Budgetplanung nach Maß: Wie Sie Budgets und Finanzergebnisse berechenbarer machen

Der frühere Executive Vice President, Operations bei Coupa, Roger Kopfmann, erklärt es wie folgt:
„So wie die meisten Unternehmen heutzutage Budgets planen und abgleichen, haben sie nicht viel Kontrolle darüber, wann, wo und wie Geld ausgegeben wird. Um dieser Diskrepanz zwischen Finanzplänen und Entscheidungen im Geschäftsalltag zu begegnen, greifen viele auf Soll-Ist-Vergleiche zurück, an denen sich seit 50 Jahren nichts geändert hat.

Meist werden die Budgets von einem oder einigen wenigen Teams aufgestellt. Der Haken: Die betroffenen Beschäftigten im Unternehmen fühlen sich nicht daran gebunden, weil man ihnen die finanziellen Aspekte dahinter nicht klar gemacht hat. Sie sind für das operative Geschäft zuständig und können vielleicht mit Begriffen wie Wertverlust nicht viel anfangen, oder sie kennen die Nutzungsdauer der Güter nicht. Diesen Funktionsbereichen fällt es schwer, den Überblick über ihre Ausgaben zu behalten. Das führt dazu, dass sie entweder zu viel ausgeben und ihr Budget überschreiten oder übervorsichtig sind, zu wenig ausgeben und verhindern, dass die Mittel anderweitig eingesetzt werden.

In beiden Fällen kostet es die Finanzabteilung am Ende jeder Abrechnungsperiode einiges an Zeit, alles miteinander abzugleichen. Und zwar mit Zahlen, die – bis alle Bücher abgeschlossen sind – manchmal 15 Tage alt sind. Das alles ist sehr zeitaufwändig.”

Die Bezeichnung Business Spend Management oder kurz BSM steht für ein Konzept aus Technologien und Strategien, um die Ausgabenprozesse in Unternehmen zu erfassen und zu verdeutlichen, was konkret vor, während und nach einer Ausgabe passiert. Ob Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen, Auftragserstellung, Rechnungsverarbeitung oder andere Aspekte im Zusammenhang mit Ausgaben, Cash, Liquidität und Lieferanten – Business Spend Management verfolgt, analysiert und automatisiert die Ausgabenmuster und -prozesse in Unternehmen von Anfang bis Ende und trägt so dazu bei, Risiken zu senken und die Rentabilität und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Eine Plattform ist ganz entscheidend für die Einführung von BSM. Immer mehr CFOs und Finanzverantwortliche setzen auf solche Plattformen, mit denen sich Geschäftsausgaben schnell optimieren lassen. Doch digitale Technologie allein ist kein Allheilmittel gegen steigende Kosten und Zinsen und die weltweite Marktunsicherheit. Aber wenn die Transformation auf digitale Technologien, Einblicke, Künstliche Intelligenz und operative Fähigkeiten setzt, die bisher separat arbeitende Unternehmensbereiche zusammenbringen, ist der Grundstein gelegt, um die Herausforderungen gemeinsam zu meistern.

In diesem Ratgeber stellen wir Ergebnisse durch den Einsatz von BSM am Beispiel der Salling Group näher vor. Die Salling Group ist mit 10 Millionen Kunden pro Woche der größte Einzelhandelskonzern Dänemarks und in Dänemark, Deutschland und Polen aktiv. Die umfassenden BSM-Funktionen einer Plattform bieten der Salling Group:

• Volle Ausgabentransparenz und -kontrolle
• Koordinierte Planungs- und Budgetprozesse für smarte Entscheidungen
• Standardisierte Daten für mehr Effizienz
• Bestandsmanagement zur Optimierung des Working Capitals

Damit ist die Salling Group gut aufgestellt, um smart über die Unternehmensfinanzen zu entscheiden. Die BSM-Plattform bot sowohl dem Finanzplanungsteam als auch der Geschäftsführung einen echten Mehrwert.