UK SOX : ce que les responsables Finance doivent savoir sur la nouvelle réglementation britannique

Savez-vous à quoi fait référence « UK SOX » ? Et savez-vous pourquoi ce sujet pourrait vous intéresser ? Cette abréviation renvoie à une nouvelle réglementation financière qui s’appliquera bientôt au Royaume-Uni et qui pourrait vous concerner lorsque vous devrez collaborer à l’international. Y êtes-vous préparé ? Probablement pas, car du côté des entreprises britanniques, c’est encore loin d’être le cas, selon une étude réalisée par Coupa en mai 2023. On découvre ainsi que sur 143 responsables Finance interrogés, 44 % déclarent avoir récemment pris connaissance de cette nouvelle loi, sans pour autant avoir commencé à s’y préparer. Seuls 10 % d’entre eux déclarent être convaincus qu’ils respecteront les exigences de conformité*. Avec l’arrivée imminente de ces réglementations britanniques, il est temps de vous assurer que votre entreprise dispose des outils de contrôle internes nécessaires pour s’y conformer. 

Qu’est-ce que la conformité UK SOX ?

UK SOX est le nom officieux donné aux nouvelles réformes de gouvernance des entreprises, inspirées de la loi américaine Sarbanes-Oxley de 2002. Tous les détails n’ont pas encore été finalisés, mais on peut supposer que ces réglementations seront étroitement alignées sur la loi américaine, qui vise à protéger les investisseurs des rapports financiers frauduleux de certaines entreprises. De la même façon, la version britannique aura pour but d’augmenter la surveillance réglementaire. Si le FRC (Financial Reporting Council) était jusqu’ici le responsable historique de la réglementation des rapports et des audits d’entreprises au Royaume-Uni, il est désormais remplacé par une nouvelle autorité, l’ARGA (Audit, Reporting, and Governance Authority), qui portera cette réforme avec des pouvoirs d’application plus stricts. Ce remplacement accentue la pression sur les responsables Finance car ils restent en première ligne en matière de conformité dans l’ensemble de leur entreprise.

En quoi la loi SOX britannique est-elle importante pour les services Finance, Achats et IT ?

Cette loi a pour objectifs de fournir davantage de contrôles sur les audits, d’accroître la transparence pour les investisseurs, de garantir des rapports précis, d’identifier les risques plus tôt et d’éviter la fraude. En la respectant, vous favoriserez la confiance de vos investisseurs, les encourageant ainsi à investir davantage dans votre entreprise. Une telle réforme implique pour les services Finance, Achats et IT de disposer de visibilité sur les pratiques d’achat de l’entreprise et de pouvoir les contrôler, un aspect souvent négligé par les cadres. Les équipes IT sont également largement concernées et doivent introduire de nouveaux contrôles internes, gérer l’intégration et mettre en œuvre les applications techniques permettant de respecter cette réglementation. Ces changements peuvent sembler difficiles, mais ils ne doivent pas être reportés ou négligés car l’application de cette réglementation est obligatoire. En cas de non-respect, de lourdes sanctions et pénalités peuvent s’appliquer. 

Qui est concerné ?

Cette nouvelle réglementation ne se limite pas aux entreprises cotées en bourse. Elle vise principalement toutes les grandes entreprises privées de plus de 750 employés et dont le chiffre d’affaires annuel dépasse 750 millions de livres. Ces chiffres incluent également le nombre total d’employés et le chiffre d’affaires de toutes les filiales.

Quel est le calendrier prévu pour la loi SOX britannique ?

• Printemps 2023 : l’ARGA prend le contrôle des procédures juridiques.
• Fin 2023 : la loi SOX britannique est finalisée.
• Fin 2024 : la loi SOX britannique entre pleinement en vigueur. Cette estimation prend en compte les délais de finalisation et de mise en œuvre de la législation et la période de transition. Les entreprises sont tenues de se conformer à la réglementation à la fin de leur premier exercice après l’entrée en vigueur de la loi, et de présenter des rapports financiers en conséquence. 

Quelles mesures devez-vous prendre pour préparer votre entreprise ?

À première vue, la fin d’année 2024 peut sembler encore loin, mais vous devriez dès à présent vous préparer et vous organiser. Pour respecter les exigences de la loi SOX, les responsables Finance doivent disposer de contrôles et de processus financiers adaptés. Ils doivent suivre les flux de trésorerie entrants et sortants, vérifier l’exactitude des dossiers financiers et effectuer des contrôles pour éviter les erreurs et la fraude. Il est également important de commencer à se comporter comme une entreprise cotée en bourse le plus tôt possible.

