Gestión de compras: estrategias, herramientas y buenas prácticas

Lo que cuenta es el dinero contante y sonante. O al menos esa ha sido tradicionalmente la prioridad del área de Compras de muchas empresas. Sin embargo, en el complejo entorno empresarial actual, marcado por constantes interrupciones en la cadena de suministro, nuevas reglamentaciones y una inflación persistente, el objetivo ya no es tanto el control de los costes. La gestión de compras moderna busca establecer asociaciones duraderas con los proveedores, mejorar la sostenibilidad y adaptar los procesos con agilidad para mantener unos ingresos saludables y prosperar pese a las continuas transformaciones.

La estrategia de compras adecuada es aquella que facilita la evolución desde un enfoque reactivo, centrado en la negociación, compra y supervisión de las mercancías, hacia otro más proactivo y orientado al valor, que alinea los procesos con los objetivos globales de la empresa. Bien gestionada, un área de Compras estratégica y dotada de tecnología consigue un 5,8 % de ahorro, acorta el ciclo de evaluación del riesgo de proveedores (30,1 horas) y mejora la conciliación de las facturas (97 % a la primera), entre otras muchas otras ventajas.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras consiste en un enfoque estratégico del abastecimiento, adquisición y compra de los bienes y servicios que necesita una organización para su actividad. Abarca todo el proceso de compra a pago, desde la identificación de las necesidades hasta la selección de los proveedores y la tramitación de los pagos. Los principales objetivos de la gestión de compras son optimizar el gasto, mejorar la eficiencia operativa, fortalecer las relaciones con los proveedores y gestionar eficazmente los riesgos.

En función del tamaño de la empresa, la gestión de compras puede dividirse en unidades de negocio independientes, como las dedicadas al abastecimiento y a la gestión de la cadena de suministro. El abastecimiento se centra en conseguir los mejores materiales al mejor precio con proveedores fiables, mientras que la gestión de la cadena de suministro se enfoca en los aspectos logísticos del negocio, desde la obtención de materias primas hasta la distribución de los productos terminados. En todo caso, se dividan como se dividan, muchas de las funciones de ambas unidades se solapan.

En esencia, la gestión de compras se centra en:

• Establecer un proceso estandarizado para las solicitudes de compra.
• Optimizar el proceso de aprobación de solicitudes de compra, selección de proveedores, condiciones de precios y evaluación de riesgos, y establecer salvaguardias claras.
• Crear flujos de trabajo eficientes para llevar a cabo el seguimiento, la conciliación y el pago de los bienes y servicios.
• Recopilar y analizar datos de cada uno de los pasos anteriores a fin de hallar oportunidades para mejorar la eficiencia operativa.

«La función de Compras ya no solo consiste en gestionar solicitudes de propuestas», afirma Michael van Keluen, director de Compras de Coupa. «Teniendo en cuenta el macroentorno en el que nos movemos y lo mucho que ha avanzado la tecnología en este ámbito, hoy nuestra labor como directivos de Compras debe centrarse en ayudar a nuestras empresas a gastar de una manera más inteligente, segura y ágil».

Ventajas de la gestión de compras eficaz

Dada la persistente volatilidad de los tipos de interés, el rápido aumento de los costes energéticos y las constantes interrupciones en la cadena de suministro, no es de extrañar que el 90 % de los directores financieros (CFO) teman no poder cumplir sus objetivos de ingresos (enlace en inglés) del ejercicio, según se revela en el informe «El director financiero estratégico» de Coupa.

Las empresas deben monitorizar y controlar el gasto hasta en el más mínimo detalle para alcanzar un crecimiento sostenible en el turbulento entorno empresarial actual. La mejor forma de lograrlo es aplicar un enfoque de gestión de compras bien estructurado, que permita elaborar presupuestos y previsiones de efectivo con precisión y garantizar que cada euro gastado se utilice con la máxima eficiencia. También es fundamental maximizar la eficiencia de los procesos y ahorrar tiempo para que el personal pueda centrarse en tareas de mayor valor. El tiempo y el dinero ahorrados mediante la gestión de compras eficaz pueden reinvertirse en nuevos productos o tecnologías que impulsen el crecimiento de la empresa a largo plazo.

