Ob weltweiter Großkonzern, landesweites Unternehmen oder Start-up – ohne Spitzentechnologie kann der Abgleich von Rechnungen richtig kompliziert werden. Doch wie kann man durch Rechnungsabgleich Risiken leicht und effizient reduzieren? Wir haben das Geheimnis für Sie gelüftet. Jetzt haben Sie das Ruder in der Hand. Machen Sie Schluss mit dem doppelten Gegenprüfen von Betragsdifferenzen in mehreren Rechnungskanälen. Jonglieren Sie nicht länger mit fehlenden Unterlagen und Steuernummern und vermeiden Sie unangenehme Anrufe bei Lieferanten und verspätete Zahlungen. Beim Rechnungsabgleich geht es darum, den Prozess zu beschleunigen und das Richtige zu tun.
Inhalt:
- Worum geht es beim Rechnungsabgleich?
- Verschiedene Arten von Rechnungsabgleich
- So funktioniert der Rechnungsabgleich
- Manueller vs. automatisierter Rechnungsabgleich
- Warum der automatisierte Rechnungsabgleich für Ihr Unternehmen wichtig ist
- Begriffe, die Sie zum Thema Rechnungsabgleich kennen sollten
- So hilft Ihnen Coupa bei Ihrem Rechnungsabgleich
Worum geht es beim Rechnungsabgleich?
Der Abgleich von Rechnungen ist eine der Kernaufgaben der Kreditorenbuchhaltung. Wird sie falsch ausgeführt, kann die Suche nach dem Fehler langwierig werden. Bevor wir Ihnen zeigen, wie bemerkenswert einfach sich der Prozess gestalten lässt, wollen wir Ihnen erklären, worum es geht:
Beim Rechnungsabgleich werden Rechnungen mit Belegen verglichen, um vor der Bezahlung sicherzustellen, dass die Angaben richtig sind. Keine Frage: Wenn Sie mit Technologien sicherstellen, dass Dokumente übereinstimmen und fehlerfrei sind, können Sie ausstehende Rechnungen schneller bezahlen und unbeabsichtigten Fehlern und betrügerischen Handlungen vorbeugen. Wir nennen das eine Win-win-Situation.
Verschiedene Arten von Rechnungsabgleich
Wie Sie es auch drehen und wenden, Rechnungen abzugleichen ist wichtig. Wichtig ist auch, wo Sie ansetzen. Je nach Unternehmen gibt es einige wichtige Vorgehensweisen.
Zweifachabgleich
Beim Zweifachabgleich werden schlicht zwei Dokumente verglichen: die Bestellung und die Rechnung. Stellen Sie es sich wie ein Gegenprüfen vor. Dieser Prozess eignet sich für kleinere Unternehmen, in denen Waren geliefert und verbraucht werden, zum Beispiel über Dienstleistungsverträge oder digitale Einkäufe.
Dreifachabgleich
Beim Dreifachabgleich wird dreimal gegengeprüft, um sicherzugehen, dass die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmt. Diese Methode wird von den meisten Unternehmen verwendet.
Vierfachabgleich
Beim Vierfachabgleich werden die Rechnungen vor der Bezahlung anhand von Bestellungen, Wareneingangsscheinen und Prüfberichten gegengeprüft. Dies ist in Branchen wichtig, in denen die Bezahlung von der Qualität abhängt, und weniger, wenn es um materielle Güter geht.
So funktioniert der Rechnungsabgleich
Beantworten wir nun die eine große Frage, die sich die meisten Buchhaltungsteams stellen: Wie kann man große Volumen an Rechnungen fehlerfrei und leicht verarbeiten? Der Schlüssel ist die Automatisierung. Mithilfe der Automatisierung können Sie den Rechnungsabgleich so justieren, wie er für Ihr Unternehmen am besten funktioniert. Die zuständige Person wird nur über Probleme und Ausnahmen informiert, damit sie diese sofort klären kann. Sehen wir uns einmal an, wie der Prozess funktioniert:
- Eingang und Erfassung: Mit der Automatisierung können Sie Rechnungen über verschiedene Kanäle wie elektronischen Datenaustausch (EDI), E-Mails oder direktes Herunterladen erfassen.
- Datenextraktion und -prüfung: Die relevanten Daten werden bei Rechnungseingang per optischer Zeichenerkennung (OCR) extrahiert und geprüft.
- Rechnungsabgleich: Das System gleicht Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Belegen ab, die mit Ihren zuvor definierten Kriterien übereinstimmen. Geprüfte Rechnungen werden zur Freigabe an die zuständige Person weitergeleitet. Dadurch wird eine ordnungsgemäße Genehmigung vor der Bezahlung sichergestellt.
