Maîtrise des budgets : une nouvelle approche pour améliorer vos prévisions financières

Voici les explications de Roger Kopfmann, ancien Executive Vice President Operations chez Coupa :
« Telle qu’elle existe actuellement dans la plupart des entreprises, la gestion de la budgétisation et du rapprochement ne permet pas d’obtenir le niveau de contrôle nécessaire sur la façon dont les dépenses sont engagées : où, quand et comment. Les organisations tentent de combler cet écart entre leurs plans financiers et la prise de décisions sur le terrain avec un processus "budget vs. dépense réelle" qui n’a pas beaucoup évolué en 50 ans.

Ce que l’on observe la plupart du temps, c’est que les budgets sont établis par une ou plusieurs équipes, mais les collaborateurs des fonctions opérationnelles dans l’ensemble de l’entreprise ne sont pas associés à ces budgets, car ces informations financières ne sont pas partagées avec eux de sorte qu’ils les comprennent. En tant que non-spécialistes des finances, ils ne sont pas censés maîtriser parfaitement des concepts comme la dépréciation ou la durée d’utilité d’un actif. Les fonctions opérationnelles peinent à suivre leurs budgets et ont tendance : soit à trop dépenser, soit à sous-utiliser les ressources par excès de prudence, empêchant qu’elles soient allouées ailleurs.

Dans les deux cas, les services Finance doivent consacrer du temps à la fin de chaque période pour rapprocher toutes ces données. Parfois, cela nécessite de récupérer des informations plusieurs semaines après la clôture des comptes. C’est un travail chronophage. »

Le BSM est un ensemble de technologies et de stratégies qui capture et regroupe toutes les données avant, pendant et après l’engagement concret des dépenses d’une entreprise. Des événements de sourcing à la négociation des contrats, en passant par la création des bons de commande, le traitement des factures ainsi qu’une kyrielle d’autres activités liées aux dépenses, à la trésorerie, aux liquidités et aux fournisseurs, le Business Spend Management suit, analyse et automatise les habitudes et processus de dépense de bout en bout pour réduire les risques, améliorer la rentabilité et renforcer l’efficacité opérationnelle.

Une plateforme est un élément primordial dans toute initiative de BSM. Un nombre croissant de directeurs financiers préfèrent ainsi investir dans une plateforme qui leur permet d’optimiser rapidement la valeur de chaque dépense engagée par leur entreprise. Les technologies seules ne permettent pas de faire face à la hausse de coûts, aux taux d’intérêt élevés et à l’incertitude des marchés mondiaux. Néanmoins, les initiatives de transformation s’appuyant sur ces technologies, sur les insights, l’IA et les capacités opérationnelles constituent des leviers uniques pour favoriser une collaboration plus efficace entre des fonctions cloisonnées (telles que la planification financière et les opérations) qui sont alors en mesure de relever de plus grands défis, ensemble.

Ce guide présente une étude de cas concernant Salling Group, premier groupe de distribution du Danemark. Opérant dans trois pays et accueillant 10 millions de clients chaque semaine, il compte sur les fonctionnalités BSM d’une plateforme unifiée pour :

• Obtenir une visibilité et un contrôle complets sur les dépenses
• Favoriser la prise de décisions plus éclairées grâce à l’alignement entre la planification et l’analyse financières et les processus budgétaires
• Aider les équipes à travailler plus efficacement avec des données haute qualité et standardisées
• Améliorer le fonds de roulement à travers la gestion des stocks

À l’heure actuelle, les responsables Finance et les dirigeants de Salling Group s’associent pour optimiser leurs choix financiers. Offrant des avantages considérables pour les deux fonctions, la mise en œuvre d’une solution BSM a fait l’unanimité auprès des équipes.