Estas son las ventajas principales de la gestión de compras:

Reducción y control de costes

Centralizando el seguimiento y la aprobación de las solicitudes de compra en un mismo sistema o flujo de trabajo, los directivos de Compras están en mejor situación para acabar con el gasto no controlado, identificar los materiales o bienes necesarios habitualmente y llevar a cabo el abastecimiento bajo criterios más estratégicos.

El primer paso, denominado «análisis del gasto» (enlace en inglés), consiste en analizar las compras para detectar en qué áreas se gasta de más. Esto permite optimizar los costes y gestionar los presupuestos de forma más disciplinada. Una vez identificados los bienes y servicios esenciales, el equipo de Compras puede aplicar prácticas de abastecimiento estratégico, por ejemplo, consolidar las operaciones de varios departamentos para comprar en grandes cantidades y reducir así el coste unitario. Otras formas útiles de reducir significativamente los costes son negociar contratos, descuentos por volumen y condiciones de pago favorables con los proveedores. Con un enfoque estratégico de la gestión de compras y el uso de herramientas impulsadas por IA, Casey’s redujo en un 60 % los proveedores de los que dependía en exclusiva (enlace en inglés) y ahorró más de 200 millones de dólares en tres años.

Control de calidad

La gestión de compras hace posible monitorizar y evaluar periódicamente a los proveedores poniendo el foco en factores como la calidad, los plazos de entrega y el cumplimiento. Trabajar con proveedores fiables y de alto rendimiento garantiza que las mercancías cumplan de forma sistemática las normas de calidad establecidas por el equipo de Compras y que se entreguen puntualmente, reduciendo así los retrasos en la producción o en las operaciones en general.

Gestión de riesgos

La identificación y mitigación de los riesgos asociados a las interrupciones en la cadena de suministro, las fluctuaciones del mercado y el cumplimiento normativo son un elemento fundamental de la gestión de compras. Centralizando los datos de los proveedores y los contratos, el equipo de Compras puede aplicar inteligencia artificial avanzada para supervisar el rendimiento de los proveedores y detectar riesgos potenciales, como inestabilidad financiera o incumplimientos. Al llevar un seguimiento de los riesgos, Compras puede evitar proactivamente trabajar con proveedores que puedan hacer peligrar las operaciones o la reputación de la empresa.

Una gestión de compras eficaz también ayuda a conciliar las facturas con las órdenes de compra, reducir errores o fraudes en los pagos y garantizar el cumplimiento. Según se revela en el informe de referencia anual de Coupa, las empresas punteras que utilizan prácticas y herramientas digitales avanzadas de gestión de compras alcanzan un 97 % de conciliación a la primera.

Eficiencia operativa

Un proceso de compras bien gestionado contribuye a optimizar los flujos de trabajo, garantizar la disponibilidad de los recursos cuando se necesitan y reducir las interrupciones. La estandarización de procesos es uno de los métodos principales con los que una empresa puede garantizar la uniformidad, mejorar el cumplimiento y agilizar la toma de decisiones. Con procesos y datos centralizados, Compras puede prever mejor la demanda y coordinar los calendarios con los proveedores, a fin de no quedarse sin existencias ni caer en un exceso de inventario. Además, muchos de los sistemas modernos de e-procurement automatizan tareas como solicitudes de compra, órdenes de compra, aprobaciones y pagos. En las empresas punteras, el 98,8 % de las órdenes de compra se procesan electrónicamente y el ciclo desde la solicitud hasta el pedido apenas requiere 3,8 horas hábiles.

Gestión de las relaciones con los proveedores

Seleccionar proveedores, evaluarlos y establecer relaciones sólidas con ellos son aspectos clave de la gestión de compras. Una gestión de proveedores coherente y eficiente puede fomentar la colaboración y propiciar mejores precios, plazos de respuesta más breves y buena disposición para priorizar, en periodos de alta demanda, las necesidades de su cliente preferente. Confiamos en que será usted.

