Haben Sie sich schon einmal überlegt, wie viel Zeit, Geld und Arbeitskraft Ihr Unternehmen mit der manuellen Verarbeitung von Rechnungen vergeudet? Stellen Sie sich vor, Sie versuchen eine löchrige Badewanne mit Wasser zu füllen, noch dazu mit einem Teelöffel.
Das geht auch einfacher: Stopfen Sie die imaginären Löcher Ihres Prozesses und verwandeln Sie die Rechnungsverarbeitung in einen optimierten und effizienten Prozess – und weitgehend ohne manuelle Eingriffe.
Die beste Lösung für Ihre Rechnungsverarbeitung? Die Automatisierung.
In diesem Blog sehen wir uns an, wie es funktioniert und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringt.
Die Themen im Einzelnen:
- Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?
- Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung
- Worauf Sie bei einer Lösung achten sollten
- Best Practices für die Einführung einer Automatisierungslösung
Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Mit der Technologie der automatisierten Rechnungsverarbeitung wird das Erstellen, Versenden und Verwalten von Rechnungen automatisiert. Damit entfällt ein zentraler Teil der manuellen Dateneingabe und -verarbeitung. Das bringt zahlreiche Vorteile:
- Ihre Buchhaltung kann sich auf Wachstumsstrategien konzentrieren
- Der Cashflow wird optimiert
- Die Lieferantenbeziehungen werden verbessert
- Betrügerische Handlungen werden erkannt
Automatisierte Rechnungsverarbeitung – so funktioniert's
Hier ein Überblick über die einzelnen Schritte einer klassischen Prozessautomatisierung – vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsabwicklung:
Rechnungseingang
Es gibt unterschiedlichste Rechnungsformate. Sie können als Papierrechnung per E-Mail oder auf elektronischem Weg eingehen. Die Daten werden per optischer Zeichenerkennung (OCR) oder über digitale Erfassungstools und Integrationstools automatisch extrahiert und direkt in das System importiert.
Datenextraktion und -prüfung
Wichtige Informationen (Angaben zum Lieferanten, Beträge, Termine und Einzelposten) werden mithilfe von OCR und KI aus der Rechnung extrahiert. Danach werden die extrahierten Daten anhand der Bestellungen geprüft und die Verträge im System abgelegt. Das Gute daran: Durch KI und Algorithmen für maschinelles Lernen verbessert sich mit der Zeit die Genauigkeit.
Rechnungsabgleich und Genehmigung
Das System gleicht Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen und dem Wareneingang bzw. den erhaltenen Dienstleistungen ab – dieser Prozess wird als Dreifachabgleich bezeichnet. Für den Abgleich gibt es verschiedene Optionen. Wählen Sie die aus, die für Ihre Anforderungen am besten geeignet sind. Erfüllt die Rechnung alle Kriterien, durchläuft sie den nächsten Schritt im Workflow. Gibt es Unstimmigkeiten, werden diese gekennzeichnet und die Rechnung zur Prüfung automatisch an die zuständige Person oder Abteilung weitergeleitet.
Zahlungsabwicklung
Wurde die Rechnung freigegeben, kann sie bezahlt werden. Auf der Grundlage der Geschäftsbedingungen des Lieferanten und den Zahlungsrichtlinien des Unternehmens setzt das System die Zahlungsfristen fest und optimiert so den Cashflow. Nach erfolgter Zahlung werden die Finanzdaten aktualisiert, die Rechnungen als bezahlt gekennzeichnet und die Transaktionsdetails im System aufgezeichnet.
Digitale Archivierung und Berichtswesen
Vollständig verarbeitete Rechnungen werden in einem digitalen Archiv abgelegt, sodass sie mühelos für die Rechnungsprüfung, Berichte oder Analysezwecke abgerufen werden können. Die Analyse- und Berichtsfunktionen des Automatisierungssystems geben Aufschluss über Ausgabeverhalten, die Leistungen von Anbietern und Gelegenheiten für weitere Prozessoptimierungen.
Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung für Unternehmen
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung verbessert nachweislich Effizienz, Genauigkeit, Lieferantenbeziehungen und mehr – steigert sie aber auch den Umsatz? Hier einige Vorteile, die sich Ihr Unternehmen von der Umstellung von der manuellen auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung erhoffen kann.
Sparen Sie Zeit und Geld, und bringen Sie Ihre Strategie voran
Auf dem Papier verkürzt die Automatisierung den zeitlichen Aufwand für die Rechnungsverarbeitung drastisch. Werden routinemäßige Aufgaben automatisiert und die manuelle Arbeitsbelastung reduziert, können Unternehmen Rechnungen schneller und korrekter verarbeiten. Das spart wertvolle Zeit, Geld und Grips.
