Le rapprochement des factures en détail

Par : COUPA

Topics: Efficacité , Gestion unifiée des dépenses

Que vous soyez une multinationale, une grande entreprise ou une start-up, le rapprochement des factures peut se révéler des plus obscurs si vous n’utilisez pas une technologie adaptée. Pour vous aider à y voir plus clair, nous expliquons ici en détail à quel point il est facile et efficace de mettre en œuvre un rapprochement des factures qui réduit au minimum les risques. Terminé les vérifications interminables de montants qui diffèrent ! Adieu les informations et codes fiscaux manquants qui aboutissent à des appels malaisants avec les fournisseurs et à des paiements en retard. Le rapprochement des factures accélère le processus et garantit la conformité.

Sommaire :

Qu’est-ce que le rapprochement des factures ?
Différents types de rapprochement des factures
Fonctionnement du rapprochement des factures
Rapprochement des factures, manuel ou automatisé ?
Quel est l’intérêt du rapprochement automatisé des factures pour votre entreprise ?
Vocabulaire important à connaître
Les solutions Coupa

Qu’est-ce que le rapprochement des factures ?

Le rapprochement des factures fait partie de l’un des aspects les plus cruciaux pour toute équipe de comptabilité fournisseurs, et il peut être l’un des processus les plus fastidieux s’il n’est pas réalisé correctement. Avant de vous indiquer comment rendre ce processus extrêmement facile, faisons le point sur ce qu’il couvre :

Le rapprochement des factures est un processus qui permet de comparer les factures aux documents justificatifs pour vérifier que les informations sont correctes avant de procéder au paiement. Vous l’imaginez, l’utilisation de technologies pour s’assurer que les documents correspondent et sont exempts d’erreurs permet de régler plus rapidement les fournisseurs et d’éviter les erreurs accidentelles et les activités frauduleuses. Nous appelons cela une approche gagnant-gagnant.

Différents types de rapprochement des factures

Peu importe la manière dont il est structuré, le rapprochement des factures est important. Ce qui importe également, c’est le nombre de correspondances utilisées. Voici quelques-uns des principaux types à étudier en fonction de vos activités.

Rapprochement two-way

Le rapprochement two-way (rapprochement double correspondance) permet tout simplement de comparer deux documents : le bon de commande et la facture. Il s’agit d’une double vérification, ce qui rend le processus pertinent pour les entreprises de petite taille dans lesquels des biens sont livrés et utilisés, à l’instar de contrats de services ou d’achats numériques.

Rapprochement three-way

Le rapprochement three-way (rapprochement triple correspondance) s’appuie sur une triple vérification pour vérifier que la facture correspond au bon de commande et au bon de livraison. Ce type de rapprochement est celui qui est utilisé par la plupart des entreprises.

Rapprochement four-way

Le rapprochement four-way (rapprochement quadruple correspondance) compare les factures, les bons de commande, les bons de livraison et les rapports d’inspection avant de valider le paiement. Il est important dans certains secteurs où le paiement dépend de la qualité, et moins dans d’autres qui utilisent des biens physiques.

Fonctionnement du rapprochement des factures

Répondons maintenant à LA question que se pose toute équipe de comptabilité fournisseurs : comment le rapprochement de grandes quantités de factures peut-il être exempt d’erreurs et simple à réaliser ? La réponse : grâce à l’automatisation. En effet, cette dernière peut vous permettre de définir le niveau de rapprochement le plus adapté à votre entreprise. La personne en charge sera ainsi uniquement informée des problèmes et des exceptions pour une résolution immédiate. Voici comment le processus fonctionne :

Réception et capture : l’automatisation vous donne les moyens de capturer des factures à travers plusieurs canaux, notamment l’EDI, les e-mails et les importations directes.
Extraction et validation des données : à réception, la technologie OCR (reconnaissance optique des caractères) extrait et valide les données des factures.
Rapprochement des factures : le système rapproche automatiquement les factures avec les bons de commande et les bons de livraison conformément aux critères que vous avez définis. Les factures qui sont conformes sont acheminées pour approbation aux responsables concernés, garantissant ainsi que le paiement est autorisé.