Algunas empresas consideran que lo mejor es trabajar con una lista cerrada de proveedores selectos. Otras creen que una base diversa permite reducir el riesgo de interrupciones en la cadena de suministro y mejorar las prácticas medioambientales, sociales y de gobernanza (MSG)(enlace en inglés). La gestión de compras ayuda a ambos tipos de organizaciones, ya que alinea el proceso de abastecimiento con sus objetivos estratégicos. Así es como la Cruz Roja americana aumentó la diversidad de sus proveedores en un 35 % (enlace en inglés) y liberó 15 millones de dólares para autofinanciar su transformación.

Ventaja competitiva

Mediante la aplicación de tecnologías avanzadas y la reconfiguración de los procesos de compra a pago (enlace en inglés) para lograr la máxima eficiencia, las empresas pueden responder con agilidad al creciente número de presiones externas, como los rápidos cambios en las preferencias de los consumidores y las constantes interrupciones en la cadena de suministro. Aquellas que pueden controlar su efectivo con precisión y seleccionar a los proveedores que ofrecen la combinación idónea de precio, rapidez y sostenibilidad están bien preparadas para proteger sus márgenes y fomentar un crecimiento sostenible a largo plazo.

Decisiones basadas en datos

En la gestión de compras moderna, se utilizan análisis e insights generados por IA a partir de los datos disponibles. Gracias al análisis del gasto, Compras puede identificar oportunidades de ahorro de costes, proveedores autorizados y problemas de eficiencia, y orientar las asignaciones presupuestarias y las estrategias de abastecimiento. El análisis predictivo también ayuda a prever la demanda y prepararse para posibles cambios en el mercado, reduciendo así el riesgo de escasez o exceso de existencias.

Pasos del proceso de compra

Una gestión de compras eficaz optimiza todos los pasos del proceso de compra. Tradicionalmente, estos pasos se llevaban a cabo a mano y se centraban más en realizar tareas tácticas de gestión de pedidos y facturación que en adoptar prácticas sostenibles y estratégicas.

En cambio, la gestión de compras moderna utiliza la tecnología para integrar el flujo completo de trabajo de compra a pago y alinea a personas y procesos para maximizar la eficiencia. Un flujo de trabajo unificado en una plataforma facilita la gobernanza y permite a las empresas recopilar y analizar KPI para descubrir oportunidades de mejora.

Un proceso de compra típico incluye los pasos siguientes:

PASO 1: Planificación

El proceso de compra empieza cuando la empresa determina los bienes y servicios que necesita.

Comprador (o empleado): solicita los bienes y servicios necesarios para las operaciones, producción o proyectos rellenando un formulario estandarizado. Las empresas de referencia utilizan algún tipo de software de compra electrónica para automatizar y agilizar el proceso de recogida de datos (enlace en inglés) (intake) a fin de reducir los errores y acelerar las aprobaciones.

Responsable de Compras: revisa las solicitudes para comprobar que se corresponden con los objetivos, presupuestos y estrategias de compra de la empresa. De cara a la producción, realiza las previsiones de demanda e identifica las necesidades de materiales y fabricación.

Analista de la cadena de suministro: informa sobre los niveles de inventario, previsiones de demanda y plazos de entrega para ayudar a decidir las cantidades óptimas de los pedidos.

PASO 2: Identificación de proveedores

Una vez definidas las necesidades, el equipo de Compras realiza un estudio de posibles proveedores, a quienes evalúa en función de factores importantes para el negocio, como la calidad, la fiabilidad, el precio o la sostenibilidad.

Responsable de Compras: lleva a cabo un estudio de mercado para elaborar una lista de proveedores y establece los criterios de evaluación en función de las necesidades de la empresa y las obligaciones normativas. Las plataformas integrales de gestión del gasto con una amplia base de datos de proveedores pueden aligerar estas tareas.

Analista de la cadena de suministro: colabora con el equipo de Compras para fijar los criterios de evaluación y puede llevar a cabo su propio estudio de proveedores basándose en su fiabilidad, plazos de entrega e historial de cumplimiento.

PASO 3: Selección

El equipo de Compras solicita ofertas, presupuestos o propuestas a los proveedores seleccionados para evaluar las respuestas. Puede utilizar un software de abastecimiento estratégico (enlace en inglés) para encontrar otras empresas con necesidades de compra similares y colaborar con ellas, de modo que puedan aprovechar conjuntamente su experiencia y volumen de gasto en un evento de abastecimiento.