Pour garantir que votre entreprise est préparée et dispose des ressources appropriées, la planification SOX doit se faire bien avant une introduction en bourse, car des rapports financiers approfondis et des contrôles P2P internes sont nécessaires pour répondre aux exigences réglementaires. Après tout, les entreprises ne vont pas cesser leur activité simplement à cause de l’entrée en vigueur d’une nouvelle législation. Et vous souhaitez probablement vous assurer à l’avance que vos finances sont en ordre. Cette préparation peut passer par la séparation des fonctions, la réalisation d’audits internes réguliers et la mise en place de systèmes financiers puissants avec des mesures de contrôle de qualité qui garantissent une documentation appropriée et des rapports financiers précis en temps utile. Si un auditeur découvre que les dossiers financiers de votre entreprise ne sont pas en ordre, corriger le problème peut prendre des mois. Une seule erreur pourrait entraîner des pénalités chiffrant en millions et d’innombrables heures de travail. 

À ce stade, une plateforme unifiée de Business Spend Management (BSM) peut aider votre entreprise à automatiser et rationaliser ses processus procure-to-pay, à obtenir une visibilité complète sur ses dépenses et sa trésorerie et à veiller à ce que ses pratiques d’achat respectent la réglementation. Une plateforme centralisée permet aux équipes d’introduire des workflows et des contrôles d’approbation, d’appliquer la séparation des rôles et des fonctions et de débloquer des capacités d’audit. Elle permet également de gérer les risques de manière proactive en proposant une visibilité en temps réel sur les habitudes et les tendances de dépenses ou les non-conformités potentielles. Enfin, elle favorise l’efficacité à grande échelle et aide les sociétés à se préparer au monde des entreprises cotées en bourse. 

Les solutions de la plateforme BSM de Coupa pour vous aider à respecter cette réglementation

En rationalisant et en automatisant les processus procure-to-pay sur une plateforme proposant une source unique de confiance, les responsables Finance peuvent optimiser la productivité tout en réduisant les erreurs manuelles. De plus, ils sont en mesure d’établir des processus financiers clairs qui évitent la fraude et l’utilisation abusive. Il leur est également possible de surveiller de manière proactive les risques grâce à une visibilité sans précédent sur les habitudes de dépenses de leur entreprise. Les processus de conformité en sont simplifiés et fluidifiés. Coupa parvient à ce résultat : 

• En établissant des processus financiers puissants et complets : la plateforme BSM unifiée de Coupa facilite le respect des réglementations en optimisant la visibilité de bout en bout sur les achats, les factures, les paiements, les dépenses et les provisions planifiées. Cette plateforme automatisée simplifie et rationalise les rapports de conformité car elle intègre les données financières dans un ERP. Elle vous permet de générer des rapports détaillés rapidement et de garantir une documentation appropriée à chaque étape. En dématérialisant les processus financiers, les équipes Finance sont également pourvues d’outils plus susceptibles de repérer la fraude. Par exemple, la plateforme de Coupa propose un outil de détection des dépenses frauduleuses et le rapprochement automatique des factures, permettant aux clients d’atteindre un taux de rapprochement au premier essai de 96,5 %. 
• En améliorant les workflows et en renforçant les contrôles : la plateforme de Coupa permet aux utilisateurs d’établir des workflows et des contrôles standardisés et personnalisés, de mettre en place une séparation des rôles claire et d’appliquer les politiques de l’entreprise et les directives relatives aux dépenses. Ces contrôles favorisent la cohérence au sein de tous les processus de dépenses et garantissent que l’ensemble des dépenses et achats transitent par le bon canal d’approbation. En outre, la plateforme BSM de Coupa permet aux clients de créer un identifiant de connexion pour les auditeurs tiers, optimisant ainsi l’accès de ces derniers à la comptabilité financière, aux bilans comptables et aux contrôles de l’entreprise des deux dernières années, tout en limitant leur interaction pour éviter la corruption. 
• En simplifiant la conformité : les utilisateurs disposent d’une conformité réglementaire et fiscale prête à l’emploi, avec plus de 50 réseaux et modèles de certificats de paiement pour la facturation électronique imposée par les gouvernements, réduisant ainsi les risques de pénalités. Vous n’avez besoin d’aucun autre logiciel ni d’aucune autre extension ou configuration. La plateforme de Coupa n’offre pas seulement des fonctionnalités fiscales rationalisées. Grâce aux pistes d’audits qui facilitent la préparation de l’audit, elle propose également un suivi de l’ensemble des processus P2P, des approbations, de la séparation des fonctions, des contrôles, de la surveillance de la fraude et des risques, ainsi que des outils de rapports financiers.

« Coupa Pay a vraiment aidé notre entreprise pour le respect de la réglementation SOX [Sarbanes-Oxley] car nous pouvons verrouiller le système. Nous disposons de toutes sortes de rapports d’audit. Nos auditeurs ont été très satisfaits lorsque nous avons implémenté le système, car travailler avec des montagnes de papier était complètement ingérable. » 
- Molina Health, VP Business Services

« Coupa Pay propose des workflows respectant la réglementation SOX pour la création, la vérification et l’approbation de paiements et fournit un accès aux auditeurs pour les audits internes et externes »  
- Raquel Peasley, Corporate Controller, Thoughtspot

Découvrez comment Coupa peut faciliter le respect des réglementations.

*L’étude a été réalisée le 17 mai 2023 au cours d’un webinar Coupa en direct sur la préparation de l’environnement de type SOX au Royaume-Uni.