Rapprochement des factures, manuel ou automatisé ?

Lorsque vous devez rapprocher des centaines de factures par jour, disposer d’une technologie adaptée pour automatiser le processus présente des avantages tels que la précision, la facilité et la transparence. En outre, lorsque des écarts sont détectés, votre équipe en sera avertie et utilisera les outils à sa disposition pour les résoudre de manière efficace afin d’accélérer la résolution et d’éviter des pénalités pour paiement en retard auprès des fournisseurs.

Quel est l’intérêt du rapprochement automatisé des factures pour votre entreprise ?

Chez Coupa, l’automatisation des factures n’a pas de secret pour nous. Notre solution de référence dans le secteur est facile à implémenter et vous offre un vaste éventail d’avantages :

Précision garantie

Avec la solution SpendGuard™ de Coupa, vous savez que les factures sont conformes aux conditions définies dans vos bons de commande et vos bons de livraison, ce qui réduit ainsi les risques de trop-réglé et d’erreurs.

Contrôle financier

Exercez davantage de contrôle sur les transactions financières grâce à davantage de transparence et de conformité, tout en identifiant au plus tôt les écarts et les exceptions afin d’éviter les pénalités pour paiement en retard.

Opérations rationalisées

Grâce à l’automatisation, vous accélérez les cycles de traitement des factures, pour une approbation et un paiement plus rapides, et une précision garantie.

Amélioration des relations avec les fournisseurs

En éliminant les erreurs et les paiements en double, un rapprochement efficace des factures permet d’améliorer les relations avec les fournisseurs en instaurant davantage de confiance, de collaboration et de facilité.

Insights basés sur les données pour de meilleures décisions

Donnez-vous les moyens de prendre des décisions avisées et d’être mieux préparé aux audits grâce à de précieux insights tels que les habitudes de dépense, les performances des fournisseurs et l’efficacité de la gestion des achats.

Vocabulaire important à connaître

La compréhension de certains termes clés relatifs au rapprochement des factures est essentielle pour gérer efficacement vos processus financiers. En voici quelques-uns :

Écart : un écart se produit lorsqu’il existe une différence entre le montant que l’entreprise prévoit de payer pour des biens ou des services et le montant facturé par un fournisseur.
Traitement dématérialisé des factures : traitement automatisé et transparent des factures, de la réception au paiement (incluant extraction des données et rapprochement des factures) sans intervention manuelle, avec des données automatiquement extraites et des factures associées à un bon de commande ou de livraison.
Tolérance : montant prédéfini de variation que vous pouvez permettre entre le montant de la facture et le montant du bon de commande correspondant, sans que la facture ne soit marquée comme non conforme ni placée en attente.
En attente : facture étant temporairement retardée ou suspendue pendant un certain temps.

Les solutions Coupa

Il va de soi que les systèmes automatisés peuvent, à l’inverse des processus manuels, transformer vos processus métier. Ne serait-il pas merveilleux de réduire au minimum les tâches manuelles tout en diminuant les erreurs humaines qui y sont naturellement associées ? Il s’agit d’un avantage immédiat dont votre équipe comptable peut bénéficier pour se concentrer sur des tâches ayant un véritable impact et minimiser significativement les difficultés qu’elle rencontre en ce qui concerne le rapprochement des factures.

Optez pour un système de gestion des factures adapté aux entreprises d’aujourd’hui.

Achats

Exercez un meilleur contrôle sur vos dépenses et améliorez l’efficacité de votre comptabilité fournisseurs grâce à des dépenses pré-approuvées et une expérience facile à adopter pour les fournisseurs.

Protection

Bloquez les dépenses frauduleuses ou en double grâce au système de détection de la fraude en temps réel enrichi par l’IA de Coupa baptisé SpendGuard™.