Responsable de Compras: prepara y envía una solicitud de información (RFI), una solicitud de propuestas (RFP) o una solicitud de cotización (RFQ) (enlace en inglés) a los proveedores potenciales, con una descripción detallada de las especificaciones requeridas. Una vez recibidas las ofertas, las analiza en función de factores como el precio, la calidad, el nivel de servicio, el cumplimiento normativo u otros factores importantes para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Usando IA avanzada, el responsable de Compras puede evaluar los requisitos considerando factores más complejos (enlace en inglés), como la logística o el embalaje.

Comprador o equipo de Finanzas: prestan asistencia en la comparación de ofertas, aportando sus perspectivas sobre la rentabilidad y la adecuación a las necesidades del proyecto.

Analista de la cadena de suministro: basándose en datos, aporta conocimientos sobre los posibles riesgos y ventajas de cada proveedor.

PASO 4: Negociación

Después de seleccionar un proveedor, el equipo de Compras negocia las condiciones del contrato, incluyendo el precio, los calendarios de entrega y los niveles de servicio, y formaliza el acuerdo.

Responsable de Compras: dirige la negociación del contrato, centrándose en condiciones acordes con el presupuesto, la tolerancia al riesgo y los objetivos a largo plazo de la empresa. También puede negociar garantías, condiciones de pago, acuerdos de nivel de servicio, penalizaciones o bonificaciones. Una vez firmado el contrato, un software de abastecimiento inteligente integra las condiciones automáticamente en el flujo de trabajo de compras (enlace en inglés).

Equipo jurídico: revisa y aprueba las condiciones contractuales para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.

Equipo de Finanzas: puede participar en la negociación de contratos de cuantías elevadas, especialmente cuando incluyen condiciones financieras complejas, como pagos o descuentos.

PASO 5: Compra

El pedido formal de bienes o servicios se efectúa mediante una orden de compra, en la que se detallan cantidades, especificaciones, precios acordados y otras condiciones.

Comprador: prepara y emite la orden de compra, asegurándose de que se ajuste a las condiciones pactadas y de que incluya la información necesaria para que el proveedor cumpla el pedido con precisión.

Responsable de Compras: revisa la orden de compra para confirmar que los datos son correctos y acordes al contrato, tras lo cual la aprueba y la envía al proveedor. A menudo, el trabajo de los responsables de Compras en esta fase puede verse facilitado por el procesamiento de las órdenes de compra mediante IA, que verifica automáticamente que se ajusten a las condiciones contractuales. El software de colaboración en las órdenes de compra (enlace en inglés) es otra herramienta que los responsables de Compras pueden utilizar para confirmar o ajustar cantidades y precios, y para acordar con los proveedores las fechas de entrega de cada artículo.

Equipo de Finanzas: comprueba que la orden de compra se ajusta al presupuesto aprobado y asigna los fondos correspondientes para su posterior pago.

PASO 6: Pago

Una vez recibidos los bienes o servicios y finalizada la inspección, el equipo de Finanzas gestionará el pago con arreglo a las condiciones del contrato.

Equipo de Finanzas: verifica que la factura coincide con la orden de compra y se ajusta a las condiciones del contrato, y, a continuación, tramita el pago al proveedor. Las empresas punteras utilizan el procesamiento de facturas mediante IA (enlace en inglés) para extraer la información, cotejarla con la orden de compra correspondiente y garantizar el cumplimiento de forma automática, lo que permite ahorrar un tiempo valioso.

Comprador: puede ayudar al equipo de Finanzas a verificar que la factura del proveedor coincide con la orden de compra y a resolver cualquier discrepancia.

Responsable de Compras: puede aprobar los pagos de las transacciones de mayor valor o actuar como control final en el proceso de autorización de pagos.

PASO 7: Informes y análisis de compras

Los responsables de Compras revisan todos los datos del proceso de compra y evalúan al proveedor para fundamentar futuras decisiones de abastecimiento. Con una plataforma centralizada que conecta todo el proceso de compra, es posible recopilar y analizar estos datos fácil y rápidamente.

Responsable de Compras: revisa el contrato, las órdenes de compra, las facturas y los informes de inspección de calidad con fines de cumplimiento y auditoría. También puede generar informes y colaborar con los altos cargos para revisar los planes estratégicos (enlace en inglés) y estudiar formas de apoyar mejor los objetivos de la empresa con los proveedores existentes o con nuevos proveedores.

Analista de la cadena de suministro: analiza las métricas de rendimiento de cada proveedor (como sus plazos de entrega, tasa de defectos, cumplimiento de fechas, etc.) y formula recomendaciones para futuros procesos de selección o renovación de proveedores.

Retos actuales (y soluciones) en la gestión de compras

El papel que desempeña el área de Compras ha cambiado radicalmente. En el pasado se había considerado una función puramente transaccional al servicio de las áreas de logística y producción. Hoy, sin embargo, influye de forma significativa en la orientación estratégica de una empresa y en su capacidad para competir en el mercado.

Desde adaptarse a los cambios en las preferencias de los consumidores hasta cumplir los objetivos de sostenibilidad, un área de Compras bien gestionada genera valor que va mucho más allá del mero ahorro de costes (enlace en inglés). En 2025 y los próximos años, la gestión de compras será clave para conseguir un crecimiento sostenible a largo plazo, abordando las complejidades de la cadena de suministro, mejorando las prácticas MSG y aprovechando los últimos avances tecnológicos.

Interrupciones y resiliencia de la cadena de suministro

La escasez de trigo en Europa y África debido a la guerra en Ucrania o los problemas logísticos derivados de las huelgas de los trabajadores del ferrocarril en Estados Unidos y Canadá son apenas dos ejemplos de las cada vez más frecuentes y graves interrupciones en la cadena de suministro. Estas interrupciones pueden causar retrasos, incrementos de costes y desabastecimientos que pueden hacer peligrar la capacidad de las empresas para satisfacer la demanda y mantener la continuidad de las operaciones.

Los responsables de Compras, pues, deben trabajar en estrecha colaboración con el equipo de Cadena de Suministro en las siguientes actividades:

• Optimizar la gestión del inventario. Un software de optimización del stock puede equilibrar los niveles de existencias y garantizar la disponibilidad de los recursos esenciales. En el caso de los materiales críticos, puede ser conveniente mantener niveles de seguridad más altos, para afrontar interrupciones de corta duración. En este sentido, es fundamental estar al corriente de las condiciones del mercado.
• Colaborar con los proveedores. Es importante establecer relaciones de confianza con los proveedores clave y compartir información crítica, como la capacidad de producción, posibles retrasos y cambios en la demanda. La planificación colaborativa, las estrategias de previsión y el uso de canales de comunicación rápidos, como los servicios de mensajería en tiempo real, favorecen una mayor adaptabilidad de la cadena de suministro (enlace en inglés).
• Utilizar tecnología de supervisión en tiempo real. Las plataformas integrales de gestión del gasto incorporan tecnología para supervisar los niveles de inventario, la ubicación de los envíos, el rendimiento de los proveedores y las tendencias del mercado. Estos datos permiten responder con rapidez a problemas incipientes y mitigar de forma proactiva las posibles interrupciones.
• Crear planes de contingencia mediante la planificación de escenarios. Las herramientas de planificación de escenarios, como un gemelo digital de la cadena de suministro (enlace en inglés), permiten simular posibles interrupciones y definir planes de respuesta. A partir de estas simulaciones, las empresas pueden desarrollar estrategias de contingencia para minimizar el impacto en su actividad.

Sostenibilidad y cumplimiento MSG

El ahorro de costes ya no es la prioridad del área de Compras. Cada vez más, las empresas recurren a este departamento para reforzar su sostenibilidad y adecuarse al endurecimiento de las normativas en materia medioambiental, social y de gobernanza. Un área de Compras sostenible debe aplicar métodos de abastecimiento responsable, reducir las emisiones de la empresa, garantizar prácticas laborales éticas y cumplir las obligaciones normativas.