Manueller vs. automatisierter Rechnungsabgleich
Wenn Sie täglich Hunderte von Rechnungen bearbeiten, bietet die richtige Automatisierungstechnologie zahlreiche Vorteile wie Genauigkeit, leichteres Arbeiten und Transparenz. Ein weiterer Pluspunkt: Ihr Team wird über Abweichungen informiert und kann Probleme mit den richtigen Tools schneller und effizienter lösen. So vermeiden Sie, dass Sie an Lieferanten Verzugszinsen zahlen müssen.
Warum der automatisierte Rechnungsabgleich für Ihr Unternehmen wichtig ist
Bei Coupa kennen wir uns bestens mit der Rechnungsautomatisierung aus. Unsere branchenführende Lösung lässt sich leicht implementieren und bietet zahlreiche spürbare Vorteile:
Garantiert korrekte Rechnungen
Mit der Funktion Coupa Spend Guard können Sie sicher sein, dass die Rechnungen mit den Bedingungen aus Bestellungen und Lieferscheinen übereinstimmen. So verringern Sie das Risiko, zu viel zu bezahlen, und beugen Fehlern vor.
Finanzkontrolle
Sie haben bessere Kontrolle über Finanztransaktionen und stellen sicher, dass Vorschriften eingehalten werden. So erreichen Sie mehr Transparenz und erkennen Abweichungen und Ausnahmen frühzeitig, um Verzugszinsen zu vermeiden.
Optimierte Betriebsabläufe
Mit der Automatisierung beschleunigen Sie den Kreislauf der Rechnungsverarbeitung. Sie können Rechnungen schneller genehmigen und begleichen und gleichzeitig sicher sein, dass alles zu 100 % korrekt abläuft.
Bessere Lieferantenbeziehungen
Ein wirksamer Rechnungsabgleich schließt Fehler und doppelte Zahlungen aus. So wird auf der Grundlage von Vertrauen, guter Zusammenarbeit und hohem Benutzerkomfort die Lieferantenbeziehungen gestärkt.
Bessere Entscheidungsfindung durch Dateneinblicke
Wertvolle Einblicke in das Ausgabeverhalten, die Lieferantenleistung und die Beschaffungseffizienz helfen Ihnen, fundierte Entscheidung zu treffen und sich besser auf Betriebsprüfungen vorzubereiten.
Begriffe, die Sie zum Thema Rechnungsabgleich kennen sollten
Für ein erfolgreiches Management von Finanzprozessen müssen Sie wichtige Begriffe zum Rechnungsabgleich kennen. Hier einige Schlüsselbegriffe:
- Abweichung: entsteht, wenn der vorgesehene Preis für Waren und Dienstleistungen vom in Rechnung gestellten Betrag abweicht
- Vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung: automatisierte und nahtlose Verarbeitung von Rechnungen vom Eingang bis zur Bezahlung – einschließlich Datenextraktion und Rechnungsabgleich – ohne jeglichen manuellen Eingriff. Die Rechnungsdaten werden ohne manuelle Bearbeitung extrahiert und mit einer Bestellung oder einem Bestellschein verglichen
- Toleranz: im Voraus festgelegte zulässige Abweichung zwischen Rechnungsbetrag und Bestellbetrag, bei der die Rechnung weder gekennzeichnet noch zurückgestellt wird
- Zurückstellung: eine Rechnung, deren Begleichung vorübergehend aufgeschoben oder für eine bestimmte Zeit zurückgestellt wird
So hilft Ihnen Coupa bei Ihrem Rechnungsabgleich
Es wird Sie nicht überraschen zu erfahren, dass Automatisierungssysteme Ihre Geschäftsabläufe, anders als manuelle Prozesse, transformieren können. Wäre es nicht großartig, wenn Sie nicht nur den manuellen Aufwand, sondern auch die damit verbundenen Fehler reduzieren könnten? Wenn Sie Ihrer Buchhaltung Zeit für wirklich wichtige Aufgaben geben und Schwachstellen beim Rechnungsabgleich deutlich verringern wollen, ist die Automatisierung der einfachste Weg.
Coupa bietet innovativen Unternehmen Rechnungsmanagement mit System.
Beschaffung
Erhöhen Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben und Kreditorenprozesse durch vorab genehmigte Ausgaben und schnelle Akzeptanz bei Lieferanten.
Schutz
Unterbinden Sie mit dem KI-gestützten Betrugserkennungssystem Spend Guard von Coupa falsche oder doppelte Abrechnungen in Echtzeit.
Zahlungen
Automatisieren und vereinfachen Sie die Rechnungsabwicklung und ermöglichen Sie eine smarte Ausgaben- und Zahlungspolitik.