Wenn Ihre Buchhaltung nicht durch die manuelle Rechnungserfassung blockiert ist, kann sie sich mit den Vertragsdetails befassen – zum Beispiel Preise neu verhandeln und strategische Chancen für Geschäfte mit Lieferanten ergreifen. Mit anderen Worten, Ihnen stehen geistige Kapazitäten zur Verfügung, die Sie sonst nicht hätten.
Fehler minimieren und Transparenz maximieren
Wäre es nicht toll, wenn man Abweichungen von der Unternehmensnorm mühelos erkennen könnte? Die manuelle Rechnungsverarbeitung ist fehleranfällig, beispielsweise kann es zu doppelten Zahlungen, falschen Beträgen oder Steuernummern kommen, oder Rechnungen können einfach verloren gehen. Durch die Automatisierung werden Daten auf digitalem Weg akkurat erfasst und geprüft. Fehler werden aufs Mindestmaß reduziert, was korrekte und pünktliche Rechnungen gewährleistet.
Außerdem erhalten Sie und Ihre Lieferanten in Echtzeit einen Überblick über den Rechnungsstatus und die Bezahlung. Hierdurch können Sie Prognosen für den Cashflow aufstellen, fundierte Entscheidungen treffen und gleichzeitig Lieferantenrisiken überwachen. Unangenehme oder hitzige Diskussionen mit Ihren Lieferanten gehören damit der Vergangenheit an.
Cashflow-Management verbessern
Ziel ist es, Ihr Rechnungsteam in die Lage zu versetzen, im Schnitt so wenig Zeit wie möglich für die Verarbeitung aufzuwenden. Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Sie Ihre Zahlungszyklen besser kontrollieren und somit Skonti in Anspruch nehmen und Verzugszinsen vermeiden.
Gute Lieferantenbeziehungen
Nichts freut Lieferanten mehr als pünktliche und korrekte Zahlungen. Mir der Automatisierung gewährleisten Sie eine zügige Bearbeitung und Zahlung von Rechnungen und schaffen eine stabile Basis für das Aushandeln von besseren Bedingungen und Preisen. Einige Automatisierungssysteme wie Coupa bieten Lieferanten außerdem mehr Transparenz, da sie sich jederzeit anmelden und sehen können, wie weit ihre Rechnungen und Zahlungen schon sind.
Verbessern Sie die Compliance
Die Automatisierung ist die beste Möglichkeit, um betrügerische Handlungen aufseiten der Lieferanten und Arbeitgeber zu erkennen. Sie gewährleistet, dass rechtliche Anforderungen und B2B-Mandate eingehalten werden und dass die verwalteten Datensätze korrekt und prüfungssicher sind. Außerdem werden mit den optimierten Sicherheitsfunktionen von digitalen Systemen sensible Finanzdaten geschützt.
Hierauf sollten Sie bei einer Softwarelösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung achten
Neben grundlegenden Funktionen sollten Sie bei der Suche nach einem optimalen Automatisierungssystem einige entscheidende Punkte im Blick haben. Stellen Sie zunächst sicher, dass sich das System in das Enterprise Resource Planning (ERP-System) Ihres Unternehmens integrieren lässt.
Coupa verfolgt beispielsweise einen Light-Touch-Ansatz und lässt sich in die meisten ERP-Systeme wie SAP, Oracle und NetSuite einbinden. So können Sie sicher sein, dass Finanzdaten in Echtzeit aktualisiert werden und weniger manuelle Dateneingaben erforderlich sind. Wählen Sie für die effiziente Datenverarbeitung ein Tool, das sich direkt in Ihr Banksystem integrieren lässt.
Achten Sie als nächstes darauf, ob die Lösung die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften verspricht und ob sie über ein umfassendes globales Lieferantennetz verfügt – vor allem, wenn Sie ein großes Unternehmen sind.
Das System sollte die Einhaltung von Steuergesetzen und Finanzvorschriften durch eine korrekte Rechnungslegung und leichte Audit Trails unterstützen. Außerdem sollte es über stabile Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Finanzdaten verfügen. Beispielsweise bietet Compliance as a Service (CaaS) von Coupa eine wirksame Compliance bei gleichzeitiger Reduzierung der Risiken an.
Ein letztes Merkmal, das eine gute von einer herausragenden Lösung unterscheidet, ist der Grad der Anpassungsfähigkeit (der Konfigurationsansatz von Coupa sieht über 12 Millionen Kombinationen vor). Auf der Grundlage von vorab erstellten individuellen oder allgemeingültigen Regeln prüft das System Rechnungen automatisch und leitet diese weiter – dabei werden Benachrichtigungen verschickt oder Rechnungen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, an die richtigen Personen oder Teams weitergeleitet.
Nehmen wir zum Beispiel an, ein Lieferant schlägt auf Ihre Rechnung 20 % auf, was über der von Ihnen festgelegten Toleranzgrenze liegt. Mit Coupa wird Ihr System benachrichtigt und nach Bedarf angepasst, sodass sich die Risiken in einem für Sie akzeptablen Rahmen bewegen. Alles, was außerhalb dieser Norm liegt, wird gekennzeichnet und von Coupa mithilfe von KI in Echtzeit nachverfolgt. Außerdem lassen sich die Grenzwerte leicht anpassen, sodass Sie diese bei Bedarf neu definieren können.
Wenn Sie jederzeit den Überblick behalten, haben Sie Ihre Rechnungen im Griff und können sich entspannt zurücklehnen. Transparenz bietet grundsätzlich den Vorteil, dass Sie nachvollziehen können, welche Rechnungen noch bearbeitet werden müssen, welche bereits verarbeitet werden, welche gekennzeichnet wurden und welche abgeschlossen sind. Mit den Tools von Coupa erhalten Sie wichtige Einblicke auf Detailebene und können beispielsweise sehen, wie viele Verträge Skonti bieten.
Best Practices für die Einführung eines Automatisierungssystems für die Rechnungsverarbeitung
Die Einführung eines Automatisierungssystems muss nicht kompliziert sein. Mit einigen Softwareanbietern sind Implementierungen leichter als mit anderen. Suchen Sie zunächst nach den Problembereichen und Schwachstellen Ihres Unternehmens. Nehmen Sie sich kurz Zeit, um Ihre aktuellen Prozesse und Systeme zu reflektieren. Stellen Sie sich folgende Frage:
- „Wie viele Rechnungen gehen verloren, und wie viel Zeit dauert es, das Problem zu beheben?“
- „Wie viele E-Mails sind für eine Genehmigung nötig?“
- „Was kosten Sie verspätete Zahlungen und Überweisungsgebühren?“
Setzen Sie sich als nächstes klare Verbesserungsziele. Überprüfen Sie Ihre Buchhaltungsprozesse anhand von Key Performance Indicators (KPIs) vergleichbarer Unternehmen, die den Sprung von der manuellen zur automatischen Rechnungsverarbeitung bereits vollzogen haben.
Helfen können dabei die umfassenden und nützlichen Einblicke von Coupa zum Branchendurchschnitt. Die Benchmarks werden Sie beim Festlegen von Verbesserungszielen entscheidend unterstützen. Außerdem dienen Sie Ihnen als Rahmen, um den Wert, den Sie und Ihr Team schaffen, an das Unternehmen zu kommunizieren.
Bevor Sie loslegen, hier noch zwei weitere Tipps für die Automatisierung Ihres Prozesses:
Machen Sie Schluss mit Papierrechnungen
Mit papierlosen Rechnungen vermeiden Sie manuelle, fehleranfällige Tätigkeiten und tragen zu den allgemeinen ESG-Zielen Ihres Unternehmens bei. Sichern Sie sich mit schnellen, benutzerfreundlichen und flexiblen elektronischen Rechnungsabläufen die Akzeptanz Ihrer Lieferanten.
Lassen Sie sich auf keine Notlösung ein
Betrachten Sie den gesamten Buchhaltungsprozess, um sicherzustellen, dass Ihr neues System tatsächlich alle geplanten Prozesse und Performanceverbesserungen abdecken und umsetzen kann. Finden Sie eine Lösung, die mit dem Unternehmen oder den wechselnden Anforderungen wächst.
Gründe, die für Coupa sprechen
Entscheiden Sie sich für eine Automatisierung auf Spitzenniveau: Machen Sie es wie Tausende andere Unternehmen und setzen Sie auf die Rechnungs- und Buchhaltungslösungen von Coupa. Von signifikanten Zeit- und Kosteneinsparungen, über Effizienzsteigerungen bis hin zu voller Transparenz anstelle von unsicheren Finanzen: Coupa hebt sich vom Wettbewerb durch konkrete Resultate für die Kunden ab. Da wäre zum Beispiel Molina Healthcare. Das Unternehmen steigerte mit Coupa die Effizienz seiner Buchhaltung um 250 %. Der weltweit größte Hersteller von Verpackungslösungen aus Verbundstoffen Sonoco konnte mit Coupa volle Transparenz über die Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung gewinnen und so eine beträchtliche Summe Geld sparen.