Por ello, los responsables de Compras deben esforzarse por:

• Incorporar criterios MSG al proceso de selección de proveedores. Incluir la sostenibilidad en la evaluación de los proveedores permite escoger a quienes se alinean con los valores medioambientales y sociales de la empresa. Para ello, pueden emplearse métricas como las emisiones de carbono, las prácticas de gestión de residuos o las normas laborales, entre otras. Utilizando software de abastecimiento con plantillas personalizables y opciones de puja flexibles, los responsables de Compras pueden organizar eventos de abastecimiento complejos con mayor rapidez y eficiencia.
• Realizar auditorías periódicas a los proveedores. Asegúrese de que sus proveedores cumplan en todo momento las normas de sostenibilidad centralizando sus datos, solicitando certificados recientes, realizando auditorías periódicas y supervisando los riesgos asociados a terceros. El control del riesgo mediante IA combina fuentes de datos externas, información compartida y opiniones de usuarios para ofrecer una visión global de la base de proveedores de la empresa.
• Diversificar la base de proveedores y recurrir a la deslocalización cercana siempre que sea posible. Trabajar con proveedores cercanos a los centros de producción o distribución de la empresa puede reducir las emisiones en transporte y apoyar las economías regionales. Procure mejorar sus prácticas de diversidad, equidad e inclusión (DEI) incorporándolas también a los criterios de abastecimiento. Algunas plataformas de gestión del gasto proporcionan a los directivos de Compras una base de datos de proveedores verificados, por ejemplo, empresas que son propiedad de mujeres, veteranos de guerra o personas pertenecientes a minorías.
• Utilizar herramientas de elaboración de informes basadas en datos. Algunas plataformas de gestión del gasto incorporan herramientas que permiten supervisar métricas MSG, como las emisiones de alcance 3 vinculadas a las operaciones de la cadena de suministro. Simulando diferentes escenarios con un gemelo digital, las empresas pueden equilibrar coste, servicio y emisiones.

Implementación de IA y transformación

Sin lugar a dudas, la inteligencia artificial tiene el potencial de transformar el área de Compras mediante la automatización, el análisis predictivo y una toma de decisiones más inteligente. Según se recoge en el informe de Coupa «El director financiero estratégico», casi el 50 % de los directivos financieros tienen previsto invertir en IA para impulsar el crecimiento, si bien el 89 % tiene dudas acerca de su correcta implementación. La implantación de la IA en Compras puede resultar compleja debido a la infraestructura de datos necesaria, la falta de cualificación del personal y los retos asociados a la gestión del cambio.

Por ello, los responsables de Compras deben esforzarse por:

• Colaborar con el equipo de TI. La calidad de la inteligencia artificial depende de los datos que procesa. Para crear la infraestructura necesaria, el área de Compras debe colaborar con TI para centralizar y consolidar los datos clave de toda la organización. La seguridad es otra de las consideraciones, ya que se compartirá información comercial confidencial con modelos de IA externos. Por tanto, las herramientas de IA seleccionadas deben cumplir las normas de seguridad más exigentes y proporcionar documentación detallada sobre el funcionamiento de su tecnología.
• Automatizar tareas de bajo nivel. Al implementar la automatización, conviene proceder de forma gradual. Elija tareas que ofrezcan beneficios inmediatos a los usuarios y que no requieran mucha formación, como tareas de intake y orquestación, procesamiento de facturas y aprobación de pedidos. De este modo, los equipos podrán centrarse en tareas más complejas y estratégicas, como fortalecer las relaciones con los proveedores o desarrollar planes estratégicos por categorías.
• Utilizar el análisis predictivo para realizar previsiones y evaluaciones de riesgos. La inteligencia artificial puede analizar datos históricos de compras, tendencias del mercado y factores externos para predecir la demanda. Esto facilita que el equipo de Compras tome decisiones más precisas en relación con los pedidos y anticipe posibles riesgos en la cadena de suministro.
• Crear un plan de implementación claro y proporcionar formación complementaria a los equipos. La baja aceptación por parte del personal es una de las razones por las que la implantación puede fracasar. ¡La tecnología solo funciona si los usuarios finales realmente la utilizan! Aclare por qué se están realizando los cambios, cómo beneficiarán al personal en sus tareas diarias y qué puede esperar la plantilla durante el proceso. También se necesitan nuevas competencias, como conocimientos básicos de ciencia de datos. Ayude a los equipos a adaptarse ofreciendo programas y talleres de formación.

