sorgen.
Verschobener Börsengang: Fehlende Compliance kann zu rechtlichen Problemen, ungenauen Finanzberichten oder einem Vertrauensverlust von Investoren führen und dadurch auch einen geplanten Gang an die Börse in Gefahr bringen. Zudem wird möglicherweise der Wert eines Unternehmens negativ beeinflusst.
Aufsichtsrechtliche Kontrolle: Wer seinen gesetzlichen Compliance-Pflichten nicht ausreichend nachkommt, gerät ins Visier der Aufsichtsbehörden. Im Klartext heißt das: Es drohen eingehende Untersuchungen, um festzustellen, inwieweit Gesetze und Vorgaben im Unternehmen eingehalten werden. In schweren Fällen können die Behörden sogar die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens einschränken oder komplett einstellen, bis die Vorschriften eingehalten werden. Sie können auch die Teilnahme an Ausschreibungen oder den Abschluss von Partnerschaften unterbinden und damit die Wachstumschancen und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens einschränken.
Kosten für die Beseitigung der Missstände: Neben Bußgeldern entstehen auch hohe Kosten, um nachträglich für Compliance zu sorgen. Eventuell müssen Berater eingesetzt, neue Systeme implementiert oder Prozesse vollständig überarbeitet werden, um den Vorgaben gerecht zu werden – und das kann teuer werden.

Eine P2P-Plattform mit integrierter Compliance

Auch wenn in vielen Unternehmen derzeit Digitalisierung und Automatisierung Priorität haben, darf die Compliance nicht vergessen werden. Für die Transformation ihrer Procure-to-Pay-Prozesse (P2P) sollten Unternehmen über einen strategischen Partner nachdenken, der eine umfassende P2P-Plattform mit einem integrierten Compliance-Tool bietet. Folgende Aspekte sollten Sie bei der Auswahl einer Lösung berücksichtigen:

Vollständigkeit der Lösung: Die gewählte Plattform muss alle Anforderungen unterstützen, die mit Blick auf Reporting, Compliance und Rechnungsprüfung an börsennotierte Unternehmen gestellt werden. Die P2P-Lösung sollte sich nahtlos in Ihr ERP-System einfügen und zentrale Aufgaben wie Compliance, Cash-Management, Zahlungen und Spesen abdecken. So kann sie die von Ihnen angestrebten Wachstumsziele unterstützen – sei es ein geplanter Börsengang oder ein Liquiditätsereignis. Achten Sie darauf, dass die Lösung mit Ihrem Unternehmen mitwächst und heute wie auch in Zukunft zu Ihnen passt.
Nachweisliche Erfolgsbilanz: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter finanziell stabil und gut etabliert ist und auch komplexe Compliance-Anforderungen unterstützen kann. Ideal sind Kundenreferenzen aus verschiedenen Bereichen und Erfahrungen mit Unternehmen unterschiedlicher Größe und unterschiedlichen Wachstumsstadien. Auch die Vorbereitung auf einen Börsengang, Audit-Anforderungen sowie Fusionen und Firmenübernahmen sollten für den Anbieter kein Problem darstellen.
Verlässliche Funktionen für Datenanalysen und Reporting sowie Dashboards: Zuverlässige und aktuelle Daten sind für die Compliance, die Stabilität und den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend. Standardisierte, präzise Daten erhalten Sie mit einer Plattform, die mit einer einzigen Datenquelle arbeitet. Damit können Sie Daten analysieren, Trends bewerten und schnell Berichte erstellen. Wenn die gewählte Lösung mithilfe umfassender Datenanalysen präskriptive Erkenntnisse und wichtige Benchmarks liefert, können Sie diese Informationen nutzen, um Ihre Abläufe zu optimieren und die Performance zu steigern.
Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten: Viele Unternehmen kaufen ihre Software in der Anfangsphase. Aber mit zunehmendem Wachstum können sich die Anforderungen schnell ändern. Vertriebsteams brauchen eine stabile und benutzerfreundliche Lösung für das Reise- und Spesenmanagement, damit sie ihre größer werdenden Vertriebsgebiete verwalten können. Und mit mehr Personal steigt auch der Bedarf an Hardware und Büromaterial exponentiell. Wie stellen Sie dann sicher, dass die Beschäftigten im Rahmen der Richtlinien einkaufen? Ein höheres Einkaufsvolumen bietet die Gelegenheit, mit Lieferanten zu verhandeln, Zahlungsmethoden strategisch zu wählen und Zahlungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu verwalten. International zu expandieren ist eine Chance und zugleich ein komplexes Vorhaben. Denn die Einkaufs- und Zahlungsabläufe im Unternehmen müssen an den Compliance-Zielen ausgerichtet sein – egal auf welchem Markt.

So hilft Ihnen Coupa

Hier ist alles drin: Die P2P-Plattform von Coupa bietet nicht nur die oben genannten unverzichtbaren Funktionen, sondern auch beispiellose Transparenz und Kontrolle über den gesamten Beschaffungszyklus. Sie bringt alle P2P-Aktivitäten an einem Ort zusammen. Es gibt also eine einzige Datenquelle für Analysen und Reporting. Neben Compliance, Risikomanagement und Cybersicherheit bietet die P2P-Plattform von Coupa eine Community mit Expertinnen und Experten sowie KI-Technologie, die nützliche Tipps und Tricks zur Compliance bereitstellen und alles kontinuierlich überwachen.

Coupa unterstützt unter anderem diese Vorschriften: