Compliance-as-a-Service : pourquoi en avez-vous besoin ?

By: TAYLOR BISACKY

Topics: Gestion unifiée des dépenses, IA, Risque et fraude

Compliance as a Service: What It Is and Who Needs It

Dans un monde en perpétuelle mutation où la dématérialisation, la volatilité des marchés et les perturbations de la supply chain sont aujourd’hui devenues la norme, seule la conformité réglementaire reste une constante. Pour les responsables Finance des entreprises à forte croissance, le respect des exigences réglementaires est non seulement une obligation légale, mais également un axe stratégique essentiel. Qu’il s’agisse de vous préparer à une entrée en bourse ou de vous assurer que votre entreprise respecte ses impératifs légaux sur de multiples marchés, vous vous devez de rester informé des réglementations actuelles et futures, notamment grâce à des solutions qui rationalisent la conformité et réduisent le risque.

Le Compliance-as-a-Service (CaaS), quésaco ?

Pour comprendre le Compliance-as-a-Service ou CaaS, commençons tout d’abord par aborder la notion de conformité. On parle de conformité lorsqu’une entreprise respecte les lois, réglementations et politiques internes auxquelles elle est soumise dans son secteur ou son pays. Les exigences et les normes de conformité sont nombreuses et complexes. On peut par exemple citer la loi Sarbanes-Oxley (SOX), la dernière loi UK SOX, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA), et bien d’autres. Si une entreprise ne respecte pas les lois et les réglementations, elle s’expose à de lourdes amendes et pénalités.

Toutefois, les dirigeants d’entreprise peuvent éprouver des difficultés à se conformer à cette multitude de réglementations complexes, car ils doivent déjà gérer les défis quotidiens liés à leurs activités. C’est pourquoi il leur est capital d’identifier les bonnes solutions, celles qui leur donnent les moyens de garantir la conformité de l’entreprise.

Le Compliance-as-a-Service s’appuie sur une technologie qui intègre fonctionnalités, automatisation des processus et expertise afin d’aider les entreprises à respecter les réglementations et à réduire le risque. Les solutions qui font l’impasse sur la conformité exposent davantage les entreprises à des amendes, pénalités et autres coûts. Avec des réglementations toujours plus complexes, le Compliance-as-a-Service est de plus en plus plébiscité, car il permet de réduire les coûts et les ressources.

Le Compliance-as-a-Service, comment ça marche ?

Le CaaS utilise l’automatisation pour garantir le respect des réglementations au sein d’une entreprise. Une solution CaaS automatise les tâches complexes, telles que l’archivage, le reporting et la documentation, tout en collectant les données en temps réel pour les comparer aux règles et normes de conformité pertinentes. Elle gère la complexité, en permettant aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier.

Elle inclut les fonctionnalités suivantes :

Personnalisation : ce type de solution s’adapte aux besoins de l’entreprise. Les solutions CaaS peuvent par exemple créer des politiques, procédures ou workflows de conformité dans le cadre de réglementations spécifiques applicables à l’entreprise.
Mise en œuvre : l’éditeur de la solution vous aide à mettre en place des cadres et des stratégies au sein de votre entreprise, comme l’élaboration de protocoles garantissant la conformité, la configuration d’outils logiciels ou la recherche de partenaires pour mener à bien le déploiement.
Contrôle et reporting : la solution surveille en permanence l’évolution des réglementations et vérifie que l’entreprise reste conforme. Elle génère rapidement des rapports et fournit des insights sur l’état de conformité et les points à améliorer.
Expertise : l’expertise de l’éditeur de la solution vous permet d’obtenir des conseils sur les réglementations concernant votre activité et des recommandations pour résoudre les non-conformités et réduire les risques. Il bénéficie d’une expérience avec des entreprises similaires à la vôtre et collabore avec d’autres experts du secteur.
Gestion des risques : grâce à des outils de gestion et d’évaluation des risques, vous pouvez identifier les non-conformités et les vulnérabilités au sein de votre entreprise.
Audits : les audits sont simplifiés avec des rapports prêts à l’emploi, des contrôles intégrés et des tableaux de bord personnalisés. L’entreprise est ainsi certaine de répondre aux exigences de conformité en toutes circonstances et peut facilement fournir aux auditeurs la documentation nécessaire.
Intelligence artificielle (IA) : les solutions les plus avancées utilisent l’IA pour identifier les comportements et les activités non-conformes. Elles fournissent également des recommandations pour vous permettre d’atteindre vos objectifs de conformité et de mettre en œuvre votre stratégie globale.

Enfin, le CaaS vous permet d’automatiser les tâches manuelles, d’effectuer des vérifications préliminaires (due diligence) et de faire plus avec moins. Votre entreprise peut ainsi se concentrer sur ses opérations stratégiques sans être ralentie par des processus manuels ou des ressources limitées.

Pour des besoins complexes en matière de conformité

Une technologie CaaS qui soutient les objectifs de conformité est un avantage pour de nombreuses entreprises, surtout pour celles dont les impératifs sont complexes ou qui opèrent dans un secteur très réglementé. Les entreprises faisant partie des secteurs mentionnés ci-dessous se doivent d’étudier leurs exigences spécifiques de conformité et d’évaluer leurs besoins.

Secteur bancaire et services financiers : les banques, les sociétés d’investissement et les institutions financières doivent respecter de nombreuses réglementations comme la loi SOX, la loi relative au secret bancaire (Bank Secrecy Act ou BSA), la norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), les lois contre le blanchiment d’argent, et bien d’autres.
Technologies et gestion des données : les entreprises qui gèrent des données client, surtout dans les domaines des technologies, des télécommunications et de l’e-commerce, doivent se soumettre aux lois sur la protection des données, telles que le RGPD en Europe ou le California Consumer Privacy Act (CCPA) aux États-Unis.
Santé et sciences de la vie : les hôpitaux, les entreprises pharmaceutiques, les cliniques et les caisses d’assurance maladie doivent appliquer des réglementations strictes telles que la loi HIPAA, la loi HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act), et bien d’autres encore.
Énergie : les fournisseurs d’énergie et les entreprises des secteurs associés sont soumis à des réglementations sur l’impact environnemental, les normes de sécurité et la gestion des ressources.
Retail et e-commerce : les sociétés qui stockent les données de leurs clients, traitent des paiements ou exercent des activités en ligne doivent se conformer à la norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
Start-ups : ces entreprises aux ressources plus limitées, qui doivent satisfaire à des audits et se préparer à une entrée en bourse, ont souvent besoin d’expertise pour gérer leur conformité pour se concentrer sur leur croissance stratégique.
Multinationales : ces sociétés sont confrontées à davantage de complexité, car leurs opérations couvrent de multiples pays associés à des exigences propres.

Pour les entreprises de ce type, qui voient leur activité régie par des réglementations spécifiques, la conformité est un aspect stratégique essentiel. La technologie les aide à faire face à cette complexité, à limiter les risques et à respecter leurs obligations légales.

Compliance-as-a-Service, les avantages

En plus d’atteindre vos objectifs de conformité et d’éviter les pénalités, vous profitez de nombreux autres avantages avec ce type de solution :

Atténuer les risques : en surveillant les données en temps réel et en établissant des procédures et des workflows de conformité, les entreprises sont mieux préparées pour atténuer les risques, réduire les erreurs et détecter la fraude au fur et à mesure que leurs activités évoluent.
S’adapter facilement aux nouveaux marchés : les entreprises qui se développent et s’implantent sur de nouveaux marchés sont soumises à des lois et des réglementations différentes. Avec une solution CaaS, elles peuvent adapter leurs efforts en matière de conformité.
Se conformer aux nouvelles exigences légales et techniques : une surveillance continue des nouvelles réglementations applicables permet aux entreprises de rester en conformité.
Réduire les processus manuels : en automatisant les tâches manuelles dédiées à la conformité, les entreprises limitent les processus chronophages et libèrent des ressources qui peuvent dès lors se consacrer à d’autres activités.
Garantir sa réputation : en mettant en œuvre des pratiques cohérentes en matière de conformité avec l’aide d’une solution CaaS, les entreprises renforcent leur réputation, encouragent la confiance de leurs partenaires et améliorent leurs relations avec les organismes de réglementation.

Non-conformités, les risques

Les entreprises doivent se soumettre aux exigences réglementaires et aux normes de leur secteur. Dans le cas contraire, les risques sont importants.

Pénalités : en cas de non-respect des lois et des réglementations, de fortes amendes, pénalités ou sanctions peuvent s’appliquer. Ces pénalités dépendent des règles juridiques, financières, opérationnelles et fiscales en vigueur.
Fraude : les entreprises qui ne se conforment pas aux lois et réglementations peuvent également être victimes de fraude, ce qui peut créer un effet domino lourd de conséquences : problèmes juridiques, atteinte à leur réputation, pertes de talents, préjudice financier, perturbations opérationnelles, poursuites et bien plus encore.
Culture d’entreprise dégradée : la non-conformité entraîne des répercussions en interne et en externe. Vos collaborateurs peuvent ainsi se décourager ou même démissionner à cause de préoccupations éthiques ou d’incertitudes concernant la stabilité et la réputation de l’entreprise.
Entrée en bourse retardée : le non-respect des réglementations peut retarder votre entrée en bourse en raison de problèmes juridiques, de l’imprécision des rapports financiers ou d’une perte de confiance des investisseurs. La valorisation de l’entreprise peut également être revue à la baisse.
Audits réglementaires : en cas de non-conformité, une entreprise s’expose à des audits approfondis. Elle peut ainsi subir un examen complet réalisé par des auditeurs ou un organisme de réglementation qui a pour but de déterminer si elle respecte bel et bien les lois et les normes en vigueur. Dans les cas les plus graves, les auditeurs peuvent limiter voire suspendre les activités de l’entreprise jusqu’à ce qu’elle observe les exigences requises. Ils peuvent également l’empêcher de prendre part à des contrats, des appels d’offres ou des partenariats et ainsi réduire ses opportunités de croissance et sa compétitivité.
Coûts de remise en conformité : le rétablissement de la conformité implique des coûts significatifs qui s’ajoutent aux amendes. Ces derniers couvrent le recrutement de consultants, la mise en œuvre de nouveaux systèmes ou la restructuration des processus.

Pourquoi choisir une plateforme P2P CaaS ?

Les entreprises donnent aujourd’hui la priorité à la dématérialisation et à l’automatisation, mais la conformité est tout aussi importante. Dans ses efforts de transformation procure-to-pay (P2P), une entreprise doit rechercher un partenaire stratégique disposant d’une plateforme P2P complète qui intègre des fonctionnalités Compliance-as-a-Service. Lors de votre choix, veillez à étudier les points suivants :

Solution complète : votre plateforme doit facilement prendre en charge les impératifs de reporting, de conformité et d’audit d’une société cotée en bourse. Une plateforme P2P complète doit parfaitement s’intégrer à votre ERP, mais également répondre à vos principaux besoins en termes de gestion financière (comme la conformité, la trésorerie, les paiements, les voyages et les notes de frais) pour soutenir vos objectifs de croissance, que vous envisagiez une entrée en bourse ou une autre opération de liquidité. La solution doit s’adapter à votre croissance et soutenir l’évolution et la maturité de votre entreprise.
Expérience reconnue : vous devez vous assurer que le fournisseur que vous choisissez est financièrement stable et bien établi. Il doit être en mesure de prendre en charge des besoins de conformité complexes, fournir des références de clients issus de divers secteurs et avoir l’habitude de travailler avec des entreprises de 50 à plus de 200 employés. En termes de maturité, il doit être en mesure de vous accompagner dans le cadre d’une introduction en bourse, d’audits et d’activités de fusion et d’acquisition.
Fonctionnalités robustes pour l’analyse de données, le reporting et les tableaux de bord : les chiffres ne mentent pas. Il est donc essentiel de disposer de données fiables, cohérentes et à jour pour la conformité, la santé et la réussite de votre entreprise. Pour ce faire, votre plateforme doit être votre unique source de confiance pour l’analyse de vos données, l’évaluation des tendances, la mise en place de contrôles et la création rapide de rapports détaillés. Une solution offrant des analyses complètes des données, qui propose des insights prescriptifs et des benchmarks vous permettra également d’optimiser vos opérations et d’améliorer les performances de votre entreprise.
Prise en charge d’une grande variété de cas d’utilisation : de nombreuses entreprises à croissance rapide acquièrent des solutions à leurs débuts. Mais à mesure qu’elles se développent, leurs besoins peuvent évoluer rapidement. Les équipes de vente ont ainsi besoin d’une solution puissante et intuitive pour gérer les voyages et les notes de frais alors que leur secteur s’agrandit. Et avec des effectifs qui augmentent, les besoins en matériel et en fournitures de bureau augmentent de façon exponentielle. Comment vous assurer que tous les achats sont conformes à vos politiques ? L’augmentation du volume des achats, c’est l’opportunité de négocier avec les fournisseurs, de choisir les meilleures modalités de paiement et de gérer les paiements au sein et à l’extérieur de l’entreprise. L’expansion internationale est à la fois une opportunité et un défi complexe. Les processus d’achat et de paiement doivent respecter vos objectifs de conformité, quel que soit l’endroit où vous exercez votre activité.

Les solutions Coupa

La plateforme P2P unifiée de Coupa intègre non seulement les fonctionnalités avancées mentionnées ci-dessus, mais offre également une visibilité et un contrôle inégalés sur l’ensemble du cycle de vie des achats. Elle fait le lien entre l’ensemble des activités P2P et fournit une source de confiance unique pour l’analyse des données et le reporting. En plus de sa solution P2P complète intégrant la conformité, la gestion des risques et la cybersécurité, Coupa va plus loin grâce à sa communauté d’experts et sa technologie portée par l’IA.

La plateforme Coupa assure ainsi la conformité à de nombreuses réglementations, notamment :