Cómo elegir el software de gestión de compras adecuado

El software de gestión de compras es la columna vertebral de toda estrategia de compras. Influye en los procesos de compra de la empresa, en los flujos de aprobación, en las relaciones con los proveedores y en el cumplimiento normativo. Sin embargo, elegir el software adecuado no es sencillo. Son muchas las opciones disponibles en el mercado. Para asegurarse de que la solución se ajusta a los objetivos operativos y las necesidades de escalabilidad de la empresa, es fundamental conocer bien sus retos y prioridades específicos. Una buena inversión en tecnología consiste no solo en resolver los retos actuales, sino en dotar a la organización de las herramientas necesarias para prosperar en un entorno empresarial en constante transformación.

Comprender a fondo las necesidades de la organización

Cada organización es diferente, por eso es importante entender bien los retos, objetivos y requisitos operativos específicos del área de Compras de su empresa.

Aspectos que considerar:

• ¿Cuáles son los puntos débiles actuales? ¿Las demoras en el flujo de aprobación, la falta de visibilidad sobre los proveedores, dificultades para controlar el gasto… o todo lo anterior?
• ¿La solución en cuestión se puede integrar con los sistemas que ya usa su empresa? Asegúrese de que sea compatible con su ERP y de que ofrezca API o integraciones preconfiguradas que permitan un intercambio de datos fluido.
• ¿Es escalable? A medida que una empresa crece, sus necesidades en materia de compras se vuelven más complejas. El software debe ser capaz de gestionar un gran volumen de transacciones, admitir operaciones con múltiples ubicaciones y divisas, y ofrecer complementos flexibles que se adapten al crecimiento de los distintos departamentos.

Características esenciales

Si tiene claro qué pretende conseguir con el software de gestión de compras, podrá centrarse en identificar las funciones y características que le ayudarán a alcanzar esos objetivos.

Aspectos que considerar:

• Flujos de trabajo automatizados. La automatización de las funciones de intake, solicitud de compras y generación de órdenes de compra permite liberar al personal de tareas de escaso valor añadido. Los flujos de trabajo deben ser personalizables (por ejemplo, con funcionalidad de arrastrar y soltar) para ajustar con rapidez las aprobaciones multinivel o modificar procesos según evolucionen las necesidades del negocio.
• Análisis avanzado del gasto. Tome decisiones mejor fundamentadas gracias al seguimiento en tiempo real del gasto por departamento, categoría y proveedor. Los paneles de control personalizables facilitan la visualización de los KPI de compras (enlace en inglés), mientras que la capacidad de generar informes detallados sobre el rendimiento de los proveedores, el gasto no controlado y el cumplimiento normativo puede ayudar a alinear a las partes interesadas en la toma de decisiones.
• Herramientas eficaces para la gestión de proveedores. Es importante centralizar los datos de los proveedores procedentes de contratos, certificados y comunicaciones para colaborar con ellos y mejorar su rendimiento. La evaluación mediante IA permite controlar el rendimiento de la base de proveedores, mientras que un portal de autoservicio les ayuda a resolver problemas autónomamente y agilizar el proceso de incorporación.
• Funciones integradas de cumplimiento y gestión de riesgos. Las herramientas de monitorización de riesgos deben identificar a los proveedores con problemas financieros, legales o de cumplimiento para mitigar el riesgo en toda la base de proveedores. Un servicio de cumplimiento (enlace en inglés) permite comprobar automáticamente si las órdenes de compra y las facturas se ajustan a las condiciones contractuales y las normativas correspondientes.
• Interfaz fácil de usar. Un software intuitivo y fácil de utilizar allana la curva de aprendizaje del personal y favorece la adopción entre los usuarios. Por tanto, conviene considerar si el software tiene un diseño sencillo, flujos de trabajo guiados y herramientas de IA de serie.

Evaluación de proveedores

Existen numerosas soluciones de software de gestión de compras, pero encontrar la adecuada para su estrategia de compras es crucial para el éxito global de la empresa.

Aspectos que considerar:

• ¿Responderá a las necesidades de la empresa, tanto ahora como en el futuro? No le conviene optar por una solución que le ayude con una necesidad concreta ahora, pero que no sea lo bastante robusta para cubrir otras en el futuro. A largo plazo, sustituir una solución puntual le saldrá más caro. Busque un proveedor de software con una cartera consolidada de productos que su empresa pueda ir implantando mediante soluciones personalizables (enlace en inglés).
• ¿Está optimizada para dispositivos móviles? Si el personal viaja o se desplaza, debe poder aprobar solicitudes o registrar gastos desde el móvil. Las alertas en tiempo real también contribuyen a que los procesos no se detengan.
• ¿Supone algún coste para los proveedores? Es importante tener en cuenta si el software implica costes adicionales para el proveedor. Si este no tiene que asumir ningún coste, es más probable que use las herramientas.
• ¿Ofrece asistencia especializada y formación para el personal? Una buena atención al cliente garantiza una implementación fluida y el uso ininterrumpido del software. Asegúrese de que cuenta con una amplia variedad de recursos formativos, documentación, seminarios web, tutoriales a la carta y foros que refuercen la confianza del equipo en el uso de herramientas digitales.

Soluciones de Coupa para la gestión de compras

Las empresas que quieren ganar la batalla a las condiciones de mercado impredecibles, las interrupciones en la cadena de suministro y las rápidas variaciones en los tipos de interés recurren a la dirección de compras (CPO) como primera línea de defensa. Con la plataforma de Coupa con IA para la gestión total del gasto, los CPO obtienen total visibilidad y control sobre dónde y cómo se produce el gasto, además de herramientas para lograr la máxima eficiencia en todo el proceso de compra a pago.

El software de compras (enlace en inglés) de Coupa permite a los CPO:

• Integrar una IA ética y segura en las tareas diarias para impulsar la productividad y optimizar las operaciones. La IA de Coupa se basa en 15 años de innovación y en datos anonimizados de transacciones reales por un valor de 6 billones de dólares, por lo que los insights que ofrece son fiables y pertinentes. Proporcionamos documentación y los estándares de seguridad más exigentes (enlace en inglés) para nuestros modelos de IA, así como métodos de prueba para garantizar su precisión y minimizar sesgos.
• Simplificar el proceso de intake para el usuario final mediante flujos de trabajo guiados por IA (enlace en inglés) que muestran a los proveedores autorizados y resaltan las ventajas de los contratos previamente negociados. La gestión presupuestaria en tiempo real, el seguimiento de estado, las cadenas de aprobación configurables y el envío automatizado de órdenes de compra a los proveedores aceleran el procesamiento.
• Abastecerse de forma más inteligente y llegar al mercado con mayor rapidez utilizando plantillas prediseñadas o personalizables que permiten incorporar la sostenibilidad u otros criterios estratégicos al proceso de licitación. Centralizar la colaboración y la selección de proveedores simplifica la coordinación de las partes interesadas, mientras que integrar la gestión de contratos garantiza que las nuevas condiciones se apliquen de inmediato en el proceso de generación de órdenes de compra y pago.
• Automatizar la gestión de riesgos para detectar y resolver proactivamente los problemas antes de que afecten a las operaciones. Podrá utilizar la inteligencia artificial para evaluar y supervisar a los proveedores en función de una base de datos de KPI internos, opiniones de usuarios y factores externos del mercado. La IA avanzada también identifica automáticamente órdenes de compra duplicadas, facturas incorrectas o actividades sospechosas para prevenir el fraude.
• Mejorar la eficiencia en el procesamiento de las cuentas por pagar mediante la conciliación de facturas a dos y tres vías con IA, la extracción automatizada de datos y los controles de cumplimiento integrados en cada fase.

Con las herramientas y estrategias adecuadas, los CPO pueden impulsar un crecimiento rentable, con independencia de los cambios que experimente el mercado.

«Ahora ahorramos cuatro veces más y resulta muy motivador que el departamento de Compras y nuestra transformación digital estén impulsando el crecimiento de la compañía».

Martin Fog, vicepresidente de Compras Corporativas, Novo Nordisk